マニュアルの記事一覧

概要

• 申請種別（申請・承認画面の申請アイコンなど）の名称を変更できます。 
  【例】「交通費精算」を「近隣交通費」に変更 
  　　　「経費精算」を「購買精算」に変更　など 
• 申請種別以外の名称が付いているメニューの名称は変更できません。 
  【例】「計上仕訳」「支払確定（社員）」など 

設定手順

1. 「管理」タブ >「申請種別の設定」をクリック
2. 「申請メニュー名」「申請メニュー略名」「機能名」「画像」を変更
   
   
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

変更が反映される箇所

申請メニュー名

申請画面や帳票の上部に表示される名称です。（文字数上限：半角40文字）

申請メニュー略名

申請画面のアイコンに表示される名称です。（文字数上限：半角12文字）

機能名

管理画面内の設定画面に表示される名称です。※申請者や承認者は参照しません。

画像

申請画面のアイコンに表示される画像です。※色の変更はできません。

（記事ID：1243）

概要

• コーポレートカードなど、従業員立替以外で支払われた経費は、申請時に「支払方法」を変更して精算します。
• 「支払方法マスタ」に最大10種類の支払方法を登録することができますが、支払方法1～10のどれを選択した場合でも、申請者への払い戻しは行われなくなります。
• 「支払方法」を変更した経費は費用の計上のみを行います。
  費用計上時の相手科目は「支払方法マスタ」へ登録する「支払方法」ごとに設定できます。

※クレジットカード連携を利用する場合は、以下いずれかご確認ください。
　・「楽楽ビジネスカード」をご利用の場合は、
　　「楽楽ビジネスカード」の設定手順
　・上記以外のクレジットカードをご利用の場合は、
　　クレジットカード連携の設定手順 

設定手順

支払方法マスタの設定

従業員立替以外の支払方法をマスタに登録します。

1. 「管理」タブ > 「支払方法マスタ」をクリック
2. 「支払方法1」～「支払方法10」の「編集」ボタンをクリック
   ※「支払方法1」～「支払方法10」の順番で、申請画面の「支払方法」を選択するプルダウンに表示されます。「無効」になっているレコードはプルダウンに表示されません。
   
   
3. 「有効／無効」で「有効」を選択
4. 「名称」に支払方法の名称を入力　※申請画面で選択肢として表示されます。
5. 「勘定科目」「補助科目」「税区分」「負担部門」を選択
6. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

申請画面のレイアウト設定

申請画面に「支払方法」を選択する項目を設置します。

1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票のレイアウト」をクリック
2. 「申請画面の項目設定」の「編集」ボタンをクリック
3. 一番左側の列から「支払方法」を探す
   
   
4. 「名称」を入力　※申請画面上に表示される項目名です。
5. 「任意」を選択
6. 「確定」ボタンをクリック
   ※「非表示」から「任意」に変更した場合は、「申請画面レイアウト」の画面が表示されます。
7. 「未配置項目」にある項目をドラッグ＆ドロップで枠内に移動
   ※枠内は申請画面の明細箇所です。
   
   
8. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

処理手順

申請

1. 申請画面を開く
2. 「明細追加」をクリック
3. 「支払方法」のプルダウンを開いて支払方法を選択
   ※支払方法の初期値を設定することはできません。
   
   
4. その他の必要な項目を入力して「確定」ボタンをクリック
   ※「支払方法マスタ」の「支払方法1」～「支払方法10」に登録した支払方法を選択した明細の金額は精算額には反映されません。
   
   
5. 「申請」ボタンをクリック

≪完了≫

承認

承認作業は、通常の従業員立替の精算と同様に行ってください。

経理処理

未払金の計上ありの場合

「経理処理」タブで処理を行います。メニュー単位で処理手順を記載します。

1. 「計上仕訳」
2. 「仕訳データ出力」
3. 「支払確定（社員）」
   ※精算額「0（ゼロ）円」のため、支払仕訳データやFBデータは作成されませんが、精算額「0（ゼロ）円」であることの確認を行い「確定」する必要があります。

≪完了≫

未払金の計上なしの場合

「経理処理」タブで処理を行います。メニュー単位で処理手順を記載します。

1. 「支払確定（社員）」
2. 「支払仕訳」
3. 「仕訳データ出力」

≪完了≫

（記事ID：1242）

概要

• 「経理処理」タブにあるメニューで仕訳や支払処理の作業をします。
• 経理処理の流れについては、解説動画をご用意しています。

事前設定

「計上仕訳する／しない」の設定

「楽楽精算」では、未払金を計上する仕訳を「計上仕訳」、支払（未払金の消込）の仕訳を
「支払仕訳」と呼称します。

未払金を計上するか、計上しないかで作成される仕訳が変わります。
未払金を計上する場合は「計上仕訳する」、しない場合は「計上仕訳しない」設定を
「仕訳の基本設定」にて行う必要があります。

設定手順

1. 「管理」タブ >「仕訳の基本設定」をクリック
2. 「計上仕訳」項目で「計上仕訳する」もしくは「計上仕訳しない」を選択
   
3.  「確定」ボタンをクリック
   

≪完了≫

設定が反映される画面

「経理処理」タブのメニュー表示が変わります。

フロー図

基本的には以下の流れで処理が進みます。

事前申請時

処理手順

基本的な処理手順をご案内します。処理は「経理」タブメニューの左側から右側に進みます。

「計上仕訳する」の場合

基本の流れ：計上仕訳～会計ソフトにデータを取り込むまで

1. 計上仕訳
   未払金を計上する仕訳を作成します。
   ↓
2. 仕訳データ出力
   1.で作成した計上仕訳のデータを出力します。
   ※1.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   （2.のタイミングで出力せずに、6.のタイミングで支払仕訳と同時に出力するなど）
   ↓
3. 支払確定（社員）もしくは支払確定（支払先）
   どの伝票をいつ、どの振込元から支払うかを決定します。
   ↓
4. FBデータ出力
   銀行振込用のFBデータを出力します。
   ※3.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   ※利用しない場合は、出力せずに5.へ進みます。
   ↓
5. 支払仕訳
   未払金の消込の仕訳を作成します。
   ↓
6. 仕訳データ出力
   5.で作成した支払仕訳のデータを出力します。
   ※５.が完了していれば任意のタイミングで出力できます。
   ↓
7. 会計ソフトに仕訳データを取り込む（「楽楽精算」外の作業）
   2.・6.で出力した計上仕訳と支払仕訳のデータを会計ソフトへ取り込みます。
   取込方法は、ご利用の会計ソフトにて指定された取込手順に沿ってお取り込みください。

≪完了≫

「計上仕訳しない」の場合

基本の流れ：支払確定～会計ソフトにデータを取り込むまで

1. 支払確定（社員）もしくは支払確定（支払先）
   どの伝票をいつ、どの振込元から支払うかを決定します。
   ↓
2. FBデータ出力
   銀行振込用のFBデータを出力します。
   ※1.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   ※利用しない場合は、出力せずに3.へ進みます。
   ↓
3. 支払仕訳
   支払の仕訳を作成します。
   ↓
4. 仕訳データ出力
   3.で作成した支払仕訳のデータを出力します。
   ※3.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   ↓
5. 会計ソフトに仕訳データを取り込む（「楽楽精算」外の作業）
   4.で出力した支払仕訳のデータを会計ソフトへ取り込みます。
   取込方法は、ご利用の会計ソフトにて指定された取込手順に沿ってお取り込みください。

≪完了≫

仕訳例

「計上仕訳」「支払仕訳」で作成される仕訳例は以下の通りです。
※勘定科目は変更できます。

	未払金を計上する （計上仕訳する）				未払金を計上しない （計上仕訳しない）
	計上仕訳		支払仕訳		計上仕訳		支払仕訳
	借方	貸方	借方	貸方	借方	貸方	借方	貸方
従業員立替	費用科目	未払金	未払金	資産科目	なし	なし	費用科目	資産科目
仮払金 （支払）（注1）	－	－	仮払金	資産科目	なし	なし	仮払金	資産科目
仮払金 （消込）	費用科目	仮払金	－	－	なし	なし	費用科目	仮払金
仮払金 （返金）	資産科目	仮払金	－	－	なし	なし	資産科目	仮払金
法人カードなど	費用科目	未払金	－	－	なし	なし	費用科目	未払金
手当	費用科目	未払金	未払金	資産科目	なし	なし	費用科目	資産科目

（注1）「仮払金（支払）」の仕訳は「仮払金仕訳」で作成されます。
※預り金、支払手数料の仕訳については預り金、支払手数料の仕訳を知りたいをご確認ください。

 

（記事ID：1241）

補助科目マスタとは

補助科目コード、補助科目の情報を登録するマスタです。
勘定科目に紐づく補助科目として利用します。会計ソフトに連携することも可能です。

主に「交通機関マスタ」「内訳マスタ」に、「勘定科目マスタ」とセットで紐づけて利用します。

なお、「補助科目マスタ」は任意設定項目です。
会計ソフトで補助科目にあたる情報を利用していない場合は、設定不要です。
その場合は本ページはスキップして、次の「税区分情報の登録」に進んでください。

必須の登録情報

「補助科目マスタ」の必須情報は以下です。
会計ソフトの勘定科目情報などを参考に、各項目に何を登録すべきかを事前に確認しましょう。

項目名	説明
勘定科目コード	最大半角15文字、半角英数字記号のみ 「勘定科目マスタ」にすでに登録済みの勘定科目コードを登録してください。 勘定科目コードに補助科目コードが紐づきます。 ※1つの勘定科目に対して複数の補助科目を紐づけ可能です。
補助科目コード	最大半角15文字、半角英数字記号のみ 会計ソフトで利用しているコードを登録します。 登録すると、後から修正できません。 ※正しいコードで再度マスタを新規登録し直すことはできます。
補助科目名	最大半角20文字 仕訳に表示される補助科目の名称です。 会計ソフトで利用している名称を登録してください。

設定方法

「補助科目マスタ」の設定方法は、以下の2通りです。
登録する件数に応じて、どちらかの方法で設定してください。

• 件数が10件以上の場合　→ CSV取込
• 件数が10件以下の場合　→ 「楽楽精算」画面から直接入力

 CSV取込

1. 「補助科目マスタ」のテンプレートより、取込用テンプレートをダウンロード

2. テンプレートファイルを開く（テンプレートはExcelファイルです）
3. テンプレートで赤くなっているセルが必須項目となるので、「楽楽精算」で利用する補助科目をすべて入力

4. 入力が完了したら、Excelの左上「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
5. デスクトップなどわかりやすい場所を保存場所として選択し、「ファイルの種類」にて「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択して保存
6. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会計情報」の「補助科目マスタ」をクリック
7. 「CSV取込」ボタンをクリック
8. ファイルの選択画面となります。
1~5で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
9. 取込設定画面となります。
テンプレートを利用している場合は以下の設定とし、 「次へ」ボタンをクリック
※既に登録済みの「補助科目マスタ」を更新する場合は、一番上の「勘定科目コード、補助科目コード重複時の設定」を「補助科目マスタを更新する」にしてください。

10. 取込確認の画面となります。
エラーが表示されていなければ「取込開始」ボタンをクリック 
11.取込完了後、「補助科目マスタ」の一覧が表示されます。
登録したマスタ情報が反映されていれば完了です。
※CSVの取込が失敗した場合は、「CSV取込状況」から取込の失敗原因を確認できます。
原因となっている部分を修正して、再度CSV取込を行ってください。

≪完了≫
CSV取込の手順は以上です。

「楽楽精算」画面から直接入力

1. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会計情報」の 「補助科目マスタ」をクリック
   
   
2. 「補助科目マスタ」画面左上の「新規登録」ボタンをクリック
   
   
3. *がついている必須項目を入力し、「確定」ボタンをクリック
   

≪完了≫
画面からの直接入力手順は以上です。

インボイス制度：特例取引（帳簿のみ保存）への対応

インボイス制度における「特例」に該当する旨を記載するための手段として、補助科目を活用することもできます。

こんな場合に該当／おすすめのケース

「交通機関マスタ」「内訳マスタ」のそれぞれに適した補助科目を設定することができる場合

設定概要

1. 「補助科目マスタ」に特例用のマスタを作成し、「会計連携項目」や「会計連携補助項目」に　「3万円未満の公共交通機関」など、「適格請求書の交付義務が免除され、帳簿のみの保存が認められる取引である旨」となる内容を登録する
2. 手順1.で登録した補助科目を「交通機関マスタ」「内訳マスタ」のそれぞれに設定する
   
3. 「仕訳データ出力の設定」にて摘要などに、手順2.で設定した内容を出力するように設定
   ※補助科目マスタの「会計連携項目」や「会計連携補助項目」は「摘要・フリーの設定」では設定ができません。「仕訳データ出力の設定」の計算式を活用し、通常の摘要の項目と補助科目マスタの「会計連携項目」（もしくは「会計連携補助項目」など）を繋げて出力することができます。　
   
   

よくある質問

• マスタ取込テンプレート（CSV）を取り込んだ際に、コードの頭に付けた0（ゼロ）が消えてしまう
• 勘定科目や税区分の名称が長くマスタに登録できない場合の対応方法を知りたい
• 「会計連携項目」の使用方法を知りたい
• 各マスタ・メニューの登録件数の上限
• 各マスタの関連図

NEXT

「補助科目マスタ」の登録が完了したら、次は「税区分情報の登録」に進みましょう。

 

（記事ID：1110）

レイアウト調整とは

• 各申請画面に表示する項目の表示／非表示、項目の追加、項目の名称変更を行います。
• 「管理タブ」の「項目設定」あるいは「申請画面・帳票レイアウト」にて設定を行います。

事前に確認しておくこと

①変更／追加する場所の確認

「楽楽精算」の申請画面には「ヘッダ」と「明細」という概念があります。

「ヘッダ」は伝票全体にかかる項目群を指します。
対して、「明細」は経費がかかる1つ1つについて細かく入力していく項目群を指します。

変更したい場所、追加したい場所がどの申請種別のどの位置になるのか、を事前に確認しておきましょう。

②会計ソフト上で必要になる項目の確認

STEP3で設定した項目が、正しく伝票上に反映されているか確認しましょう。

「楽楽精算」では経費精算システムとして、日々の経費のやり取りを電子化し、申請から会計ソフトに取り込むための仕訳データ出力までをワンストップで行うことができます。
この仕訳データには、各申請画面にある項目／データであれば出力することができます。

そのため、最終的に仕訳データに出力したい項目は、申請画面にも配置しておきましょう。
※申請画面に配置された項目は、仕訳データを出力する際の計算式（条件設定）にも利用できます。

設定手順例

以下3つのパターンについて記載します。
設定にあたりご不明な点ございましたら、お気軽にサポートまでご連絡ください。

• パターン１： 項目の表示／非表示の設定変更
• パターン２： 項目の新規作成
• パターン３： 項目の表示名変更

パターン１：項目の表示／非表示の設定変更

【例】交通費精算」の明細の「プロジェクト」を非表示にしたい

※「申請画面・帳票レイアウト」での設定方法をご案内します。
一括で変更したい際は「項目設定」にて行ってください。

1.  「管理」タブの「申請画面・帳票レイアウト」をクリック
   
   
2. 「申請画面・帳票レイアウト」にて、「交通費精算」の「申請画面レイアウト」の「編集」ボタンをクリック
   
   
3. 「明細情報」まで下にスクロールし、「プロジェクト」項目を「非表示」として「確定」ボタンをクリック
   
   

≪完了≫ 

以上で「プロジェクト」項目を「非表示」にできます。
※「表示」にする際は「任意」や「必須」に変更することで対応可能です。

パターン２：項目の新規作成

【例】「出張精算」の「ヘッダ」（黄色枠の位置）に出張報告欄を作りたい

1. 「管理」タブの「項目設定」をクリック
   
   
2.  左上のヘッダ項目の「項目の追加」ボタンをクリック
   
   
3.  項目設定の「新規登録」画面となるので、必須項目の「項目タイプ」を選択し、「項目名」を入力
   また、画面下部の「表示名」も必須項目となるので入力
   
   
4. 表示したい「出張精算」の入力設定を「任意」（あるいは「必須」）とし、「確定」ボタンをクリック
   
   
5. 「確定」ボタンをクリックすると「項目設定」の画面に戻るので、赤くなっている「レイアウト」ボタンをクリック
   
   
6. 「申請画面レイアウト」の編集画面となるので、「未配置項目」にある「出張報告」欄をドラッグ＆ドロップで配置したい場所に移動し、「確定」ボタンをクリック
   
   

≪完了≫
 
以上で「出張報告」欄を新規作成することができます。

パターン３：項目の表示名変更

【例】交通費系の申請種別の「交通機関」という名称を「用途」に変更したい

1. 「管理」タブの「項目設定」をクリック
   
2. 「明細項目」の「交通機関」の「編集」ボタンをクリック
    
3. 「交通機関」の編集画面となるので、「表示名」の「一括変更」をクリック 
4. 名称変更画面となるので、項目名を入力
   
5. 「表示名」が変更されたことを確認し、「確定」ボタンをクリック
   

≪完了≫

以上で「交通機関」の名称を「用途」に変更することができます。

NEXT

次は、「運用検討　任意設定」に進みましょう！

（記事ID：1130）

承認フロー　詳細設定とは

金額や勘定科目によって適用する承認フローを分岐させたいなど、細かい条件が設定できる方法です。

例えば、

• 一般社員の場合：各部の課長 → 各部の部長 → 経理部所属の任意の1名
• 課長の場合　　 ：各部の部長 → 経理部所属の任意の1名
• 部長の場合　　 ：経理部所属の任意の1名
  
  のように、承認フローのパターンを決め、社員ごと、かつ申請種別ごとに割り振ります。
  設定の選び方に関してはSTEP2　概要 > 設定方法の選び方もご活用ください。

※簡易設定で承認フローを設定済みの場合は、本マニュアルでの設定は不要です。

動画マニュアル

承認フローの設定　詳細設定を案内した動画もございます。ぜひご覧ください。

登録時の注意点

電子帳簿保存法に対応する場合

※電子帳簿保存法に対応するためには「電子帳簿保存法オプション」のご契約が必要です。

電子帳簿保存法に対応する運用を行う場合は、「”入力を行う者又はその者を直接監督する者”に関する情報を確認することができるようにしておくこと」が必要とされています。

<出典＞
国税庁hp： 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第2条第6項第3号
※外部サイトへ遷移します。

「楽楽精算」の運用においては以下の定義となることが多いです。

• 「入力を行う者」＝「申請者」（※）
• 「監督する者」　＝「承認者」

※領収書／請求書を受領・アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報を入力するまでを想定。

上記のどちらも不明になるような運用の場合、
法制度を満たすことができない可能性がありますのでご注意ください。

【例】
「〇〇担当者」「△△部門」など個人を特定できない形で「社員マスタ」を登録する場合など

事前準備

権限の確認

承認者として登録する社員は、「STEP1」の 「社員情報の登録」にて、権限を「承認者権限」で登録しておく必要があります。
承認者として設定したい社員に承認者権限が付与されているか確認しましょう。 

1. 「管理」タブ > 「社員マスタ」をクリック
2. 承認者として設定したい社員の「編集」ボタンをクリック
3. 「基本情報」タブ > 「権限」が承認者権限になっていなければ、
4. 承認者権限を選択し、「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

自社の現在の承認フローの整理

申請者・申請種別ごとに、設定したい承認フローをすべて洗い出します。

【例】

設定方法

設定は以下の手順です。

手順1.　承認フローマスタ　：承認フローのパターン作成
手順2.　社員マスタ　　　　：設定1で作った承認フローを各社員に設定
手順3.　承認者の一括設定　：承認者となる具体的な個人を指定（※）

※手順3.は承認ポイントに「役職」を設定した場合のみ設定

手順1.承認フローマスタ

まずは「承認フローマスタ」に、各社員に設定する承認フローを作成していきます。
事前に洗い出した貴社の承認フロー一覧を用意の上、設定を進めてください。

設定イメージ

1. 一般社員の承認フロー：
「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の流れ
2. 課長の承認フロー：
「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の流れ
3. 部長の承認フロー：
「経理担当者のうち誰か1名」のみ
※承認者となる「課長」「部長」は申請者の所属部門によって異なる想定です。

交通費精算と、経費精算（物品購入など）で承認フローが異なる場合は、「課長の交通費精算の承認フロー」「課長の経費精算の承認フロー」など、申請種別ごとにも分けて承認フロー作成します。

設定手順

1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認フローマスタ」をクリック
2.「新規登録」ボタンをクリック

3.新規登録画面にて、任意の承認フローコード、承認フロー名を入力

4.「標準承認フロー」のプルダウンメニューから、1人目の承認者を指定

5.承認者が2名以上になる場合は、右下の「＋追加」ボタンをクリックし、承認ポイントを追加して設定

6.「確定」ボタンをクリック
※必要な承認フローの数だけ、1.～6.の登録作業をくりかえしてください。

≪完了≫
「承認フローマスタ」の設定手順は以上です。

承認フローマスタの設定例　役職ごと

【一般社員の承認フロー】「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の場合

【課長の承認フロー】「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の場合

【部長の承認フロー】「経理担当者のうち誰か1名」のみの場合

承認フローマスタの設定例　条件フロー

【一般社員の承認フロー】

• 通常の承認フローは、「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」
• 勘定科目が「交際費」かつ金額が「50,000円以上」の場合の承認フローは、「課長」→「部長」→「社長」→「経理担当者のうち誰か1名」
  
  

手順2.社員マスタ

手順1.で設定した承認フローを社員ごと、かつ申請種別ごとに割り振っていきます。
設定方法は以下の2通りあります。ご状況に応じて設定してください。

• 設定方法１： CSV取込（件数が多い場合）
• 設定方法２： 「楽楽精算」画面から直接入力（件数が少ない場合）

CSV取込（社員数が多い場合におすすめです）

1. 社員マスタ（承認フローコード設定用）テンプレートをダウンロード

2.テンプレートファイルを開く（テンプレートはExcelファイルです）
3.A～D列に社員コード、社員名、部門コード、役職コードを入力
※社員情報の一覧がお手元に無い場合は、「社員マスタ」 > 「CSV出力」から、登録している社員情報をダウンロードしてください。

4.E列以降に、各社員の申請種別ごとに「承認フローマスタ」で設定した承認フローコードを入力
5.入力が完了したら、Excelの左上「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
6.デスクトップなどわかりやすい場所を保存場所として選択し、「ファイルの種類」にて「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択して保存
7.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック

8.「CSV取込」ボタンをクリック
9.ファイルの選択画面となるので、1～6で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
10.取込設定画面で以下の設定とし、「次へ」ボタンをクリック
「社員コード重複時の設定」は「社員マスタを更新する」を選択してください。
11.取込確認の画面となるので、エラーが表示されていなければ「取込開始」ボタンをクリック

12.取込完了後、「社員マスタ」の一覧が表示される
登録したマスタ情報が反映されていれば完了です。
※CSVの取込が失敗した場合は、「CSV取込状況」から取込の失敗原因を確認できます。
原因となっている部分を修正して、再度CSV取込を行ってください。

≪完了≫
「社員マスタ」のCSV取込の手順は以上です。

画面からの直接入力

1. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック
   
   
2. 承認フローを設定したい社員の「編集」ボタンをクリック
   
   
3. 「所属１」タブをクリック
   
   
4. 「申請種別の承認フロー」欄にて、申請種別ごとに虫眼鏡ボタンをクリックし承認フローを選択
   ※部門を兼任している場合は、「所属２」「所属３」も同様に設定してください。
   
   
5. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫
 
「社員マスタ」の画面からの直接入力手順は以上です。

手順3.承認者の一括設定

「承認フローマスタ」で設定した「課長」「部長」などの役職者が、各部門ごとにどの社員となるのかを設定します。

【例】
営業部Aさんの課長はBさん、部長はCさん
営業部Xさんの課長はYさん、部長はCさん　など

1. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認者の一括設定」をクリック
   

2. 所属する社員の承認者が一括設定されるので、「確定」ボタンをクリック

3. その部門に所属する社員の一覧が表示されるので、「一括設定」欄の虫眼鏡ボタンをクリックし役職ごとに承認者を設定
   
4. 「一括設定」ボタンをクリック
   
5. 所属する社員の承認者が一括設定されるので、「確定」ボタンをクリック
   
6. 1.～5.の作業を、各部門ごとに実施してください。

≪完了≫
「承認者の一括設定」の手順は以上です。

よくある質問

• 「管理」タブ >「承認者の設定」にて承認者の選択画面が表示されない原因を知りたい
• 「承認フローマスタ」の「部門」と「部門グループ」の違いを知りたい
• 「承認フローマスタ」に登録した承認経路の一覧を出力する方法を知りたい
• 承認ポイント「部門」「役職」に複数名の承認者を設定できるか知りたい
• 回覧のみを目的とする承認フローを設定できるか知りたい
• 申請画面で「承認者設定が正しく設定されていません」と表示された

NEXT

次は「STEP3　概要」に進みましょう。

（記事ID：1118）

ゴール

「楽楽精算」と現行運用を比較し、詳細設定を行いましょう！

基本の設定が完了したら、次は実際の運用をイメージしながら細かな追加設定を行っていきましょう。
※STEP1～3では最低限の設定に絞っているため、運用に応じて追加の設定が必要となります。

実施すること

1. レイアウト調整
2. 任意設定（申請ルールの設定／レート管理マスタ／スマートフォン利用時の設定など）
3. 各種オプション設定

1.レイアウト調整

まずは現在の運用で使っている申請書やフォーマットを準備します。
「楽楽精算」の申請画面と見比べて、項目や選択肢、レイアウトをチェックし、追加で設定が必要なポイントを洗い出していきましょう。

洗い出し時のポイント

• 現在の運用を踏襲したい箇所
  →踏襲するためには、ほかにどんな設定が必要か？
  
  
• 「楽楽精算」の導入に合わせて運用変更したい箇所
  →どのように運用を変更するか、そのためにはどんな設定が必要か？

洗い出しができたら、実際に「楽楽精算」の画面に反映していきます。

2.任意設定（申請ルールの設定／レート管理マスタ／スマートフォン利用時の設定など）

1.で挙げたポイントを元に、追加で設定が必要なマスタなどがある場合は、マニュアルを参考に設定を行っていきましょう。

各種オプション設定

ご契約されたオプションの設定を行いましょう。
※電子帳簿保存法オプション、ワークフローオプションをSTEP2で設定完了している場合は、次に進んでください。

NEXT

次は、「運用検討　レイアウト調整」に進みましょう。

（記事ID：1129）

承認フロー　簡易設定とは

社員ひとりずつ、申請種別ごとに適用する承認フローを設定する方法です。
例えば、

• 営業太郎の交通費精算の承認者 ： 〇〇課長　→　○○部長　→経理花子
• 営業太郎の出張精算の承認者　 ： 〇〇課長　→　▲▲部長　→経理花子
• 経理花子の出張精算の承認者　 ： ▲▲部長　→　経理担当者のうち1名

のように、社員それぞれに対して承認者を直接指定していきます。

動画マニュアル

承認フローの設定　簡易設定を案内した動画もございます。ぜひご覧ください。

登録時の注意点

電子帳簿保存法に対応する場合

※電子帳簿保存法に対応するためには「電子帳簿保存法オプション」のご契約が必要です。

電子帳簿保存法に対応する運用を行う場合は、
「”入力を行う者又はその者を直接監督する者”に関する情報を確認することが
できるようにしておくこと」が必要とされています。
<出典＞国税庁hp： 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第2条第6項第3号
※外部サイトへ遷移します。

「楽楽精算」の運用においては以下の定義となることが多いです。

• 「入力を行う者」＝「申請者」（※）
• 「監督する者」　＝「承認者」

※領収書／請求書を受領・アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報を入力するまでを想定。

上記のどちらも不明になるような運用の場合、
法制度を満たすことができない可能性がありますのでご注意ください。

【例】「〇〇担当者」「△△部門」など個人を特定できない形で「社員マスタ」を登録する場合など

事前準備

権限の確認

承認者として登録する社員は、「STEP1」の「社員情報の登録」（「社員マスタ」の登録 ）にて、権限を「承認者権限」で登録しておく必要があります。
承認者として設定したい社員に承認者権限が付与されているか確認しましょう。

1. 「管理」タブ > 「社員マスタ」をクリック
2. 承認者として設定したい社員の「編集」ボタンをクリック
3. 「基本情報」タブ > 「権限」が承認者権限になっていなければ、
4. 承認者権限を選択し「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

自社の現在の承認フローの整理

申請者・申請種別ごとに、設定したい承認フローをすべて洗い出します。　　　　　　　　　　　　　　簡易設定では、以下の承認ポイントの組み合わせによって承認フローを設定できます。

①特定の個人（社員）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②特定の部門に所属する任意の1名（部門グループ）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③承認を必要としない（設定なし）
※上記以外の承認ポイントを設定したい場合は、承認フローの設定　詳細設定でご設定ください。

【例】

設定方法

設定方法は以下の2通りです。
登録する件数に応じて、どちらかの方法で設定してください。

• 件数が10件以上の場合　→ CSV取込
• 件数が10件以下の場合　→ 「楽楽精算」画面から直接入力

CSV取込

1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認者の設定」をクリック
2.「承認者の設定」タブの「簡易設定のCSV出力」ボタンをクリック

3.ダウンロードされたテンプレートファイル（CSV）を開く
4.テンプレートの項目に沿って、各社員の申請種別ごとに承認者の社員コードを入力

設定例

各申請種別ですべての承認フローが同じ場合

設定例をCSV取込用テンプレートに当てはめた場合

5.入力が完了したら、「上書き保存」もしくは「名前を付けて保存」をクリック

6.「楽楽精算」の「承認者の設定」画面に戻り、「簡易設定のCSV取込」ボタンをクリック

7.簡易設定の取込画面で、CSVファイルの「ファイルを選択」ボタンをクリック

8.ファイルの選択画面となるので、1.～5.で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
9.取込設定画面となるので、下記の通り取り込まれていることを確認し「次へ」ボタンをクリック

10.取込確認の画面となるので、エラーが表示されていなければ「取込開始」ボタンをクリック
11.取込完了後、画面を更新して登録した情報が反映されていれば完了です。
※CSVの取込が失敗した場合は、「CSV取込状況」から取込の失敗原因を確認できます。
原因となっている部分を修正して、再度CSV取込を行ってください。

≪完了≫ 
CSV取込の手順は以上です。

「楽楽精算」画面から直接入力

1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認者の設定」をクリック

2.「承認者の設定」タブの、承認フローを設定したい社員の「編集」ボタンをクリック

3.「簡易設定」欄の、承認フローを設定したい申請種別の「編集」ボタンをクリック

4.設定画面となるので、1から順番にプルダウンメニューを選択し承認フローを設定し、完了したら「OK」ボタンをクリック
※すでに設定済の内容をコピーしたい場合は、画面右上のプルダウンメニューから申請種別を選び「コピー」ボタンをクリックしてください。

5. 3.～4.の作業を申請種別ごとにくりかえします。
6.設定が完了したら、「確定」ボタンをクリック

≪完了≫  
画面からの直接入力手順は以上です。

よくある質問

• 申請画面で承認者を追加する方法を知りたい
• 回覧のみを目的とする承認フローを設定できるか知りたい
• 人事異動 どのような順番で設定や変更を行えばよいかを知りたい

NEXT

次は、「STEP3　概要」に進みましょう。

（記事ID：1117）

初期設定までのご対応、本当にお疲れ様でした。
ここからいよいよ本格的な「楽楽精算」のご利用がスタートします。

本ページでは、「楽楽精算」運用開始後の注意点とよくある質問をまとめています。
運用前や設定の見直し時に確認しておくべき注意点を事前に把握しておくことでよりスムーズな運用が可能になります。

ご状況・運用にあわせて、ご確認・ご対応をお願いします。

運用開始後の注意点

マスタ削除および修正時の注意点／削除手順

「楽楽精算」の各マスタ削除および修正時の挙動について記載しています。

• マスタ削除および修正時の注意点について
• マスタ情報の削除手順
  
  

会計ソフトを変更する場合の事前準備／設定変更の手順

会計ソフト変更時の設定変更に関する流れや手順、変更に伴う考慮事項について記載しています。

• 会計ソフトの変更／仕訳設定の追加・変更　①事前準備
• 会計ソフトの変更／仕訳設定の追加・変更　②設定変更の手順
  
  

人事異動に関する事前準備／設定変更の手順

人事異動時や部署・役職の新設に伴う事前準備／設定変更作業について記載しています。

• 人事異動　①異動前の事前準備
• 人事異動　②設定変更の手順

運用開始後によくある質問

人事異動

人事異動に関するよくある質問をまとめています。
クリックすると詳しい説明や対処法が書かれた記事に遷移できます。

• 「社員マスタ」にて社員を複数の部門に所属させる方法を知りたい
• 人事異動　社員の「部門」「役職」を変更しても過去の伝票は閲覧できるか知りたい
• 人事異動　承認者が承認を行う際に伝票を修正できなくなった原因と対応方法を知りたい
  
  

入社時／退職時

入社時／退職時に関するよくある質問をまとめています。
クリックすると詳しい説明や対処法が書かれた記事に遷移できます。

• 新入社員が入社した場合の対応方法を知りたい
• 社員が退職した場合の対処方法を知りたい
• 申請者の「在職区分」を「退職」にした場合、承認途中の伝票に影響するか知りたい
• 「社員マスタ」で退職にした社員はライセンス（ユーザー数）にカウントされるか知りたい
• 「社員マスタ」から社員を削除した場合に、過去の申請データはどうなるか知りたい
• 「社員マスタ」削除時に、その社員に紐づく情報で同時に削除されるものを知りたい

運用開始後に疑問や課題が発生した場合は、各種マニュアルやよくある質問、お問い合わせをご利用ください。

困ったときのサポートガイド

「操作が分からない…」そんなときはこちら！

「楽楽精算」の設定や操作の手順、各オプションの利用手順をご案内しています。
詳細は機能・操作マニュアルをご確認ください。

「フムフム」で欲しい回答にすぐにたどり着ける！

AIチャットボット「フムフム」をご利用いただくことで、
「楽楽精算サクセスナビ」での検索時により早く回答までたどり着くことができます！
詳細は、AIチャットボット「フムフム」の活用ガイドをご確認ください。

それでも解決しない…。
そんなときは、下記お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください！

電話やWEB会議で、個別に手厚いサポートを受けたい…

そんなお客様には、「楽楽精算」の各種機能に関するご相談はもちろん、
活用のご提案まで弊社のサポート担当がお電話やWEB会議で丁寧にサポートする
「有償プレミアムサポートオプション」がおすすめです！
詳細は有償プレミアムサポートオプションをご確認ください。

実はこんな使い方も！活用事例集

ちょっとした設定や使い方の見直しで、さらに業務がラクになるかもしれません。
他社の事例から、サポート担当が推奨する活用方法など
「楽楽精算」をもっと便利に使いこなすヒントをご紹介します。

• 月次決算業務を15営業日→3営業日に短縮！「楽楽精算」から始める経理DXに迫る｜有楽製菓株式会社
• 紙からデジタルへ！「楽楽精算」で進化する経費精算｜内外トランスライン株式会社毎月
• 100分かかっていたマスタの手動連携が0分に！
• 社内問い合わせを削減！申請者向けに注意書き・お知らせを載せよう
• 「差戻し」を減らしたい！4つの工夫事例をご紹介
• 最終承認完了後の伝票に不備が見つかった場合

他にも様々なヒント・活用術をご紹介しています！
詳細はお役立ち情報をご確認ください。

「楽楽精算」の運用が、皆さまの業務を少しでもスムーズに、
そして経費精算を効率的にできるよう、今後もサポートしてまいります。

今後も「楽楽精算サクセスナビ」をご活用いただけますと幸いです。

(記事ID：1139)

概要

• 承認依頼メールや承認通知メールなど、ユーザーに通知を行うメールの件名および本文の内容を設定できます。 
• 各種申請、振替伝票、ワークフローごとにメールの内容を設定できます。 
  ※ワークフローは「ワークフローオプション」（有料）の機能です。 
• 通知メールを受信するためには、別途設定が必要です。 
  詳細は、通知メールの設定手順 > 承認関連の通知メールをご確認ください。 

通知メール設定一覧

「通知メール設定」で編集可能なメールは以下の通りです。
※編集できないメールは、既定の内容で送信されます。
 

種別	送信先	メール種別	編集可否
各種申請	申請者 代理申請者	承認通知メール	〇
		差戻しメール	〇
		否認メール	〇
		仮払金差戻しメール	〇
		支払確定メール	×
	承認者 代理承認者	承認依頼メール	〇
		取下げメール	〇
振替伝票	申請者 代理申請者	承認通知メール	〇
		差戻しメール	〇
		否認メール	×
	承認者 代理承認者	承認依頼メール	×
		取下げメール	×
ワークフロー（※1）	申請者 代理申請者	承認通知メール	〇
		差戻しメール	〇
		否認メール	〇
	承認者 代理承認者	承認依頼メール	〇
		取下げメール	〇
クレジットカード（※2）	各ユーザー	未精算通知メール	×
定期区間	各ユーザー	確定通知メール	〇
	管理者	申請通知メール	〇
パスワード設定	各ユーザー	パスワード設定（変更）	×
		通知メール	×
催促メール	申請者 代理申請者	差戻し催促メール	×
		未精算催促メール	×
	申請者 代理申請者 承認者 代理承認者	未承認催促メール	×

※1　「ワークフローオプション」をご利用中の場合のみ、設定できます。
　　 （詳細は、ワークフローオプションの初期設定をご確認ください）
※2　クレジットカード連携機能をご利用の場合のみ、通知されます。

関連のあるメニュー

設定手順

1. 「管理」タブ >「通知メール設定」をクリック
2. カスタマイズする通知メールの「編集」をクリック
   ※「閲覧」をクリックすると、現在の設定内容を確認できます。
   
   
3. 件名、および本文を編集します。
   差し込みタグを挿入したい箇所をクリックし、差し込みタグの「<<」をクリック
   ※件名及び本文は、手入力による修正や任意の言葉の追加もできます。
   

4. 「確認」ボタンをクリック

5. 設定した通知メールの内容を確認

6. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

（記事ID：1240）