ヒント・活用術

毎月のように発生する「申請不備」や「差戻し」に、お悩みではないですか？

そのようなお悩みを解決すべく、昨年12月に「申請ルールの設定こだわりポイント大募集！」というアンケートを実施したところ、現場のリアルな工夫が詰まった回答を非常に多くお寄せいただきました。
ご協力いただいた皆様、本当にありがとうございました！

今回は、お寄せいただいたアイデアの中から、こだわり設定を厳選してご紹介します。
鉄板の設定から目からウロコの工夫まで、貴社の運用を一段引き上げるヒントとしてぜひご活用ください！

会計・振込エラーを未然に防ぐ！

仕訳データやFBデータ出力後に、会計ソフトや金融機関側で取込エラーを防ぐため、申請段階で禁則文字を制限する工夫です。

①摘要欄の「記号入力」を制限

摘要欄やフリー項目に、 "（ダブルクォーテーション）や、 *（アスタリスク）が含まれるとエラーにする。

②口座名義の「中黒（・）」を制限

口座名義に中黒点「・」や「･」が含まれるとエラーにする。

複雑な税務ルールの「うっかりミス」を検知

申請者が迷いやすい「軽減税率」や「源泉徴収」の判断を、申請ルールで補助する方法です。

③土産代などの「税率」チェック

項目内に「土産」が含まれ、かつ税率が「8％」以外の場合に警告を表示する。

 

④「源泉徴収」の漏れ防止

支払先名に源泉徴収に関するキーワードが含まれるが、伝票内に源泉徴収のチェックが入っていない場合に警告を表示する。

 

自社独自の「運用ルール」をシステム化

社内規定を「周知」するだけでなく、システム条件に落とし込んで徹底させる方法です。

⑤ 承認～支払の「リードタイム」を確保

申請日から支払予定日まで「5営業日」の猶予がない場合、エラーにする。

 

⑥ 支払先ごとに勘定科目を固定

特定の支払先に対して、不適切な内訳が選択された場合、エラーにする。

違反時のメッセージの工夫

運用効果を上げている管理者の皆さまは、ルール条件だけでなく、「違反時のメッセージ」にもこだわっています。

単に「入力エラー」と表示するのではなく、「なぜダメなのか」「どう直すべきか」を一言添えることで、管理者への再質問や差戻しを減らす工夫が行われていました。

 

さっそく設定を確認しましょう！

• 申請ルールの設定
• 申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例
  
  

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各社の事例から、新たな設定のヒントは掴めましたでしょうか？

「申請ルールの設定」は、経理部門の確認負担を直接的に削減し、ガバナンスを強化するための有効な手段です。今回紹介した他社事例のうち、自社の課題感に合致するものから順にぜひ設定を検討ください。

最後になりますが、アンケートへご協力いただいた皆様、貴重なノウハウを共有いただき本当にありがとうございました！

（記事ID：3057）

こんにちは！「楽楽精算」カスタマーサクセス担当です。 
いつも「楽楽精算」をご活用いただきまして、ありがとうございます。

前回、AIは「柔軟な推測」が得意とお話しました。では、具体的に何をどう推測して、私たちの入力を楽にしてくれるのでしょうか…？
その鍵を握るのが、バラバラな「4つの情報」を瞬時に結びつける力です。

入力作業を限りなくゼロへ…？！人間は「確認」するだけ

皆さまが日々、交通費や経費の申請をする際には、頭の中でさまざまな情報を結び付けて、適切な申請内容になるように入力や紐づけの作業をされていると思います。

「この領収書、日付と金額からして、あの事前申請を紐づけないと…！」
「あ、このお店は課内の懇親会で利用したものだから…使用用途は『社員交流費』だな」

こういった申請作業を行うときに必要なのは「情報の突合（マッチング）」です。
現在開発中の「伝票作成エージェント」機能は、まさにこの思考プロセスを代行します。

AIエージェントが、以下の4つのデータを横断的に参照し、自動で精算伝票を組み上げます。

1. 領収書（画像）　 　　 ：日付・金額・支払先を読み取る

2. 事前申請伝票　　　　：過去の事前申請データを参照

3. クレジットカード明細：実際に決済された確定データを確認

4. 過去の申請データ　　：過去の履歴を参照し「この内容なら→この用途（内訳）」を判断

今までは、人間が画面を見比べながら「これとこれはセットだ」と手で紐づけたり、社内のルールに沿って使用用途を選択したりしていました。
「伝票作成エージェント」機能では、AIが裏側で必要な情報を一瞬で見つけ出し、精算伝票の下書きを完成させてくれるんです。

今の伝票作成の流れはこう変わる

 

実際の画面はこう変わる！

「理屈はわかったけど、操作は難しいんじゃない？」そんな不安を解消するために、開発中のデモ画面を少しだけお見せします。※クリックすると別ウィンドウで再生されます。

※上記画面や記載の仕様はイメージであり、
実装にあたり変更となる可能性があります。 

ここがポイント

• スマートフォンで領収書を選ぶだけ
  AIが「これ、クレジットカード明細のこれですよね？」「事前申請のこれと一いたします」と候補を表示。
  
  

• 「確定」を押すだけ
  紐づけが終わると、勘定科目や負担部門も過去の履歴から推論し、自動入力。
  
  

• AIの判断理由もひと目でわかる
  「なぜこの項目が選ばれたのか？」という根拠も確認することができます。ブラックボックスではないからこそ、人間が安心して最終判断を下すことができます。

 【イメージ】AIの判断理由の見え方 　※上記画面や記載の仕様はイメージであり、実装にあたり変更となる可能性があります。

もし、間違っていたら…？
そんなときは、もちろん人間がサッと修正可能です。AIはその修正内容も参照していくので、次はもっと適切な判断ができるようになります。

単なる「文字読み取り（OCR）」ではなく、「文脈を読み取るAI」だからこそできる体験です。

申請だけじゃない！経費精算業務をもっと「楽」に！

「精算のために、わざわざパソコンを開いて、1項目ずつ手入力する……」
そんな光景が、過去のものになる未来がすぐそこまで来ています。

「伝票作成エージェント」が裏側で情報をつなぎ、そのプロセスも共有。
人間は最後に「OK」を出すだけ。このスピード感と安心感こそが、ラクスが皆さまにお届けしたい新しい経理の姿です。
そして、もちろん「入力の自動化」だけでは終わりません。

次回予告：その「承認」、AIが代わりにチェックします！？

入力がどれだけ楽になっても、その後の「承認」や「不備チェック」に時間がかかっては、承認者や経理担当者の負担は減りませんし、会社全体のスピードも上がりません。

「会議費の申請なのに、参加者氏名と人数が記載されていない…」
「この領収書、この用途で本当にあっている？承認していいのかな」

次回は、そんな承認者・経理担当者の悩みを解決する新機能「承認アシストAI」を含めた
今後のロードマップをご紹介します！

皆さまからいただいたVoC（お客様のお声）を、ラクス開発チームがどう形にしようとしているのか…。「楽楽精算」が描く、AIと歩む未来のロードマップ。どうぞご期待ください。

皆さまの声をお聞かせください！

「AIエージェント機能、正直ここが不安」「こんなことができたら嬉しい」など、皆さまの率直なご意見をお聞かせください。

また、皆さまの社内で実際に試されているAI活用の成功事例や、今直面している課題についてもぜひお聞かせください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！ 

（記事ID：3059）

こんにちは！「楽楽精算」カスタマーサクセス担当です。 
いつも「楽楽精算」をご活用いただきまして、ありがとうございます。

前回ご紹介した「伝票作成AIエージェント」には多くの反響をいただきました！その一方で、承認者や経理の皆さまからはこんな「リアルな不安」も届いています。（第3回記事はこちらからどうぞ！）

• 「AIが自動で作った伝票を、社員が確認せずそのまま申請してきそうで不安…」

•  「承認者の手間も減らしてほしい。過去の承認実績がすぐ参照できればいいのに」

今回は、そんな「チェック側の負担」を解消するための機能をご紹介します！

 面倒な目視チェックをAIが代行！目的別のAI機能

「AIで入力が楽になっても、結局最後は『人の目』で確認しなきゃいけない……」

そんな課題を解決するのが、現在開発中の3つのAI機能です。AIが確認すべき要注意ポイントを自動で抽出してくれるので、皆さまは「そこだけ」に集中して確認すればOK。スピーディかつミスのない承認を実現します。
具体的には、以下の3つのAI機能で承認業務を強力にアシストします！

① 「承認アシストAI」による「自社ルール」の自動チェック

「飲食だけど会議費でいいの？」「不適切な店舗での利用じゃない？」といった、定型化しづらい社内規定も「承認アシストAI」なら対応が可能です。驚くべきは、「自然言語（ふだんの言葉）」でルールを登録できる点です！

「1名あたり11,000円以下なら会議費」といった明確なものから、「遊興・娯楽を目的とする店舗はNG」といった、システム設定が難しい曖昧な条件まで AIが文脈を読み取って「OK／NG」を判定し、その理由も教えてくれます。

② 過去の類似申請を「ワンクリック参照」

「前はどうやって承認したっけ？」と過去データを検索する必要はありません。
「承認アシストAI」が自動的に類似する過去の申請履歴を最大3件まで表示。今回の申請と値が異なる箇所は色を付けて表示されるため、一目で違和感に気づくことができます。

③ 「領収書AI-OCRダブルチェックAI」による内容比較

申請時とは異なるAI-OCRモデルが、再度領収書を読み取り、申請内容と突き合わせます。金額、日付、支払先はもちろん、登録番号が一致しているかまでAIがダブルチェックするため、人間による「見落とし」を防ぎます。

④ 適格請求書（インボイス）の自動判定

領収書や請求書がインボイス制度の要件（登録番号、税率ごと消費税額等）を満たしているフォーマットかどうかを、「適格請求書チェックAI」が自動で判定します。制度開始以降、非常に手間がかかっている「インボイス要件の確認」も、AIに任せることができるようになります。

「自動承認」でチェック作業ゼロの世界へ

あらかじめ設定した「金額条件」や「AIの判定結果」などの条件をすべてクリアした伝票については、人の判断を介さず「自動承認」を実行する運用も可能になる予定です。

「ルール通りで、AIチェックも完璧なもの」は自動で流し、人間は「AIがアラートを出したもの」だけをじっくり確認する。これが、ラクスが目指す効率化の形です。

開発の現在地：実証実験が進行中！

現在、上記の各承認のAI機能は、5社の企業様と共に実証実験（PoC）を開始しています！ 実際の現場での判定精度や汎用性を検証し、2027年のリリースを目指して開発を進めています。※適格請求書チェックAIのみ2026年後半リリースに向けて開発中です。

また、先にご紹介した「伝票作成AIエージェント」についても、着々と準備が進んでいます。正式なリリース（有償版の提供開始）は2026年6月中を予定しております。お申込み方法などについては、順次ご案内いたしますので今しばらくお待ちくださいませ。

ダウンロード資料もご用意しています

「それぞれのAI機能について、もっと詳しく知りたい！」
「社内での検討や上長への報告に使えるまとまった資料がほしい」

そんな皆さまの声にお応えして、本連載でお伝えしきれなかった各機能の画面イメージや、AI活用の全体像をまとめた最新資料をご用意いたしました。

本日ご紹介した、承認を楽にするAI機能の詳細に加え、証憑（領収書）をAIが自動で取りに行く、「証憑取得エージェント」についてもご紹介しています。
ぜひ、ダウンロードしてご覧くださいませ！

\ ボタンクリックでPDF資料をダウンロード！/

 

次回予告：【最終回】「理想」を「機能」へ。営業×CS×開発チーム 特別対談

最後を締めくくるのは、日々ユーザーの皆さまと向き合う営業、そしてカスタマーサクセス（CS）と、技術で未来を創る「AIエージェント開発チーム」による、本音対談です！

「お客様の切実な声を、どう議論し、どう機能に昇華させているのか？」

開発の舞台裏と、私たちが描く「経理の新しい当たり前」について語り尽くします。
どうぞご期待ください！

皆さまの声をお聞かせください！

「AIエージェント機能、正直ここが不安」「こんなことができたら嬉しい」など、皆さまの率直なご意見をお聞かせください。

また、皆さまの社内で実際に試されているAI活用の成功事例や、今直面している課題についてもぜひお聞かせください。

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本日も最後までお読みいただき、ありがとうございます。

（記事ID：3061）

「申請ルールの設定」機能であらかじめ設定した「社内の申請ルール」に違反した場合、エラーや警告メッセージを表示し、申請ミスを事前に防止できます！

本記事では、以下内容をご紹介します。

• 知っておきたい「申請ルール」の前提条件
• よく使われる「申請ルール」の設定事例

※設定の詳細は、「申請ルールの設定」をご確認ください。

知っておきたい「申請ルール」の前提条件

「申請ルール」は、承認時や経理処理時にも適用されます。
そのため、承認者や経理担当者が伝票を修正し「確定」ボタンをクリックした際にも違反条件に合致する場合、エラーや警告メッセージが表示されます。

申請ルールでできないこと

「申請ルールの設定」では実現できないこともあります。
例えば「出張期間」を違反条件に設定することや、「●●日以降／以内」などの任意の日数を組み込むことはできません。

あわせて、申請ルールの設定でできないことを知りたいもご確認ください。

よく使われる「申請ルール」の設定事例

選択した交通機関・内訳によって〇〇をしたい

• 特定の交通機関／内訳を選択した場合のみ、「領収書/請求書」の添付を必須にしたい
• 特定の内訳が選択された場合、事前申請を必須にしたい
• 交通機関で「‐‐」を選択された場合、エラーにしたい
• 交通機関で「タクシー」を選択された場合、理由を必須にしたい
• 交通機関で「電車」を選択された場合、乗換案内以外の申請を禁止したい
• 課税項目ではない内訳を選択した場合に、免税事業者フラグのチェックボックスにチェックをするとエラーにしたい

日付によって〇〇をしたい

• 出張期間外の日付で申請された場合、エラーにしたい
• 未来の日付で申請された場合、エラーにしたい

金額によって〇〇をしたい

• 単価が特定の金額を超えた場合、特定の内訳を選択させたい
• 申請金額に上限を設定したい
• 事前申請額より精算額が上回る場合、エラーにしたい
• 特定の金額以上の精算があった場合、事前申請を必須にしたい

インボイス関連

• 事業者登録番号の入力漏れがないようにしたいが必須項目にはできない場合の対応方法を知りたい
• 事業者登録番号の有効性判定が有効でない場合にエラーにしたい
• 交際費／会議費に関わる申請ルールを設定する際、インボイス制度に関する注意点を知りたい
• 事前申請の際に「適格請求書発行事業者」からの購入となるよう制御したい
• 領収書がない場合、特例または領収書の紛失の可能性があるが、アラートを出すことが可能か知りたい

その他

• 事前申請がないと精算できないようにする方法を知りたい
  
• 申請者の所属部門に関連するプロジェクト以外が選択された場合、エラーにしたい
• 自身の役職以外の手当を選択した場合、エラーにしたい
• 明細追加を必須にしたい
• 禁止文字の入力を制御したい
• 振替伝票に申請ルールを設定できるか知りたい

「申請ルール」については、設定パターンが広いため、「こんなルールを設定したいけどどうすれば良いかな？」という場合には、画面右上のお問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。

お役立ち情報

申請ルールを設定することで申請ミスは防げても、

• 申請金額と実際の精算額が合わない
• 規定金額を上回る申請が発生する

といった課題は残っていませんか？

そこでおすすめなのが 「予算管理オプション」です。
部門やプロジェクトごとの予算超過を未然に防ぐ仕組みを整えることができます。
 

「予算管理オプション」で、予算を意識した経費管理を実現しませんか？
 詳細は、予算管理オプション ご利用検討中の方へをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3006）

こんにちは！「楽楽精算」カスタマーサクセス担当です。 
いつも「楽楽精算」をご活用いただきまして、ありがとうございます。

1月から始まった本連載。多くの方から「なんでもポスト」へもご意見、ご要望もいただき、ありがとうございます！執筆担当としても気の引き締まる思いです。
皆さまにそれぞれご回答ができず心苦しいのですが、いただいた投稿を元に開発メンバーと議論をしたり、ラクス見解をお伝えさせていただいたり…といった企画も考えております！ご期待くださいませ。

連載2回目となる今回は一歩踏み込んで、誰もが抱く「AIに大事な経理業務を任せて、本当に大丈夫なのか？」という不安に切り込みます。
 

企業の4割が抱える「AIへの不安」

実は、帝国データバンクの調査（※）によると、企業の4割以上がAI活用の課題として「情報の正確性」を挙げています。「AIが勝手に判断して、間違った金額で申請されたら？」「税法の要件を満たしていないのにスルーされたら？」 経理担当者様にとって、そこが一番の懸念点ですよね。
※株式会社帝国データバンクによる「生成AIの活用状況調査（2024.8.1）」より引用

なぜ、どれだけAIが進化しても、この「不安」は消えないのでしょうか？

AIに「任せる」ために理解すべき「4つの真実」

その理由はAIの構造的な特性にあります。 そこで私たちラクスが、AIエージェント機能の開発において何より大切にしているのが、「4つの真実」という考え方です。
ここを知ると、なぜAIだけでは危ないのかがストンと腹落ちします。

つまり、「推測が得意なAI」だけでは、経理に求められる「厳格なガバナンス」は守り切れないのです。

「柔軟なAI」×「厳格なルール」の相乗効果

そこでラクスがたどり着いた答えが「AI（アクセル）」と「ルール（ブレーキ）」の分業体制です。

🏎️ アクセル（AIエージェント）＝ 柔軟で速い
曖昧な領収書データから「これはあの事前申請の精算だ」「○○のカード利用明細の領収書だな」と柔軟に推測し、面倒な紐づけや申請内容の入力をスピーディーに終わらせます。

🛑 ブレーキ（申請ルール）＝ 厳格で正確
「交際費の上限は5,000円まで」「内訳の選択が間違っている…」「××の時には理由が必要なのに入力漏れている」といった白黒はっきりした規定に基づき、厳格にチェックします。

この2つが組み合わさることで初めて、「AIが柔軟にアシストし、ルールが厳格に守る」という、生産性とガバナンスを両立した理想的な仕組みが完成します。

「楽楽精算」だから安心な理由

世の中には「アクセル（AI）」だけのツールもありますが、その場合、人間が常にブレーキという名のチェックをし続ける必要があります。「楽楽精算」には、皆さまにもご活用いただいている、強力な「申請ルール機能」という ”ブレーキ” があります。この確かなブレーキがあるからこそ、AIというアクセルを恐れることなく全開に踏み込むことができるんです！

AIがどんなに「アクセル全開」で推測して申請を作っても、このルール機能が「厳格なブレーキ」として検知してくれるため、「ルールに則った正しい申請しか、経理・承認者に届かない」仕組みが作れるのです。

人間は、AIが作ったものをチェックするのではなく、ルールをすり抜けた『要判断』のものだけを見ればいい。 これが、私たちラクスが目指す「安心・安全なAI活用」の形です。

次回は、いよいよ機能の核心へ。 バラバラな「4つの情報」をAIがどのように結びつけ、入力の手間を減らしてくれるのか？その「活用イメージ」をご紹介します！

皆さまの声をお聞かせください！ 

「AIエージェント機能、正直ここが不安」「こんなことができたら嬉しい」など、皆さまの率直なご意見をお聞かせください。

声を届ける
（ご意見・ご要望・ご感想）

また、皆さまの社内で実際に試されているAI活用の成功事例や、今直面している課題についてもぜひお聞かせください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！ 

（記事ID：3058）

「楽楽精算」の設定を終えて無事に運用をスタートしたけれど、まだ社内にルールが浸透せず、問い合わせが多くて困っている…
そんな日々のお悩みに使える機能をご紹介します！

伝票上の「コメント欄」に注意書きやお知らせを掲載

伝票画面の右上（承認欄の下）に、テキストを表示できる「コメント欄」をご用意しています。

• 申請種別ごとに設定できます
  交通費精算の注意書き、経費精算の注意書き、とそれぞれに設定可能です。
  
  
• URLは自動でハイパーリンク形式になります
  参照させたいWEBサイトは、URLを記載すれば自動でリンクに！
  ※画像掲載、文字装飾はできません。

設定手順

1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票レイアウト」>「申請画面の項目設定」編集ボタンをクリック
   ※「管理」タブ > 「項目設定」 > 「項目設定」ボタンからも同じ画面に入れます。
2. 「コメント」欄に、表示したいテキストを記載
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

項目ごとに「説明」テキストを設定

「この項目は何？」「どれを選べばいいの？」というような「項目に関する疑問」については、その項目にカーソルを合わせるとポップアップ表示される「説明」テキストの設定がおすすめです。

• 申請種別ごとに設定できます
  同じ「内訳」項目でも、経費精算用の説明、支払依頼用の説明とそれぞれ設定可能です。
  
  
• ヘッダ項目、明細項目どちらも設定できます
  ※URLのハイパーリンク、画像掲載、文字装飾はできません。

設定手順

1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票レイアウト」>「申請画面の項目設定」編集ボタンをクリック
   ※「管理」タブ > 「項目設定」 > 「項目設定」ボタンからも同じ画面に入れます。
2. 各項目の最右「説明」欄に、表示したいテキストを記載
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

全体ルールは、2種類のお知らせ機能を活用

ここまでは、各申請種別ごとに設定できる機能でした。
全体に関わるお知らせを掲示したい場合は、以下2種類の「お知らせ機能」をご活用ください！

「申請・承認」タブ：ログイン後必ず目に触れる「メッセージ欄」

申請種別アイコンの下に表示される、最も目に付く「メッセージ欄」です。

ログイン後必ず表示される部分ですので、大事なお知らせはぜひこちらをご利用ください。
文字の装飾（色、大きさ、下線など）やハイパーリンク、ファイルダウンロードも可能です！

設定手順

詳細は、「申請・承認」メニューのメッセージを編集する方法を知りたいをご確認ください。

「お知らせ」タブ：画面丸ごとでお知らせ表示可能！

各タブの最も右側に表示される「お知らせ」タブです。

「メッセージ欄」と比べるとあまり目立ちませんが、困ったときの参照用マニュアルや問い合わせ先など、いざというときに必要な情報の置き場所として利用するケースが多い場所です。

設定手順

詳細は、お知らせ設定をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3003）

こんにちは！「楽楽精算」カスタマーサクセス担当です。 
いつも「楽楽精算」をご活用いただきまして、ありがとうございます。

最近、お打ち合わせやお問い合わせの中で、

 「ニュースでAIの話題を見るけど…「楽楽精算」はどうなの？テレビCMも見たよ！」
 「AIって便利そうだけど、結局何ができるようになるんですか？」 

といったお声をいただくことが増えてきました。
皆さまも気になっていらっしゃいませんか？

そこで今回は、カスタマーサクセス担当の私が、開発チームにインタビューし、現在進行中の「AIエージェントプロジェクト」について話を聞いてきました。 
実は…皆さまの業務を劇的に変える「AIエージェント機能」の開発が、着実に進んでいるんです！
 

本連載では、開発チームから仕入れた情報をカスタマーサクセス担当視点で分かりやすく紐解いてお届けします。
 

そもそも「生成AI」と「AIエージェント」何が違う？

私も日ごろから、ChatGPTやGeminiなどを利用していて「AIって便利だなぁ、すごいな」と思いつつ、「AIエージェント」と聞くと正直よくわかっていないところがありました。

今回、開発担当者に聞いて最初に驚いたのが、この違いです。
一言で言うと、「指示待ち（受動的）」か「自律して動くか（能動的）」の違いなのだそうです。

もっと身近な例で言えば、こんなものもあります。

• 生成AI
  →「広告用の画像を作って」と指示して、画像を作ってもらう。
  
  

• AIエージェント
  → 「目的地まで運転して」と指示すれば、カメラで信号を見て、人が飛び出してきたらブレーキを踏む。「見て・考えて・動く」を自律的に繰り返す。（いわゆる自動運転！）

   

なんとなくでも違いがイメージいただければ幸いです！

 

 「楽楽精算」が目指すのは、頼れる「経理の相棒」 

今回、「楽楽精算」で開発している機能も、単なる自動入力ツールではありません。 

「この領収書なら、あの事前申請と紐づくはず」「あのクレジットカード利用明細を紐づけた伝票明細を作っておこう」と自ら判断し、皆さまの代わりに申請伝票を作成してくれる…
そんな「自律して動く優秀なパートナー」を目指しているとのこと 。

でも、「勝手に判断されて間違っていたら怖い」と思いませんか？（私も最初はそう思いました…！） 実はラクスには、その不安を解消する「ある考え方」があるんです。

次回は、AIエージェントに安心して仕事を任せるための、ラクスならではの「アクセルとブレーキ」のお話をご紹介します。お楽しみに！

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皆さまの声をお聞かせください！ 

「AIエージェント機能、正直ここが不安」「こんなことができたら嬉しい」など、皆さまの率直なご意見をお聞かせください。

声を届ける
（ご意見・ご要望・ご感想）

また、皆さまの社内で実際に試されているAI活用の成功事例や、今直面している課題についてもぜひお聞かせください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！ 

（記事ID：3055）

「楽楽精算」で交通費精算や出張精算は行っているけど、経費精算や事前申請、請求書の支払依頼もできたらもっと便利なのに…。
でも、メニューには見当たらないからできないかな？もしかして有料オプションかな？と思ったことはありませんか？

サポートセンターでも、すでに運用中のお客様から
「事前申請機能はありますか？」「請求書の支払をする際の申請機能は有料ですか？」
などのお問い合わせを多くいただいています。

そんな疑問をお持ちのお客様に向けて、本記事では「楽楽精算」の基本機能（追加料金不要）で対応できる、申請メニューの全体像をご案内します！

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「楽楽精算」では、利用する申請種別以外を非表示にできるため、各社様の設定によって「申請・承認」タブの見た目が異なります。

例えば…
①交通費精算・出張精算だけ利用

※右端の「ワークフロー」はオプション機能（有料）です。

②経費申請／経費精算／支払依頼だけ利用

※右端の「ワークフロー」はオプション機能（有料）です。

上記のようなケースでは、「楽楽精算」の一部の機能のみ活用している状態です。

初期設定時「まずは交通費精算・出張精算だけで運用を始めて、落ち着いたらゆくゆく別の申請も使おう」と決め、その他の申請メニューを非表示に設定
　　　　　↓
その後、初期設定をした担当者から新担当者へ引き継ぎ

上記のような場合、新担当者の方が「利用できる申請機能が他にもある」ということがわからず、初期設定時の少ない申請メニューのまま使い続けている…というケースを多くお聞きします。

では、「楽楽精算」の基本機能で利用できるフルラインナップメニューを見てみましょう！

「楽楽精算」の基本機能で利用できるすべての申請種別

フルで表示すると、全部で11種！これだけの申請メニューを無料でご利用いただけます。

簡単に各申請メニューをご紹介します。
詳細は、「楽楽精算」で利用できる申請種別一覧をご確認ください。

黄色：事前申請機能

• 「○月○日に出張に行きます」「○月○日に接待で△△円使用する予定です」というような内容で事前確認のための申請をあげる機能です。
• 仮払金の申請にも利用できます。

青色：精算機能

• 実際に利用した費用の精算をあげる機能です。
• 黄色の事前申請を行っている場合に、事前申請伝票を紐づけることもできます！

灰色：請求書払い（支払依頼）機能

• 取引先などとの間で発生した経費の支払いを会社に依頼する画面です。（請求書払い）
• 黄色の事前申請（経費申請）を行っている場合は、その伝票と紐づけることもできます！

緑色：振替伝票

• 振替伝票の作成を行います。

「この申請メニュー、使えそうだな、利用してみようかな」というものはございましたか？

早速設定をしたい！という場合は、新しい申請種別（メニュー）を利用するときはをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3020）

「楽楽精算」を運用する中で、このようなケースが発生した経験はございませんか？
「楽楽精算」では、最終承認が完了した後、伝票を削除することができません...
※最終承認完了前であれば削除できます。

• 誤って最終承認してしまった伝票はどうしたらいい？
• 不要になった伝票はどうしたらいい？

そのような伝票は、「否認処理」を行うことで、その後の経理処理の対象外としていただくことができます。

今回は、サポートセンターによくお問い合わせをいただくお悩みと、「否認処理」機能について改めてご紹介します。

「否認処理」とは？

「否認処理」とは、誤った内容で最終承認をしてしまった伝票や不要になった伝票をその後の経理処理の対象外とすることができる機能です。

誤った内容での支払いや、誤った内容で仕訳を確定してしまうことを防止するための補助的な機能となります。

 

よくあるお問い合わせ例

申請内容に不備があるケース

• 最終承認完了後に、領収書／請求書の登録内容（金額など）に誤りが見つかった
  →申請者がアップロードした領収書／請求書の情報を承認者や経理担当者で修正できるか知りたいをご確認ください。
  
  
• 領収書／請求書の添付漏れや誤りに気づかずに最終承認をしてしまった
  →最終承認済みの伝票に領収書／請求書を添付できるか知りたいをご確認ください。
  
  
• 精算時に事前申請伝票の紐づけが漏れているのに最終承認をしてしまった
  →精算時に事前申請伝票との紐づけを忘れてしまった場合の対処方法を知りたいをご確認ください。
  
  
• 過去にすでに精算完了した申請内容と同じ伝票を、誤って最終承認してしまった
  →重複承認の可能性がある場合は、必要に応じて「否認処理」の対応をご検討ください。
  
  

伝票が不要になるケース

• 出張申請が承認されていたが、出張自体がなくなり伝票が不要になった
• 仮払金申請が承認されていたが、仮払金の利用がなくなり伝票が不要になった
  →あらかじめ事前申請をした費用が不要になった場合、事前申請の伝票はどうすればいいか知りたいをご確認ください。
  
  
• 請求書を紐づけて支払依頼をしたが支払自体が不要になり伝票が不要になった
  →請求書を紐づけて支払依頼をしたが支払自体が不要になった場合、申請済みの支払依頼の伝票はどうすればいいか知りたいをご確認ください。

その他お困りごとが発生した場合は以下、または画面右上のお問い合わせ > 機能・操作の質問よりお気軽にお問い合わせください。

 

さらに詳しく知りたい方へ：否認処理の関連記事

• 否認処理
  
• 否認処理の「否認」と「対象外」の違いを知りたい
• 「否認処理」を行う際、申請者／承認者へメール通知されるか知りたい
• 否認処理をした伝票について、削除や否認処理の取消はできるか知りたい

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3038）

「申請者の伝票記入の負担を減らしたい…」
「自社ならではの決まった情報を伝票に持たせたい」といったお悩みありませんか？

そのお悩み、申請者が手入力している項目に「汎用マスタ」を活用することで、解決できるかもしれません！

「汎用マスタ」とは、申請項目の選択肢を自由に設定できる汎用性の高いマスタです。
また、その選択肢は「申請ルール」「手当の計算式」「仕訳データの計算式」の条件としても活用できます。
自社の運用に沿った申請ルールの設定や計算式の作成においても、とても便利なマスタです。

本記事では、お客様からお伺いした「汎用マスタ」の3つの活用例をご紹介します！

活用例 ①出張エリア（都道府県など）

「出張精算」や「海外出張精算」において、出張先の都道府県やエリアによって手当の金額を決めたい、伝票の明細で出張先を判断したいときにおすすめの方法です。
また、出張エリアだけでなく「出張用途」の選択肢を作成する事例もございます。

「汎用マスタ」で設定した内容と、申請ルールをかけ合わせることができます。

【例】出張先で東北エリアを選択した場合は、東北エリアの日当のみ選択可とする

• 違反条件
  伝票データ（ヘッダ）／ 汎用マスタ ／ 次のいずれかを含む ／ 東北エリアの県を選択
  伝票データ（ヘッダ）／  手当1CD ／ ＝（等しい）／ 東北エリアの日当を選択
  
  
• 違反時の判定
  エラー（ルール違反が解消されない限り申請できません）

※上記はあくまで一例となりますので、貴社の設定内容に合わせて修正してください。

 

活用例 ②拠点／店舗など

どの拠点の伝票であるのかを区別したいときにも「汎用マスタ」はご活用いただけます。
「部門マスタ」とは別に、拠点や店舗を選択させたい場合にご利用いただく事例です。

活用例 ③資格の取得

社内に教育制度があり、資格の受験費用を経費精算したい、といった場合に、資格をあらかじめ登録しておくことで、決められた選択肢から申請者が選択することができます。

「手当マスタ」の計算式を組み合わせて、宅地建物取引士の場合は○○円、ファイナンシャルプランナーの場合は△△円といった設定をすることも可能です。

よくある活用シーン

「汎用マスタ」は、以下のような場合にご活用いただくことが多いです。

• 申請者の記入ミスを減らすため、自由記述ではなく選択肢にしたい
• 「支払先マスタ」や「プロジェクトマスタ」などを既に使っているが、同じような内容を登録したい

自由度は高いですが、すでにあるマスタを活用するのが適切な場合もございます。

もし「汎用マスタ」を使うべきか悩んでいる場合や、より便利にしたいが設定にお悩みの方は、お問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。

項目変更時の注意点

既に「楽楽精算」の運用を開始されている場合に、現在申請画面に設定している項目を「非表示」にすると、すでに作成済みの伝票や過去に最終承認済みの伝票のレイアウトにも変更内容が反映されます。

新たに「汎用マスタ」をご利用いただく場合は、申請画面の項目・レイアウトの変更手順 > レイアウト変更の影響範囲を事前にご確認のうえ、ご対応ください。　

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3033）

ご利用の方も多い承認者の追加機能ですが、実は承認時にも利用できることをご存知ですか？
承認者が、自分の後にさらに承認者を追加することができるんです。

知らなかった！というお客様に向けて、設定手順をご紹介します！

設定手順

1. 「承認者の追加」を許可する
   「管理」タブ >「システム設定」>「申請画面」にて「承認者の追加」を許可します。
    
   ※「承認者の追加」の設定はすべての申請者、申請メニューに一律で適用されます。
   　設定すると、申請者も申請時に「承認者の追加」が可能となります。
   　申請種別ごとに「承認者を追加」リンクの表示／非表示は設定できません。
   
   
2. 承認者が伝票を修正できるようにする
   「管理」タブ >「権限マスタ」にて、承認者に付与している権限を編集し、「承認時の申請内容の修正」ができるようにチェックを入れます。
   
   ≪完了≫

承認時に、承認者を追加する方法

「承認時の申請内容の修正」する権限を付与された承認者は、承認時に伝票の「修正」ボタンをクリック後、「承認者を追加」できるようになります！

※「社員」か「部門」単位で承認者を追加して申請できます。
※「部門」を選択した場合は、その部門に所属するいずれかの社員の承認が必要となります。そのため「その部門に所属し承認権限を持つ全てのユーザー」宛に承認依頼が送られます。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本機能によって、伝票の差戻しや「楽楽精算」外でのコミュニケーションの負担が少しでも軽減されますと幸いです。

（記事ID：3012）

「最終承認まで完了した伝票の内容が間違っていたので、経理で修正したい…！」
というケースはありませんか？

実は必要な設定を行えば「最終承認」まで完了した伝票も経理で修正が可能です！
本記事では、「承認完了後の伝票を修正」する機能をご紹介します。

また、記事の最後に伝票の修正に関連するページをまとめておりますので、ぜひご活用ください。

設定手順

修正に必要な権限を「権限マスタ」で設定します。
※下記は「経理権限」を付与されている方が「承認完了後に修正」することを想定しております。

設定手順

1.「管理」タブ >「権限マスタ」をクリック

2.権限を変更したいレコードの「編集」ボタンをクリック（本例では「経理権限」）

3.「権限」>「承認完了後の申請内容の修正」にチェック

4.「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

「経理処理」タブの「計上仕訳」「支払確定」「仮払金支払確定」画面での伝票の修正方法については、伝票を修正する手順をご確認ください。

関連記事

伝票の修正に関連するページをおまとめしました。
より詳細を知りたいという方は、下記のリンクからご確認ください。

伝票の修正について

• 伝票を修正する手順
• 承認者が伝票修正時に金額変更できないように制御する方法を知りたい
• 承認者や経理担当者が伝票を修正した場合、修正箇所は後から確認できるか知りたい
• 承認者が伝票を修正した際に、修正内容を申請者に通知する方法を知りたい
• 伝票の「修正」ボタンが表示されない／クリックできない
• 経理担当者が最終承認済みの伝票を修正した際に、修正内容を申請者に通知したい

承認完了後の伝票について

• 伝票を修正する手順
• 「支払確定」をした伝票の削除・修正する方法を知りたい

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3032）

「人事異動があったので、すでに申請された伝票の承認者を新しい課長に変更したい…！」
「申請をしてほしい伝票があったのに、申請者が退職してしまった…。」
というケースはありませんか？

そんな時でも、「代理機能」を活用すれば、本来の担当者の代わりに申請や承認が可能になります。

本記事では、「代理申請」と「代理承認」の機能について、利用が想定されるシーンと、代理の担当者ができることをご紹介します。
人事異動や担当者不在の時でも、安心してご対応いただけるかと思います。

代理申請機能

代理申請を行うユーザーを設定することで、本来の申請者の代理で申請を行うことができます。
設定手順は、代理申請の設定手順をご確認ください。

利用が想定されるシーン

• 社長の申請は、社長自身ではなく、他の社員が代わりに申請できるようにしたい
• 特定の社員が不在となる間に、その社員の伝票を代わりに申請したい

代理申請の設定をすることで、代理申請者ができること

1. 代理申請者／代理申請者（入力のみ）
   ・申請者の伝票を入力して申請、精算
2. 代理申請者
   ・社員の申請データをコピーして伝票を作成
   ・承認関連の通知メールの受け取り
   ・申請者がアップロードした「領収書／請求書」を利用して伝票を申請

代理承認機能

代理承認を行うユーザーを設定することで、本来の承認者の代理で承認を行うことができます。
設定手順は、代理承認の設定手順をご確認ください。

利用が想定されるシーン

• 本来の承認者が不在の時などに急ぎ代理で承認する必要がある
• 人事異動があり、申請済みで旧課長の承認が終わっていない伝票を、新課長に承認してほしい
• 承認中の段階で、承認者が退職してしまった

代理承認の設定をすることで、代理承認者ができること

• 本来の承認者が承認するべき伝票の承認・差し戻し
• 承認関連の通知メールの受け取り
  ※代理承認者に通知を送る設定が必要となります。
  　詳細は、代理承認者に承認依頼の通知を送信する方法を知りたいをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3035）

Case１：紙請求書のスキャン作業、一気に全部終わらせたい！

✅「楽楽請求」で大量の請求書も、まとめて一括スキャン可能！
「支払依頼」と「電子帳簿保存オプション」を活用し、受け取った請求書の申請を
しているけれど、アップロードが1件ずつのためスキャンも1件ずつ行う必要があり、大変…。

「楽楽精算」ではカバーができない範囲ですが、請求書受領システムである新サービス、
「楽楽請求」を利用すると、大量の紙請求書もまとめて1回でスキャン＆アップロードを行うことができます。

「楽楽請求」では、アップロードする際に 1ファイルに複数ページの請求書が含まれていても、1ページずつに区切り、それぞれ別の請求書としてアップロードする設定できます。

そのため、今までのように1件ずつ複合機のスキャンボタンを押してデータ化する必要がなくなり、複合機に張り付いて作業する手間がまるっと解消されます！

Case２：紙での受取をやめて全部電子化したい！

✅「楽楽請求」の自動取込機能の活用で、紙から電子への切り替えがスムーズに！
「支払依頼」を活用しているけれど、請求書の形式がばらばらで運用や管理が煩雑…。
全部電子化していきたいけれど、なかなか一歩踏み出せない…。

そんなときには、「楽楽請求」の請求書の自動取込機能が背中を押してくれます！
請求書取込専用の固定メールアドレスへ、取引先から請求書をメール添付にて送付していただく運用をご提案。

最初はハードルが高いように感じられますが、取引先にとっても
発送の手間が減る（郵送代も削減！）＋エラーなく送付できたかを取引先自ら確認できる
というメリットがあるので、依頼がしやすい運用です。

そして、受取側も電子化＋請求書取込専用の固定メールアドレスへの送付が実現できれば、
システムへのアップロード作業をまるっとなくすことが可能です！

こちらも「楽楽精算」では実現できない運用ですが、請求書受領に特化したシステムである
「楽楽請求」を利用すれば電子化する道のりもスムーズに！

Case３：現場→経理間のやり取りミス、支払漏れをなくしたい！

✅現場を介さず、確実・スムーズに支払業務へ！処理スピードアップ！
こちらの場合も、「請求書取込専用メールアドレス送付による自動取込」をご提案！

取引先に直接メール送付してもらうことで、現場での受領→経理へ原本送付の手間がなくなり、現場の作業負担を劇的に削減！支払漏れのリスク軽減にもつながります。

また経理側も、原本の到着を待つ必要がなくなるため、余裕をもって業務を進められる
というメリットも…！
「経理集約型」の場合は、受領の段階から経理に集約することで、月次決算の確定を2～3日
早めることができる、というケースもお伺いしています。

Case４：請求書の内容登録、手入力を減らしたい！ 

✅「楽楽請求」の請求書に特化した自動読取機能で、手入力を大幅削減！
「楽楽精算」の「電子帳簿保存法オプション」にはAI-OCRによる自動読取機能がございますが、請求書はフォーマットや記載内容も多岐にわたり、なかなか読み取りができていない、というケースもお伺いします。

受取請求書の処理業務効率化に特化したシステムである「楽楽請求」には、
請求書に特化した自動読取機能が搭載されています！

「電子帳簿保存法オプション」では、ほぼ手入力が必要だったフォーマットの請求書も自動読取ができます。毎月数百枚の請求書内容を手入力でデータ化している…というような場合でも自動読取結果を確認し、多少修正するだけでデータ化が完了するようになります！

Case５：仕訳の判断作業、属人化リスクを減らしたい！

✅「楽楽請求」の「仕訳パターン」機能・「過去仕訳」活用で、経理部メンバー全員が作業可能に！ 
「支払依頼」で取引先ごとに複雑な仕訳のルールがあり、その人しか適切な内訳を選択できない…。もしくは、仕訳の修正を行えない、というお悩みはありませんか？

受取請求書の処理業務効率化に特化した「楽楽請求」では、同一取引先の場合に過去の仕訳を反映したり、一定の条件（パターン）に一致する請求書に、予め決められた仕訳を反映したりすることが可能です。

仕訳のルールをできる限りシステム化することで、他の経理部メンバーも請求書の支払業務を扱えるように。 作業負担を分散し、属人化によるリスクを低減できます！

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以上、ほんの一例ではありますが、同じような課題や参考になる事例があれば幸いです！

「楽楽請求」を活用した受取請求書の処理業務に関して、ご興味がございましたら、
以下のフォームより「楽楽請求」の資料をダウンロードして詳細をご確認ください。

 

（記事ID：3056）

「支払依頼」機能をご利用のお客様の中には、口座振替（引き落とし）や手形での支払のため、FBデータ出力は不要な申請の処理にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、そんな場合の設定手順をご紹介します！

設定手順

事前に「振込元マスタ」で口座振替用の振込元を設定し、「支払確定」の際に
口座振替用の振込元を選択すれば、FBデータを出力せずに処理が可能です！

必要な設定は2箇所のみ！

1. 「振込元マスタ」にて、口座振替用の振込元（FBデータ出力不要）を作成
2. 「支払先マスタ」にて、振込と口座振替を分けて処理するための設定
   ※手順2.の設定は「支払先」ごとに口座振替か否かが決まっている場合にご活用いただけます。

設定と処理手順の詳細は、口座引き落としによる支払手順をご確認ください。
また、「支払依頼」機能を詳しく知りたい場合は、支払依頼　概要・初期設定をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3014）

そんなお悩みはありませんか？

申請画面のヘッダや明細の項目に、申請時の注意事項などの「説明」テキストを表示はしているものの、「そもそも、説明があることに気づいてもらえない…」というお声をよく聞きます。

項目名の横にマウスポインタをかざさないと表示されない「説明」テキストは、つい見落とされがちです。
このようなお悩みは、項目名にある工夫を加えることで、解決できるかもしれません！

「説明」テキストとは

申請者向けに注意書き・お知らせを表示する方法のひとつとして、申請画面のヘッダや明細の各項目に申請時の注意事項などを設定することができます。

申請者向けに注意書き・お知らせを表示するその他の方法については、社内問い合わせを削減！申請者向けに注意書き・お知らせを載せようをご確認ください。

気づいてもらうための工夫💡項目名に記号を追加！

項目名自体に、視覚的に訴える「文字」や「記号」などを追記することで、申請者の目を引き付けることができます。これにより、申請者が「説明」テキストの存在に気づきやすくなります。
 

【Before】

【After】

✅絵文字で「説明」テキストありを強調

複雑なルールのある項目や注意事項が多い項目名に、以下のような絵文字を添えてみましょう！

これにより、ひと目で「説明」テキストに気づいてもらえる可能性が高くなります。 

 

「項目名」の設定方法

項目名の変更は、以下の手順をご確認ください。

設定手順

1. 「管理」タブ >「項目設定」> 任意の項目の「編集」ボタンをクリック
2. 各項目の「表示名」に、記号を追記
    【例】「参考資料」→「参考資料[i]」
   
   
   
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

「説明」テキストの設定方法

「説明」テキストの内容の登録／修正方法は以下の手順をご確認ください。

設定手順

1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票レイアウト」>「申請画面の項目設定」編集ボタンをクリック
   ※「管理」タブ > 「項目設定」>「項目設定」ボタンからも同じ画面に入れます。
2. 各項目の最右「説明」欄に、表示したいテキストを記載
   【例】領収書／請求書以外の資料がある場合は、添付してください。
   ※ 最大1000文字（半角）まで入力可能です。
   
   
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

項目名に文字や記号を添えることで、「説明」テキストに気づきやすくなります。
また、申請者がセルフチェックできるようになることで、経理担当者への問い合わせ対応にかかる時間も削減できます。
ぜひこの工夫を取り入れて、申請業務のよりスムーズな運用にお役立てください。

関連記事

• 項目設定 > 申請画面の項目設定【編集】画面
• 申請画面・帳票レイアウト > 申請画面の項目設定【編集】画面
• 申請画面の入力項目に説明やヘルプメッセージ・ガイド文を表示させたい
• 社内問い合わせを削減！申請者向けに注意書き・お知らせを載せよう

（記事ID：3052）

こんなお悩みはありませんか？
今回は「ワークフローオプション」の便利な活用方法について、他社の事例を用いてご紹介します！

【X社】新規サプライヤーやベンダー・取引先の登録申請を実施

【Before】取引先ごとに様々なフォーマットでのやり取りが発生、確認作業の負担増…

X社では新しく取引を開始する企業を登録する場合、「ワークフローオプション」を利用して各担当者から取引先の情報の申請を行ってもらいます。
そして、申請が承認されると同時に、「支払先マスタ」へも追加登録を実施しています。

「ワークフローオプション」で運用する前は、取引先情報の取得方法の統一ができておらず、各担当者が取引先からの案内文書をスキャンして経理担当者宛てにメールで送付したり、案内文書の原本を郵送したり、申請方法も様々でした。

また、取引先から取得したフォーマットのまま経理担当者宛てに共有を行っていたため、取得できる情報も統一されていない状況でした。

【After】フォーマットの統一により、確認作業の時間短縮！

「ワークフローオプション」で運用を始めてからは「支払先マスタ」に登録する情報も同時に取得するフローができ、支払時に口座情報が一部わからない…！
などの状況もなくなりました。

支払依頼時に「支払先マスタ」に登録のある支払先以外は選択できない運用も実現でき、内部統制の強化にも繋がりました。

【Y社】メールのやり取りも専用のフォーマットに切替！

【Before】過去のメールを遡って確認する手間が毎月発生…

Y社では、店舗でイレギュラーが発生し費用がかかった際に、担当者から本部へメールにて報告を行っていました。

月次の費用計上の処理を行う際に、過去のメールを遡って確認していましたが、メールを探すのに時間がかかり、費用計上の作業には手間が発生していました。

【After】メールでの報告内容を専用フォーマットに切替！検索の手間削減に成功！

報告内容は決まったフォーマットに基づいているため、「契約しているワークフローオプションで運用できるのでは…！？」と考え、専用フォーマットを作成して運用を始めました。

「ワークフローオプション」で運用をすることによって、過去のメールを遡って報告内容を探す手間がなくなりました。
さらに、申請した伝票は「ワークフローオプション」の検索機能ですぐに見つけられるため、確認作業の時間も大幅に削減できました。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
「ワークフローオプション」について詳細を知りたい方は以下をご確認ください。

 

（記事ID：3042）

「楽楽精算」の導入をご検討いただいた理由の１つとして、「申請書類の差戻し業務を減らしたい！」という課題を多くお伺いします。

「楽楽精算」の導入を機に、差戻し業務は減少してきましたでしょうか。

本記事では、お客様からお伺いした、差戻しを減らすための工夫を申請者向け・承認者向けでそれぞれご紹介します！
経理部永遠の課題である「差戻し」を少しでも減らすヒントになれば幸いです。

差戻しを減らす工夫

申請ルールを活用する

最も活用されているのが、「申請ルール」で制御する事例です。

初期設定時に「申請ルール」を設定している場合でも、運用開始後に目立つミスがあることがわかってきたタイミングで「申請ルール」の追加をご検討いただくケースがございます。

「申請ルール」に関する内容については、下記ページをご確認ください。

関連記事

• 申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例
• 領収書の添付漏れとオサラバ！エラー設定で差戻しの手間をなくそう！
• この経路って最安値…？交通費も「申請ルール」で簡単にチェック！

 

申請画面の項目にポップアップを出す（申請者向け）

申請画面の明細の中に、操作の手順などのポップアップを出すことができます。

対象の項目にマウスポインタをかざした際に表示され、申請者が戸惑いやすい項目について、簡単な説明を記載することができます。

設定手順

1.「管理」タブ >「項目設定」をクリック

2.表示させたい「申請種別」の「項目設定」をクリック

3.「説明」に表示させたい内容を記載

4.「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

ポップアップに気付いてもらう工夫

また、マウスポインタをかざした際に説明が表示されることを申請者に気付いてもらうために、項目の「表示名」に「★」などの記号を付ける運用をされているケースもございました。

あわせてキャプチャのように、申請画面のコメント欄に説明が表示される旨を記載しているという工夫もお伺いしました！

差し戻しがあった際に、修正ポイントを分かりやすくする工夫

次に、差戻しが発生してしまった場合でも、

• 差戻しと修正のやり取りの回数を減らす
• 次回以降の申請～承認をする際に、気を付けるべき間違えやすいポイントを把握してもらう

ために工夫できることをご紹介します。

通知メールを活用する（申請者向け）

取下げや差戻しがされた際に、「通知メール」はご活用いただいておりますでしょうか。
実は、通知メールは文面を変更することができます。

通知メールの設定が初期設定のままになっている場合は、申請者・承認者の方が見やすいようにカスタマイズすることをおすすめしています。

詳細は、下記ページをご確認ください。

• 通知メールの文面変更手順
• 通知メール設定

差戻し時のコメントを活用する（承認者向け）

差戻し時のコメントはご活用いただいておりますでしょうか。
すでに活用されている場合でも、記載するコメントのルールを決め、浸透させることをおすすめします。
また、記載したコメントは「通知メール設定」の「承認履歴」にも表示されますので、あわせてご活用ください。

承認時や経理処理時に申請内容を修正する設定を有効にしている場合は、申請内容を修正する際のコメント入力を必須にする設定もおすすめです。
※「権限マスタ」より、「承認時の申請内容の修正」にチェックを入れている場合

設定手順

1.「管理」タブ >「システム設定」をクリック

2.「申請データ修正時のコメント入力」の「必須」を選択

3.「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

関連記事

伝票の修正

• 伝票を修正する手順

差戻し

• 差戻し
• 差戻しは取り消しできるか知りたい
• 差戻し、取下げが多い申請者を一覧表示したり、回数を集計したりすることはできるか知りたい
• 申請者が「承認依頼中」のデータを修正する方法を知りたい

取下げ

• 申請した伝票を取り下げる方法を知りたい

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3034）

「申請の締め日が近づくと、社員から同じような質問がたくさん来る…」
「情報を更新した時に、社員のみんなに知らせる方法はないかな？」
「「申請・承認」タブのメッセージ欄に書きたいことが多すぎて載せきれない…！」
そんなお悩みはありませんか？

そのお悩み、「お知らせ」タブを活用すれば解決できるかもしれません！

「お知らせ」タブは、表示される画面が大きいので、「申請・承認」タブよりも多くのメッセージを表示させることができます。

本記事では、お客様からお伺いした「お知らせ」タブの活用例を3つご紹介します！
「お知らせ」タブをこれまで利用していなかった方も、ぜひご確認ください。

活用例 ①社内ルール

基本情報としての社内ルールや、関連するリンクをまとめて掲載する運用です。　　　　　　　　　　　　　　　「申請・承認」タブでは、締め日などの重要な情報のみ掲載したい、というときにおすすめの方法です。

「お知らせ」タブにも、ExcelやPDFのファイルの添付が可能ですので、社内マニュアルを添付したり、社内の格納フォルダのリンクを貼ることができます。

活用例 ②よくある質問

社員の方から多く寄せられる、よくある質問を「お知らせ」タブにまとめる方法です。
社員の方からの単純な質問を解消したいという時などにおすすめです！

活用例 ③更新情報

「楽楽精算」の設定変更をした時や、新しいルールを作成したので周知したい！
というときに「更新情報」のページとして活用する方法です。
いつ、どんな変更をしたかの情報を残しておきたい場合にも便利です。
 

「お知らせ」タブを見てもらうための工夫

「お知らせ」タブを設定しても、社員の方が見てくれない…。

そんなときには、「申請・承認」タブのメッセージ内に、「お知らせ」タブへ誘導するための文言を記載することもおすすめです。
 

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3031）

2025年下半期、「楽楽精算」では様々なバージョンアップを実施しました。
ただ、毎月のリリース情報だけでは自社にあった機能や、現場にどう伝えれば新しい機能を使ってもらえるのか、お悩みの方も多いかもしれません。

本記事では、2025年下半期にバージョンアップがあった主要機能を厳選してご紹介します。
見逃していた機能があれば、ぜひこの機会に確認してみてください！

なお、2025年上半期にリリースされた主なバージョンアップ内容は、2025年上半期 「楽楽精算」バージョンアップ5選よりご確認ください。

1.「電子帳簿保存法オプション」承認時に領収書／請求書の「金額」追加・削除機能の追加

領収書／請求書に関する軽微な修正、まだ差し戻していませんか？

バージョンアップ概要

2025年11月以降、「電子帳簿保存法オプション」に関して、承認者が領収書／請求書の「金額」追加や削除ができるようになりました。
これにより、差し戻しを減らしてスムーズな承認作業が可能です。

誰に、どう嬉しい機能？

詳細は、承認時における領収書／請求書の「金額」追加・削除機能の追加をご確認ください。

2.「電子帳簿保存法オプション」アップロード可能なファイルサイズ上限を緩和

領収書や請求書のアップロードできるファイルサイズがアップしたことをご存知ですか？

バージョンアップ概要

2025年8月以降、「電子帳簿保存法オプション」に関して、アップロードできるファイルサイズの上限を5MBから20MBに緩和しました。

誰に、どう嬉しい機能？

利用者	どう嬉しい？（ポイント）
申請者	ファイルサイズが大きいデータでもそのままアップロード可能！

詳細は、「電子帳簿保存法オプション」におけるアップロード可能なファイルサイズ上限を20MBに緩和をご確認ください。

3.「電子帳簿保存法オプション」スマートフォンからアップロードできる領収書のファイル形式追加

スマートフォンから「PDF」や「PNG」形式のファイルもアップロードできるようになりました！

バージョンアップ概要

2025年12月以降、「PDF」および「PNG」形式のファイルもスマートフォンからアップロードできるようになりました。
また、スマートフォンアプリ／ブラウザ版どちらから領収書をアップロードしても、AI-OCRによる自動読取が可能になりました。

これにより、外出先でも「PDF」および「PNG」形式のファイルをアップロードすることができ、また自動読取結果が反映されるため、領収書の登録作業がラクになります。

誰に、どう嬉しい機能？

利用者	どう嬉しい？（ポイント）
申請者	外出時の隙間時間で対応できる範囲が広がる！ スマートフォンブラウザ版でも自動読取ができ、領収書の登録作業がさらにラクに！

詳細は、ver.11.8.2リリース内容　2025年12月をご確認ください。

4.「電子帳簿保存法オプション」スマートフォンアプリにおける領収書の連続撮影機能を追加

複数枚の領収書を、10枚まで連続で撮影できるようになりました！

バージョンアップ概要

2025年11月以降、複数の領収書を一度に連続して撮影することができるようになりました。
これにより、撮影からAI-OCR機能による自動読取結果の確認や修正を行ったうえで、登録までをスムーズに行うことができます。 

誰に、どう嬉しい機能？

利用者	どう嬉しい？（ポイント）
申請者	領収書を1枚ずつ撮影→登録する手間が省けて、時短に！

詳細は、スマートフォンアプリにおける領収書／請求書の連続撮影機能の追加をご確認ください。

5.「ワークフローオプション」スマートフォンアプリの伝票承認、承認済伝票の閲覧機能を追加

外出先で、ワークフロー伝票も承認したい…という皆さまへ

バージョンアップ概要

2025年8月以降、スマートフォンにて「ワークフローオプション」の伝票を承認、および承認済みの伝票を閲覧できるようになりました。
これにより、承認者は精算伝票だけでなくワークフロー伝票も、外出先での承認が可能です。

誰に、どう嬉しい機能？

利用者	どう嬉しい？（ポイント）
承認者	スマートフォンアプリからワークフロー伝票の承認が可能！ 過去に承認した伝票内容を外出先でも閲覧でき、急ぎの確認も可能に！

詳細は、以下ページをご確認ください。

• スマートフォンアプリにおける「ワークフローオプション」の承認機能追加
• スマートフォンアプリにおける「ワークフローオプション」の承認済み伝票の閲覧機能の追加

将来的には申請機能もスマートフォンアプリでご利用いただけるよう、開発を検討しております。

6.「経費精算」におけるクレジットカード利用明細分割機能を追加

クレジットカード利用明細を伝票明細上で分割できます！

バージョンアップ概要

2025年11月以降、「経費精算」に限り、1つのクレジットカード利用明細を複数の伝票明細に分割して登録することができるようになりました。
これにより、1つのクレジットカード利用明細に異なる科目や税率の取引が含まれている場合なども、伝票内の明細を分けて精算が可能です。

誰に、どう嬉しい機能？

利用者	どう嬉しい？（ポイント）
申請者	1つのクレジットカード利用明細に複数の内訳を含む場合でも伝票明細上で金額の分割が可能に！

詳細は、「経費精算」におけるクレジットカード利用明細分割機能の追加をご確認ください。

7.パソコン版「楽楽精算」一部の画面デザインを刷新

経理処理タブ内の画面デザインの変更、お気づきですか？

バージョンアップ概要

2025年3月以降、パソコン版「楽楽精算」の一部の画面デザインを刷新し、より使いやすくなりました。なお、今後順次別画面のデザインも刷新予定です。

誰に、どう嬉しい機能？

利用者	どう嬉しい？（ポイント）
全ユーザー	直感的で見やすいデザインで操作がスムーズに！

詳細は、パソコン版「楽楽精算」画面デザインの刷新をご確認ください。

次回の画面デザインの刷新は2026年2月頃を予定しています。
詳細は、パソコン版「楽楽精算」画面デザインの刷新をご確認ください。

8.今後のバージョンアップ情報と改善計画

「楽楽精算」では、お客様のご意見を伺いながら、継続的に機能改善とアップデートを
行ってまいります。

今後も「楽楽精算」は『よりよく、寄り添う経費精算システム』を目指し、お客様からのお声やご要望をもとに製品の改善を進めています。
「楽楽精算」の機能追加、改善に関する情報は、改善計画の一部をご紹介！でもご紹介しておりますのでぜひご確認ください。

引き続き「楽楽精算」をどうぞよろしくお願いいたします。

（記事ID：3053）

仕訳データの摘要欄、伝票を見ながら手作業で修正・入力するのは毎回手間ですよね。

「楽楽精算」の伝票（申請画面上の項目）に入力された内容や、申請者の情報は、自動で仕訳データの摘要に反映させることができます！
しかも、申請種別ごとに摘要の内容を変えることもできるんです。

本記事では、仕訳データの摘要をカスタマイズする手順をご紹介します。

仕訳データ摘要の設定手順

1. ○○仕訳の設定【編集】画面を開く
   
   「管理」タブ >「仮払金仕訳の設定」や「計上仕訳の設定」、「支払仕訳の設定」、「振替仕訳の設定」より設定したい仕訳種別をクリック
   
   さらに「摘要、フリーの設定」にて設定したい種別の「編集」をクリック
   ※申請種別ごとに摘要を設定できます。
   
   
   
   
2. 「摘要」欄を編集
   プルダウンから摘要に出力したい内容を選択します。
   
   
   
   以上の設定が完了すれば、仕訳データの摘要欄に反映されます。
   
   
   
3. 「仕訳データ出力の設定」で摘要を出力するよう設定
   「管理」タブ >「仕訳データ出力の設定」出力する項目に「仕訳データ：摘要」を設定すると、仕訳データに、設定した内容の摘要が出力されます。
   ※すでに摘要を出力する設定にしている場合は本手順は不要です。

詳細は、仕訳の摘要欄を設定する手順をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3019）

海外出張が再開され、外貨の領収書を精算するケースも増えてきたのではないでしょうか？
しかし「領収書/請求書」を登録する際に「円」での登録となり、外貨で入力ができない…

そんなお客様は本記事を参考に「レート管理マスタ」の設定をぜひ一度見直してみてください！簡単な設定1つで、外貨の領収書に対応できます。

※本記事は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

設定方法

設定は簡単！
「レート管理マスタ」にて「領収書/請求書」項目の「有効」にチェックを入れるだけです。
 
これにより、「領収書/請求書」アップロード時に単位を選択し、
金額登録ができるようになります。

スマートフォンアプリでの登録手順は、外貨の領収書／請求書を申請する方法を知りたいをご確認ください。

なお、精算画面では、レートをもとに金額を円換算して申請いただけます。
海外出張精算も「楽楽精算」でバッチリですね！

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3013）

交通費精算や出張精算画面で使う「交通機関マスタ」の項目。
プルダウン仕様のため、どこに何の選択肢があるか見つけづらい…

この記事では、「交通機関マスタ」の選択肢が多いお客様にご案内している方法を
ご紹介します。

「交通機関マスタ」の選択肢に、表示用の区切りを設定する

「交通機関マスタ」に登録する選択肢の一つとして、「区切り線」や「カテゴリ名」を設定しておくことで、正しい選択肢を見つけやすくなります。

勘定科目や税区分の設定は必要ですが、画像のようにダミーを設定するイメージになります。

「交通機関」の選択肢の並び順は、「表示順変更」ボタンから自由に変更できます。

後から作った区切り線を「表示順変更」で該当の箇所に入れることができます。
よく使われる選択肢を上に持ってきておくのもおすすめです。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3002）

例えば社員の健康診断など、費用を複数部門で負担する場合の申請方法にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
「費用按分」機能を利用することで、伝票全体または明細1行ごとに複数部門で費用を按分することができるんです！

按分機能とは？

「管理」タブ >「システム設定」で「費用按分する」設定にすることで伝票の合計金額または明細金額を、指定した部門に割り振ることができます。

・「ヘッダ」に配置している場合：伝票の合計金額を按分
・「明細」に配置している場合　：明細金額を按分

金額で按分できるか、比率で按分できるかは「負担部門」の配置により変わりますので、必要に応じて「項目設定」で画面レイアウトを見直してください。

・「ヘッダ」に配置している場合：比率のみで按分（例：70%と30%）
・「明細」に配置している場合　：比率または金額（例：7,000円と3,000円）で按分

「ヘッダ」で按分するイメージ

 

「明細」で按分するイメージ

そのほか、よく使う按分のパターンを部門マスタもしくはプロジェクトマスタにあらかじめ登録しておくこともできます。
詳細は、費用按分の設定手順をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3021）

お得意先様や協力会社など、決まった訪問先への移動が月に複数回発生するケースはありませんか？

その度に毎回手入力するのも大変ですよね。

「楽楽精算」では申請時の入力を補助する機能が充実しています！
本記事では、「マイパターン機能」「共有目的地マスタ」の2つの機能をご紹介します。

マイパターン機能

使用頻度の高い明細（目的地／出発地／到着地／料金）を登録し、申請の際に呼び出すことのできる機能です。
機能名の通り、会社全体や部門ごとの設定ではなく、申請者自身が自由に設定できます。

利用手順

申請画面で「マイパターン」メニューを開き、呼び出したい明細を選択する簡単２ステップ！

「マイパターン」をクリックして…

呼び出したい明細を選択して「次へ」をクリック！
↓

選択した明細の内容が反映されます。

申請者の方がマイパターンの機能を利用するには、管理者がマイパターンを有効（利用を許可する）にする必要があります。
詳細は、マイパターン機能の利用手順をご確認ください。

共有目的地マスタ

明細追加画面の左下にある「目的地」ボタン、ご活用いただいておりますでしょうか？

目的地ボタンをクリックすると以下の画面のように「個人データ」と「共有データ」が表示されます。
この「共有データ」の表示内容 ＝「共有目的地マスタ」の内容です。

• 個人データ：
  ログインユーザーが過去に作成した明細の 目的地／出発地／到着地／金額が自動保存され、再利用できます。
  
  
• 共有データ：
  「管理」タブ >「共有目的地マスタ」に登録した内容を呼び出して利用できます。

「共有目的地マスタ」は1つの環境内であれば、同じ内容を表示することができます。
例えば、会社の「A支社」「B支社」「C営業所」「D営業所」「E工場」「F工場」などを登録すると、社員全員が同じ出発地、到着地を簡単に入力することができる。
といったご活用方法があります！

※「個人データ」についても「こんな機能があると知らなかった！」というお声をいただきます。知っているとちょっと楽！になる便利機能ですので、ぜひ社内の皆様にもご共有くださいませ。

より詳細を知りたいという方は、共有目的地マスタをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3030）

経理担当者の毎日は、申請や承認の“抜け・漏れ・ミス”への対応、時期により集中する業務負担など、避けられない外部要因に振り回されることの連続。
“名もなき雑務”が積み重なり、本来の経理業務に集中できないばかりか、少しのミスは大きく目立ち、ノーミスでこなしても「当たり前」とされてしまうことも…。

今回はそんな経費精算業務における理不尽な負担を減らし、経理担当者が本来の業務に集中できるようにするための 5つの解決方法 を紹介します。

パターン1
申請者の入力不備で何度も差し戻しが発生…

こんな経験ありませんか？

• 記入漏れや誤った金額で申請され、差し戻しを依頼することが頻繁にある。
• 事前申請額との照らし合わせ確認が面倒。申請者に修正依頼をだすと嫌な顔をされる。

解決方法：申請者の入力ミスを防ぐ「申請ルールの設定」

✅申請の段階で自動的にエラーを出してくれるので「差戻し」や修正依頼が大幅に軽減！
✅申請者との無駄なコミュニケーションが減り、その後の仕訳や会計処理がスムーズに！

「申請ルールの設定」とは、申請ミスを事前に防止できる機能です。
事前申請や精算伝票を申請する際に、あらかじめ設定した「社内の申請ルール」に違反した場合にエラーや警告メッセージを表示します。

例えば、以下のような申請ルールを設定することができます。

• 交通機関で「タクシー」を選択された場合、理由を必須にしたい
• 事前申請額より精算額が上回る場合、エラーにしたい

こちらの機能が気になる方は、ぜひ以下記事も併せてご確認ください。

• 申請ルールの設定
• 申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例
• この経路って最安値…？交通費も「申請ルール」で簡単にチェック！

 

パターン2
会計ソフトへのデータ取込、時期や決まった担当者に作業が集中…

こんな経験ありませんか？

• 月末や決算期にデータ連携が一気に集中！この時期は残業が避けられない…。
• データ連携に関する作業が1人に集中し、担当者が不在になると業務が止まる。

解決方法：「楽楽精算」内のデータを自動で連携する「API連携オプション」

✅あらかじめ決まった日時に自動でデータが連携されて、担当者の手を介す必要なし！
✅データ加工や入力ミスがなくなり、トラブル対応に取られている時間も削減！

「API連携オプション」とは、「楽楽精算」から会計ソフトへ仕訳データの自動連携や、他システムから「楽楽精算」へマスタ情報の自動連携をすることができるオプションです。

仕訳データの自動連携だけではなく、支払先管理システムの情報を「支払先マスタ」へなど
現在お使いの他システムから「楽楽精算」へマスタ情報の連携を行うことができます。
こちらのオプションが気になる方は、ぜひ以下記事も併せてご確認ください。

• API連携オプション　ご利用検討中の方へ
• 実は弊社（ラクス）でもこのオプションを活用しています！
• API連携とは？基本的な解説から業務効率化した事例をご紹介

 

パターン3
予算オーバーが判明！承認者や担当部署との調整に追われる…

こんな経験ありませんか？

• 予算の事前申請をしたが、予算オーバーが判明し、差し戻しや修正依頼が多発…。
• 承認者に説明したり、担当部署と調整したりと余計な手間がかかっている。
  
  

解決方法：申請時点で予算超過を防げる「予算管理オプション」

✅申請の段階で予算オーバーを検知！予算超過による差し戻しや確認作業を大幅削減！
✅経費利用状況をリアルタイムで確認！申請者が予算を自分ごととして意識できる環境に

「予算管理オプション」とは、「楽楽精算」での申請伝票や精算伝票の金額をもとに、設定した経費予算に対する経費利用状況をリアルタイムに確認できるオプションです。

申請時点で、事前に設定した予算額を超える申請があった場合は、事前に警告やエラーを表示させ、予算オーバーを防ぐことができます。
こちらのオプションが気になる方は、ぜひ以下記事もあわせてご確認ください。

• 予算管理オプション　ご利用検討中の方へ
• 「気づいたときには、予算オーバー」そんな経験ありませんか？～他社の予算管理オプション活用事例～
• 時間のかかる予実管理、押さえておきたいポイントや予算作成の工程を解説

 

パターン4
不正アクセスによる“想定外の行動”にハラハラドキドキ…

こんな経験ありませんか？

• 私用スマートフォンやパソコンから申請・承認されることがあり不正利用が不安…。
• 「楽楽精算」内にある口座情報・個人情報・取引データなどの情報流出が不安…。

解決方法

✅社外アクセスや社外デバイスの利用制限で、情報流出に対する不安や監査対応の手間を減らすことが可能！

• 社外ネットワークを経由したアクセスを制限「IPアドレス制限オプション」
• 私用スマートフォン・パソコンなど社外のデバイスを制限「SSLクライアント認証オプション」

「楽楽精算」では、セキュリティ対策として2つのオプションをご用意しています。
それぞれの特長は以下の通りです。

「IPアドレス制限オプション」

• 許可したIPアドレス以外からのアクセスをブロック
• オフィス外からのアクセスを制限したい場合におすすめです

「SSLクライアント認証オプション」

• SSLクライアント証明書をインストールしていない端末からのアクセスをブロック
• 私用スマートフォンや未許可のデバイスからのアクセスを防ぎたい場合におすすめです

また、「楽楽精算」ではセキュリティ対策として一度の認証処理で複数のサービスにログイン可能となる「シングルサインオン」設定も基本機能（追加料金不要）でご利用いただけます。

こちらのオプション／機能が気になる方は、ぜひ以下記事もあわせてご確認ください。

• SSLクライアント認証、IPアドレス制限、シングルサインオンの対応表
• IPアドレス制限オプション　ご利用検討中の方へ
• SSLクライアント認証オプション　ご利用検討中の方へ

 

パターン5
不正や誤申請を見抜くための“目視チェック”で身体も心も疲弊…

こんな経験ありませんか？

• 同じ領収書や請求書が複数回申請されていないか、二重申請の確認が大変…。
• 経費の水増しや特定店舗を異常な頻度で利用しているなどの不正を抑止したいが、社員に確認するのは精神的負担も大きい…。
  
  

解決方法

• 「伝票データ出力」の二重申請チェック機能で二重申請の恐れがあるデータを絞り込
• 「電子帳簿保存法オプション」の二重申請防止機能で二重申請を自動検知

✅客観的なデータがあると社員へ適正な使用かどうかの確認がしやすい！
✅自動で二重申請を検知することで“疑って探す”作業から解放される✨

「楽楽精算」では、二重申請のチェックをしやすくする「伝票データ出力」の機能や、二重申請を発生させにくくする「電子帳簿保存法オプション」の二重申請防止機能があります。

二重申請をチェックしやすくする機能

小計や明細日付、申請者などの項目が複数一致する伝票データをCSV形式で出力し、二重申請のチェックをしやすくすることができます。

二重申請を発生させにくくする機能

「電子帳簿保存法オプション」の二重申請防止機能では、領収書／請求書を新規登録・編集する際や領収書／請求書を紐づけた伝票を申請する際に、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、以下のように確認画面や警告メッセージを出すことができます。

また、二重申請だけではなく、申請そのものの不正を防止したいという方には、不正経費自動検知クラウド「Stena Expense」との連携がおすすめです。
こちらの機能が気になる方は、ぜひ以下記事も併せてご確認ください。

• 領収書／請求書の重複アップロードや二重申請を防ぐ方法を知りたい
• 電子帳簿保存法オプション　二重申請防止機能の仕様（判定基準・タイミングなど）
• 二重申請などの不正経費を検知したいときは　不正経費自動検知クラウド「Stena Expense」

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
経理担当者が抱える“振り回され”は、「楽楽精算」の機能やオプションで解決できます。
「楽楽精算」はいつでも経理担当者の味方ですよ！

（記事ID：3051）

 

日常生活でAmazonを使われる方は多いと思いますが、会社の備品購入などで「Amazonビジネス」を利用したことはありますか？
今回は、Amazonとの違いや物品購入の際には気になるインボイス対応についてご紹介します！

Amazonビジネスとは

Amazonビジネスとは、法人・個人事業主向けに提供されている通販サービスです。
東証プライム市場に上場する企業のうち70％以上の企業が登録をしています。（2024年3月末日時点）

利用料・登録料無料で使用することができ、個人向けAmazonと同じ操作感で、文房具・消耗品から業務用資材まで幅広い商品を法人価格で購入可能です。
また、請求書払いや購入履歴の一括管理など、法人向けサービスならではの魅力をもっています。

Amazonビジネスを利用するメリット

✅メリット①：利便性・導入しやすさ

• 使い慣れた画面と操作性で導入もスムーズ
  普段利用しているAmazonとほぼ同じ操作感で導入前のレクチャーなどが不要に。
  システムが苦手という方でもスムーズにご利用いただけます。
  
  
• ビジネス向け商品の品揃えが豊富！請求書払いにも対応
  個人向けAmazonで購入できる商品に加えて、様々な業界のニーズに応えたビジネス向け商品が揃えられています。

✅メリット②：購入コスト・工数削減

• 法人価格・数量割引でコスト削減
  法人価格や数量割引で今まで物品購入のコスト削減に繋がります。
  
  
• 請求書払いにも対応
  手数料無料で1か月分の購入代金を請求書払いにすることも可能で、今まで立替購入にかかっていた工数が削減できます。

✅メリット③：経理業務の効率化

• 購買履歴をまとめて管理・分析
  「いつ、誰が、何を、どれくらい購入したのか」の購入履歴をまとめて管理することができます。
  
  
• 経費精算システムとの連携
  経費精算システムとの連携で物品購入に関する申請・精算が便利に！
  もちろん「楽楽精算」も「Amazonビジネス連携オプション」にて連携が行うことができます。

Amazonとの違いを比較表でチェック

	Amazon	Amazonビジネス
利用対象	個人向け	法人・個人事業主向け
アカウント	個人アカウント	複数ユーザー管理可能な ビジネスアカウント
購入できる商品	一般消費財中心	業務用品、オフィス用品 法人向け専門資材も多数
商品価格	通常価格	法人割引・数量割引あり
支払方法	クレジットカード、 ギフト券など	クレジットカード、銀行振込、 請求書払い
請求書発行	基本的に発行不可 （カード明細のみ）	請求書発行可能 （PDFダウンロード）
領収書の形式	出品者や商品によって異なる	領収書の一括取得、形式統一
会員制プログラム	あり（Amazonプライム会員） ・配送特典 ・エンタメ系サービス	あり（Businessプライム会員） ・配送特典 ・購買分析機能 ・購買コントロール機能

さらにAmazonビジネスについて知りたい方は、Amazon公式サイトよりご確認ください。
 Amazonビジネスについて知る　※外部サイトに遷移します

Amazonビジネスでのインボイス対応

Amazonビジネスでは、Amazon自体が販売する商品、インボイス発行事業者が出品する商品であればインボイスを受け取ることができます。
購買データや電子書類はアカウント内で10年間保存され、発行されたインボイスは注文履歴画面などから簡単にダウンロードいただけます。

Amazonビジネスでインボイス対応の商品を購入する方法

では、商品の出品者がインボイス発行事業者なのかを確認するにはどうすればいいのでしょうか。
Amazonビジネスでは、「絞り込み検索」機能や「購買ルール」機能が用意されています。

• 絞り込み検索
  商品を検索する際に、インボイス対応商品だけに絞り込むことができます。
  また、商品画面「カートに入れる」ボタンの下にインボイス対応商品にはバッジが表示されます。
  
  
• 購買ルール機能
  インボイス非対応の商品を購入しようとした際に管理者の承認を必要とする仕組みや、インボイス対応商品しか購入できないよう設定が可能です。

Amazonビジネスでインボイスを発行する方法

Amazonビジネスでインボイスを発行するには、「一括ダウンロード」と「個別ダウンロード」の2つの方法がございます。それぞれの大まかな手順をご紹介します。

一括ダウンロードの手順

大量のデータを一括でダウンロードする場合におすすめです

1. Amazonビジネスにログイン
2. 「購買データ」の「注文履歴データ」ページへ移動
3. ダウンロードしたい注文の期間や対象を指定
4. 上部のチェックボックスで注文を一括選択し、「注文関連書類をダウンロードする」ボタンをクリック
5. ZIP形式でまとめてダウンロード
   注文番号ごとにフォルダが分かれ、各インボイスPDFを確認することができます。

≪完了≫

個別ダウンロードの手順

特定のデータのみダウンロードしたい場合におすすめです

1. Amazonビジネスにログイン
   
2. 「注文履歴」ページへ移動
   
3. 該当する注文を選択し、「請求書等」のリンクをクリック
   
4. 表示された請求書（適格請求書）をダウンロード（PDF保存など）

≪完了≫

詳細なインボイス発行手順につきましては、以下Amazon公式サイトよりご確認ください。
支払い明細書や適格請求書を取得する　※外部サイトに遷移します

「楽楽精算」×Amazonビジネスでさらに便利に

Amazonビジネスを利用するメリットでもご紹介しましたが、「Amazonビジネス連携オプション」にて「楽楽精算」とAmazonビジネスは連携可能です。

＼「Amazonビジネス連携オプション」の詳細を少しだけご紹介 ／

✅購入した明細が自動連携されるため、経費申請・経費精算の入力ミスと手間を削減
✅経費申請後に価格と在庫を7日間仮押さえ！（※1）申請後の在庫切れや価格変動のリスクを削減
✅経費申請の承認後に発注されるため、発注漏れを防止

「楽楽精算」をご利用いただいているお客様にはぜひおすすめしたいオプションです。
 さらに詳しい、ご利用イメージ動画や他社様の導入事例を確認したい方は以下ページをご確認ください。

※1　Amazonビジネスでご契約されているプランによって、価格の仮押さえ期間が異なる可能性があります。ご契約されているプランや仮押さえ期間などの詳細については、Amazonビジネスへお問い合わせください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
日々の購買業務やそれに伴う経理業務をぐっと減らせる、「Amazonビジネス」をこの機会にぜひご検討ください。

（記事ID：3050）

外貨精算時の課題として多いのが、為替レートの確認や正確さ...
弊社へも多くの企業様からご相談をお寄せいただきます。

今回は、外貨の申請・確認をラクにするA社の活用事例をご紹介します。

外貨のレシートもそのままアップロードで金額計算をラクに！

領収書／請求書の登録は「円」だけではありません！
簡単な設定一つで、外貨の領収書や請求書に対応できます。

「管理」タブ >「レート管理マスタ」にて、「領収書/請求書」項目の「有効」にチェックを入れるだけです。これにより、領収書／請求書アップロード時に単位を選択し、金額登録ができるようになります。

精算画面では、レートをもとに金額を円換算して申請いただけます。
詳細は、海外出張再開！～外貨の領収書の金額登録方法～をご確認ください。
※本項目は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

 

A社の活用事例をご紹介

為替レート確認用の外部サイトのリンクを記載し申請者も承認者も確認しやすく！

申請画面右上、承認印欄の下に表示することができるコメント欄を有効活用。
申請時のルールの記載に加え、外国為替レート確認用の外部サイトのリンクを記載！

為替レートを確認する際の手段を社内で統一できるため、内部統制強化にも繋がりました。

コメント欄は「項目設定」より設定ができます。
詳細は、項目設定 > 申請画面の項目設定【編集】画面をご確認ください。

※コメント欄の文字数の上限は半角400文字です。

帰着日の為替レートのキャプチャを伝票に添付し、確認工数の削減に！

為替レート確認用のリンクから申請者に帰着した日のレートのキャプチャを撮影してもらい、「ファイル添付オプション」を利用して該当伝票に添付！

添付されたキャプチャと為替レート確認用のリンクへの導線もスムーズなので確認工数が大幅に削減されました！

※本項目は「ファイル添付オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

 

レートに応じた手当の計算も自動で！

「手当マスタ」と「レート管理マスタ」の項目を利用することで、手当の支給額も自動で計算！

明細のレート欄に適切なレートを入力いただくことで、手当を自動で計算してくれますので手当の計算が省け、業務効率がアップしました。

手当の設定例

【例】アメリカへの出張手当が60USD×帰着日のレート×出張日数の場合

　手当マスタの計算式は以下のように設定
　"60" * 申請データ.レート * 申請データ.出張日数

　※詳細は、手当の設定手順をご確認ください。

※上記の例は手当を明細項目に配置する場合の運用です。ヘッダ項目に配置する運用でも再現できます。手当に関する設定でご不明な点などございましたら、お問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3037）

”シングルサインオン” という単語を聞いたことはありますか？
聞いたことはなくても、すでにみなさんもこの機能のお世話になっているかもしれません。

「業務をする中で様々なサービス／アプリを活用しているけど、そういえばログインをそれぞれでしたことはないかも…？」

そんなみなさんは、シングルサインオン機能を利用しています。

日々の業務を行うにあたり、多種多様なサービスやアプリケーションを利用することが当たり前になってきました。

経費精算は「楽楽精算」で、データベースは○○で、勤怠管理は△△で、社内掲示板は□□で…というような具合です。
そうなると、以下のような問題が発生します。

• サービスごとにID／パスワードを設定する必要がある
  覚えるのが大変なので同じパスワードを使いまわしたり、簡単なパスワードにしたり、Excelや紙のメモに書き残したり…。
  適切な管理を怠ったことでパスワードが漏えいしてしまう…というセキュリティ上のリスクの発生
  
  
• サービスを使うごとに都度ログインする必要がある
  従業員の皆さんの業務負担

シングルサインオンはこういった問題を解決できる可能性のある手段です！

シングルサインオンとは？

一度の認証処理で、複数のサービスにログイン可能になる機能です。
認証システムである「IDプロバイダー（IdP）」にログインしている状態であれば、「楽楽精算」やその他のサービスを利用する際に、ID／パスワードを入力することなくシームレスにログインができます。
 
こんな便利な機能ですが、サービスによってはシングルサインオンに対応していない場合もあります。
お客様からも「「楽楽精算」はシングルサインオン対応していますか？」とご質問いただくことがあります。

ご安心ください。「楽楽精算」はシングルサインオンに対応しています。
※パソコン版「楽楽精算」、スマートフォンアプリ、スマートフォンブラウザ版すべて対応

シングルサインオン設定はオプションではなく、基本機能（追加料金不要）で利用できます。

他のサービスはシングルサインオン設定しているのに「楽楽精算」はしていなかった！
というお客様はこの機会にぜひご設定ください。

設定手順などの詳細は、シングルサインオンの設定手順をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

次回は、「意外と知らない？パスワード設定／アカウントロック」に関する情報をお届け予定です！次回もお楽しみに！

（記事ID：3027）

日々の業務の中で上記のような場面はありませんか？
実は「楽楽精算」ではご利用の用途に合わせたデータの出力方法が複数あります！

今回はよくお問い合わせをいただくご利用シーン別におすすめのデータ出力方法をご紹介します。

現場ごとや内訳ごとなどの特定の条件において発生している経費を集計したい

こんなときは、「伝票データ出力」がおすすめです。

「伝票データ出力」とは、「伝票データ出力の設定」で設定したフォーマットを使って、伝票データをCSVで出力できる機能です。

現場ごと（「プロジェクトマスタ」ごと）あるいは内訳ごと（「内訳マスタ」ごと）など、集計したい条件となる項目や出力したい項目などをあらかじめ設定しておき、設定した内容でデータを出力できます。
データの出力後に集計などの加工を行っていただけます。

項目を自由に設定できるため、仕訳データとして出力したい内容とは別途社内での確認用として出力されたい場合におすすめです。
用途に合わせて30万件のフォーマットの作成ができます。

設定手順の詳細は、伝票データ出力をご確認ください。

自部門でどのくらい経費が発生しているのか確認・集計したい

こんなときにおすすめの方法を2つご紹介します。

①管理者用データ一覧（自部門）／（全部門）

伝票データを申請種別ごと・部門ごとに確認できる機能です。
一覧画面に表示する項目を任意で設定いただくこともできます。

CSVを出力する必要がなく、各伝票の状態をひと目で確認されたい場合に便利な機能です。
また、事前申請との差異がないかをひと目で確認でき、事前申請との経費に差異があるかどうかをすばやく察知することもできます。

設定手順の詳細は、管理者用データ一覧をご確認ください。

②伝票データ出力（自部門）／（全部門）

必要な項目をあらかじめ設定していただくことで設定内容に基づいたデータの出力ができる機能です。
CSVで出力が可能なため、集計や加工などを実施される場合に便利です。

設定手順の詳細は、伝票データ出力をご確認ください。

クレジットカードを利用した経費のみを一覧化したい

こんなときは、「支払方法別支払一覧表」がおすすめです。

「支払方法別支払一覧表」とは、「支払方法マスタ」で設定した支払方法を選択した伝票の一覧を出力できます。
クレジットカードの請求書との突き合わせに便利な機能です。
 
設定手順の詳細は、支払方法別支払一覧表をご確認ください。

事前に支払った仮払金の事後精算の漏れがないか確認したい

こんなときは、「仮払金未精算一覧表」がおすすめです。

「仮払金未精算一覧表」とは、事前申請種別にて仮払金申請を実施しているが、その後経費が発生した際に事後の精算伝票に紐づいていない伝票の確認ができる機能です。
精算伝票に紐づけていないユーザーに対して、督促などを行う際に便利な機能です。

設定手順の詳細は、仮払金未精算一覧表をご確認ください。

締日前などに精算や承認、仕訳の確定作業が完了していない伝票を確認したい

こんなときは、「チェックリスト」がおすすめです。

「チェックリスト」とは、「楽楽精算」内の伝票の情報を伝票状態で検索しチェックリストとして生成し出力する機能です。
締日前などに精算や承認、仕訳の確定作業が完了していない伝票を確認する場合に便利な機能です。 
設定手順の詳細は、チェックリストをご確認ください。

現金出納帳に必要な情報を出力したい

こんなときは、「伝票データ出力」がおすすめです。

「伝票データ出力」とは、「伝票データ出力の設定」で設定したフォーマットを使って、
伝票データをCSVで出力できる機能です。
現金出納帳への記録の際に必要な情報をあらかじめ設定しておき、設定した内容に基づいて出力を行うことができます。

設定手順の詳細は、伝票データ出力をご確認ください。

ご活用が多い「楽楽精算」におけるデータ確認・出力方法のまとめ

①伝票データ出力（自部門）／（全部門）
「伝票データ出力の設定」で設定したフォーマットを使って、伝票データをCSVで出力できる機能です。
出力したい項目は任意で設定が可能なため、あらゆるシーンでの活用できます。

②支払一覧表
「支払No.」や「支払日」ごとに、社員や支払先に支払った金額の一覧を出力できます。
月次で社員や支払先ごとにいくら支払う予定なのかを確認する場合に便利な機能です。

③支払方法別支払一覧表
「支払方法マスタ」で設定した支払方法を選択した伝票の一覧を出力できます。
※「支払方法１」～「支払方法10」で設定したものが対象です。クレジットカードや、チケット支払の請求書との突き合わせに便利な機能です。

④仮払金未精算一覧表
仮払金申請の伝票を精算伝票に紐づけていないユーザーに対して、督促などを行う際に活用できる便利な機能です。

⑤チェックリスト
伝票状態で伝票検索しチェックリストとして生成し出力する機能です。
締日前などに精算や承認、仕訳の確定作業が完了していない伝票確認する場合に便利な機能です。

⑥管理者用データ一覧（自部門）／（全部門）
伝票データを申請種別ごと・部門ごとに閲覧できる機能です。
各伝票の状態などをひと目で確認する場合に便利な機能です。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3040）

伝票承認時の経路チェックや差し戻し処理にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「申請ルールの設定」を行うと、乗換案内を利用している場合に最安値以外の経路の申請を禁止したり、警告のメッセージを出したりすることができるんです！

本記事では、例として乗換案内の最安値以外の経路を選択した場合に申請者にエラーのメッセージを表示する設定手順をご紹介します。

設定手順

1. 「管理」タブ > 「申請ルールの設定」の「新規登録」をクリック
2. 違反条件を以下のように設定
   
   ・違反条件
   すべての条件に一致
   伝票データ（明細）／交通機関／＝（等しい）／電車の選択肢
   伝票データ（明細）／区分（乗換案）／≠（等しくない）／安
   伝票データ（ヘッダ）／備考／＝（等しい）／（値なし）
   
   ・違反時の判定：運用に合わせて選択（今回は「エラー」を選択）
   ・違反時のメッセージ：運用に合わせて入力 
   
   
   
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

エラーメッセージの見え方

申請ルールに関する詳細は、申請ルールの設定をご確認ください。
また、よくある設定事例も申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例に掲載しておりますので、ぜひご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3023）

「電子帳簿保存法オプション」で領収書にタイムスタンプが付与される（法制度に対応できる）ことはご存知の方が多いと思いますが、意外にあまり知られていないのが、「電子帳簿保存法オプション」は請求書にも対応できる！ということです。

「領収書の電子帳簿保存法対応のための運用は浸透してきたので、請求書の対応も始めたい」という方。
まずは請求書の電子保管から始めてみませんか？
※本記事は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

請求書も「楽楽精算」で電子帳簿保存法対応できます！

「管理」タブ >「システム設定」より、「電子帳簿保存対象データ」の「請求書」項目にチェックを入れれば、請求書データのアップロード時にタイムスタンプが付与されます。

※「支払依頼」機能をこれから使いたい場合は、支払依頼　概要・初期設定にて活用方法をご参照ください。

「楽楽請求」でもっと楽に！

「楽楽請求」は、受取請求書に関わる課題（内容確認、仕訳・支払処理、管理など）を一気通貫でラクにするサービスです。

「楽楽精算」のオプションではなく、請求書処理業務の効率化に特化した「楽楽クラウド」シリーズの単独サービスとしてご利用いただけます。
以下のページもぜひあわせてご参照ください。

「楽楽請求」ご紹介ページ
※外部サイトに遷移します

お問い合わせ

「電子帳簿保存法オプション」や「支払依頼」に関するご質問、お試し希望がございましたらお気軽にどうぞ！

※販売パートナー（販売代理店）経由でご契約されているお客様は、「楽楽請求」をご利用いただけない可能性があります。
　ご利用可否およびご利用料金などについてはご契約先の企業様へお問い合わせください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3007）

現在は紙や他システムで行っている稟議などの各種社内申請を、まとめて「楽楽精算」で行えたら楽かも...と思ったことはありませんか？　

実はそれ、「ワークフローオプション」でできるんです。

サポートセンターでも、そのようなお問い合わせはもちろん、すでに「ワークフローオプション」をご契約されているお客様からも以下のようなお問い合わせをいただいています。

• 忙しくて利用できていなかったけど、電子帳簿保存法やインボイス制度の対応も少し落ち着いてきた。この機会に活用していきたいので、設定方法を教えてほしい。
• 稟議書のシステム化をしたくて導入したけどできていなかった。改めてどんなことができるのかを簡単に知りたい。
  
  

本記事では、「ワークフローオプション」で何ができるのかや、どのような点が楽になるのかをご案内します！

紙からシステムへ
～印刷、ハンコ、ファイリング、探す時間まですべて削減！～

申請書類システム化を「楽楽精算」でするメリット
～それ「楽楽精算」じゃなくてもできるよね？～

事前申請機能では実現できない運用もカバーできる！
～「○○申請」の機能でもよさそう…？～

※ワークフローオプションと事前申請の違いを知りたいもご確認ください。

実際の画面を見てみよう！

よくある基本的な稟議書のフォーマットを例に見てみましょう。

経費申請で作成してみると...

ワークフローで作ると...

まとめ

「ワークフローオプション」は…

• 社内の様々な申請書をシステム化し、申請～承認、管理ができる！
• すでに設定している「承認フロー」や「社員マスタ」などを活用可能！
• 精算伝票だけでなく、申請伝票にも紐づけできる！
• レイアウトも自由自在！マウス操作だけで入力画面が作成できる！
• ワークフロー伝票には各種ファイルの添付も可能！

 

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3022）

そんなお悩みはありませんか？

経費精算のチェックから、勤怠の締め作業、入退社手続きまで。一人で何役もこなす「ひとりバックオフィス」の皆様の奮闘によって、多くの中小企業は支えられています。

しかしインボイス制度に電子帳簿保存法、相次ぐ法改正への対応……。 業務の複雑さは年々増すばかりで「業務は増えるのに、人は増やせない」。そんなジレンマの中で、今のやり方に限界を感じてはいませんか？

今回は、そんなお悩みをお持ちのバックオフィス部門がDX化を進めていく必要や「楽楽精算」をご利用いただいているからこそ始められるDX化のヒントについてご紹介いたします！

そもそも「DX」ってなに？

DX（ディーエックス）とは「デジタルトランスフォーメーション （Digital Transformation）」の略で、デジタル技術を活用して、業務プロセスや組織、ビジネスのあり方そのものを変え、価値を高めていくことをいいます。

この考え方を経理業務に置き換えると、「紙・手作業・属人化している経理業務を、デジタルの力で“楽に・早く・正確に”変えていくこと」となります。

紙を電子化したり、システムを導入したりすることがDXではありません。
経理業務の進め方そのものを見直し、ムダやミス、属人化を減らしながら、より効率的で安定した業務を実現することが経理におけるDXといえます。

どうしてバックオフィスにDX化が必要なのか

経理・人事労務の現場では、法制度の対応や業務量の増加が進む一方で、限られた人数で業務を回さなければならない状況が続いています。
人化や手作業に頼った業務のままでは、月末月初の負担増加やミスのリスク、担当者不在時の業務停滞といった課題を避けることができません。

こうした負担やリスクを減らし、「人が頑張らないと回らない業務」から
「仕組みで安定して回る業務」へと変えていくための取り組みが必要なのです。

特に負担の大きい「社員情報のマスタ管理」を最短ルートで解決

DXの必要性は分かったけど、いったい何から始めたらいいの…？という方には、特にバックオフィス担当者の負担が大きい、「社員情報のマスタ管理」の業務改善がおすすめ！

ラクスが提供するクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」を導入することでご利用いただいている「楽楽精算」とのマスタ連携が可能だということはご存知でしょうか。

お使いの「楽楽精算」と「楽楽勤怠」のマスタ連携でどのようなことができるのか解説していきます！

「楽楽精算」×「楽楽勤怠」で実現するマスタ連携とは

【現在】

人事異動時や入退社時では複数のシステムに対して同じマスタメンテナンスを2度行う必要があり、またこの作業を情報共有～社員周知までの間に急いで行わなければいけないという課題が。

【「楽楽勤怠」導入後】

「楽楽勤怠」側でマスタを登録するだけで、社員、部門、役職情報などがAPI連携によって
「楽楽精算」へ自動で反映されます。
また、「楽楽精算」の承認フローが簡易設定の場合に限り、承認フローマスタも自動で連携が可能に。

1つのシステムを更新するだけで、マスタ情報のメンテナンス工数を大幅に削減できます！

マスタ連携のメリット

✅業務プロセスの断捨離
マスタ情報の二重管理という「ムダな作業」を全廃。経理・総務部門が、本来注力すべき経営分析や環境整備などのコア業務に向き合う時間を創出します。

✅内部統制と安心感を強化
社員マスタは、経費精算や勤怠管理の前提となる重要な情報です。マスタを一元管理・連携することで、情報のズレを防ぎ、チェックや修正の手戻りを最小限に。
「間違えられない」「確認し続けなければならない」というプレッシャーからも解放されます。

✅業務が属人化せず、安定した運用が可能に
社員マスタ管理が特定の担当者に依存していると、引き継ぎや不在時の対応が大きな負担になります。マスタ連携によって運用がシンプルになることで、誰でも同じルールで管理できる状態をつくることができ、バックオフィス業務全体の安定化につながります。

まだまだある！「楽楽勤怠」でできること

「楽楽勤怠」とは、勤怠管理・給与計算を楽にするクラウド型のシステムです。

①誰でも操作しやすい画面設計
TOP画面のパネル配置は従業員側でカスタマイズできるため、個人ごとに柔軟に設定可能！
シンプルでわかりやすい画面設計なので、マニュアルがなくても従業員が迷わず操作することができます。

②業界屈指の機能性
基本的な打刻機能や残業・休暇申請機能はもちろん、勤務時間の自動集計や有休自動付与など、管理者が手作業を大幅に削減できる機能も充実。応用的な幅広いニーズに対応するオプション機能をそろえております。

また、「楽楽精算」とのAPI連携機能もご用意！
負担の大きい「社員情報のマスタ管理」をラクにすることが可能です✨

③法制度への万全な対応
「楽楽勤怠」は、頻繁な法改正にも確実に対応！36協定の細かな上限規制に合わせた警告値設定、年5日間の年次有給休暇取得義務化や月60時間超の残業割増賃金に対するアラート通知で法令違反のリスクを徹底的に排除します。

＼ 「楽楽勤怠」についてもっと知りたい方は　／

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が貴社でバックオフィス業務のDX化を進めていく上でのヒントとなれば幸いです。

（記事ID：3054）

経費精算時の課題として多いのが、提出書類の管理の煩雑さや確認の手間…
多くの企業様から書類の管理についてのご相談をお寄せいただきます。

今回は、経費精算時の提出書類の管理や確認をラクにし、書類の提出漏れをほとんどゼロにすることができたZ社の活用事例をご紹介します。

Z社の活用事例をご紹介

メール検索と催促の日々…「ファイル添付オプション」導入前の課題

出張時や交際費を利用する際に、必要な提出書類を事前申請書とともにメールで提出する運用を実施。

事前申請時に必要な書類が漏れていないか確認するために、申請種別ごとに必要な書類の一覧を見ながら該当のメールがあるか検索しており、時間がかかっていました。

誰が書類を提出していて、誰が提出していないかを探すだけでも大変なのに、催促の連絡をするのも精神的な負担になっていました。

当たり前の業務が実は非効率だった…「ファイル添付オプション」導入のきっかけ

当初はあまり課題として認識していなかったのですが、ラクスの営業担当やカスタマーサクセス担当から話を聞いて、経費精算の際に書類を別途提出させていることが非効率だということに気づきました。（慣れもあり、当たり前の業務だと思っていました…）

それに、自社の運用を見直している際に、各部署で独自で運用している書類なども含めると
何種類もの書類があることを改めて認識しました。

申請者・承認者・経理担当者、それぞれにとって少しでも運用をラクにするために「ファイル添付オプション」があることを知り、管理や確認がラクになりそうという期待から導入を検討しました。

「あの書類は届いてる？」がゼロに！「ファイル添付オプション」導入後の変化

メールで書類を提出する運用は「ファイル添付オプション」の導入をきっかけに廃止し、メールから書類を探すという手間が大幅に削減！

必要な書類が添付されていない精算伝票は申請ルールの設定で注意喚起＆差戻しができるようになったため、書類の提出漏れがほとんどゼロに。

承認時の添付書類の確認もラクになりました！

「ファイル添付オプション」で導入当初の期待値をさらに上回る結果に

経費精算時に必要な書類に加えて、Excel形式の事前申請書も添付。
「楽楽精算」の標準機能である事前申請機能はあえて使わず、「ファイル添付オプション」で、使い慣れたExcel形式の事前申請書を添付してもらっています。

もともと経費使用前に事前申請書を提出してもらえることが少なく、標準機能の運用をするには申請者にとってハードルが高いと判断。
まずは経費発生後でも申請書を提出してもらうことを優先しました。

「ファイル添付オプション」導入後の今では、ほとんどの申請者が事前申請書を添付して提出！従来のExcel形式の事前申請書をメールで提出するフローに近い形を保てており、精算時に一緒に申請書も添付できるため、申請者にとっても手間が少なく、自然な流れで対応できています。

当初の導入目的だった書類提出漏れなどの確認の手間削減はもちろん、事前申請書を書くことで経費の使い過ぎを減らすという本質にも一歩近づくことができました！
今後も徐々に理想的な運用に近づけていきたいと考えています。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。「ファイル添付オプション」について詳細を知りたい方は、以下もあわせてご確認ください。

 

 

（記事ID：3044）

領収書添付漏れの伝票、申請があがってくるたびに差戻しが発生しウンザリ…
そんなお悩みを解消する便利な設定をご案内します！
※本記事は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

必ず「領収書／請求書」を添付させたい場合

社内規定で「領収書なしの経費精算は不可」など、どんな場合も添付必須にしたい場合は「項目設定」メニューで「領収書／請求書」項目を「必須」の設定にしましょう。

添付がないまま申請しようとすると、エラー表示（申請ができない状態）になるため、添付漏れ防止になります。

なお、項目の入力設定（任意／必須／非表示）は、申請種別（メニュー）ごとに設定できます。
例えば、『「交通費精算」は任意で良いが、「経費精算」では領収書を必須にしたい』といったケースにも対応可能です！

設定手順

1. 「管理」タブ > 「項目設定」 > 「項目設定」明細項目の「OP：領収書/請求書」の
　 編集ボタンをクリック

2. 入力設定を「必須」に設定

3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

特定の交通機関や内訳を選んだ場合のみ「領収書／請求書」を添付させたい場合

例えば、タクシーや新幹線利用、ホテル宿泊など、特定の交通機関／内訳を選択した場合のみ「領収書／請求書」の添付を必須にしたい場合などは、「申請ルールの設定」が便利です！

「申請ルールの設定」にて、「特定の交通機関／内訳を選んでおり、かつ領収書／請求書の添付が無ければエラーを出す」という設定ができます。

設定手順の詳細は、特定の交通機関／内訳を選択した場合のみ、「領収書/請求書」の添付を必須にする方法を知りたいをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3005）

支払確定の際に、特定の支払先だけを選択したいのに、探すのに時間がかかる…
ということはありませんか？

実は、支払先マスタや社員マスタのフリー項目を使うことで、支払確定時に絞り込みをかけることができます！

本記事では、「口座引落し」を例に、支払確定時に特定の伝票のみに絞り込んで、支払確定する手順をご紹介します。

設定手順

事前に「支払先マスタ」にて、口座引落しとなる支払先の「フリー1」に「口座引落し」と設定します。
※「口座引落し」というキーワードが必須ではありません。
　検索時に利用するため担当者にとってなじみのよいキーワードがおすすめです。

設定手順

1. 「管理」タブ >「支払先マスタ」をクリック
2. 口座引落しと設定したい支払先の「編集」ボタンをクリック
3. 「フリー1」～「フリー3」のいずれかに「口座引落し」と入力する
4. 画面左下の「登録」をクリック

≪完了≫

操作手順

1. 「経理処理」タブ >「支払確定（支払先）」をクリック
2. 対象のデータを検索
   検索条件の設定で、「支払先」欄の「＋」マークをクリックし、「フリー1」～「フリー3」部分に「口座引落し」と入力して検索することで、あらかじめ「支払先マスタ」にて「口座引落し」と登録してある支払先だけを絞り込めます。
   
   

※社員マスタのフリー項目を使用した場合、「申請者」欄の「＋」マークからフリー欄の入力ができます。

3.口座引落しで処理する、支払待ちデータの「確定」欄にチェック

4.「支払日」欄の左側にある「振込元」欄で、口座引落し用の振込元を選択

5.「支払日」欄に引落し日を入力して、「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

「口座引落し」の支払に関する詳細は、口座引落しによる支払手順をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3024）

「楽楽精算」には申請者にも便利な機能がたくさんあります。
今回は営業太郎さんの出張を例に、「楽楽精算」がどのように活用できるかを見ていきましょう！

営業太郎さんの出張日記

「出張精算」までの流れ

6月1日（木）  6月6日（火） 6月7日（水） 7月3日（月） 7月4日（火）

6月1日（木）　「出張伺書」を申請

7月3日（月）から、遠方の取引先へ2日間の営業出張をすることになった。
社内規定では、まずは「楽楽精算」上で「出張伺書」の申請・承認が必要だ。
 

 

6月6日（火）　「出張申請」を申請

「出張伺書」の承認が完了した。宿泊先の予約も済ませて「出張申請」をしよう。
パソコンとWiFiルーターを持参したいため、ワークフローで「備品持ち出し申請書」も申請しておこう。

6月7日（水）　ICカード連携のために事前設定

「出張申請」と「経費申請」の承認が完了した。
当日は電車移動になるので、ICカード履歴を「楽楽精算」に読み取れるように、事前にICリーダーアプリのダウンロードと、初期設定を完了させておこう！

 

7月3日（月）　出張初日

出張初日の流れ

出張初日。新幹線の乗車券と特急券を購入。領収書は忘れずに受け取る。
社内規定で利用明細も必要なため忘れずにもらっておく。

そのまま、新幹線と電車を乗り継いで取引先に訪問。
商談では資料やサンプル品を使いながら案内し、先方も興味を持ってくれたようだ！

　　　　　︙

夜、宿泊先にチェックイン。

忘れないうちに今日の交通費としてICカード履歴データと、発生した領収書を、「楽楽精算」のスマートフォンアプリで取り込んでおこう。
 

7月4日（火）　出張2日目　「出張報告書」

出張2日目の流れ

出張2日目。宿泊先をチェックアウト。宿泊費は従業員立替のため領収書を受け取る。
そのまま取引先へ訪問。本町駅で昼食を食べてから東京に帰ろう！

新幹線の移動時間で、「楽楽精算」のスマートフォンアプリから宿泊費と昼食代の領収書を読み取っておく。

　　　　　　︙

東京に戻ったらそのまま取引先へ。商談が終わったら今日の予定は終了！
家に帰ってノートパソコンから、今日中に出張報告と出張精算を済ませよう。

弊社では「出張精算」は「出張報告書」も兼ねているため、「出張申請」を紐づけしたら出張報告を記載し、新幹線の利用明細や商談時の提案資料を添付する。

当日の移動内容は、ICカード履歴を使って明細をラクラク作成！
最後に新幹線・宿泊・昼食の領収書を明細に添付して申請！

これで今回の出張の報告＆出張精算は完了！出張お疲れ様でした！

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このように「楽楽精算」をフル活用することで、申請者自身が手動で交通費を記入したり、経費精算書を印刷して押印を待つ手間が省けます。

経理担当者だけではなく申請者も楽になることで、貴社の経費精算業務がよりスムーズになりますと幸いです。

（記事ID：3016）

インボイス制度対応で領収書・請求書情報の1つとして必要になる「事業者登録番号（T番号）」。

申請者にT番号を入力させる場合、記載ミスによって消費税控除に影響が出ることを避けたいのはもちろんですが、そうならないためのチェックや修正作業にも負荷がかかることが予想されます。

そんな不安を解消するには、T番号の自動読取機能がおすすめです！

T番号を自動で読み取り＆有効性判定で入力ミスを削減！

　　　　　　　　　　　　　　　＼　ここがポイント！　／

• スマートフォンアプリ／スキャナでの領収書・請求書データ取込時に、T番号を自動で読み取り（*1）
• 国税庁のデータベースを照合し、T番号の有効性を判定

*1　本機能のご利用には「電子帳簿保存法オプション」のご契約・ご設定が必要です。

ご利用方法

本機能は「電子帳簿保存法オプション」の追加機能となります。

「電子帳簿保存法オプション」をご契約中の方

2023年8月21日にリリースが完了し、本機能をご利用いただけるようになりました。
すでに電子帳簿保存法オプションで領収書・請求書の自動読取をご利用の場合は、追加設定は必要無く「T番号の自動読取」および「有効性判定」機能をご利用いただけます。
詳細は、事業者登録番号の有効性判定をご確認ください。

なお、初期設定やスマートフォンアプリの利用設定がお済みでない方は、電子帳簿保存法オプション　スマートフォンアプリの基本設定（全体概要）をご参照の上、設定を行ってください。

「電子帳簿保存法オプション」をご契約でない方

別途、本オプションのご契約・ご設定が必要です。
詳細は、「電子帳簿保存法オプション」機能概要をご確認ください。

※販売パートナー（販売代理店）経由でご契約の場合は、ラクス社からオプション契約・料金などに関するご案内ができかねます。大変お手数ですが、ご契約先の企業様にお問い合わせください。

申請者・管理者の双方で作業負担の増加が予想されるインボイス制度対応。
「電子帳簿保存法オプション」の便利機能を使って、少しでも楽に対応しましょう！

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3015）

未承認のまま止まっている伝票について、 承認者に都度声をかけに行くのが面倒…
そんなお困りはございませんか？

「催促メール送信」を利用すれば、承認が止まっている伝票の承認者へまとめて承認の催促メールを送信することができます！

また「楽楽精算」アプリをお使いの場合は、スマートフォンのプッシュ通知機能でお知らせすることもできます！

本記事では、催促メールの送信方法とプッシュ通知についてご紹介します。

催促メールの送信方法

1. 未承認伝票一覧を開く
   「申請・承認」タブ > 「催促メール送信」の「未承認伝票」を開きます。
2. 催促メールを送信
   催促メールを送信したい伝票にチェックをいれ、左下の「催促メールを送信する」をクリックします。
   
   ≪完了≫

詳細は、催促メール送信をご確認ください。

「楽楽精算」アプリプッシュ通知の設定手順

「楽楽精算」アプリをご利用の場合は、スマートフォンの画面上に、通知バナーやアイコンバッジなどのお知らせを表示することができます。

【例】通知バナー
 
【例】アプリアイコンバッジ

※Android版のアイコンやアプリアイコンバッジの形状色は、
　ご利用のスマートフォン端末により異なります。

設定手順

プッシュ通知の送信設定は管理者で一括設定します。

1. パソコンで「楽楽精算」にログインし、「管理」タブ >「システム設定」をクリック
2. 「セキュリティ」タブ >「スマートフォン設定」の「有効にする」が選択されていることを確認
3. 「基本情報」タブの「プッシュ通知設定（スマートフォンアプリ）」にて「プッシュ通知機能」を「利用する」または「利用しない」を選択
    
4. 「利用する」場合は、「通知対象」を選択
    
5. 「確定」をクリック

≪完了≫

詳細は、スマートフォンアプリのプッシュ通知の設定手順をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本機能によって、「楽楽精算」外でのコミュニケーション負担が少しでも軽減されますと幸いです。

（記事ID：3017）

「伝票確認にかかる手間をもっと減らしたい…」
「毎回の精算確認がもっと楽になれば…」

...といったお悩みはありませんか？
そのお悩み、「差異の判定」機能を活用することで、解決できるかもしれません！

「差異の判定」機能は、事前申請の内容と事後精算との内容に違いがある場合に、「差異あり」と表示してくれる機能で、事前申請種別をご利用いただいている場合に便利です！
これにより、経理担当者が確認する手間が省け、確認作業にかかる時間が大幅に短縮されます。

本記事では、「楽楽精算」の基本機能である「差異の判定」機能を活用事例とともにご紹介します。

「差異の判定」機能

「差異の判定」機能は、事前申請と事後精算の内容に異なる点がある場合に自動でチェックし、精算伝票に「差異あり」と表示する機能です。
この機能により、経理担当者は1項目ずつ目視で確認せずに、不一致がひと目でわかるため、確認作業の手間が大幅に削減され、ミスの防止にもつながります。

✅事前申請と事後精算の内容に違いがある場合、自動で差異をチェック
✅異なる箇所が見つかると、精算伝票に「差異あり」と表示
✅1項目ずつ目視での確認が不要になり、確認作業の効率が向上

「差異あり」を表示する設定ができているかどうかは以下の手順で確認ができます。

確認手順

1. 「管理」タブ >「項目設定」をクリック
2. ヘッダ項目の「申請No.」をクリック
3. 「差異の判定」が「判定する」になっているかを確認
   以下のように「判定する」になっている場合は、事前申請と事後申請の差異があるかを判定します。
   

≪完了≫

承認時のイメージ

1.「申請・承認」タブ > 未承認の申請・精算伝票の一覧をクリック

2.未承認一覧から「申請との差異」が「あり」になっている伝票を確認

3.該当の伝票No.をクリックし、「申請と比較表示する」をクリック
4.事前申請と差異がある箇所が以下のように赤く表示される
≪完了≫

 

活用事例

「差異の判定」機能によりチェック業務にかかる時間が導入前の約1/5まで削減！

【Before】
A社では、出張旅費、物品購入費、交際費に関して、事前申請が必須でした。
経理担当者は、これらの経費申請が事前申請内容と一致しているか確認するため、1項目ずつ目視で確認を行っていました。
確認作業には時間がかかり、担当者の負担が大きいと課題がありました。
【After】
「差異の判定」機能の活用により、経理担当者は事前申請と事後清算の差異をひと目で確認できるため、1項目ずつ目視での確認が不要になり、確認作業の負担が軽減されました。
これにより、経理担当者のチェック業務にかかる時間が、導入前の1/5の時間で確認作業が完了するようになりました。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3049）

お客様のお話をお伺いしているなかで、上記のようなご相談を受けることがあります。

意外と知られていないのですが、「楽楽精算」ではパスワードの有効期限やパスワードポリシー、アカウントロックの設定をみなさんの管理画面で行うことができるんです！

本記事ではどういった内容が設定できるのかをご案内します。

設定できる内容

セキュリティ設定

• セッション保存時間：「楽楽精算」から強制ログアウトされるまでの無操作時間を設定できます。
• パスワード有効期限：設定されている パスワードの有効期間を変更できます。
• パスワードの再利用：過去設定されたことのあるパスワードの再利用を禁止するかどうかを設定できます。
• パスワードの文字数：1～30までの間で設定できます。
• パスワードポリシー：パスワードに含む必要のある文字を以下の5パターンから選択できます。
  ・無制限
  ・英字（小）、英字（大）、数字、記号のすべてを使用
  ・英字（小）、英字（大）、数字、記号のうち3種類以上を使用
  ・英字（小）、英字（大）、数字、記号のうち2種類以上を使用
  ・英字（小）、英字（大）、数字、記号のうち2種類以上を使用　※記号は必ず使用

※パスワードの文字数やパスワードポリシーは、パスワードの設定・変更画面に反映されます。

アカウントロック設定

• ロック設定：
  ログイン時のID・パスワードが間違っていた場合に、何回ログインに失敗したらロック（ログイン不可）にするかを設定できます。
• ロック解除設定：
  ロックされた後に、何分後に自動でロックを解除するかを設定できます。
• ロック通知メール設定：
  ロックされた際に、通知する先を設定します。

 

各項目は「管理」タブ >「システム設定」>「セキュリティ」タブから設定できます。
詳細は、システム設定 >「セキュリティ」タブをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

最終回の次回は「楽楽精算」でできる、その他のセキュリティ対策に関する情報をお届け予定です！次回もお楽しみに！

（記事ID：3028）

「楽楽精算」には承認者にも便利な機能がたくさんあります！
今回は、課長一郎さんのとある月末の1日を例に、「楽楽精算」がどのように活用できるか
見ていきましょう！

課長一郎さんの承認日記

とある月末の1日のスケジュール

8:00　経費精算の伝票確認・修正・承認

「楽楽精算」を導入するまでは、申請された精算伝票に「必要書類が添付されていない！」ということが多々あり、担当者がいるデスクまで確認に行ったり、電話で確認するなど朝から対応に追われていた。

社内規定では、出張時には出張報告書、物品購入時には稟議書の提出が必要なため、別途メールで送ってもらっている。送られてきたメールをさかのぼりながら、申請内容と突き合わせる手間も発生していた。

でも、今は「楽楽精算」があるから、かなり楽になった。申請内容と添付書類が紐づいているので、探し回らずに済むし、すぐに確認できるのが本当に助かる。

参考：複数のファイルを添付する場合の申請イメージ

 

 

9:00　自身の経費精算

承認業務に加え、自身の経費精算もこなさなければならない。物品購入の稟議書はメールに添付して提出するため、件数が多いと送付漏れが発生することもある。
申請者としても、経費精算にミスが出るのではないかと不安になるけど、「楽楽精算」の申請ルールを設定されているおかげで、申請ミスも減ったし、差し戻しや再申請にかかる時間もかなり減った！

出張報告書は「ワークフローオプション」を利用するようになって、メールのやり取りを気にしなくていい！もし出張報告書が添付されていない場合も「出張報告書は必ず添付してください。」とエラーが出るからうっかりしたミスが防げて安心！　　「出張報告書は必ず添付してください」とエラーが出るように申請ルールで制御。

詳細は、申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例をご確認ください。

 

10:00　経費精算にかかった実績の確認

今月の売上と請求書を最終確認。
「楽楽精算」で今月かかった経費の実績もこのタイミングであわせて確認。
 
今までは紙やエクセルで予算の管理をしていたから、手動のチェックに手間取っていたけど、「予算管理オプション」を導入してから、何のためにどのくらい予算が使われているか一目瞭然に！

プロジェクト別に予算・実績を確認可能

部門別やプロジェクト別の経費予算を設定し、それに対する実績を集計できるから経費の利用状況をぱっと視覚的に把握することができて便利。

13:00　部下の商談同行中に承認業務が発生

今日は外出中に承認業務が発生。外出先での承認業務は面倒だと思っていたけど「楽楽精算」をスマートフォンで使えるようになったおかげで、外でもサクサク対応できるようになった。
どこにいても簡単に承認できるので、本当に便利。

16:00　翌月の予算確認

そろそろ翌月の予算を確認。今までは月末にバタバタとしていたけど、「予算管理オプション」で月ごとの経費予算と実績を確認できるようになってから、予算の見通しもスムーズに立てられるように。

これで今日の業務は完了！お疲れ様でした！

 

 

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今回ご紹介した便利機能で日々の承認業務はもちろん、自身の経費精算もより効率的に進めることができます。

課長一郎さんのように便利機能をフル活用すれば、月末の業務もストレスフリーに！
ぜひ、今後の業務改善にお役立てください。

（記事ID：3041）

複数部門に所属している申請者が、誤った所属部門で伝票を申請してしまう…
ということはありませんか？

所属部門ごとに承認フローが異なる場合、誤った部門で申請すると誤った承認フローで伝票が回ってしまいます。
承認者の確認の手間も増えてしまいますよね…。

「申請・承認」タブ画面の左上から所属部門の選択ができますが、申請するたびに所属部門を意識して選択してもらうのはなかなか難しいものです。

でも、大丈夫…！
申請画面を開く際に、所属部門を選択するダイアログを表示することができるんです。

本記事では、複数部門に所属する申請者が申請画面を開いた際に、どの部門として申請するかを選択するダイアログを表示する設定の手順をご紹介します。

設定手順

1.「管理」タブ >「システム設定」をクリック

2.「申請時の所属確認」の「確認する」を選択

3.「確定」をクリック

≪完了≫

申請画面での見え方

【Before】

【After】
 

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3025）

「楽楽精算」製品画面から「楽楽精算サクセスナビ」を開きたいというご要望を、お客様からよくお寄せいただきます。

実は、「楽楽精算」の「管理」タブから「楽楽精算サクセスナビ」を開くことができるんです！
毎回、製品画面とは別にページを探すのが大変だと感じている方は、ぜひご確認ください。

「楽楽精算」から「楽楽精算サクセスナビ」を開く方法

「管理」タブ左上の「ヘルプページはこちら｜楽楽精算サクセスナビ」から開くことができます。
これにより、簡単に「楽楽精算サクセスナビ」へアクセスすることができます。

※「管理」タブ以外の画面では表示されません。

お知らせ：「楽楽精算サクセスナビ」のAIチャットボット「フムフム」をご活用ください！

「楽楽精算サクセスナビ」をご利用の際は、画面右下にの生成AI機能を備えた検索チャットボット「フムフム」もぜひご活用ください！
チャット形式で質問ができるため、簡単に回答にたどり着くことができます。

詳細は、AIチャットボット「フムフム」の活用ガイドをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
他にも「楽楽精算サクセスナビ」では、使い方のマニュアルだけでなく、新機能やセミナー情報など、経理の皆さまに役立つ情報を提供していますのでぜひご確認ください。
本記事が「楽楽精算サクセスナビ」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3046）

承認伝票が溜まっているときに「内容をざっと見て、優先で承認すべき伝票を知りたい…！」
あとになって訪れる「〇月〇日のあの伝票の内容を確認したいけどどれだっけ…？」

そんなときに一覧画面の項目だけではわからないため、結局一つずつ開く必要があり大変…ということはありませんか？

実はこの「一覧画面」に表示する項目、カスタマイズできるんです！
優先チェックしたい項目を一覧画面に追加すれば、1つずつ伝票を開く手間をなくせます！

本記事では、伝票の項目を一覧画面に表示する設定手順をご紹介します。

設定手順

1. 一覧画面レイアウト【編集】画面を開く
   「管理」タブ >  申請画面・帳票レイアウト > 一覧画面レイアウト【編集】をクリック 
2. 一覧に表示したい項目を追加
   「申請・承認」タブ >「未承認」各申請種別ごとの画面（「未承認の経費精算」など）に表示したい場合は「承認一覧」タブを選択します。
   「閲覧」タブ >「管理者用データ一覧」に表示したい場合は、「管理者用データ」タブを選択します。その後、表示したい項目をドラッグ＆ドロップで一覧に配置します。
   ※ヘッダに配置されている項目であれば、追加できます。
   

≪完了≫

設定イメージ　【例】未承認の出張精算 一覧画面

詳細は、一覧画面の表示項目を編集する方法を知りたいをご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3018）

「支払一覧表はCSVで出力できますか？」
と、お客様からお問い合わせをいただくことがあります。
大変恐れ入りますが、「支払一覧表」そのものはPDFでの出力のみです。

しかし、「伝票データ出力の設定」で事前に設定を行い、「伝票データ出力」をすると、「支払一覧表」に近しい内容をCSVデータで出力することができるんです！

本記事では、「伝票データ出力」の機能を利用して、支払一覧表で出力される情報が含まれたCSVデータを出力するための設定方法をご案内します。

出力されるデータのイメージ

支払一覧表（PDF形式のみ）

※本例では社員向けの支払情報ですが、支払先向けの支払一覧表も出力できます。
詳細は、支払一覧表をご確認ください。

「伝票データ出力」で出力したCSVデータ

※出力されるCSVのソート順は「申請種別 → 伝票No. → 明細No.」となり、指定できません。

 

設定手順

1.「管理」タブ >「伝票データ出力の設定」をクリック

2.「新規登録」をクリック

3. 以下のとおりに設定
・メインデータ欄：複数伝票データの出力
・出力設定名　　：任意の名称を入力
・出力する項目　：以下の項目を配置

　　ヘッダ情報：支払No.
　　ヘッダ情報：申請者CD
　　ヘッダ情報：申請者名
　　ヘッダ情報：支払先CD
　　ヘッダ情報：支払先名
　　ヘッダ情報：伝票種別
　　ヘッダ情報：伝票No.
　　ヘッダ情報：支払日
　　ヘッダ情報：振込元名
　　ヘッダ情報：仮払金額
　　ヘッダ情報：精算額
　　ヘッダ情報：源泉税額
　　ヘッダ情報：合計

・出力伝票：以下のチェックを外す

　　出張申請
　　海外出張申請
　　経費申請
　　交際費申請

4.「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

これで事前の設定は完了です！

設定したデータを出力する手順は、伝票データをCSV出力する手順 > 伝票データ出力をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3026）

仕訳データ上で、貸方の仕訳を手修正で集計する手間は発生していませんか？

「楽楽精算」では、集計した状態で仕訳データを出力可能です！
本記事では、貸方のみ集計する方法を2パターンご紹介します。

貸方を集計すると、どのように出力される？

「仕訳データ出力の設定」で貸方に集計条件を設定することにより、以下イメージのように、集計前に比べ出力行数を減らすことができます。

集計方法は、借方／貸方を同じ行で出力する方法と、借方／貸方の行を分けて出力する方法の2つのパターンがあります。

イメージ

集計前：伝票明細1行に対して、仕訳1行が出力されている状態

↓　　　↓　　　↓

集計後：申請者単位で貸方科目、金額が集計されている状態

• パターン１：借方／貸方を同じ行で出力する場合

• パターン２：借方／貸方の行を分けて出力する場合
  ※借方の情報が入っている行は貸方部分が空白、貸方の情報が入っている行は借方の部分が空白となります。

※借方の情報が入っている行は貸方部分が空白、貸方の情報が入っている行は借方の部分が空白となります。

設定方法

パターン１：借方／貸方を同じ行で出力

「仕訳データ出力の設定」画面にて、仕訳の方法を「複合仕訳」とし、借方／貸方の出力で「借方／貸方を同じ行で出力する（弥生会計）」を選択します。
そのうえで「貸方の集計条件」を設定します。

※設定手順の詳細・注意事項は、仕訳の貸借をN：Nで出力する手順（複合仕訳） をご確認ください。

パターン２：借方／貸方の行を分けて出力

借方／貸方の出力で「借方／貸方の行を分けて出力する」を選択し、「項目情報２」に貸方の集計条件を設定します。
※「項目情報2」を貸方用として利用する前提です。

※設定手順の詳細・注意事項は、仕訳の貸借をN：Nで出力する手順（複合仕訳）をご確認ください。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3010）

こんなお悩みはありませんか？
今回はそんなお悩みを「予算管理オプション」でどのように解決できるのかを、X社の事例を用いてご紹介します！

建設現場の予算管理をリアルタイムで「見える化」

X社は、商業施設やオフィスビルなどの建設プロジェクトを手掛ける総合建設業の企業です。
「安全と品質を第一に、社会に貢献する建造物を提供する」をコンセプトに、設計から施工、アフターメンテナンスまで一貫して担っています。
複数のプロジェクトが同時進行する中で、各現場のコスト状況や予算の進捗を、素早く正確に把握することを重視しています。

X社における具体的な予算管理の実態と課題

X社では、工事実行予算管理表で予算を管理。
予算は「材料費」「外注費」「労務費」といった直接費に加え、「交通費」「通信費」「備品費」などの間接費も細かく勘定科目ごとに積み上げて設定していました。

ただ、現場担当者が独自に作成した異なるフォーマットの予算管理表が複数存在。
統一されていない書式や入力ミスも散見され、集計や照合には多くの時間と手間がかかっていました。

このような管理方法は多くの建設業の“あるある”の一つで、「うちの現場もこんな感じ」という共感の声も多く聞かれます。

表計算ソフトのイメージ

※表はイメージです。実際のフォーマットは現場ごとに異なっていました。

こうした状況が、経費と予算のリアルタイム連携を妨げており、現場・経理双方にとって大きな負担となっていました。

経費は見えても、予算が見えない…「予算管理オプション」導入前の課題

各プロジェクトの経費精算データは「楽楽精算」で効率的に管理できていましたが、その経費精算データと予算の照合は別途、手作業や別の表計算ソフトで実施。

そのため、あるプロジェクトで急な資材購入や追加工事が発生した際も、その場で予算への影響を確認することはできませんでした。

「今、このプロジェクトは予算に対してどれくらい使っているんだろう？」
「この発注、予算オーバーにならないだろうか…？」

といった疑問や不安は、最終的に数字がまとまるまで解消されることはありませんでした。

リアルタイムでの予算実績の把握が難しく、予算オーバーに気づくのはいつも月末の集計時。予算超過の時点で迅速な対策が打てないことが課題でした。

経費申請を行う現場担当者にとっても、自分の申請がプロジェクト予算にどう影響するのかを把握する手段がなく、現場レベルで予算に対する意識を浸透させることも難しいと感じていました。

これ、もっと早く知りたかった！「予算管理オプション」導入のきっかけ

「予算の実績って月末に確認するもの」
「月末にならないと予算の状況がわからない」

正直、不便とは思っておらず、予算管理ってそういうものだと当たり前のこととして受け入れていました。

そんな中、ラクスの営業担当やカスタマーサクセス担当から話を聞いて、経費データと予算がリアルタイムでつながることのメリットを知り、「これまで、すごく非効率なやり方をしていたかもしれない」と気が付きました。

特に実感したのが、複数プロジェクトを同時に抱えている中でのコスト管理。現場ごとの経費が把握できないことが、採算や全体予算に大きく影響してしまう…そんなリスクに改めて気づいたのです。

「予算の見える化」は、現場だけでなく、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担も減らしてくれるはず。そう確信し、「予算管理オプション」の導入を本格的に検討しました。

「予算オーバー」は過去の話に！「予算管理オプション」導入後の変化

「予算管理オプション」の導入後は、予算と実績がリアルタイムで紐づくように！
部門別・プロジェクト別に予算を設定・集計できるのはもちろん、さらに「勘定科目」や「補助科目」ごとにも細かく予算を設定できるため、より精度の高い予算管理が可能になりました。 ※実績の内訳（申請と精算）、予実差、消化率を任意で表示させることができます。
※部門別でも、同様に表示項目の選択が可能です。

経費の利用実績は、最終承認が完了していれば、事前申請の段階から予算使用予定としてカウントされるため、見込みも含めた予算を把握できます。

特別な操作は必要なく、集計したい期間や勘定科目などを選ぶだけで誰でも簡単に集計結果を確認することができます。

経費予算が超過する前に、現場で気づける仕組みを実現！

警告・エラー表示のルールも活用しています。

経費申請や精算時に、あらかじめ設定したラインを超える場合、
申請画面上に警告メッセージや申請自体ができないよう制御できるようにしました。

【例】部門の実績値が予算の80％を超えた場合、「予算の80％を超える申請となります。」というエラーの設定で注意喚起が表示される。

これにより、現場の担当者自身が申請時点で予算残を意識できるようになり、結果的に予算オーバーの防止を実現！

このようにして、「管理部門があとで調整」ではなく、申請時点から予算を“自分ごと”として意識できる環境を整えることができました。

「予算管理オプション」の導入を機に、予算管理をタイムリーに行えるため、速やかに行動につなげて経営判断に役立てることができています。

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 X社の事例を参考に「予算管理オプション」の活用イメージが掴めましたでしょうか？
貴社でもぜひ、「楽楽精算」のさまざまな機能を活用して業務効率化を進めてみてください。

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
「予算管理オプション」について詳細を知りたい方は、以下もあわせてご確認ください。

 

 

（記事ID：3047）

運用開始前の最終確認や、人事異動が発生してマスタの登録変更をしたとき…
「全員に正しく承認フロー・承認者を設定できたかな？」と心配になる場面では、ぜひこちらの機能をご利用ください！

承認者の設定状況をCSVで出力する

「承認者の設定」メニューにて、「すべての社員」または「承認者が未設定の社員」の設定状況をCSV出力し、一覧で確認することができます！

社員別だけではなく、所属部門ごとの出力形式にすることも可能です。

また、特定の承認フローが設定されている社員の一覧を出力することもできますので、例えば、古い承認フローで設定されている社員がいないか？といったチェックも簡単に行うことができます。
※伝票種別ごとに出力されます。
「伝票種別」項目で出力したい種別を選択し、CSV出力してください。

出力手順

1.「管理」タブ > 「承認者の設定」をクリック

2.「CSV出力」タブをクリック

3.各項目を選択し、「CSV出力」ボタンをクリック

≪完了≫

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3001）