「楽楽精算」の導入をご検討いただいた理由の１つとして、「申請書類の差戻し業務を減らしたい！」という課題を多くお伺いします。
「楽楽精算」の導入を機に、差戻し業務は減少してきましたでしょうか。
本記事では、お客様からお伺いした、差戻しを減らすための工夫を申請者向け・承認者向けでそれぞれご紹介します！
経理部永遠の課題である「差戻し」を少しでも減らすヒントになれば幸いです。
差戻しを減らす工夫
申請ルールを活用する
最も活用されているのが、「申請ルール」で制御する事例です。初期設定時に「申請ルール」を設定している場合でも、運用開始後に目立つミスがあることがわかってきたタイミングで「申請ルール」の追加をご検討いただくケースがございます。
「申請ルール」に関する内容については、下記ページをご確認ください。
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申請画面の項目にポップアップを出す（申請者向け）
申請画面の明細の中に、操作の手順などのポップアップを出すことができます。
対象の項目にマウスポインタをかざした際に表示され、申請者が戸惑いやすい項目について、簡単な説明を記載することができます。
設定手順
1.「管理」タブ >「項目設定」をクリック
2.表示させたい「申請種別」の「項目設定」をクリック
3.「説明」に表示させたい内容を記載
4.「確定」ボタンをクリック
≪完了≫
ポップアップに気付いてもらう工夫
また、マウスポインタをかざした際に説明が表示されることを申請者に気付いてもらうために、項目の「表示名」に「★」などの記号を付ける運用をされているケースもございました。
あわせてキャプチャのように、申請画面のコメント欄に説明が表示される旨を記載しているという工夫もお伺いしました！
差し戻しがあった際に、修正ポイントを分かりやすくする工夫
次に、差戻しが発生してしまった場合でも、
- 差戻しと修正のやり取りの回数を減らす
- 次回以降の申請～承認をする際に、気を付けるべき間違えやすいポイントを把握してもらう
通知メールを活用する（申請者向け）
取下げや差戻しがされた際に、「通知メール」はご活用いただいておりますでしょうか。
実は、通知メールは文面を変更することができます。
通知メールの設定が初期設定のままになっている場合は、申請者・承認者の方が見やすいようにカスタマイズすることをおすすめしています。
詳細は、下記ページをご確認ください。
差戻し時のコメントを活用する（承認者向け）
差戻し時のコメントはご活用いただいておりますでしょうか。すでに活用されている場合でも、記載するコメントのルールを決め、浸透させることをおすすめします。
また、記載したコメントは「通知メール設定」の「承認履歴」にも表示されますので、あわせてご活用ください。
承認時や経理処理時に申請内容を修正する設定を有効にしている場合は、申請内容を修正する際のコメント入力を必須にする設定もおすすめです。
※「権限マスタ」より、「承認時の申請内容の修正」にチェックを入れている場合
設定手順
1.「管理」タブ >「システム設定」をクリック
2.「申請データ修正時のコメント入力」の「必須」を選択
3.「確定」ボタンをクリック
≪完了≫
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ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
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