「申請ルールの設定」機能であらかじめ設定した「社内の申請ルール」に違反した場合、エラーや警告メッセージを表示し、申請ミスを事前に防止できます！
本記事では、以下内容をご紹介します。
- 知っておきたい「申請ルール」の前提条件
- よく使われる「申請ルール」の設定事例
※設定の詳細は、「申請ルールの設定」をご確認ください。
知っておきたい「申請ルール」の前提条件
「申請ルール」は、承認時や経理処理時にも適用されます。
そのため、承認者や経理担当者が伝票を修正し「確定」ボタンをクリックした際にも違反条件に合致する場合、エラーや警告メッセージが表示されます。
申請ルールでできないこと
「申請ルールの設定」では実現できないこともあります。例えば「出張期間」を違反条件に設定することや、「●●日以降／以内」などの任意の日数を組み込むことはできません。
あわせて、申請ルールの設定でできないことを知りたいもご確認ください。
よく使われる「申請ルール」の設定事例
選択した交通機関・内訳によって〇〇をしたい
- 特定の交通機関／内訳を選択した場合のみ、「領収書/請求書」の添付を必須にしたい
- 特定の内訳が選択された場合、事前申請を必須にしたい
- 交通機関で「‐‐」を選択された場合、エラーにしたい
- 交通機関で「タクシー」を選択された場合、理由を必須にしたい
- 交通機関で「電車」を選択された場合、乗換案内以外の申請を禁止したい
- 課税項目ではない内訳を選択した場合に、免税事業者フラグのチェックボックスにチェックをするとエラーにしたい
日付によって〇〇をしたい
金額によって〇〇をしたい
インボイス関連
- 事業者登録番号の入力漏れがないようにしたいが必須項目にはできない場合の対応方法を知りたい
- 事業者登録番号の有効性判定が有効でない場合にエラーにしたい
- 交際費／会議費に関わる申請ルールを設定する際、インボイス制度に関する注意点を知りたい
- 事前申請の際に「適格請求書発行事業者」からの購入となるよう制御したい
- 領収書がない場合、特例または領収書の紛失の可能性があるが、アラートを出すことが可能か知りたい
その他
- 事前申請がないと精算できないようにする方法を知りたい
- 申請者の所属部門に関連するプロジェクト以外が選択された場合、エラーにしたい
- 自身の役職以外の手当を選択した場合、エラーにしたい
- 明細追加を必須にしたい
- 禁止文字の入力を制御したい
- 振替伝票に申請ルールを設定できるか知りたい
「申請ルール」については、設定パターンが広いため、「こんなルールを設定したいけどどうすれば良いかな？」という場合には、画面右上のお問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。
お役立ち情報
申請ルールを設定することで申請ミスは防げても、
- 申請金額と実際の精算額が合わない
- 規定金額を上回る申請が発生する
といった課題は残っていませんか？
そこでおすすめなのが 「予算管理オプション」です。
部門やプロジェクトごとの予算超過を未然に防ぐ仕組みを整えることができます。
「予算管理オプション」で、予算を意識した経費管理を実現しませんか？
詳細は、予算管理オプション ご利用検討中の方へをご確認ください。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
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