領収書／請求書の重複アップロードや二重申請を防ぐ方法を知りたい

二重申請を防止するための機能要素として、以下の2点があります。

• 二重申請を発生させにくくする機能

• 経理担当者が二重申請をチェックしやすくする機能

それぞれ順にご案内します。

1.二重申請を発生させにくくする機能

申請者が領収書／請求書を新規登録・編集するときや伝票を申請するとき、承認者が伝票を承認するときに、過去に申請した領収書／請求書と比較して、二重申請の恐れがある場合に警告メッセージを表示させることが可能です。
これにより、二重申請そのものの発生を防ぎます。

※本機能は「電子帳簿保存法オプション」をご契約中のお客様が追加申込なしでご利用いただける機能・設定です。

「システム設定」> 「電子帳簿保存法」の「二重申請の検知」を「有効にする」に設定することで、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合に、警告メッセージを表示することが可能です。

「二重申請」の判定基準などの詳細は、電子帳簿保存法オプション二重申請防止機能の仕様をご確認ください。

2.経理担当者が二重申請をチェックしやすくする機能

下記に記載する3通りの方法で、登録、あるいは申請後に「楽楽精算」から領収書／請求書のデータや伝票データを出力し、内容重複をチェックいただくことが可能です。

伝票データ出力

過去に申請された伝票データを、CSV形式で出力できます。
一度でも申請されたことのある伝票同士を比較してチェックできます。
※領収書／請求書の添付有無は関係なく、伝票明細の情報の比較です。

伝票データを出力する際、検索条件の「二重申請チェック」を利用することで、特定の項目において、重複しているデータのみを抽出し、確認できます。
詳細は、伝票データ出力 > 処理画面の説明 > 4．二重申請チェックをご確認ください。

「領収書/請求書管理」＞CSV出力

※本機能は「電子帳簿保存法オプション」をご契約中のお客様が追加申込なしでご利用いただける機能・設定です。

「楽楽精算」上にアップロードされた領収書／請求書データを、CSV形式で出力できます。
本対応であれば、領収書／請求書が申請前であっても「楽楽精算」に登録さえされていれば、出力してチェックすることが可能です。

領収書／請求書のファイル名や取引日、金額、取引先名、申請者名などを確認できます。
詳細は、「領収書/請求書管理」（管理タブ）> 検索画面一覧をご確認ください。
※「二重申請」項目が「該当する」と表示される条件は、電子帳簿保存法オプション二重申請防止機能の仕様をご確認ください。

チェックリスト

伝票の情報をPDFで出力することができます。
目視での確認とはなりますが、申請された伝票の内容を伝票状態ごとに確認が可能です。
詳細は、チェックリストをご確認ください。

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