概要
- 本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。
なお「電子帳簿保存法オプション」のご契約で本機能をご利用いただけます。
二重申請防止機能の利用のための追加費用は不要です。 - 領収書／請求書を新規登録・編集するときや領収書／請求書を紐づけた伝票を申請するときに、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、「楽楽精算」内で確認画面や警告メッセージを出すことができます。
- エラーとして、領収書／請求書を登録できないようにすることはできません。
イメージ図
※領収書B・C・Dの「該当する」というフラグをクリックすると、二重申請と判定されるもとになった領収書／請求書の情報が表示されます。
本イメージでは「領収書A／伝票No.100」が該当します。
判定のタイミング
二重申請の判定を行うタイミング
二重申請の判定を行うタイミングは以下の通りです。- 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を新規登録・編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
- 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき
二重申請の判定機能を有効にするためには、「管理」タブ >「システム設定」にて、「電子帳簿保存法対応」を「対応する」、かつ「二重申請の検知」を「有効にする」に設定している必要があります。
二重申請の警告メッセージが表示されるタイミング
二重申請の警告メッセージが表示されるタイミングは以下の通りです。※重複して申請している可能性のある領収書／請求書に該当する場合のみ表示されます。
- 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
- 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
- 承認者が承認一覧画面「承認」ボタンをクリック、または承認時の伝票画面を開いたとき
- 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき
- 承認者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票を修正し、「確定」ボタンをクリックするとき
警告メッセージの表示例
※警告メッセージの詳細は後述いたします
※スマートフォンアプリでも確認画面が表示されます
判定基準
領収書／請求書を新規登録・編集するときに二重申請と判定される基準
過去に登録済みの領収書／請求書の中に、以下すべての条件に該当するものが存在する場合は、二重申請の恐れがあると判定され、確認画面が表示されます。判定基準は変更できません。
- 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
- 版が「最新版」
- 申請者が同一
- 取引日が同一
- 金額の単位が同一
- 合計金額が同一
- 領収書／請求書のステータスが「申請済み」
申請時に二重申請と判定される基準
以下すべての条件に該当する領収書／請求書は、二重申請の恐れがあると判定され、警告メッセージが表示されます。判定基準は変更できません。- 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
- 版が「最新版」
- 申請者が同一
- 取引日が同一
- 金額の単位が同一
- 合計金額が同一
- 領収書／請求書のステータスが「申請済み」
注意
以下の場合は判定の対象外です。- 領収書／請求書のステータスが「未申請／一時保存／差戻し／取下げ／対象外」
- 「invox for 楽楽精算」から取り込んだ請求書
- ひとつの精算伝票に紐づけた異なる領収書／請求書同士
※画像例の2つの明細は、取引日（明細日付）や金額など二重申請の判定を行う条件となるような同一の領収書／請求書データですが、ひとつの精算伝票内に紐づけているため、二重申請の判定が行われません。
補足
- 「管理」タブ >「システム設定」>「二重申請の検知」の設定内容を「有効にする」へ設定変更後に、領収書／請求書を新規登録・更新または伝票に紐づけて申請したものから二重申請の判定を行います。
設定変更前に新規登録／編集したものは自動で二重申請の判定を行いません。
判定を行いたい場合は、下記いずれかの操作を行ってください。
・警告フラグを更新したい領収書／請求書を申請伝票に紐づけて申請する
・警告フラグを更新したい領収書／請求書の編集画面を開き、何も編集せずに「確定」ボタンをクリックする
※すでに伝票に紐づけ済みの領収書／請求書の場合は、上記操作を行うにあたり、先に伝票から領収書／請求書の紐づけを解除する必要があります。
また領収書／請求書の紐づけ解除は、伝票が申請者のもとにある場合のみ実施できます。
詳細は、申請者がアップロードした領収書／請求書の情報を承認者や経理で修正できるか知りたいをご確認ください。 - システム設定を「有効にする」設定にしているときに二重申請の恐れがあると判定された領収書／請求書は、システム設定を「無効にする」に変更しても、「二重申請」の警告メッセージは表示されたままになります。
初期値／チェック対象期間
初期値
各初期値は以下の通りです。- 「管理」タブ >「システム設定」>「基本情報」タブ >「二重申請の検知」項目
→「無効にする」 - 「二重申請の検知」項目を「有効にする」に変更した場合の「チェック対象期間」
→「1ヶ月前の月初～現在」
チェック対象期間
新規登録／編集した領収書／請求書が、「チェック対象期間」に含まれるかどうかは、領収書／請求書の「アップロード日」の月で判定されます。判定例
「チェック対象期間」を「1ヶ月前の月初～現在」に設定している場合- パターン１
4/5 領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
5/22 領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
→二重申請の恐れがあると判定される
※4/1以降に新規登録／編集された領収書／請求書がチェック対象になります。 - パターン２
3/5 領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
5/22 領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
→二重申請の恐れがあると判定されない
（記事ID：1221）
