概要
本オプションは、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」および「電子取引」に対応しています。受領した領収書／請求書を求められている保存要件に対応した形で保存をすることができるオプションです。
利用イメージ
※伝票作成時に新たに領収書／請求書をアップロードすることはできません。
※仕訳データに直接領収書／請求書の画像データを出力することはできません。
- アップロードされた領収書／請求書は、求められている検索要件を満たして検索することが可能です。
- JIIMA認証「電帳法スキャナ保存ソフト」「電子取引ソフト」を取得しています。
- 電子帳簿保存法の要件を満たす機能や、運用をラクにする機能を備えています。
└タイムスタンプ自動付与機能／要件を満たした検索機能／バージョン管理機能／
自動読取機能／入力期間判定機能など
（本オプションの料金にこれらの機能が含まれています。）
オプション概要資料
電子帳簿保存法の保存要件に対する「楽楽精算」の対応機能／役割範囲
スキャナ保存
「対応機能」欄について
「〇」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供しています。
「－」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供していません。
「※」：各要件に関わる機能を「楽楽精算」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。
| 要件 | 要件詳細 | 役割 範囲 |
対応機能 |
| 入力期間の制限 | 書類受領後、おおむね7営業日以内（早期入力方式） 書類受領後、最長2か月＋おおむね7営業日以内（業務サイクル方式） ※業務サイクル方式で運用の場合は、各事務の処理に関する規定が必要です。 |
お客様 ラクス |
※ |
| 読み取り解像度・階調 | 解像度200dpi以上 RGB250階調以上 |
お客様 ラクス |
－ |
| タイムスタンプの付与 | タイムスタンプを付与 | ラクス | ○ |
| 読み取り情報の保存 | 読み取った際の解像度、階調及び書類の大きさの情報を保存 ※書類受領者本人が電子化を行う場合で、かつA4サイズ以下の場合は大きさ情報は不要 |
お客様 ラクス スキャナベンダー |
○ |
| バージョン管理 | 訂正・削除を行った場合は履歴が残る | ラクス | ○ |
| 入力者など情報の確認 | 書類に関する入力を行う者又はその者を監督する者に関する情報を確認できる | お客様 ラクス |
※ |
| システム関係書類の備付け | 操作説明書、事務手続きを明かにした書類を備付け | お客様 | － |
| 帳簿との相互関連性の確保 | 国税関係書類（領収書/請求書）と会計ソフトの関連性の確保 | お客様 ラクス |
※ |
| 視認可能性の確保 | 要件を満たしたカラーディスプレイ・プリンターの備付け | お客様 | － |
| 検索機能の確保 | 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先により検索できる 日付又は金額の範囲指定により検索できる 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できる ※税務調査などの際に税務職員によるダウンロードの求めに応じる場合は、範囲指定及び項目を組み合わせて検索できる機能は不要です。 |
お客様 ラクス |
○ |
読み取り情報の保存／入力者など情報の確認の要件については令枝6年1月1日以降にスキャナ保存するものに関しては対応不要です。
電子取引
「対応機能」欄について
「〇」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供しています。
「－」：各要件に関する機能を「楽楽精算」で提供していません。
「※」：各要件に関わる機能を「楽楽精算」で提供していますが、お客様側での運用の取り決めや対応が必要です。運用方法はお客様ごとに異なります。
| 要件 | 役割 範囲 |
対応機能 |
| 以下のいずれかの対応が必要 | ||
| ①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受 | お客様 | － |
| ②タイムスタンプの付与、かつ 電磁的記録の保存を行う者又はその者を監督する者に関する情報を確認できる ・取引情報授受後おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与（早期入力方式） ・取引情報授受後最長2か月＋おおむね7営業日以内に タイムスタンプを付与（業務サイクル方式） ※業務サイクル方式で運用の場合は、各事務の処理に関する規定が必要です。 |
お客様 ラクス |
※ |
| ③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用し、取引情報の授受および保存を行う | お客様 | － |
| ④訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付 | お客様 | － |
|
検索機能の確保 |
お客様 ラクス |
○ |
|
見読可能性の確保 |
お客様 | － |
※②のタイムスタンプの付与について
タイムスタンプの自動付与機能はありますが、定められた期間内に「楽楽精算」へアップロードすることが求められます。この期間内へアップロードできるか、という部分はお客様にて担保いただく必要がございますため「※」としております。
電子帳簿保存法オプションの仕様
利用できる申請種別
精算伝票ならびに支払依頼の申請画面に、領収書／請求書を添付する（紐づける）ための項目を配置できます。
領収書／請求書の添付項目を配置できる申請種別
交通費精算／出張精算／海外出張精算／経費精算／交際費精算／支払依頼
領収書／請求書の添付項目を配置できない申請種別
出張申請／海外出張申請／経費申請／交際費申請／振替伝票
対応しているデバイス
- パソコン版「楽楽精算」
- スマートフォンアプリ「楽楽精算」（iPhone版／Android版）
- スマートフォンブラウザ版「楽楽精算」
アップロードできるデータ形式（拡張子）
| パソコン | PDF形式のデータ |
| スマートフォン | 「領収書の読み取り」ボタンからカメラを起動して撮影したデータ JPEG形式／PNG形式／PDF形式のデータ |
アップロードできるデータ上限／1環境のデータ総量上限
- アップロードできるデータ上限は1ファイルにつき20MBです。
- 1環境でのアップロードできるデータ総量の上限はありません。
タイムスタンプ機能
電帳法の保存要件で求められる、タイムスタンプの自動付与機能があります。
「楽楽精算」にアップロードが完了した時点でタイムスタンプが自動的に付与されます。
タイムスタンプ提供事業者の名称
アマノ株式会社
※総務省が創設した『タイムスタンプの総務大臣による認定制度』の認定を取得しています。（外部サイトへ遷移します）
なお、スキャナ機器で電子化したPDFファイルの保存時にこの機能をご利用の際は、
PDF形式が下記の条件を満たす必要があります。
詳細については、スキャンに使用する機器のメーカーにお問い合わせください。
- 国際標準規格のPDF形式であること
- PDFのバージョン番号の主バージョンが「1」であるPDF
またはPDFのバージョンが「2.0」であるPDFであること - 標準セキュリティのリビジョンが「2,3,4,5,6」のいずれかであること
- 標準セキュリティハンドラ以外のセキュリティが設定されていないこと
データの保存期間
アップロード時を起点に11年4か月保存されます。※なお、現時点では上記保存期間を過ぎても削除されません。
保存期間を過ぎた際の対応については今後検討予定です。
電子帳簿保存法対応を始めるために必要な期間
各社のご状況にもよりますが、最短2週間～最長2か月ほどで電子帳簿保存法対応をスタートすることができます。詳しくは、はじめに｜電子帳簿保存法対応に向けて必要なことをご確認ください。
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