領収書の一部の金額のみ精算する場合の対応方法が知りたい

※本記事は、「電子帳簿保存法オプション」（有料）をご契約の方向けの内容です。

本記事では、会社負担分の内容と従業員個人の私物を合わせて購入し、領収書が発行された場合や、社内規程の金額を超える精算の場合などで、領収書一部の金額のみ精算する必要がある場合の方法をご案内します。

【例】領収書に記載されている金額と実際に精算される金額が異なる場合
　　　領収書の金額　　　　：30,000円
　　　会社負担分（精算額）：20,000円
　　　社員の自己負担額　　：10,000円

補足

前提として、会社負担分のみの領収書を発行してもらうようにしましょう。

法制度を踏まえた前提

電子帳簿保存法の「検索要件」で求められている「取引金額」は、法令解釈通達（４－34（スキャナ保存の検索機能における記録項目）） によると、スキャナ保存においては「領収金額」と記載されています。

また、一問一答 電子取引 問51 （スキャナ保存では問42）の解説中に「基本的には帳簿と同じ金額で検索できるようにしておくべきと考えられます。」と記載されています。

前提として、「領収金額＝帳簿に記載の金額」という想定がありますが、実際には領収書の一部の金額のみ精算したいケースが発生します。

一部の金額のみ精算する場合の対応方法

上記の前提を踏まえて、以下4パターンをご案内します。社内の運用に合わせてご検討ください。

■会社負担分（＝帳簿の金額）で検索できるように登録する方法

  • A：会社負担分（＝帳簿の金額）のみを登録するパターン

  • B：会社負担分（＝帳簿の金額）も社員の自己負担額も登録するパターン
■領収書に記載の金額で検索できるように登録する方法
  • C-1：領収書に記載の金額で登録するパターン（相殺＋精算額明細追加）
  • C-2：領収書に記載の金額で登録するパターン（精算額になるようマイナス明細追加）

補足

いずれのパターンを採用する場合でも、社内での運用を統一することが重要です。

【例】
×：部署や人によって、領収書の額面を登録したり、精算額を登録したりさまざま
〇：基本は会社の経費分のみで領収書を取得を推奨
　　難しい場合は「会社負担分」だけを登録するように全社で統一

会社負担分（＝帳簿の金額）で検索できるように登録する方法

A：会社負担分（＝帳簿の金額）のみを登録するパターン

1.領収書の登録時に会社負担分（精算額）20,000円のみで登録
　※自己負担の10,000円は記載しない

2.精算時に1.の領収書を明細に添付し、20,000円で申請
　→検索時は「20,000円」で検索が可能。

B：会社負担分（＝帳簿の金額）も社員の自己負担額も登録するパターン

1.領収書の登録時に金額を分けて以下のように登録
　1行目：20,000円
　2行目：10,000円

2.精算時に1.の領収書を添付→明細の「支払方法」をそれぞれ従業員立替とそれ以外の支払方法を選択

　1行目：20,000円　　支払方法：従業員立替　　（領収書を添付）
　2行目：10,000円　　支払方法：従業員立替以外（※）（領収書を添付）
　※あらかじめ「支払方法マスタ」にて「社員自己負担」などのマスタを
　　作成し、その支払方法を選択

　→検索時は30,000円、20,000円、10,000円、いずれでも検索が可能。

補足

なお、「管理」タブ>「仕訳の基本設定」の「計上仕訳」にて「計上仕訳する」と設定されている場合は、上記の「従業員立替以外」分の計上仕訳も仕訳データに出力されます。

そのため、当該の仕訳データの明細については必要に応じて以下のご対応をお願いします。
・仕訳データを会計ソフト側へ取り込んだ後、　会計ソフト上で不要な明細を削除する
・該当の仕訳明細の情報が仕訳データに出力されないようにする
→「支払方法マスタ」にて「社員自己負担」などの作成したマスタに特定の勘定科目／補助科目を設定。
　「管理」タブ>「仕訳データ出力の設定」にて、その科目を対象として絞り込み条件を設定することで仕訳データに出力しないようにすることが可能です。

詳細は、仕訳データ出力の設定 > 21.絞り込み条件 をご確認ください。

領収書に記載の金額で検索できるように登録する方法

C-1：領収書に記載の金額で登録するパターン

1.領収書の登録時に領収書に記載の30,000円で登録

2.精算時は以下のように明細を作成
　1行目　　30,000（領収書を添付）
　2行目　▲30,000（領収書の添付なし）←1行目を打ち消すための明細
　3行目　　20,000（領収書の添付なし）←精算額を登録

→検索時は30,000円で検索が可能。
（帳簿に記載の20,000円で検索することはできませんが、帳簿から遡る場合、「楽楽精算」の伝票No.などがわかれば、紐づいている領収書をたどることは可能です。）

C-2：領収書に記載の金額で登録するパターン

1.領収書の登録時に領収書に記載の30,000円で登録

2.精算時は以下のように明細を作成
　1行目　　30,000（領収書を添付）
　2行目　▲10,000（領収書の添付なし）←社員の自己負担分を精算額から引くための明細

→検索時は30,000円で検索が可能。
（帳簿に記載の20,000円で検索することはできませんが、帳簿から遡る場合、「楽楽精算」の伝票No.などがわかれば、紐づいている領収書をたどることは可能です。）

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