「楽楽精算」でスキャナ保存に対応して紙原本を破棄する場合の運用方法を知りたい

電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしている場合、法令上はスキャン後すぐに紙原本を破棄できます。 しかし、運用上の観点から、すぐに破棄しないお客様が多いです。
いくつか運用パターンをご紹介しますので、ご参考になれば幸いです。
※法制度に関する内容のため、管轄の税務署や税理士へもご確認ください 。

①受領者が原本は保管し、最終承認まで完了したことを確認してから破棄する運用

受領者が原本を保管し、最終承認まで完了したことを確認してから破棄する運用です。
承認されているため、内容不明などの不備は発生しないことを前提に破棄を行います。

②受領者が原本は保管し、支払処理まで完了したことを確認してから破棄する運用

最終承認後、経理にて支払処理を行う際にデータを確認し、不備がないかチェックを行い、念のため支払処理完了まで原本を保存する運用です。
①の運用に不安が残る場合などにご検討ください。
【例】何件かランダムにデータを開き不備が無いかを確認するなど

③経理に原本を送付し、所定の期間保存をした後に破棄

二重申請を防ぐ目的も兼ねて、原本に「楽楽精算」の「申請No.」を記載の上、経理へ集約します。経理では原則として原本と照合する承認などは行いませんが、手元に原本を保存しておき、任意のタイミング（決算処理完了後など）で破棄します。

※運用開始後直後の場合、トラブルなどを想定して運用が定着するまでの1～2年間の原本については、紙原本を7年間保存している企業様もいらっしゃいます。
貴社の状況に応じて、運用をご検討ください。

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