経理担当者の毎日は、申請や承認の“抜け・漏れ・ミス”への対応、時期により集中する業務負担など、避けられない外部要因に振り回されることの連続。
“名もなき雑務”が積み重なり、本来の経理業務に集中できないばかりか、少しのミスは大きく目立ち、ノーミスでこなしても「当たり前」とされてしまうことも…。
今回はそんな経費精算業務における理不尽な負担を減らし、経理担当者が本来の業務に集中できるようにするための 5つの解決方法 を紹介します。
パターン1
申請者の入力不備で何度も差し戻しが発生…
こんな経験ありませんか？
- 記入漏れや誤った金額で申請され、差し戻しを依頼することが頻繁にある。
- 事前申請額との照らし合わせ確認が面倒。申請者に修正依頼をだすと嫌な顔をされる。
解決方法：申請者の入力ミスを防ぐ「申請ルールの設定」
✅申請の段階で自動的にエラーを出してくれるので「差戻し」や修正依頼が大幅に軽減！
✅申請者との無駄なコミュニケーションが減り、その後の仕訳や会計処理がスムーズに！
「申請ルールの設定」とは、申請ミスを事前に防止できる機能です。
事前申請や精算伝票を申請する際に、あらかじめ設定した「社内の申請ルール」に違反した場合にエラーや警告メッセージを表示します。
例えば、以下のような申請ルールを設定することができます。
こちらの機能が気になる方は、ぜひ以下記事も併せてご確認ください。
パターン2
会計ソフトへのデータ取込、時期や決まった担当者に作業が集中…
こんな経験ありませんか？
- 月末や決算期にデータ連携が一気に集中！この時期は残業が避けられない…。
- データ連携に関する作業が1人に集中し、担当者が不在になると業務が止まる。
解決方法：「楽楽精算」内のデータを自動で連携する「API連携オプション」
✅あらかじめ決まった日時に自動でデータが連携されて、担当者の手を介す必要なし！
✅データ加工や入力ミスがなくなり、トラブル対応に取られている時間も削減！
「API連携オプション」とは、「楽楽精算」から会計ソフトへ仕訳データの自動連携や、他システムから「楽楽精算」へマスタ情報の自動連携をすることができるオプションです。
仕訳データの自動連携だけではなく、支払先管理システムの情報を「支払先マスタ」へなど
現在お使いの他システムから「楽楽精算」へマスタ情報の連携を行うことができます。
こちらのオプションが気になる方は、ぜひ以下記事も併せてご確認ください。
パターン3
予算オーバーが判明！承認者や担当部署との調整に追われる…
こんな経験ありませんか？
- 予算の事前申請をしたが、予算オーバーが判明し、差し戻しや修正依頼が多発…。
- 承認者に説明したり、担当部署と調整したりと余計な手間がかかっている。
解決方法：申請時点で予算超過を防げる「予算管理オプション」
✅申請の段階で予算オーバーを検知！予算超過による差し戻しや確認作業を大幅削減！
✅経費利用状況をリアルタイムで確認！申請者が予算を自分ごととして意識できる環境に
「予算管理オプション」とは、「楽楽精算」での申請伝票や精算伝票の金額をもとに、設定した経費予算に対する経費利用状況をリアルタイムに確認できるオプションです。
申請時点で、事前に設定した予算額を超える申請があった場合は、事前に警告やエラーを表示させ、予算オーバーを防ぐことができます。
こちらのオプションが気になる方は、ぜひ以下記事もあわせてご確認ください。
- 予算管理オプション ご利用検討中の方へ
- 「気づいたときには、予算オーバー」そんな経験ありませんか？～他社の予算管理オプション活用事例～
- 時間のかかる予実管理、押さえておきたいポイントや予算作成の工程を解説
パターン4
不正アクセスによる“想定外の行動”にハラハラドキドキ…
こんな経験ありませんか？
- 私用スマートフォンやパソコンから申請・承認されることがあり不正利用が不安…。
- 「楽楽精算」内にある口座情報・個人情報・取引データなどの情報流出が不安…。
解決方法
✅社外アクセスや社外デバイスの利用制限で、情報流出に対する不安や監査対応の手間を減らすことが可能！
- 社外ネットワークを経由したアクセスを制限「IPアドレス制限オプション」
- 私用スマートフォン・パソコンなど社外のデバイスを制限「SSLクライアント認証オプション」
「楽楽精算」では、セキュリティ対策として2つのオプションをご用意しています。
それぞれの特長は以下の通りです。
「IPアドレス制限オプション」
- 許可したIPアドレス以外からのアクセスをブロック
- オフィス外からのアクセスを制限したい場合におすすめです
「SSLクライアント認証オプション」
- SSLクライアント証明書をインストールしていない端末からのアクセスをブロック
- 私用スマートフォンや未許可のデバイスからのアクセスを防ぎたい場合におすすめです
また、「楽楽精算」ではセキュリティ対策として一度の認証処理で複数のサービスにログイン可能となる「シングルサインオン」設定も基本機能（追加料金不要）でご利用いただけます。
こちらのオプション／機能が気になる方は、ぜひ以下記事もあわせてご確認ください。
パターン5
不正や誤申請を見抜くための“目視チェック”で身体も心も疲弊…
こんな経験ありませんか？
- 同じ領収書や請求書が複数回申請されていないか、二重申請の確認が大変…。
- 経費の水増しや特定店舗を異常な頻度で利用しているなどの不正を抑止したいが、社員に確認するのは精神的負担も大きい…。
解決方法
- 「伝票データ出力」の二重申請チェック機能で二重申請の恐れがあるデータを絞り込
- 「電子帳簿保存法オプション」の二重申請防止機能で二重申請を自動検知
✅客観的なデータがあると社員へ適正な使用かどうかの確認がしやすい！
✅自動で二重申請を検知することで“疑って探す”作業から解放される✨
「楽楽精算」では、二重申請のチェックをしやすくする「伝票データ出力」の機能や、二重申請を発生させにくくする「電子帳簿保存法オプション」の二重申請防止機能があります。
二重申請をチェックしやすくする機能
小計や明細日付、申請者などの項目が複数一致する伝票データをCSV形式で出力し、二重申請のチェックをしやすくすることができます。
二重申請を発生させにくくする機能
「電子帳簿保存法オプション」の二重申請防止機能では、領収書／請求書を新規登録・編集する際や領収書／請求書を紐づけた伝票を申請する際に、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、以下のように確認画面や警告メッセージを出すことができます。
また、二重申請だけではなく、申請そのものの不正を防止したいという方には、不正経費自動検知クラウド「Stena Expense」との連携がおすすめです。
こちらの機能が気になる方は、ぜひ以下記事も併せてご確認ください。
- 領収書／請求書の重複アップロードや二重申請を防ぐ方法を知りたい
- 電子帳簿保存法オプション 二重申請防止機能の仕様（判定基準・タイミングなど）
- 二重申請などの不正経費を検知したいときは 不正経費自動検知クラウド「Stena Expense」
ここまでお読みいただきありがとうございました！
経理担当者が抱える“振り回され”は、「楽楽精算」の機能やオプションで解決できます。
「楽楽精算」はいつでも経理担当者の味方ですよ！
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