社員情報の登録

設定時間目安：1時間30分

社員マスタとは

「楽楽精算」を利用するユーザーとして社員の情報を登録します。
会計ソフトで利用している社員コードや社員名の他に、事前に登録した「部門マスタ」「役職マスタ」の情報を社員の所属情報として登録します。
これにより、どの部門の／どの役職の社員かを「楽楽精算」上で判断できます。


「社員マスタ」に登録した情報を仕訳データに出力して、会計ソフトに連携することもできます。

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登録時の注意点

電子帳簿保存法に対応する場合

※電子帳簿保存法に対応するためには「電子帳簿保存法オプション」のご契約が必要です。

電子帳簿保存法に対応する運用を行う場合は、
「”入力を行う者又はその者を直接監督する者”に関する情報を確認することができるようにしておくこと」が必要とされています。

<出典＞
国税庁hp： 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する
法律施行規則第2条第6項第3号
※外部サイトへ遷移します。

「楽楽精算」の運用においては以下の定義となることが多いです。

  • 「入力を行う者」＝「申請者」（※）
  • 「監督する者」　＝「承認者」

※領収書／請求書を受領・アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報を入力するまでを想定。

上記のどちらも不明になるような運用の場合、
保存要件を満たすことができない可能性がありますのでご注意ください。
【例】「〇〇担当者」「△△部門」など個人を特定できない形で「社員マスタ」を登録する場合など

マスタを削除・修正した場合の影響

補足

マスタの削除や修正は、上記の電子帳簿保存法に対応した運用をする場合に影響があります。

「楽楽精算」の一部マスタでは作成したレコードを削除すると、各種精算および支払依頼で、すでに精算済みの申請画面・帳票レイアウトから名称が削除される仕様です。

削除だけでなく、修正の場合も対応によっては過去伝票を印刷した際などに名称などを
確認できなくなることがあります。運用開始後にマスタを削除・修正する際にはご注意ください。

詳細は、マスタ削除および修正時の注意点についてをご確認ください。

必須の登録情報

「社員マスタ」の必須情報は以下です。
会計ソフトに登録している社員情報を参考に、各項目に何を登録すべきかを事前に確認しましょう。

項目名 説明
社員コード 最大半角20文字、半角英数字記号のみ
登録すると、後から修正はできません。
再度登録し直して対応することはできます。
仕訳連携をする場合は、会計ソフトで利用しているコードを登録してください。
※社員コードは、「楽楽精算」ログイン時のIDになります。
社員名

最大半角40文字
社員名として表示される名称です。
仕訳連携をする場合は、会計ソフトで利用している名称を登録してください。
社員略名

最大半角10文字

下記6か所に利用・表示されます。

  • 申請画面の右上にある「承認印欄」の承認者名（※）
  • 申請画面の右上にある「承認フロー詳細」の承認者名
  • 申請画面上部にある「入力者」名
  • 「申請・承認」タブ内、「一覧」画面の「申請者」欄
  • 「閲覧」タブ内、各種データ一覧画面の「申請者」欄
  • 通知メールの承認履歴

※申請画面の右上にある「承認印欄」の承認者名
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E-MAIL 最大半角100文字
通知メールやパスワード設定のメールの送付先となります。
※1人の社員に複数のメールアドレスを登録することはできません。
権限 「権限マスタ」に登録済みの権限コードは（1：申請者権限、2：承認者権限など）を登録してください。指定された権限の内容によって、利用できる機能が異なります。
初期設定では、まずは以下の登録サンプルの権限を設定してください。
※付与する権限や、権限の範囲は登録後も修正できます。

初期登録済みのサンプル権限コード

申請のみを行う社員　　　　　　：1（申請者権限）
申請・承認を行う社員　　　　　：2（承認者権限）
申請・承認・経理処理を行う社員：3（経理権限）
「楽楽精算」の設定を行う社員　：99999（管理者権限）
所属1：部門コード 最大半角10文字
「部門マスタ」に登録済みの部門コードを登録してください。
所属1：役職コード 最大半角10文字
「役職マスタ」に登録済みの役職コードを登録してください。

補足

権限とは

「楽楽精算」では、ユーザーごとに付与された権限によって、操作範囲を設定できます。

【例】承認を許可するか、伝票の修正を許可するか、「管理」タブを操作できるか、など
主に「申請権限」「承認権限」「経理権限」など、
ユーザーのパターンごとに「権限マスタ」を作成し、操作範囲や使用できるメニューを設定します。

作成した「権限」は「社員マスタ」で各ユーザーに付与します。
【例】営業太郎は「申請権限」、営業一郎は「承認権限」、経理花子は「経理権限」など

また、権限ごとに「交通費精算」などの申請メニューの表示／非表示も設定できます。
詳細は、権限マスタをご確認ください。

設定方法

「社員マスタ」の設定方法は以下の2通りです。
登録する件数に応じて、どちらかの方法で設定してください。

CSV取込

1.「社員マスタ」の取込用テンプレートをダウンロード

CSV取込用テンプレート

CSV取込用テンプレート（振込先情報あり版）

※「社員マスタ」の登録時に、社員の振込先情報もまとめて登録される場合は、
（振込情報あり版）のテンプレートをご利用ください。
「楽楽精算」から社員向けのFBデータの出力を行う場合は、振込先情報の登録が必須です。
振込先情報は後から登録もできます。


2.テンプレートファイルを開く（テンプレートはExcelファイルです）
3.「楽楽精算」で利用する社員をすべて入力
※テンプレートで青い背景になっているセルが必須項目1108_image_01_20251226

補足

CSVファイル内に「0（ゼロ）」から始まる数値がある場合、頭の「0（ゼロ）」が消えてしまう場合があります。
詳細は、マスタ取込テンプレート（CSV）を取り込んだ際に、コードの頭に付けた0（ゼロ）が消えてしまう をご確認ください。


4.入力が完了したら、Excelの左上「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
5.デスクトップなど、わかりやすい場所を保存場所として選択して、
「ファイルの種類」にて「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択して保存
6.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、
「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック

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7.「CSV取込」をクリック

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8.ファイルの選択画面となるので、1~5で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
9.取込設定画面でテンプレートを利用している場合は以下の設定とし、「次へ」ボタンをクリック

1108_seihin_05_20251226※既に登録済みの「社員マスタ」の情報を更新する場合は、
一番上の「社員コード重複時の設定」を「社員マスタを更新する」にしてください。

10.取込確認の画面となるので、エラーが表示されていなければ「取込開始」ボタンをクリック

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11.取込完了後、「社員マスタ」の一覧が表示されます。
登録したマスタ情報が反映されていれば完了です。
※CSVの取込が失敗した場合は、「CSV取込状況」から取込の失敗原因を確認できます。
原因となっている部分を修正して、再度CSV取込を行ってください。

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≪完了≫
CSV取込の手順は以上です。

「楽楽精算」画面から直接入力

1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリック
画面左下にある「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック

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2.「社員マスタ」画面左上の「新規登録」ボタンをクリック

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3. 「基本情報」タブ内の * がついている必須項目を入力

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4.「所属1」タブ内を開き、 * がついている必須項目を入力

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5.画面左下の「確定」ボタンをクリック
6.「社員マスタ」の一覧画面が表示されます。

≪完了≫
登録したマスタ情報が反映されていれば完了です。
画面からの直接入力の手順は以上です。

よくある質問

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「社員マスタ」の登録が完了したら、次は「勘定科目の登録」に進みましょう。

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