承認フロー 詳細設定とは
金額や勘定科目によって適用する承認フローを分岐させたいなど、細かい条件が設定できる方法です。
例えば、
- 一般社員の場合：各部の課長 → 各部の部長 → 経理部所属の任意の1名
- 課長の場合 ：各部の部長 → 経理部所属の任意の1名
- 部長の場合 ：経理部所属の任意の1名
のように、承認フローのパターンを決め、社員ごと、かつ申請種別ごとに割り振ります。
設定の選び方に関してはSTEP2 概要 > 設定方法の選び方もご活用ください。
※簡易設定で承認フローを設定済みの場合は、本マニュアルでの設定は不要です。
動画マニュアル
承認フローの設定 詳細設定を案内した動画もございます。ぜひご覧ください。
登録時の注意点
電子帳簿保存法に対応する場合
※電子帳簿保存法に対応するためには「電子帳簿保存法オプション」のご契約が必要です。
電子帳簿保存法に対応する運用を行う場合は、「”入力を行う者又はその者を直接監督する者”に関する情報を確認することができるようにしておくこと」が必要とされています。
<出典＞
国税庁hp： 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第2条第6項第3号
※外部サイトへ遷移します。
「楽楽精算」の運用においては以下の定義となることが多いです。
- 「入力を行う者」＝「申請者」（※）
- 「監督する者」 ＝「承認者」
※領収書／請求書を受領・アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報を入力するまでを想定。
上記のどちらも不明になるような運用の場合、
法制度を満たすことができない可能性がありますのでご注意ください。
【例】
「〇〇担当者」「△△部門」など個人を特定できない形で「社員マスタ」を登録する場合など
事前準備
権限の確認
承認者として登録する社員は、「STEP1」の 「社員情報の登録」にて、権限を「承認者権限」で登録しておく必要があります。
承認者として設定したい社員に承認者権限が付与されているか確認しましょう。
- 「管理」タブ > 「社員マスタ」をクリック
- 承認者として設定したい社員の「編集」ボタンをクリック
- 「基本情報」タブ > 「権限」が承認者権限になっていなければ、
- 承認者権限を選択し、「確定」ボタンをクリック
≪完了≫
自社の現在の承認フローの整理
申請者・申請種別ごとに、設定したい承認フローをすべて洗い出します。
【例】
| 社員 |
申請種別 |
承認フロー |
| 営業次郎（一般） |
出張申請 |
課長 |
| 出張精算 |
課長 → 部長 →
経理部所属の任意の1名 |
| 営業太郎（課長） |
出張申請 |
部長 |
| 出張精算 |
部長 → 経理部所属の任意の1名 |
| 経理花子（一般） |
出張申請 |
課長 |
| 出張精算 |
課長 → 部長 →
経理部所属の任意の1名 |
設定方法
設定は以下の手順です。
手順1. 承認フローマスタ ：承認フローのパターン作成
手順2. 社員マスタ ：設定1で作った承認フローを各社員に設定
手順3. 承認者の一括設定 ：承認者となる具体的な個人を指定（※）
※手順3.は承認ポイントに「役職」を設定した場合のみ設定
手順1.承認フローマスタ
まずは「承認フローマスタ」に、各社員に設定する承認フローを作成していきます。
事前に洗い出した貴社の承認フロー一覧を用意の上、設定を進めてください。
設定イメージ
1. 一般社員の承認フロー：「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の流れ
2. 課長の承認フロー ：「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の流れ
3. 部長の承認フロー ：「経理担当者のうち誰か1名」のみ
※承認者となる「課長」「部長」は申請者の所属部門によって異なる想定です。
交通費精算と、経費精算（物品購入など）で承認フローが異なる場合は、「課長の交通費精算の承認フロー」「課長の経費精算の承認フロー」など、申請種別ごとにも分けて承認フロー作成します。
設定手順
1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認フローマスタ」をクリック
2.「新規登録」ボタンをクリック
3.新規登録画面にて、任意の承認フローコード、承認フロー名を入力
4.「標準承認フロー」のプルダウンメニューから、1人目の承認者を指定
5.承認者が2名以上になる場合は、右下の「＋追加」ボタンをクリックし、
承認ポイントを追加して設定
6.「確定」ボタンをクリック
※必要な承認フローの数だけ、1.～6.の登録作業をくりかえしてください。
≪完了≫
「承認フローマスタ」の設定手順は以上です。
承認フローマスタの設定例 役職ごと
【一般社員の承認フロー】「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の場合
【課長の承認フロー】「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の場合
【部長の承認フロー】「経理担当者のうち誰か1名」のみの場合
承認フローマスタの設定例 条件フロー
【一般社員の承認フロー】
- 通常の承認フローは、「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」
- 勘定科目が「交際費」かつ金額が「50,000円以上」の場合の承認フローは、「課長」→「部長」→「社長」→「経理担当者のうち誰か1名」
手順2.社員マスタ
手順1.で設定した承認フローを社員ごと、かつ申請種別ごとに割り振っていきます。
設定方法は以下の2通りあります。ご状況に応じて設定してください。
- 設定方法１： CSV取込（件数が多い場合）
- 設定方法２： 「楽楽精算」画面から直接入力（件数が少ない場合）
CSV取込（社員数が多い場合におすすめです）
1.社員マスタ（承認フローコード設定用）テンプレートをダウンロード
2.テンプレートファイルを開く（テンプレートはExcelファイルです）
3.A～D列に社員コード、社員名、部門コード、役職コードを入力
※社員情報の一覧がお手元に無い場合は、「社員マスタ」 > 「CSV出力」から、
登録している社員情報をダウンロードしてください。
4.E列以降に、各社員の申請種別ごとに「承認フローマスタ」で設定した承認フローコードを入力
5.入力が完了したら、Excelの左上「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
6.デスクトップなどわかりやすい場所を保存場所として選択し、「ファイルの種類」にて「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択して保存
7.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック
8.「CSV取込」ボタンをクリック
9.ファイルの選択画面となるので、1～6で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
10.取込設定画面で以下の設定とし、「次へ」ボタンをクリック
「社員コード重複時の設定」は「社員マスタを更新する」を選択してください。
11.取込確認の画面となるので、エラーが表示されていなければ「取込開始」ボタンをクリック
12.取込完了後、「社員マスタ」の一覧が表示されます。
登録したマスタ情報が反映されていれば完了です。
※CSVの取込が失敗した場合は、「CSV取込状況」から取込の失敗原因を確認できます。
原因となっている部分を修正して、再度CSV取込を行ってください。
≪完了≫
「社員マスタ」のCSV取込の手順は以上です。
画面からの直接入力
1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック
2.承認フローを設定したい社員の「編集」ボタンをクリック
3.「所属１」タブをクリック
4.「申請種別の承認フロー」欄にて、申請種別ごとに虫眼鏡ボタンをクリックし承認フローを選択
※部門を兼任している場合は、「所属２」「所属３」も同様に設定してください。
5.「確定」ボタンをクリック
≪完了≫
「社員マスタ」の画面からの直接入力手順は以上です。
手順3.承認者の一括設定
「承認フローマスタ」で設定した「課長」「部長」などの役職者が、各部門ごとにどの社員となるのかを設定します。
【例】
営業部Aさんの課長はBさん、部長はCさん
営業部Xさんの課長はYさん、部長はCさん など
1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認者の一括設定」をクリック
2.承認者を設定したい部門の「編集」ボタンをクリック
3.その部門に所属する社員の一覧が表示されるので、「一括設定」欄の虫眼鏡ボタンをクリックし役職ごとに承認者を設定
4.「一括設定」ボタンをクリック
5.所属する社員の承認者が一括設定されるので、「確定」ボタンをクリック
6.1.～5.の作業を、各部門ごとに実施してください。
≪完了≫
「承認者の一括設定」の手順は以上です。
よくある質問
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次は「STEP3 概要」に進みましょう。
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