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手当マスタとは

• 出張時の日当や宿泊手当などを登録するマスタです。
•  固定の金額を登録しておく方法と、条件によって計算式を組み、金額を自動算出する方法の２つの設定方法があります。

動画マニュアル

手当マスタの概要と設定について案内した動画もございます。ぜひご覧ください。

設定方法

「手当マスタ」の設定方法は以下の2通りです。

• 設定方法１： 「楽楽精算」画面からの直接入力
  （固定の金額で登録する件数が少ない場合、計算式を作成する場合）
• 設定方法２： CSV取込
  （固定の金額で登録する件数が多い場合）
  ご状況に応じて設定してください。

「楽楽精算」画面からの直接入力

1. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会計情報」の「手当マスタ」をクリック
   
   
2. 「手当マスタ」画面左上の「新規登録」ボタンをクリック
   
   
3. *がついている必須項目と手当金額を入力し、「確定」ボタンをクリック
   

≪完了≫

登録内容

基本的な項目のみ説明します。

※手当マスタの計算式作成画面のボタンの説明は、手当マスタをご確認ください。

「手当マスタ」の設定は以上です。
必要な場合は「レイアウト調整」の設定を行ってください。

CSV取込

1. 手当マスタのテンプレートより、取込用テンプレートをダウンロード

2. テンプレートファイルを開く（テンプレートはExcelファイルです）
3. テンプレートに利用したい手当をすべて入力

必須の登録内容

手当種別	「手当1」「手当2」「手当3」「手当4」のいずれかを選択 種別ごとに申請画面上に項目を表示できます。手当1は日当、手当2は宿泊費、のように用途ごとにカテゴリ分けするイメージです。 詳細は、下記の補足をご確認ください。
手当コード	最大半角5文字、半角英数字記号のみ 登録すると、後からは修正できません。 再度登録をし直して対応することはできます。
手当名	最大半角40文字 手当の（日帰り出張日当、宿泊日当、など）を登録してください。 申請者が選択する時にわかりやすい名称を登録してください。
手当金額	手当の固定金額を登録してください。
勘定科目コード	最大半角15文字、半角英数字記号のみ 「勘定科目マスタ」に登録済みの勘定科目コードを登録してください。
補助科目コード	最大半角15文字、半角英数字記号のみ ※補助科目の利用がない場合は、登録不要のため空欄にしてください。 「補助科目マスタ」に登録済みの補助科目コードを登録してください。
税区分コード	最大半角15文字、半角英数字記号のみ 「税区分マスタ」に登録済みの税区分コードを登録してください。

4. 入力が完了したら、Excelの左上「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
5. デスクトップなどわかりやすい場所を保存場所として選択し、「ファイルの種類」にて「CSV」を選択して保存
6.「楽楽精算」にログインして「管理」タブ >「手当マスタ」をクリック
7. 「CSV取込」ボタンをクリック

8. ファイルの選択画面となるので、1~5で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
9. 取込設定画面となるので、テンプレートを利用している場合は以下の設定とし、「次へ」ボタンをクリック

10. 取込確認の画面となるので、エラーが表示されていなければ「取り込み開始」ボタンをクリック
≪完了≫

NEXT

「手当マスタ」の設定は以上です。
必要な場合は、「レイアウト調整」の設定を行ってください。

次は「STEP2　概要」に進みましょう！

（記事ID：1115）

概要

申請者の所属部門と伝票の負担部門が異なる場合に、負担部門の承認者を自動的に追加します。
設定は以下の順に行います。

1. 承認フローの設定
   「負担部門の承認者」を追加した承認フローを作成します。
2. 社員マスタの設定
   作成した承認フローをユーザーごと、申請種別ごとに登録します。
3. 承認者の設定
   「負担部門の承認者」を設定します。
   ※「負担部門の承認者」は部門ごとに1名設定できます。

設定手順

承認フローの設定

「負担部門の承認者」を承認フローに追加します。
※承認フローの設定は「承認フローマスタ」から行います。
（詳細は、承認フローの設定手順 > 設定手順 > 承認フローマスタの登録をご確認ください）

1. 「管理」タブ >「承認フローマスタ」をクリック
2. 「新規登録」ボタンまたは「編集」ボタンをクリック
3. 負担部門の承認ポイントを追加
   

   ※上記は例であり「負担部門の承認者」を設定する際、
   前後の承認ポイントは必須ではありません。
   「負担部門の承認者」1ポイントのみの承認フロー設定もできます。

4. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

社員マスタの設定

承認フローマスタで作成した承認フローを、ユーザーごと、かつ申請種別ごとに登録します。
※CSV取込みで設定することもできます。
（詳細は、承認フローの設定手順（詳細設定） > 設定手順 > 承認者の設定をご確認ください）

1. 「管理」タブ >「社員マスタ」をクリック
2. 「編集」ボタンをクリック
3. 「所属1」～「所属3」タブの「申請種別の承認フロー」で承認フローの虫眼鏡ボタンをクリック
   ※承認フローの一覧が表示されます。
4. 承認フローを選択
5. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

承認者の設定

負担部門ごとに承認者を設定します。
※「部門マスタ」で「有効」になっている部門のみ表示されます。

1. 「管理」タブ >「承認者の設定」をクリック
2. 「負担部門の承認者設定」タブをクリック
3. 承認者を設定する部門の「編集」ボタンをクリック
   
   
4. 承認者の虫眼鏡ボタンをクリック
   ※設定可能な承認者の一覧が表示されます。
   
   
5. 承認者を選択
6. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

処理手順

負担部門欄は、表示場所（ヘッダか明細か）によって、処理手順が異なります。
※項目の表示設定については、「項目設定」を参照してください。

負担部門欄がヘッダに表示されている場合

1. 申請画面を開く
2. 負担部門の虫眼鏡ボタンをクリックし、所属部門以外の部門を負担部門に選択
   ※ヘッダの「負担部門の承認者」が、自動的に承認フローに追加されます。
   
   

≪完了≫

負担部門欄が明細に表示されている場合

1. 申請画面を開く
2. 負担部門の虫眼鏡ボタンをクリックし、所属部門以外の部門を負担部門に選択
3. 「明細追加」ボタンをクリック
   ※明細の「負担部門の承認者」が、自動的に承認フローに追加されます。
   
   
4. 他の明細にも負担部門を設定する場合、同様の手順で設定
   ※複数の明細で負担部門を設定した場合、追加された負担部門の承認者はすべてAND承認（全員の承認）となります。
   下記画像の例では「企画部長」と「開発部長」はAND承認です。
   
   

≪完了≫

（記事ID：1245）

概要

使用頻度の高い明細をマイパターンに登録することで、申請の度に同じ明細を作成することなく、マイパターンから呼び出して明細を作成することができます。

マイパターンに対応する申請種別

• 交通費精算
• 出張申請／出張精算
• 海外出張申請／海外出張精算

※上記に記載のない申請種別（経費申請／経費精算／交際費申請／交際費精算／支払依頼／振替伝票）ではマイパターン機能は利用できません。

マイパターンの機能

• マイパターンの新規登録
• マイパターンの呼び出し
• マイパターンの管理（マイパターン名の編集、マイパターンの削除、表示順変更）

設定手順

マイパターンを有効にする

マイパターンの機能を利用するには、管理者がマイパターンを有効（利用を許可する）にする
必要があります。

1. 「管理」タブ > 「システム設定」をクリック
2. 「基本情報」タブの「マイパターンの利用」の「許可する」にチェック
   
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

マイパターンを新規登録する

マイパターンに明細を登録します。

1. 申請画面上で、マイパターンに登録したい明細の「★」アイコンをクリック
   ※マイパターンは、1つの申請種別につき、50件まで登録できます。
   
   
2. 必要に応じてマイパターン名を編集し、「登録」をクリック
   ※マイパターン名は、半角80文字まで登録できます。
   
   

≪完了≫

マイパターンの管理

マイパターンの管理は、ログイン後画面右上の「個人設定」より行うことができます。
「マイパターン一覧」では以下の操作ができます。

• マイパターン名の編集
• マイパターンの削除
• 表示順の変更

管理画面の詳細については個人設定をご確認ください。

処理手順

マイパターンを呼び出す

登録してあるマイパターンを呼び出し、明細追加します。
マイパターンを呼び出して明細を作成した場合、入力区分に「★」マークが表示されます。

1. 「マイパターン」をクリック
   
   
2. 対象のマイパターンにチェックを入れ、「次へ」をクリック
   
   
3. 日付を選択し、「明細追加」をクリック
   
   
4. 選択したマイパターンが明細に追加される
   
   

≪完了≫

（記事ID：1244）

概要

• 申請種別（申請・承認画面の申請アイコンなど）の名称を変更できます。 
  【例】「交通費精算」を「近隣交通費」に変更 
  　　　「経費精算」を「購買精算」に変更　など 
• 申請種別以外の名称が付いているメニューの名称は変更できません。 
  【例】「計上仕訳」「支払確定（社員）」など 

設定手順

1. 「管理」タブ >「申請種別の設定」をクリック
2. 「申請メニュー名」「申請メニュー略名」「機能名」「画像」を変更
   
   
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

変更が反映される箇所

申請メニュー名

申請画面や帳票の上部に表示される名称です。（文字数上限：半角40文字）

申請メニュー略名

申請画面のアイコンに表示される名称です。（文字数上限：半角12文字）

機能名

管理画面内の設定画面に表示される名称です。※申請者や承認者は参照しません。

画像

申請画面のアイコンに表示される画像です。※色の変更はできません。

（記事ID：1243）

概要

• コーポレートカードなど、従業員立替以外で支払われた経費は、申請時に「支払方法」を変更して精算します。
• 「支払方法マスタ」に最大10種類の支払方法を登録することができますが、支払方法1～10のどれを選択した場合でも、申請者への払い戻しは行われなくなります。
• 「支払方法」を変更した経費は費用の計上のみを行います。
  費用計上時の相手科目は「支払方法マスタ」へ登録する「支払方法」ごとに設定できます。

※クレジットカード連携を利用する場合は、以下いずれかご確認ください。
　・「楽楽ビジネスカード」をご利用の場合は、
　　「楽楽ビジネスカード」の設定手順
　・上記以外のクレジットカードをご利用の場合は、
　　クレジットカード連携の設定手順 

設定手順

支払方法マスタの設定

従業員立替以外の支払方法をマスタに登録します。

1. 「管理」タブ > 「支払方法マスタ」をクリック
2. 「支払方法1」～「支払方法10」の「編集」ボタンをクリック
   ※「支払方法1」～「支払方法10」の順番で、申請画面の「支払方法」を選択するプルダウンに表示されます。「無効」になっているレコードはプルダウンに表示されません。
   
   
3. 「有効／無効」で「有効」を選択
4. 「名称」に支払方法の名称を入力　※申請画面で選択肢として表示されます。
5. 「勘定科目」「補助科目」「税区分」「負担部門」を選択
6. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

申請画面のレイアウト設定

申請画面に「支払方法」を選択する項目を設置します。

1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票のレイアウト」をクリック
2. 「申請画面の項目設定」の「編集」ボタンをクリック
3. 一番左側の列から「支払方法」を探す
   
   
4. 「名称」を入力　※申請画面上に表示される項目名です。
5. 「任意」を選択
6. 「確定」ボタンをクリック
   ※「非表示」から「任意」に変更した場合は、「申請画面レイアウト」の画面が表示されます。
7. 「未配置項目」にある項目をドラッグ＆ドロップで枠内に移動
   ※枠内は申請画面の明細箇所です。
   
   
8. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

処理手順

申請

1. 申請画面を開く
2. 「明細追加」をクリック
3. 「支払方法」のプルダウンを開いて支払方法を選択
   ※支払方法の初期値を設定することはできません。
   
   
4. その他の必要な項目を入力して「確定」ボタンをクリック
   ※「支払方法マスタ」の「支払方法1」～「支払方法10」に登録した支払方法を選択した明細の金額は精算額には反映されません。
   
   
5. 「申請」ボタンをクリック

≪完了≫

承認

承認作業は、通常の従業員立替の精算と同様に行ってください。

経理処理

未払金の計上ありの場合

「経理処理」タブで処理を行います。メニュー単位で処理手順を記載します。

1. 「計上仕訳」
2. 「仕訳データ出力」
3. 「支払確定（社員）」
   ※精算額「0（ゼロ）円」のため、支払仕訳データやFBデータは作成されませんが、精算額「0（ゼロ）円」であることの確認を行い「確定」する必要があります。

≪完了≫

未払金の計上なしの場合

「経理処理」タブで処理を行います。メニュー単位で処理手順を記載します。

1. 「支払確定（社員）」
2. 「支払仕訳」
3. 「仕訳データ出力」

≪完了≫

（記事ID：1242）

概要

• 「経理処理」タブにあるメニューで仕訳や支払処理の作業をします。
• 経理処理の流れについては、解説動画をご用意しています。

事前設定

「計上仕訳する／しない」の設定

「楽楽精算」では、未払金を計上する仕訳を「計上仕訳」、支払（未払金の消込）の仕訳を
「支払仕訳」と呼称します。

未払金を計上するか、計上しないかで作成される仕訳が変わります。
未払金を計上する場合は「計上仕訳する」、しない場合は「計上仕訳しない」設定を
「仕訳の基本設定」にて行う必要があります。

設定手順

1. 「管理」タブ >「仕訳の基本設定」をクリック
2. 「計上仕訳」項目で「計上仕訳する」もしくは「計上仕訳しない」を選択
   
3.  「確定」ボタンをクリック
   

≪完了≫

設定が反映される画面

「経理処理」タブのメニュー表示が変わります。

フロー図

基本的には以下の流れで処理が進みます。

事前申請時

処理手順

基本的な処理手順をご案内します。処理は「経理」タブメニューの左側から右側に進みます。

「計上仕訳する」の場合

基本の流れ：計上仕訳～会計ソフトにデータを取り込むまで

1. 計上仕訳
   未払金を計上する仕訳を作成します。
   ↓
2. 仕訳データ出力
   1.で作成した計上仕訳のデータを出力します。
   ※1.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   （2.のタイミングで出力せずに、6.のタイミングで支払仕訳と同時に出力するなど）
   ↓
3. 支払確定（社員）もしくは支払確定（支払先）
   どの伝票をいつ、どの振込元から支払うかを決定します。
   ↓
4. FBデータ出力
   銀行振込用のFBデータを出力します。
   ※3.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   ※利用しない場合は、出力せずに5.へ進みます。
   ↓
5. 支払仕訳
   未払金の消込の仕訳を作成します。
   ↓
6. 仕訳データ出力
   5.で作成した支払仕訳のデータを出力します。
   ※５.が完了していれば任意のタイミングで出力できます。
   ↓
7. 会計ソフトに仕訳データを取り込む（「楽楽精算」外の作業）
   2.・6.で出力した計上仕訳と支払仕訳のデータを会計ソフトへ取り込みます。
   取込方法は、ご利用の会計ソフトにて指定された取込手順に沿ってお取り込みください。

≪完了≫

「計上仕訳しない」の場合

基本の流れ：支払確定～会計ソフトにデータを取り込むまで

1. 支払確定（社員）もしくは支払確定（支払先）
   どの伝票をいつ、どの振込元から支払うかを決定します。
   ↓
2. FBデータ出力
   銀行振込用のFBデータを出力します。
   ※1.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   ※利用しない場合は、出力せずに3.へ進みます。
   ↓
3. 支払仕訳
   支払の仕訳を作成します。
   ↓
4. 仕訳データ出力
   3.で作成した支払仕訳のデータを出力します。
   ※3.が完了していれば、任意のタイミングで出力できます。
   ↓
5. 会計ソフトに仕訳データを取り込む（「楽楽精算」外の作業）
   4.で出力した支払仕訳のデータを会計ソフトへ取り込みます。
   取込方法は、ご利用の会計ソフトにて指定された取込手順に沿ってお取り込みください。

≪完了≫

仕訳例

「計上仕訳」「支払仕訳」で作成される仕訳例は以下の通りです。
※勘定科目は変更できます。

	未払金を計上する （計上仕訳する）				未払金を計上しない （計上仕訳しない）
	計上仕訳		支払仕訳		計上仕訳		支払仕訳
	借方	貸方	借方	貸方	借方	貸方	借方	貸方
従業員立替	費用科目	未払金	未払金	資産科目	なし	なし	費用科目	資産科目
仮払金 （支払）（注1）	－	－	仮払金	資産科目	なし	なし	仮払金	資産科目
仮払金 （消込）	費用科目	仮払金	－	－	なし	なし	費用科目	仮払金
仮払金 （返金）	資産科目	仮払金	－	－	なし	なし	資産科目	仮払金
法人カードなど	費用科目	未払金	－	－	なし	なし	費用科目	未払金
手当	費用科目	未払金	未払金	資産科目	なし	なし	費用科目	資産科目

（注1）「仮払金（支払）」の仕訳は「仮払金仕訳」で作成されます。
※預り金、支払手数料の仕訳については預り金、支払手数料の仕訳を知りたいをご確認ください。

 

（記事ID：1241）

補助科目マスタとは

補助科目コード、補助科目の情報を登録するマスタです。
勘定科目に紐づく補助科目として利用します。会計ソフトに連携することも可能です。

主に「交通機関マスタ」「内訳マスタ」に、「勘定科目マスタ」とセットで紐づけて利用します。

なお、「補助科目マスタ」は任意設定項目です。
会計ソフトで補助科目にあたる情報を利用していない場合は、設定不要です。
その場合は本ページはスキップして、次の「税区分情報の登録」に進んでください。

必須の登録情報

「補助科目マスタ」の必須情報は以下です。
会計ソフトの勘定科目情報などを参考に、各項目に何を登録すべきかを事前に確認しましょう。

項目名	説明
勘定科目コード	最大半角15文字、半角英数字記号のみ 「勘定科目マスタ」にすでに登録済みの 勘定科目コードを登録してください。 勘定科目コードに補助科目コードが紐づきます。 ※1つの勘定科目に対して 　複数の補助科目を紐づけ可能です。
補助科目コード	最大半角15文字、半角英数字記号のみ 会計ソフトで利用しているコードを登録します。 登録すると、後から修正できません。 ※正しいコードで再度マスタを新規登録し直すことはできます。
補助科目名	最大半角20文字 仕訳に表示される補助科目の名称です。 会計ソフトで利用している名称を登録して ください。

 

設定方法

「補助科目マスタ」の設定方法は、以下の2通りです。
登録する件数に応じて、どちらかの方法で設定してください。

• 件数が10件以上の場合　→ CSV取込
• 件数が10件以下の場合　→ 「楽楽精算」画面から直接入力
  
  

 CSV取込

1. 「補助科目マスタ」のテンプレートより、取込用テンプレートをダウンロード

2. テンプレートファイルを開く（テンプレートはExcelファイルです）
3. テンプレートで赤くなっているセルが必須項目となるので、「楽楽精算」で利用する補助科目をすべて入力

4. 入力が完了したら、Excelの左上「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
5. デスクトップなどわかりやすい場所を保存場所として選択し、「ファイルの種類」にて「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択して保存
6. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会計情報」の「補助科目マスタ」をクリック

7. 「CSV取込」ボタンをクリック

8. ファイルの選択画面となります。
1~5で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
9. 取込設定画面となります。
テンプレートを利用している場合は以下の設定とし、 「次へ」ボタンをクリック
※既に登録済みの「補助科目マスタ」を更新する場合は、一番上の「勘定科目コード、補助科目コード重複時の設定」を「補助科目マスタを更新する」にしてください。

10. 取込確認の画面となります。
エラーが表示されていなければ「取込開始」ボタンをクリック 
11.取込完了後、「補助科目マスタ」の一覧が表示されます。
登録したマスタ情報が反映されていれば完了です。
※CSVの取込が失敗した場合は、「CSV取込状況」から取込の失敗原因を確認できます。
原因となっている部分を修正して、再度CSV取込を行ってください。

≪完了≫
CSV取込の手順は以上です。

「楽楽精算」画面から直接入力

1. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、
「会計情報」の 「補助科目マスタ」をクリック

2. 「補助科目マスタ」画面左上の「新規登録」ボタンをクリック

3. *がついている必須項目を入力し、「確定」ボタンをクリック

≪完了≫
画面からの直接入力手順は以上です。

インボイス制度：特例取引（帳簿のみ保存）への対応

インボイス制度における「特例」に該当する旨を記載するための手段として、補助科目を活用することもできます。

こんな場合に該当／おすすめのケース

「交通機関マスタ」「内訳マスタ」のそれぞれに適した補助科目を設定することができる場合

設定概要

1. 「補助科目マスタ」に特例用のマスタを作成し、「会計連携項目」や「会計連携補助項目」に　「3万円未満の公共交通機関」など、「適格請求書の交付義務が免除され、帳簿のみの保存が認められる取引である旨」となる内容を登録する
2. 手順1.で登録した補助科目を「交通機関マスタ」「内訳マスタ」のそれぞれに設定する

3.「仕訳データ出力の設定」にて摘要などに、手順2.で設定した内容を出力するように設定
※補助科目マスタの「会計連携項目」や「会計連携補助項目」は「摘要・フリーの設定」では設定ができません。「仕訳データ出力の設定」の計算式を活用し、通常の摘要の項目と補助科目マスタの「会計連携項目」（もしくは「会計連携補助項目」など）を繋げて出力することができます。　

よくある質問

• マスタ取込テンプレート（CSV）を取り込んだ際に、コードの頭に付けた0（ゼロ）が消えてしまう
• 勘定科目や税区分の名称が長くマスタに登録できない場合の対応方法を知りたい
• 「会計連携項目」の使用方法を知りたい
• 各マスタ・メニューの登録件数の上限
• 各マスタの関連図

NEXT

「補助科目マスタ」の登録が完了したら、次は「税区分情報の登録」に進みましょう。

 

（記事ID：1110）

レイアウト調整とは

• 各申請画面に表示する項目の表示／非表示、項目の追加、項目の名称変更を行います。
• 「管理タブ」の「項目設定」あるいは「申請画面・帳票レイアウト」にて設定を行います。

事前に確認しておくこと

①変更／追加する場所の確認

「楽楽精算」の申請画面には「ヘッダ」と「明細」という概念があります。

「ヘッダ」は伝票全体にかかる項目群を指します。
対して、「明細」は経費がかかる1つ1つについて細かく入力していく項目群を指します。

変更したい場所、追加したい場所がどの申請種別のどの位置になるのか、を事前に確認しておきましょう。

②会計ソフト上で必要になる項目の確認

STEP3で設定した項目が、正しく伝票上に反映されているか確認しましょう。

「楽楽精算」では経費精算システムとして、日々の経費のやり取りを電子化し、申請から会計ソフトに取り込むための仕訳データ出力までをワンストップで行うことができます。
この仕訳データには、各申請画面にある項目／データであれば出力することができます。

そのため、最終的に仕訳データに出力したい項目は、申請画面にも配置しておきましょう。
※申請画面に配置された項目は、仕訳データを出力する際の計算式（条件設定）にも利用できます。

設定手順例

以下3つのパターンについて記載します。
設定にあたりご不明な点ございましたら、お気軽にサポートまでご連絡ください。

• パターン１： 項目の表示／非表示の設定変更
• パターン２： 項目の新規作成
• パターン３： 項目の表示名変更

パターン１：項目の表示／非表示の設定変更

【例】交通費精算」の明細の「プロジェクト」を非表示にしたい

※「申請画面・帳票レイアウト」での設定方法をご案内します。
一括で変更したい際は「項目設定」にて行ってください。

1.  「管理」タブの「申請画面・帳票レイアウト」をクリック
   
   
2. 「申請画面・帳票レイアウト」にて、「交通費精算」の「申請画面レイアウト」の「編集」ボタンをクリック
   
   
3. 「明細情報」まで下にスクロールし、「プロジェクト」項目を「非表示」として「確定」ボタンをクリック
   
   

≪完了≫ 

以上で「プロジェクト」項目を「非表示」にできます。
※「表示」にする際は「任意」や「必須」に変更することで対応可能です。

パターン２：項目の新規作成

【例】「出張精算」の「ヘッダ」（黄色枠の位置）に出張報告欄を作りたい

1. 「管理」タブの「項目設定」をクリック
   
   
2.  左上のヘッダ項目の「項目の追加」ボタンをクリック
   
   
3.  項目設定の「新規登録」画面となるので、必須項目の「項目タイプ」を選択し、「項目名」を入力
   また、画面下部の「表示名」も必須項目となるので入力
   
   
4. 表示したい「出張精算」の入力設定を「任意」（あるいは「必須」）とし、「確定」ボタンをクリック
   
   
5. 「確定」ボタンをクリックすると「項目設定」の画面に戻るので、赤くなっている「レイアウト」ボタンをクリック
   
   
6. 「申請画面レイアウト」の編集画面となるので、「未配置項目」にある「出張報告」欄をドラッグ＆ドロップで配置したい場所に移動し、「確定」ボタンをクリック
   
   

≪完了≫
 
以上で「出張報告」欄を新規作成することができます。

パターン３：項目の表示名変更

【例】交通費系の申請種別の「交通機関」という名称を「用途」に変更したい

1. 「管理」タブの「項目設定」をクリック
   
2. 「明細項目」の「交通機関」の「編集」ボタンをクリック
    
3. 「交通機関」の編集画面となるので、「表示名」の「一括変更」をクリック 
4. 名称変更画面となるので、項目名を入力
   
5. 「表示名」が変更されたことを確認し、「確定」ボタンをクリック
   

≪完了≫

以上で「交通機関」の名称を「用途」に変更することができます。

NEXT

次は、「運用検討　任意設定」に進みましょう！

（記事ID：1130）

承認フロー　詳細設定とは

金額や勘定科目によって適用する承認フローを分岐させたいなど、細かい条件が設定できる方法です。

例えば、

• 一般社員の場合：各部の課長 → 各部の部長 → 経理部所属の任意の1名
• 課長の場合　　 ：各部の部長 → 経理部所属の任意の1名
• 部長の場合　　 ：経理部所属の任意の1名
  
  のように、承認フローのパターンを決め、社員ごと、かつ申請種別ごとに割り振ります。
  設定の選び方に関してはSTEP2　概要 > 設定方法の選び方もご活用ください。

※簡易設定で承認フローを設定済みの場合は、本マニュアルでの設定は不要です。

動画マニュアル

承認フローの設定　詳細設定を案内した動画もございます。ぜひご覧ください。

登録時の注意点

電子帳簿保存法に対応する場合

※電子帳簿保存法に対応するためには「電子帳簿保存法オプション」のご契約が必要です。

電子帳簿保存法に対応する運用を行う場合は、「”入力を行う者又はその者を直接監督する者”に関する情報を確認することができるようにしておくこと」が必要とされています。

<出典＞
国税庁hp： 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第2条第6項第3号
※外部サイトへ遷移します。

「楽楽精算」の運用においては以下の定義となることが多いです。

• 「入力を行う者」＝「申請者」（※）
• 「監督する者」　＝「承認者」

※領収書／請求書を受領・アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報を入力するまでを想定。

上記のどちらも不明になるような運用の場合、
法制度を満たすことができない可能性がありますのでご注意ください。

【例】
「〇〇担当者」「△△部門」など個人を特定できない形で「社員マスタ」を登録する場合など

事前準備

権限の確認

承認者として登録する社員は、「STEP1」の 「社員情報の登録」にて、権限を「承認者権限」で登録しておく必要があります。
承認者として設定したい社員に承認者権限が付与されているか確認しましょう。 

1. 「管理」タブ > 「社員マスタ」をクリック
2. 承認者として設定したい社員の「編集」ボタンをクリック
3. 「基本情報」タブ > 「権限」が承認者権限になっていなければ、
4. 承認者権限を選択し、「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

自社の現在の承認フローの整理

申請者・申請種別ごとに、設定したい承認フローをすべて洗い出します。

【例】

設定方法

設定は以下の手順です。

手順1.　承認フローマスタ　：承認フローのパターン作成
手順2.　社員マスタ　　　　：設定1で作った承認フローを各社員に設定
手順3.　承認者の一括設定　：承認者となる具体的な個人を指定（※）

※手順3.は承認ポイントに「役職」を設定した場合のみ設定

手順1.承認フローマスタ

まずは「承認フローマスタ」に、各社員に設定する承認フローを作成していきます。
事前に洗い出した貴社の承認フロー一覧を用意の上、設定を進めてください。

設定イメージ

1. 一般社員の承認フロー：
「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の流れ
2. 課長の承認フロー：
「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の流れ
3. 部長の承認フロー：
「経理担当者のうち誰か1名」のみ
※承認者となる「課長」「部長」は申請者の所属部門によって異なる想定です。

交通費精算と、経費精算（物品購入など）で承認フローが異なる場合は、「課長の交通費精算の承認フロー」「課長の経費精算の承認フロー」など、申請種別ごとにも分けて承認フロー作成します。

設定手順

1.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認フローマスタ」をクリック
2.「新規登録」ボタンをクリック

3.新規登録画面にて、任意の承認フローコード、承認フロー名を入力

4.「標準承認フロー」のプルダウンメニューから、1人目の承認者を指定

5.承認者が2名以上になる場合は、右下の「＋追加」ボタンをクリックし、承認ポイントを追加して設定

6.「確定」ボタンをクリック
※必要な承認フローの数だけ、1.～6.の登録作業をくりかえしてください。

≪完了≫
「承認フローマスタ」の設定手順は以上です。

承認フローマスタの設定例　役職ごと

【一般社員の承認フロー】「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の場合

【課長の承認フロー】「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」の場合

【部長の承認フロー】「経理担当者のうち誰か1名」のみの場合

承認フローマスタの設定例　条件フロー

【一般社員の承認フロー】

• 通常の承認フローは、「課長」→「部長」→「経理担当者のうち誰か1名」
• 勘定科目が「交際費」かつ金額が「50,000円以上」の場合の承認フローは、「課長」→「部長」→「社長」→「経理担当者のうち誰か1名」
  
  

手順2.社員マスタ

手順1.で設定した承認フローを社員ごと、かつ申請種別ごとに割り振っていきます。
設定方法は以下の2通りあります。ご状況に応じて設定してください。

• 設定方法１： CSV取込（件数が多い場合）
• 設定方法２： 「楽楽精算」画面から直接入力（件数が少ない場合）

CSV取込（社員数が多い場合におすすめです）

1. 社員マスタ（承認フローコード設定用）テンプレートをダウンロード

2.テンプレートファイルを開く（テンプレートはExcelファイルです）
3.A～D列に社員コード、社員名、部門コード、役職コードを入力
※社員情報の一覧がお手元に無い場合は、「社員マスタ」 > 「CSV出力」から、登録している社員情報をダウンロードしてください。

4.E列以降に、各社員の申請種別ごとに「承認フローマスタ」で設定した承認フローコードを入力
5.入力が完了したら、Excelの左上「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」をクリック
6.デスクトップなどわかりやすい場所を保存場所として選択し、「ファイルの種類」にて「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択して保存
7.「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック

8.「CSV取込」ボタンをクリック
9.ファイルの選択画面となるので、1～6で作成したCSVファイルを選択し、「次へ」ボタンをクリック
10.取込設定画面で以下の設定とし、「次へ」ボタンをクリック
「社員コード重複時の設定」は「社員マスタを更新する」を選択してください。
11.取込確認の画面となるので、エラーが表示されていなければ「取込開始」ボタンをクリック

12.取込完了後、「社員マスタ」の一覧が表示される
登録したマスタ情報が反映されていれば完了です。
※CSVの取込が失敗した場合は、「CSV取込状況」から取込の失敗原因を確認できます。
原因となっている部分を修正して、再度CSV取込を行ってください。

≪完了≫
「社員マスタ」のCSV取込の手順は以上です。

画面からの直接入力

1. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「会社・社員情報」の「社員マスタ」をクリック
   
   
2. 承認フローを設定したい社員の「編集」ボタンをクリック
   
   
3. 「所属１」タブをクリック
   
   
4. 「申請種別の承認フロー」欄にて、申請種別ごとに虫眼鏡ボタンをクリックし承認フローを選択
   ※部門を兼任している場合は、「所属２」「所属３」も同様に設定してください。
   
   
5. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫
 
「社員マスタ」の画面からの直接入力手順は以上です。

手順3.承認者の一括設定

「承認フローマスタ」で設定した「課長」「部長」などの役職者が、各部門ごとにどの社員となるのかを設定します。

【例】
営業部Aさんの課長はBさん、部長はCさん
営業部Xさんの課長はYさん、部長はCさん　など

1. 「楽楽精算」にログインして「管理」タブをクリックし、「承認情報」の「承認者の一括設定」をクリック
   

2. 所属する社員の承認者が一括設定されるので、「確定」ボタンをクリック

3. その部門に所属する社員の一覧が表示されるので、「一括設定」欄の虫眼鏡ボタンをクリックし役職ごとに承認者を設定
   
4. 「一括設定」ボタンをクリック
   
5. 所属する社員の承認者が一括設定されるので、「確定」ボタンをクリック
   
6. 1.～5.の作業を、各部門ごとに実施してください。

≪完了≫
「承認者の一括設定」の手順は以上です。

よくある質問

• 「管理」タブ >「承認者の設定」にて承認者の選択画面が表示されない原因を知りたい
• 「承認フローマスタ」の「部門」と「部門グループ」の違いを知りたい
• 「承認フローマスタ」に登録した承認経路の一覧を出力する方法を知りたい
• 承認ポイント「部門」「役職」に複数名の承認者を設定できるか知りたい
• 回覧のみを目的とする承認フローを設定できるか知りたい
• 申請画面で「承認者設定が正しく設定されていません」と表示された

NEXT

次は「STEP3　概要」に進みましょう。

（記事ID：1118）

ゴール

「楽楽精算」と現行運用を比較し、詳細設定を行いましょう！

基本の設定が完了したら、次は実際の運用をイメージしながら細かな追加設定を行っていきましょう。
※STEP1～3では最低限の設定に絞っているため、運用に応じて追加の設定が必要となります。

実施すること

1. レイアウト調整
2. 任意設定（申請ルールの設定／レート管理マスタ／スマートフォン利用時の設定など）
3. 各種オプション設定

1.レイアウト調整

まずは現在の運用で使っている申請書やフォーマットを準備します。
「楽楽精算」の申請画面と見比べて、項目や選択肢、レイアウトをチェックし、追加で設定が必要なポイントを洗い出していきましょう。

洗い出し時のポイント

• 現在の運用を踏襲したい箇所
  →踏襲するためには、ほかにどんな設定が必要か？
  
  
• 「楽楽精算」の導入に合わせて運用変更したい箇所
  →どのように運用を変更するか、そのためにはどんな設定が必要か？

洗い出しができたら、実際に「楽楽精算」の画面に反映していきます。

2.任意設定（申請ルールの設定／レート管理マスタ／スマートフォン利用時の設定など）

1.で挙げたポイントを元に、追加で設定が必要なマスタなどがある場合は、マニュアルを参考に設定を行っていきましょう。

各種オプション設定

ご契約されたオプションの設定を行いましょう。
※電子帳簿保存法オプション、ワークフローオプションをSTEP2で設定完了している場合は、次に進んでください。

NEXT

次は、「運用検討　レイアウト調整」に進みましょう。

（記事ID：1129）