【申請者】領収書／請求書をアップロードする手順

電子帳簿保存法

概要

ここでは、パソコン版でのアップロード手順をご案内します。

パソコン版では、1件ずつのアップロードに加えて、複数のファイルを最大10件まで一括でアップロードすることが可能です。なお、パソコン版ではPDFファイルのみアップロードできます。領収書／請求書を「楽楽精算」へアップロードし、登録が完了したタイミングでタイムスタンプが自動で付与されます。

なお、スマートフォンからアップロードすることも可能です。
詳細は、【申請者】領収書をスマートフォンブラウザ版でアップロードする手順／【申請者】領収書をスマートフォンアプリでアップロードする手順をそれぞれご確認ください。

補足

「複合機連携キヤノンオプション」を使い、キヤノン株式会社の複合機でスキャンした領収書／請求書データを「楽楽精算」に連携することも可能です。
詳細は、複合機連携キヤノンオプションの初期設定をご確認ください。

アップロード手順

1件ずつアップロードの場合

ログイン直後右上の「領収書/請求書」をクリック
「1件ずつアップロード」ボタンをクリック
「ファイルを選択」またはドラッグ&ドロップにて対象のPDFファイルを選択
※ファイルをアップロードすると、画面右側にプレビューが表示されます。
「書類区分」「保存形式」、書類欄（取引日、受領日、事業者登録番号、取引先名、金額、備考）の内容を確認し、必要に応じて修正
※各項目の詳細は、書類項目の詳細についてをご確認ください。
※画面右側にアップロードしたPDFファイルのプレビューが表示されます
※一部の項目は任意入力です。
「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

一括でアップロードする場合

ログイン直後右上の「領収書/請求書」をクリック
「一括アップロード」ボタンをクリック
「ファイルを選択」（またはドラッグ&ドロップ）にて、対象のPDFファイルを選択
※最大10件までアップロードが可能です。
「アップロード」ボタンをクリック

補足

アップロード後にエラーが表示された場合
エラーが発生しているファイル右端の「×」ボタンまたは「全てのファイルをクリア」をクリックして、エラーを解消してください。

エラーが発生する主な原因は以下の通りです。

PDF以外の拡張子のファイルをアップロードしている
10件を超えるファイル数をアップロードしようとしている
1ファイルあたりのファイルサイズが上限の20MBを超えている
全ファイルの合計サイズが上限の100MBを超えている
PDFファイルにパスワードがかかっている

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5. アップロード完了後、1ファイルずつ「書類区分」「保存形式」、書類欄（取引日、受領日、事業者登録番号、取引先名、金額、備考）の内容を確認し、必要に応じて修正
※各項目の詳細は、書類項目の詳細についてをご確認ください。
※画面右側にアップロードしたPDFファイルのプレビューが表示されます。
※一部の項目は任意入力です。

6. 入力が終わったら「登録して次へ」をクリック

7. アップロードしたファイルの数分手順6.～7.の操作を繰り返す
※一部の項目は任意入力です。
※不要なファイルは「削除して次へ」で登録を除外できます。

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8.最後のファイルで「登録して完了」（または「削除して完了」）をクリック

≪完了≫

注意

「領収書/請求書【新規登録】」画面でブラウザを閉じようとすると、ブラウザ標準のアラートメッセージが表示されます。

＜Google Chromeの場合＞
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そのままブラウザを閉じた場合、登録が完了していないファイルは「領収書/請求書一覧」に保存されません。途中から再開もできませんので、未登録のファイルについては、再度登録し直す必要があります。

補足

書類項目の詳細について

マイナス金額の登録も可能です。
パソコンからのアップロードする際に、自動読取機能を利用するためには、事前設定が必要です。読み取りできない場合は、事前設定がされているかご確認ください。
自動読取機能では、以下の項目の読み取りを行います。
「取引日」「受領日」「事業者登録番号」「取引先名」「金額」

自動読取が行われた項目は、入力項目とプレビュー画面でそれぞれ緑色にハイライト表示されます。詳細は、領収書/請求書(ログイン直後右上) > 自動読取項目のハイライト表示についてをご確認ください。
「事業者登録番号」を非表示にすることはできません。
任意項目ですので、利用しない場合は空欄で登録してください。読取／入力された場合、事業者登録番号の有効性判定の結果を画面に表示します。
有効性判定についての詳細は、事業者登録番号の有効性判定をご確認ください。
アップロード時に入力する取引日、受領日、金額、取引先名の情報は電子帳簿保存法で求められている記録項目として保存されます。
アップロードしたPDFファイルには、スキャナ保存要件で求められるタイムスタンプが自動的に付与され、電子帳簿書類の有効性が担保されます。
複数の領収書を1枚の台紙に貼り付けてスキャンする場合は、「追加」ボタンをクリックし、台紙に貼付した領収書の数だけ情報を入力してください。
また「書類(1)」「書類(2)」で分けて登録した領収書を、それぞれ別の伝票に紐づけて精算することはできません。同じ伝票で精算してください。
1件の領収書／請求書が複数ページになる場合（【例】表紙1枚、明細2枚で合計3枚）は、複数ページを1つのPDFファイルとしてアップロードできます。
スマートフォンのカメラで撮影した領収書画像（JPEGファイルなど）を、パソコン版の「領収書/請求書」画面からアップロードすることはできません。スマートフォンアプリやブラウザ版からアップロードするか、PDFに変換してアップロードしてください。
外貨の領収書／請求書の場合は「レート管理マスタ」の設定が必要です。
詳細は、外貨の領収書／請求書を申請する方法を知りたいをご確認ください。

複数明細の登録方法

1枚の領収書／請求書の中で、伝票申請時に会計情報（勘定科目や税区分など）が異なる場合は、複数明細に分けて登録することで、伝票に紐づけた際に異なる会計情報で精算できます。
領収書／請求書の登録時、１枚の領収書／請求書の金額を複数明細（最大99行まで）に分けて登録できます。
※書類(1)(2)…など複数枚ある場合は、書類全体の金額の最大行数が99行です。

補足

複数明細に分けて登録する場合でも、1枚の領収書／請求書については1枚の伝票でまとめて申請する必要があります。複数明細に分けて登録した1枚の領収書／請求書のうち、1明細だけを別伝票で申請することはできません。
外貨は複数明細に分けて登録することができません。

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登録ができる／できないパターン

【例】パターン１：登録できる
・書類(1)：金額が99行

【例】パターン２：登録できる
・書類(1)：金額30行
・書類(2)：金額15行
・書類(3)：金額15行
※書類(1)～(3)の合計で金額が60行なので登録ができます。

【例】パターン３：登録できない
・書類(1)：金額60行
・書類(2)：金額50行
※この場合書類(2)の金額が39行までであれば登録ができます。

なお、入力した合計金額は「領収書/請求書一覧」画面上でも確認できます。
※以下の画面では、「領収書/請求書」で登録した各行の金額を確認することができず、合計金額のみが表示されます。 4069_seihin_05_20251017

補足

領収書／請求書の合計金額または各行の金額と合計金額の両方を確認できる画面は以下の通りです。

領収書／請求書の合計金額を確認できる画面
・申請画面 > 「領収書/請求書」ボタンから開く「領収書/請求書一覧」画面
・「管理」タブ > 「領収書/請求書管理」画面

領収書／請求書で登録した各行の金額と合計金額の両方を確認できる画面
・申請画面 >「明細」> 領収書請求書欄の添付ボタンから開く
　「領収書/請求書一覧」画面
・ログイン直後右上の「領収書/請求書」 > 「閲覧」ボタンから開く
　「領収書/請求書【閲覧】」画面

二重申請防止機能

領収書／請求書の二重申請防止のため、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、新規登録・編集時に下記のような確認画面を表示することができます。

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※確認画面は、事業者登録番号の入力確認画面のあとに表示されます。

確認画面を表示する方法や二重申請の恐れがあると判定される基準の詳細は、以下をご確認ください。

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