マニュアルの記事一覧

概要

• 「楽楽精算」上で仮払金の運用を行うことができます。
• 「楽楽精算」の仮払金フローは、以下の2パターンがあります。 
  ・精算の都度返金する（繰越しない）方法 
  ・余った仮払金を相殺する（繰越する）方法 
  ※仮払金運用を実施する場合は、運用開始前にどちらの設定で利用するかを選択してください。 どちらの場合も必要な設定は同じです。 
• それぞれの処理の手順や作成される仕訳については以下のマニュアルをご確認ください。 
  仮払金：申請～仕訳の手順【繰越しない】 
  仮払金：申請～仕訳の手順【繰越する】 

仮払金の運用を行うことができる伝票

	申請種別	備考
事前申請	・出張申請 ・海外出張申請 ・経費申請 ・交際費申請	左記の申請種別で仮払金の事前申請を行います。 参考 伝票画面右下の「仮払金」額が仮払金希望額です。
精算	・出張精算 ・海外出張精算 ・経費精算 ・交際費精算	左記の申請種別で仮払金の精算を行います。 事前申請伝票と紐づけて精算を行います。 実際に利用した金額を入力することで、返金額や精算額は自動的に計算されます。 ※仮払金を繰越する場合、交通費精算も利用できます。

仮払金運用の２パターン

仮払金の運用方法には以下2つの方法があります。

• 精算の都度返金する（繰越しない）方法
• 余った仮払金を相殺する（繰越する）方法

精算の都度返金する（繰越しない）方法

※「返金額」は自動計算されます。

申請～経理処理の流れの概要

①　　仮払金の申請→承認
②　　仮払金の支払 （仮払金支払確定）
③-1 　①の伝票を紐づけて精算
③-2　仮払金精算確認処理【繰越しない】
④　　仮払金の返金 または 追加精算

余った仮払金を相殺する（繰越する）方法

※相殺は自動で行われます。

申請～経理処理の流れの概要

①　　仮払金の申請→承認
②　　仮払金の支払 （仮払金支払確定）
③-1　 ①の伝票を紐づけて精算
③-2　支払確定（社員）
④-1　仮払金の残金で相殺したい伝票を精算
④-2　支払確定（社員）
　　　※仮払金の相殺は「支払確定（社員）」を確定するタイミングで行われます。
⑤　追加精算
※最終的に返金がある場合には仮払金返金確定【繰越する】を行います。

動画マニュアル

仮払金（繰越あり）に関する動画マニュアルもございます。
動画でも確認したい方はあわせてご確認ください。

【繰越する／しない共通】事前設定

仮払金の運用をするために、以下の設定が必要です。
設定が必要な箇所は繰越する場合もしない場合も共通です。

繰越する／しないの設定

繰越をするか、しないかを最初に設定します。

1. 「管理」タブ >「仕訳の基本設定」をクリック
2. 「仮払金の繰越」項目で希望の設定を選択し、「確定」ボタンをクリック
   
   ・許可する
   仮払金を社員ごとに管理します。余った仮払金を繰越し、別の精算と相殺することができます。
   ・許可しない
   仮払金を伝票ごとに管理します。精算するごとに返金を行います。

≪完了≫

仮払金のレイアウト設定

申請画面のレイアウト

仮払金を申請する際に必要な項目を申請画面上に配置します。

1. 「管理」タブ >「項目設定」をクリック
2. 「申請No.」と「仮払金」の「編集」をクリック
   
   
3. 「表示名」を運用に合わせたもので設定し、「入力設定」で「任意」もしくは「必須」を選択
   ・申請No. ⇒ 事前申請の伝票No.を選択する項目です。
   　　　　　　仮払金を利用する際に必要な項目です。
   
   ・仮払金  ⇒ 仮払金の希望の有無を選択する項目です。
   　　　　　   仮払金を利用する際に必要な項目です。
   
4. 「確定」ボタンをクリック
   ※「項目設定」画面に戻ります。
5. 赤くなった「レイアウト」をクリック
6. 「未配置項目」にある項目をドラッグ＆ドロップでレイアウト内に配置
7. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

項目の初期値の設定

仮払金に関する項目の初期値の設定を行います。

1. 「管理」タブ >「システム設定」をクリック
2. 「基本情報」タブの「仮払金希望の初期値」と「仮払金の支払方法」を設定
   ※申請画面を開いた時の初期値になります。
   
   
   
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

権限の設定

仮払金を処理するユーザーの権限に仮払金に必要な権限が付与されているかを確認します。

1. 「管理」タブ >「権限マスタ」をクリック
2. 仮払金を処理するユーザーに付与されている権限の「編集」をクリック
3. 以下の権限にチェックがついているかを確認し、ついていなければ設定を追加して「確定」をクリック
   ・権限 > 仮払金担当
   ・使用可能メニュー > 経理処理 > 仮払金の支払、仮払金精算確認処理、仮払金の返金、計上仕訳

≪完了≫

仮払金時のみの承認フローがある場合の手順

仮払金ありの場合のみ承認フローが異なる場合に、ひとつの承認フローの中で仮払金の有無で承認フローを変えることができます。
別途、仮払金：仮払金あり伝票の承認フローの設定手順【繰越する／しない共通】をご確認ください。

【繰越する／しない共通】事前申請～精算（申請者）

事前申請

1. 仮払金
   「希望する」にチェック
   「支払方法」と「支払希望日」を設定
   ※「支払方法」と「支払（希望）日」は最終的に「仮払金支払確定」という処理で確定します。
2. 合計、仮払金
   合計　：伝票に記載されている金額の合計額です。
   仮払金：支払方法「従業員立替（通常支払）」を選択している明細の合計額です。
   　　　　（手当も申請する場合は手当金額も含まれます）

精算

1. 申請No.
   事前申請伝票の伝票No.を選択します。
2. 「申請No.」を選択すると、事前申請伝票の内容が反映されます。
   
   
3. 明細を修正する場合は、鉛筆ボタンをクリックして修正し、「確定」をクリックします。
   通常の精算と同様に「明細追加」「削除」を行うことができます。

4. 仮払金額と、明細の金額から「返金額」と「精算額」を自動計算します。

経理処理の流れ（経理担当者）

経理処理の手順や作成される仕訳については繰越する／しないの設定により異なります。
設定に合わせて、以下より該当するマニュアルから詳細をご確認ください。

• 仮払金：申請～仕訳の手順【繰越しない】 
• 仮払金：申請～仕訳の手順【繰越する】 

（記事ID：1262）

概要

• 費用按分の単位は、「負担部門」または「プロジェクト」です。
• 費用按分は下記のいずれかの方法で行います。

　【方法１】申請時に按分情報を入力する
　【方法２】按分対象と比率を事前登録し、申請時に登録した情報を呼び出して使用する。
　　　※「部門マスタ」もしくは「プロジェクトマスタ」で按分用の選択肢を登録します。

設定手順

システム設定

「管理」タブ >「システム設定」の「基本情報」タブで設定を行います。

1. 「費用按分する」を選択してください。
2. 按分単位
   「負担部門」を選択した場合、「部門マスタ」の内容で按分を行います。
   「プロジェクト」を選択した場合、「プロジェクトマスタ」の内容で按分を行います。
3. 申請時の直接入力
   チェックを入れた場合、申請時に按分対象の部門と比率を入力できます。
4. 按分時の端数処理
   端数処理による過不足金の調整について、合計金額が正しくなるように最も大きな比率の按分先で調整されます。
   （最も大きな比率の按分先が複数存在する場合は、並び順が上位の按分先で調整されます）
   

按分情報の登録（任意）

事前に按分対象の部門と比率を登録しておき、申請時にその内容を呼び出して使用する場合には、設定が必要です。
※申請時に申請者が按分の情報を入力する運用であれば、設定は不要です。

【例】
営業部と企画部で按分を行いたい場合は、「営業部」と「企画部」のレコードとは別に「按分用」のレコードを登録してください。

【例】部門マスタ

1. 費用按分
   チェックを入れると按分情報を入力する欄が表示されます。
2. 比率を手入力するか、選択した部門で等分するかを選択できます。
3. 部門を選択して、比率を設定します。
   ※選択肢は同じマスタに登録されている内容です。
   ※「プロジェクトマスタ」を使用した場合も同様です。
4. 追加
   按分の対象とする部門の数を増やせます。（最大20個）

申請手順

按分情報を入力する

申請画面で「費用を按分する」をクリックすると、按分情報の入力画面が表示されます。

按分を行う項目（負担部門、もしくはプロジェクト）が、ヘッダと明細のどちらに配置されているかによって入力画面が異なります。
※「負担部門」項目もしくは「プロジェクト」項目の配置箇所、項目名称は変更できます。
　詳細は、申請画面・帳票レイアウトをご確認ください。

ヘッダ

ヘッダで按分を行った場合は、対象の伝票のすべての明細と手当の仕訳に按分が適用されます。

【例】部門マスタ

1. 比率を手入力するか、選択した部門で等分するかを選択できます。
2. 手当
   手当項目をヘッダに配置している場合、鉛筆のアイコンをクリックすると、手当額を直接入力できます。手当とそれ以外の精算額で異なる按分比率で按分できます。
3. 部門を選択して、比率を設定します。
   ※部門の選択肢は「部門マスタ」に登録されている内容です。
4. 追加
   按分の対象とする部門の数を増やせます。（最大20個）

明細

【例】部門マスタ

1. 比率を入力する／金額を入力する／（選択した部門で）等分する のいずれかを選択できます。
   ※金額を入力できるのは「項目設定」で「負担部門」または「プロジェクト」を「明細」に配置している場合のみです。
   ※以下条件をすべて満たす場合のみです。
   ・「項目設定」で「負担部門」または「プロジェクト」を「明細」に配置
   ・「項目設定」で「税率」の入力区分を「任意」に設定
   ・按分の設定（画像①）で「金額を入力する」を選択
2. 部門を選択して、比率を設定します。
   ※部門の選択肢は「部門マスタ」に登録されている内容です。
3. 追加
   按分の対象とする部門の数を増やせます。（最大20個）

事前に設定した内容を選択する

按分を行う項目（負担部門、もしくはプロジェクト）で虫眼鏡ボタンをクリックして、按分用の選択肢を選択します。
※「負担部門」項目もしくは「プロジェクト」項目の配置箇所、項目名称は変更できます。詳細は、申請画面・帳票レイアウトをご確認ください。

按分情報が登録されている選択肢の場合、「費用按分」欄にマークが表示されます。

（記事ID：1235）

概要

• マスタに登録されている情報をCSV形式で出力することができます。
• 出力方法は下記2種類あります。

あらかじめ決められている項目を出力する場合

事前設定はありません。システム側で決められている、並び順でデータが出力されます。
※「社員マスタ」など項目数の多いマスタは、出力されない項目が存在します。
　各マスタ画面にある「CSV出力」ボタンをクリックして出力します。

対象のマスタは以下の通りです。　

• 部門マスタ
• 役職マスタ
• プロジェクトマスタ
• 社員マスタ
• 定期区間マスタ
• 承認フローマスタ
• 承認フロー初期値の設定
• 勘定科目マスタ
• 補助科目マスタ
• 税区分マスタ
• 内訳マスタ
• レート管理マスタ
• 支払先マスタ
• 交通機関マスタ
• 手当マスタ
• 振込元マスタ
  

出力する項目を選択して出力する場合

「CSV出力の設定」でマスタごとに出力する項目を設定します。
【例】「社員マスタ」の「社員名」と「所属部門」を出力　など
　　　「CSV出力」で「CSV出力の設定」で設定した内容を選択して出力します。

対象のマスタは以下の通りです。　

• 部門マスタ
• 役職マスタ
• プロジェクトマスタ
• 社員マスタ
• 承認フロー初期値の設定
• 勘定科目マスタ
• 補助科目マスタ
• 税区分マスタ
• 内訳マスタ
• 共有目的地マスタ
• 支払先マスタ
• 交通機関マスタ
• 手当マスタ
• 振込元マスタ
• 定額支払マスタ

設定手順

あらかじめ決められている項目を出力

事前設定はありません。

出力する項目を選択して出力

任意の出力する項目を設定して、マスタ情報を出力できます。

1. 「管理」タブ >「CSV出力の設定」をクリック
2. 「新規登録」をクリック
3. 「メインデータ」で、登録情報を出力したいマスタを選択
4. 「CSV出力設定名」を入力
   ※「CSV出力」を行う際の選択肢になります。
5. 「出力項目」で「未配置データ」欄の中から、出力する項目にチェックを入れて「追加」をクリック
   
   ・「出力する項目」欄に移動した項目はドラッグ＆ドロップで並び順を変更できます。
   ・「未配置データ」欄の上部にあるプルダウンは、各マスタのタブと連動しています。
   切り替えることですべての項目を確認できます。
6. 「確定」をクリック

≪完了≫

処理方法

あらかじめ決められている項目を出力

1. 「管理」タブより情報を出力したいマスタをクリック
2. 「CSV出力」をクリック

≪完了≫

出力する項目を選択して出力

1. 「管理」タブ >「CSV出力」をクリック
2. 「CSV出力設定」のプルダウンで、「CSV出力の設定」で設定したものを選択
3. 項目名も合わせて出力したい場合は、「項目名」にチェック
4. 「検索条件」を入力
5. 「ファイル出力」をクリック

≪完了≫

（記事ID：1232）

概要

• 取引先への支払のFBデータの修正方法を記載します。
  社員への支払は、FBデータの修正手順（社員への支払）をご確認ください。
• FBデータの内容は「支払確定」を行った時点で確定されます。
• 「支払確定」後も修正を行うことはできますが、修正したいデータの状態によって修正の方法が以下の通り変わります。

※上記表の「振込手数料」は、振込手数料の金額を修正する場合を指しています。
金額ではなく、「先方負担の振込手数料をFBデータから差し引く設定に修正したい」場合は、「先方負担の振込手数料を差し引いた金額」にFBデータを修正し、再出力したいをご確認ください。

事前設定

「支払確定」未確定の場合

振込元情報もしくは、振込手数料の修正を行う場合

事前設定は必要ありません。

振込先情報もしくは、金額の修正を行う場合

処理を行うユーザーに権限が必要です。以下の手順で権限の設定を行ってください。

1. 「管理」タブ >「社員マスタ」をクリック
2. 修正を行うユーザーを検索
3. 「権限欄」に記載のある権限名を確認
4. 「管理」タブ >「権限マスタ」をクリック
5. 3.で確認した権限の「編集」をクリック
6. 「権限」の「承認完了後の申請内容の修正」にチェック
7. 「確定」をクリック

≪完了≫

「支払確定」未確定の場合の処理手順は、後述の「支払確定」未確定の場合をご確認ください。

「支払仕訳」未確定 かつ「FBデータ出力」未出力の場合

事前設定は必要ありません。
「支払仕訳」未確定 かつ「FBデータ出力」未出力の場合の処理手順は、後述の「支払仕訳」未確定 かつ「FBデータ出力」未出力の場合をご確認ください。

「支払仕訳」確定済み または「FBデータ出力」出力済みの場合

事前設定は必要ありません。
「支払仕訳」確定済み または「FBデータ出力」出力済みの場合の処理手順は、後述の「支払仕訳」確定済み または 「FBデータ出力」出力済みの場合をご確認ください。

処理手順

「支払確定」未確定の場合

振込元情報もしくは、振込手数料を修正したい場合

対象のマスタを修正するだけで修正した内容が各伝票データに反映されます。

振込先情報もしくは、金額の修正を行う場合

以下の手順で振込先情報、金額の修正を行ってください。

1. 「経理処理」タブ >「支払確定」をクリック
2. 検索条件を入力（任意）
3. 「検索」をクリック
4. 金額の修正を行いたいデータの「伝票No」をクリック
5. 表示された伝票の「修正」をクリック
6. 申請時と同じ手順で修正
7. 「確定」をクリック
8. 「コメント」を入力
   ※コメントは「承認履歴」に残ります。修正箇所と修正内容は履歴に残らないため、その内容をコメントで残すことをおすすめします。
   ※修正を行っても、申請者に通知メールは送信されません。

≪完了≫

「支払仕訳」未確定 かつ「FBデータ出力」未出力の場合

「支払確定」を「確定」する前の状態に戻して修正を行います。

1. 「管理」タブ >「支払確定の取消」をクリック
2. 「支払No」の虫眼鏡ボタンをクリック
3. 修正を行いたいデータを選択
4. 「確定」をクリック
   ※対象のデータが、「「支払確定」未確定」の状態に戻ります。
5. 振込元情報、もしくは振込手数料を修正したい場合は、対象のマスタを修正
   振込先情報、もしくは金額を修正したい場合は、上述の「支払確定」未確定の場合をご確認ください。

≪完了≫

「支払仕訳」確定済み または 「FBデータ出力」出力済みの場合

振込手数料以外の情報を修正したい場合

振込手数料以外の情報は修正できません。
FBデータを取込んだ後に、修正するなどの方法で対応してください。

振込手数料を修正したい場合

対象のマスタを修正した後「手数料再計算」を実行すると、マスタを修正した内容がFBデータに反映されます。

1. 「振込手数料マスタ」を修正
2. 「経理処理」タブ >「手数料再計算」をクリック
3. 「支払No」で修正を行う対象のデータを選択
4. 「確定」をクリック

≪完了≫

（記事ID：1233）

概要

• 計算式を利用して、仕訳データとして出力する値を書き換えることができます。
• 仕訳データの計算式の設定は「仕訳データ出力の設定」で行います。
  計算式の設定画面の説明や、各種ボタン・演算子（＋、－、[If][ELSE]など）の詳細は、仕訳データ出力の設定 > 計算式の設定画面をご確認ください。

計算式を利用した仕訳データ出力値の書き換え

計算式を利用して、仕訳データとして出力する値を書き換えることができます。

【例】
下記の計算式を「借方：補助科目コード」を出力する箇所に設定することで、借方勘定科目が「旅費交通費」の場合のみ、補助科目に社員コードを出力できます。

動画マニュアル

計算式の設定手順

1. 「管理」タブ >「仕訳データ出力の設定」をクリック
2. 「標準設定」または「個別設定」の編集をクリック
   すべての仕訳を同じ内容・項目順番で出力する場合　　 ：「標準設定」を利用
   仕訳区分ごとに出力する仕訳データの内容が異なる場合：「個別設定」を利用
   
   
3. 「出力項目」の未配置データの「項目の種類」にて「その他」を選択
   「計算式」項目をドラッグ＆ドロップで左側の「出力する項目」欄に移動する
   

   

4. 移動した「計算式」項目の「設定」をクリック
   「計算式」を設定する画面が開きます。
   

   

5. 算式の入力枠に計算式を入力し、「確定」ボタンをクリック
   計算式は演算子ボタンなどをクリックして入力していきます。
   パソコンのキーボードを利用して、計算式を直接入力することはできません。
   
   【例】計算式の入力方法
   

   

   ※計算式の設定画面の詳しい説明や、各種ボタン・演算子（＋、－、[If][ELSE]など）の詳細は、仕訳データ出力の設定 > 計算式の設定画面をご確認ください。
   
   
6. 設定した計算式を、「出力する項目」内で出力したい位置に移動する
   

7. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

計算式の設定後、「経理処理」タブ > 「仕訳データ出力」を行い、想定通りの出力値になっているかを確認してください。

計算式サンプル

以下、計算式サンプル一覧ページよりダウンロードできます。

（記事ID：1234）

概要

この記事では、「管理」タブ >「手当マスタ」メニューの画面と機能を説明します。

• 出張手当や宿泊日当などを登録します。事前に固定の金額を登録することができます。
• 申請の際の条件によって、金額を自動算出することができます。
  【例】
  ・申請者の役職が「部長」であれば5,000円
  ・申請者の役職が「課長」であれば4,000円
  ・申請者の役職が「一般」であれば3,000円

動画マニュアル

手当マスタの概要と設定について案内した動画もございます。ぜひご確認ください。

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定や全体の流れについて知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

• 手当の設定手順
• 手当の申請手順
• 資料ライブラリ > 計算式サンプル
  

関連のあるメニュー

項目一覧

「手当マスタ」で設定を行う項目の一覧です。こちらを参照してテンプレートやマスタの入力を行ってください。

設定画面の説明

一覧画面

1.新規登録
新しい手当を登録します。

2.表示順変更
登録済みのレコードの表示順を変更できます。
ここで設定した内容が申請画面の並び順に反映されます。

3.CSV取込／CSV取込状況
手当マスタのCSV取込画面あるいはCSV取込状況画面に移動します。

4.CSV出力
マスタに登録されたデータをCSV形式で出力できます。

5.絞り込み
「手当種別」ごとに絞り込みができます。

6.削除
チェックを入れたレコードの内容を削除できます。

新規登録画面

1．手当種別
申請種別によって、手当項目を配置できる場所が異なります。

2.金額を設定する
申請画面で対象の手当項目を選択した際に設定される金額です。

3.申請時に変更を許可する
チェックを入れて登録をすると、「1」で設定した金額を申請時に申請者が変更することができます。変更する際の、下限金額と上限金額も設定できます。

• 金額に上限がない場合は、「0円～99,999,999円」で登録してください。
  

4.負担部門
申請画面の「負担部門」で選択する「部門」によって、対象の手当の表示／非表示を設定できます。詳細は、部門に応じて申請画面の選択肢を出し分ける設定手順をご確認ください。

5.申請種別ごとに個別に設定する
チェックを入れると、「交通費」、「国内出張」、「海外出張」ごとに「勘定科目」、「補助科目」、「税区分」を設定できます。
チェックを入れない場合は、すべての手当で共通の「勘定科目」、「補助科目」、「税区分」を設定します。

6.勘定科目、補助科目、税区分
この手当に紐づける「勘定科目」、「補助科目」、「税区分」を設定します。

7.計算式によって金額を自動算出する
申請画面や申請者の情報から取得できる情報を条件にして金額を自動算出します。

【例】
申請者の役職が「部長」であれば4,000円×出張日数
申請者の役職が「課長」であれば3,000円×出張日数

8.コメント文
計算式内にコメントを入力できます。
あとから計算式を確認した時に、設定した内容をわかりやすくするための機能です。
コメント文を入力して「挿入」をクリックすると、コメント文の前後に自動で「/*」と「*/」が付きます。

9.計算式を作成する際に使用する記号などを選択できます。
各ボタンをクリックすると、計算式の画面に反映されます。
※各ボタンの詳細は、計算式作成画面のボタンの説明をご確認ください。

10.計算式を作成する際の条件を選択できます。
プルダウンで選択して、「挿入」をクリックすると、計算式の画面に反映されます。
※各ボタンの詳細は、計算式作成画面のボタンの説明をご確認ください。

11.「8～10」で選択／挿入した情報が反映されます。キーボードによる直接入力はできません。

計算式作成画面のボタンの説明

【例】

もし　申請者の役職　が　”部長”　の場合は “5000円”
あるいは　申請者の役職　が　”課長”　の場合は “4000円”
あるいは　申請者の役職　が　”一般”　の場合は “3000円”
上記に当てはまらない場合は “0円”
以上

ボタン	日本語	説明
AND	かつ	「AND」の前後の条件を両方満たすことを表します。 【例】 IF 申請者役職情報.役職名="部長" AND 申請データ.行き先="東京/大阪" THEN "5000" もし 申請者の役職が "部長” かつ 行き先が "東京/大阪” の場合は“5000円”
OR	もしくは	「OR」の前後のいずれかの条件を満たすことを表します。 【例】 IF 申請者役職情報.役職名="部長" OR 申請者役職情報.役職名="課長" THEN "5000" もし 申請者の役職が "部長” もしくは 申請者の役職が "課長” の場合は “5000円”
NOT	～ではない	「NOT」後の条件を満たさないことを表します。 必ず「IF NOT」 と組み合わせて使います。 【例】 IF NOT 申請者役職情報.役職名="部長" THEN "5000" もし 申請者の役職が "部長” ではない 場合は“5000円”
＋	足す	足し算します。
－	引く	引き算します。
＊	掛ける	掛け算します。
／	割る	割り算します。
＝	ー	「＝」の前後の内容が等しいことを表します。
（	ー	（　）内は他の計算よりも優先して行われます。
）	ー
＜	ー	「<」の左側より右側の方が大きいことを表します。 ※「≤」は「<=」と入力してください。
＞	ー	「>」の左側より右側の方が小さいことを表します。 ※「≥」（以上）は「>=」と入力します。
コピー	ー	計算式内の選択した部分をコピーします。
貼付け	ー	コピーした部分を貼り付けます。
削除	ー	カーソル位置から１つ前の項目を削除します。 もしくは、選択した部分をすべて削除します。

計算式作成画面で利用できる項目

• 申請画面上に表示される項目は、基本的にすべて計算式の条件として利用できます。
  
  
• また、申請画面上に表示されていなくても、利用できる情報もあります。
  例えば、「申請者」という項目は「社員マスタ」と連動しています。
  申請者の役職情報は申請画面上には表示されませんが、申請者に紐づく情報として「社員マスタ」に登録されているので計算式の条件として利用できます。
  

申請データ

申請画面上にある項目を選択できます。

申請者情報

「社員マスタ」の項目を選択できます。申請者の「社員マスタ」に登録されている情報が条件になります。

申請者部門情報

「部門マスタ」の項目を選択できます。申請者の所属部門に登録されている情報が条件になります。

申請者役職情報

「役職マスタ」の項目を選択できます。申請者の役職に登録されている情報が条件になります。

負担部門情報

「部門マスタ」の項目を選択できます。負担部門に登録されている情報が条件になります。

プロジェクト情報

「プロジェクトマスタ」の項目を選択できます。申請画面上で選択している「プロジェクト」に登録されている情報が条件になります。

計算結果

直前の条件式の結果を利用できます。

下記の計算式で「計算結果」を利用した場合、背景色が赤色の計算式の結果を意味します。
例えば、「部長」が申請した時の「計算結果」には「5000」が引き継がれます。

固定値（定数）

「楽楽精算」内の用語をそのまま固定値として選択し、条件として利用できます。

「楽楽精算」の用語を条件として利用する際に、固定値を手入力で設定する必要がない、半角／全角の違いなどの誤入力を防ぐことができます。

【例】
【申請者の所属部門が「部門種別１」の場合…】という条件を設定したい場合、「固定値（定数）」の「申請者部門情報 - 部門種別」下にある「1」を挿入すると、固定値”1″が入力される

固定値

任意の文字列を条件として設定できます。使用方法は以下の通りです。
左側のプルダウンで「固定値」を選択すると、「固定値」の右側が入力欄になります。
右側の入力欄に値を入力して「挿入」をクリックすると、入力した値が「””」で囲われて反映されます。

• 「””」は自動的に付きます。上記のような「名称」だけでなく「コード」を条件にしたい場合も「固定値」に「コード」を入力して計算式を作成します。

空白

空白を設定できます。「挿入」すると「””」という形式で反映されます。

計算式サンプル

資料ライブラリ> 計算式サンプルよりダウンロードいただけます。

（記事ID：1544）

概要

このページでは「管理」タブ >「交通機関マスタ」の画面と機能を説明します。

• 「電車」「バス」など、交通費／出張系の申請画面で使用する費用の使用用途を登録します。
• 各用途に紐づく勘定科目や税区分の情報も合わせて登録します。
  計上仕訳（「計上仕訳しない」設定の場合は支払仕訳）の借方の情報です。
• 登録した情報は、以下の申請画面の「交通機関」の選択肢として表示されます。
  交通費精算／出張申請／出張精算／海外出張申請／海外出張精算
• 申請者が「交通機関」を選択することで、自動的に計上仕訳（「計上仕訳しない」設定の場合は支払仕訳）の借方が決定します。
• 「楽楽精算」の一部マスタでは作成したレコードを削除すると、各種精算および支払依頼ですでに精算済みの申請画面・帳票レイアウトから名称が削除される仕様となっております。削除だけでなく、修正の場合も対応によっては過去伝票を印刷した際などに名称などを確認できなくなることがあります。
  詳細は、マスタ削除および修正時の注意点についてをご確認ください。

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定や全体の流れについて知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

• 仕訳データ作成の仕組み

イメージ図

関連のあるメニュー

※交通機関マスタの内容を経費系の伝票種別に表示することはできません。

設定が反映される画面

「交通機関」のプルダウンを開くと、「交通機関マスタ」に登録されている「交通機関名」が選択肢として表示されます。
※「交通機関」の配置箇所、項目名称は変更することができます。詳細は、申請画面の項目・レイアウトの変更手順をご確認ください。

設定の前に準備すること

現在の運用で交通費の使用用途を申請者が複数の「選択肢」から選んでいる場合

現在使用している「選択肢」が「交通機関マスタ」の「交通機関名」になります。

現在の運用で費用の使用用途を申請者がフリーで記述している場合

過去の申請書／精算書に記載されている使用用途を「分類」してください。
その「分類」が「交通機関マスタ」の「交通機関名」になります。

設定方法

「CSV取込」と「直接入力」の2つの方法があります。

CSV取込

テンプレートにデータを入力して、一括で取り込みます。
一括で取り込むことができるので、登録件数が多数ある場合に有効な方法です。
テンプレートは「資料ライブラリ」よりダウンロードいただけます。

CSVの取込方法は、マスタへのCSV取込手順をご確認ください。

直接入力

1件ずつ「新規登録」画面を開いて入力をします。登録件数が数件の場合に有効な方法です。
「管理」タブ >「交通機関マスタ」から設定してください。

項目一覧

「交通機関マスタ」で設定を行う項目の一覧です。
こちらを参照してテンプレートやマスタの入力を行ってください。

※交通機関IDは自動で採番されますので、新規登録する際は不要の項目です。
登録済みのマスタを更新する際は、テンプレートにIDを記載ください。

設定画面の説明

一覧画面

1.新規登録
新しい交通機関を登録できます。

2.CSV出力
マスタに登録されたデータをCSV形式で出力できます。

3.表示順の変更
登録済みのレコードの表示順を変更できます。
ここで設定した内容が申請画面の並び順に反映されます。

4.削除
チェックを付けた項目を削除できます。

（記事ID：1543）

概要

• 「楽楽精算」からCSV出力したデータを「Stena Expense」に取り込み、不正や不適切な利用がないかチェックすることができます。
• 「楽楽精算」の「伝票データ出力の設定」にて「Stena Expense」側で指定されたフォーマットを設定する必要があります。
• ご利用にあたってはChillstack社の「Stena Expense」のご契約が必要です。
  ご契約・仕様の詳細はChillstack社へお問い合わせください。※外部サイトへ遷移します
  あわせて二重申請などの不正経費を検知したいときは　不正経費自動検知クラウド
  「Stena Expense」もご確認ください。
  

利用イメージ

※上記は、手動取込時のフローイメージです。
「伝票データ出力」の画面で「自動連携」を選択した場合、CSV出力／CSV取込が自動で実行されます。

「楽楽精算」のCSV出力項目

「Stena Expense」への取込には以下の項目が必要です。
連携用のCSVファイルは、「楽楽精算」の「伝票データ出力」より出力可能です。
※事前に「伝票データ出力の設定」より出力項目を設定し、「伝票データ出力」にて出力します。

「楽楽精算」の設定方法

CSV出力のための設定

1. 「管理」タブ >「伝票データ出力の設定」をクリック
2. 「新規登録」をクリック
3. メインデータ「複数伝票データの出力」を選択
   出力設定名やコメントは任意のものを設定
4. 「出力項目」の左側「出力する項目」に以下を設定。
   また、「項目名」には下表の「Stena Expnese取込項目」と同じものを設定。
   ※「Stena Expense」への取込はへッダ行が必須です。
   

   No.	Stena Expense 取込項目	「楽楽精算」出力項目	必須	設定内容・補足
   1	明細ID	空白		「楽楽精算」には明細IDがないため空白を出力し、Stena Expenseで自動付番します
   2	申請ID	ヘッダ情報：伝票No.	〇
   3	行番号	明細情報：明細No.	〇
   4	申請日	ヘッダ情報：申請日：yyyy/mm/dd	〇
   5	使用日	明細情報：明細日付：yyyy/mm/dd	〇
   6	所属部署	ヘッダ情報：申請者部門名	〇
   7	社員番号	ヘッダ情報：申請者CD	〇
   8	申請者名	ヘッダ情報：申請者名		空白の場合StenaExpense側で、 社員番号 （「楽楽精算」の社員コード）が表示されます
   9	勘定分類	明細情報:交通機関名/内訳名	〇
   10	支払い先	該当項目（※）		支払い先にあたる項目を設定
   11	申請金額	明細情報：金額	〇
   12	自社参加者一覧	ヘッダ情報：当方担当者名
   13	他社参加者一覧	ヘッダ情報：先方担当者名
   14	合計参加人数	該当項目（※）		明細情報：数量などが該当します
   15	出発地	明細情報：出発地
   16	到着地	明細情報：到着地
   17	往復	明細情報：往復
   18	出張開始日	ヘッダ情報：出張期間(開始)：yyyy/mm/dd
   19	出張終了日	ヘッダ情報：出張期間(終了)：yyyy/mm/dd
   20	交通費	空白
   21	タクシーの利用	空白
   22	交際費・会議費	空白
   23	日当	空白
   24	摘要	該当項目（※）
   25	勘定分類(補助分類)	該当項目（※）
   26	領収書	該当項目（※）		明細情報：証票（あり/なし、と出力されます） 明細情報：領収書/請求書_添付ファイル名
   27	申請者コメント	該当項目（※）

   ※「該当項目（※）」はお客様の設定により楽楽精算内の項目有無が変わる項目です。
   異常・不正検知にあたっては項目とその記載内容がある方が検知精度が上がります。
   現在該当する項目がない場合は項目を新設するか、「空白」として出力するかご検討ください。
   
   ※No12,13 についてはカンマ（,）区切りで参加した人（申請している本人を含む）の氏名を入力してください。フルネーム推奨です。
   （名字のみ、名前のみ、フルネームが混在する場合、別の人物として扱われます。）

5. 「確定」をクリック

≪完了≫

推奨設定　伝票データ自動連携のための設定

1. 「管理」タブ >「システム設定」>「その他」タブの「Stena Expenseの連携」を「有効」に設定
   ※本画面は、管理者ユーザー（ログインID：admin）でログインした場合のみ表示されます。
   
   
2. 「Stena ExpenseのAPIキー」を入力
   ※「Stena ExpenseのAPIキー」は、「Stena Expense」側で取得ください。
3. 「確定」をクリック

≪完了≫

推奨設定　伝票No.重複回避の設定

「伝票No.採番設定」で伝票No.が各申請種別ごとに一意の番号になるよう設定いただくことをおすすめいたします。

「Stena Expense」の「明細No.」は、「楽楽精算」の「伝票No.＋明細No.」です。
そのため、同一の明細No.は重複レコードとして認識され、「Stena Expense」に取り込みした際にエラーにならず、取り込みがされません。

上記回避策として、「楽楽精算」内で異なる申請種別に同じ伝票No.が採番されないよう
以下の設定手順に沿ってご設定ください。

設定手順

1. 「管理」タブ > 「伝票No.採番設定」をクリック
2. 申請種別ごとに伝票No.の書式、番号を編集
   ・伝票No.の書式を変更する場合は「書式の編集」をクリック
   　変更したい書式にラジオボタンを変更し、必要な項目を入力
   ・伝票No.の番号を変更する場合は「番号の編集」をクリック
   　変更後、最初に採番される番号を入力
   　※すでに発行済みの番号は設定できません。
   
   
3. 「確定」タブをクリック

≪完了≫

「楽楽精算」のCSV出力手順

1. 「申請・承認」タブ > 「伝票データ出力(全部門)」をクリック
2. 伝票データ出力にて「伝票データ出力の設定」で設定した、「Stena Expense」用のテンプレートを選択
3. 「項目名を出力する」にチェックを入れる
4. 検索条件を入力（任意）
   ※検索条件を設定しない場合は、過去のすべてのデータが出力されます。
   ※データ数が膨大な場合、出力に時間がかかることがあります。しばらく経っても画面が更新されない場合は、期間などを区切って出力してください。
5. 「ファイル出力」をクリック
   ※API連携による「伝票データ自動連携のための設定」をしている場合は、この手順を実施することで該当のファイルが連携されます。
   
6. CSVファイルがダウンロードされる

≪完了≫

Stena Expense側の手順

1. 「Stena Expense」へログイン
2. ログイン後、左サイドバーの「アップロード」をクリック
3. 表示ページ右上の「新規アップロード」をクリック
4. ポップアップで表示されるウィンドウに「楽楽精算」から抽出したCSVファイルをドラッグ＆ドロップ
5. 検知結果を待ちます（通常15～30分程度かかります）
6. 検知完了後、左サイドバーの「検知済み明細」をクリックすると、検知結果の一覧が表示されます。

≪完了≫

（記事ID：1300）

概要

• 伝票を修正するための条件と、ユーザーの役割別（申請者・承認者・経理担当者）の修正手順について説明します。
• 伝票の「状態」とユーザーに付与されている「権限」によって、伝票の修正可否が異なります。
• 修正時に金額を変更したい場合は、「管理」タブ > 「システム設定」にて、伝票修正時における金額変更の制御の設定が必要です。詳細は、承認者が伝票修正時に金額変更できないように制御する方法を知りたいをご確認ください。
• 伝票の「修正」ボタンが表示されない場合は、伝票の「修正」ボタンが表示されない／クリックできないをご確認ください。

伝票状態による修正可否の一覧表

伝票の状態によって、修正できる役割のユーザーが異なります。

修正に必要な権限

修正するユーザーによって、権限の設定が必要です。
なお、修正に必要な権限は「権限マスタ」で設定します。

• 申請者が修正する場合：（修正権限は不要）
  ※自身の伝票のみ修正可能
• 承認者が修正する場合：「承認時の申請内容の修正」権限が必要
• 経理担当者が修正する場合：「承認完了後の申請内容の修正」権限が必要

伝票の修正ができない条件

伝票が以下の両条件に該当する場合は、修正できません。

上記条件に当てはまる伝票を修正したい場合は、以下どちらかの設定を変更することで、修正ができます。

• 申請者の「社員マスタ」の所属部門・承認フローおよび「承認者の設定」を伝票の申請時と同じ状態に戻す。
• 申請者の「社員マスタ」の「所属2」もしくは「所属3」に伝票の申請時と同じ所属部門・承認フローのコードを設定する。
  ※承認ポイントに「役職」または「部門」が含まれる場合は、「承認者の設定」に申請時と同じ承認者を設定する。

修正手順

申請者・承認者・経理担当者の修正手順の詳細は以下ページをご参照ください。

• 申請者が伝票を修正する手順
• 承認者が伝票を修正する手順
• 経理担当者が伝票を修正する手順

（記事ID：1230）

概要

• 削除できる伝票は、最終承認前の伝票のみです。
  ※仮払金ありの精算伝票の場合は「仮払金精算確認処理」前の伝票
  
  
• 最終承認済みの伝票は削除できません。
  削除したい伝票が最終承認済みの場合は、「否認処理」で対応します。
  
  
• 伝票の削除は申請者（または代理申請者）のみが行うことができます。
  経理担当者や管理者でも削除できません。
  
  
• 伝票を削除した場合、該当伝票に割り振られていた「伝票No.」は欠番です。

削除できる伝票の状態

以下の「状態」の伝票は削除できます。

• 一時保存
• 差戻し
• 取下げ
• 承認依頼中
  ※「取下げ」もしくは「差戻し」を実行後、削除を行います。
• 仮払金精算待ち
  ※「差戻し」の後、削除を行います。

削除手順

伝票が、最終承認済みの場合

申請者本人でも管理者でも削除できません。
削除したい伝票が最終承認済みの場合は、「否認処理」で対応します。

伝票が「承認依頼中」の場合（承認途中の場合）

申請者が該当伝票の「取下げ」、または承認者が該当伝票の「差戻し」をした後に申請者本人が削除します。

伝票が「取下げ」「差戻し」状態、または「一時保存」状態の場合

以下手順の4.からご確認ください。

1. 申請者の「申請・承認」画面、各種申請／精算ボタンの下にある「一覧」ボタンをクリック
   
   
2. 取下げたい伝票の「伝票No.」をクリック
   
   
3. 伝票画面左下の「取下げ」をクリック
   
   
4. 取下げ後、申請者が「申請・承認」画面の「一覧」ボタンから取下げた伝票をクリック
   
   
5. 伝票の左下に表示される「削除」ボタンをクリック
   
   
6. 伝票が削除されます。

≪完了≫

「削除」ボタンが表示されない／クリックできない場合

上記手順で「削除」ボタンが表示されない、または「削除」ボタンをクリックできない場合は、伝票の「削除」ボタンが表示されない／クリックできない場合の対処方法を知りたいを
ご確認ください。

ワークフロー伝票が削除できない場合

ワークフロー伝票に「削除」ボタンが表示されない場合は、「ワークフロー設定」から「申請データの削除」の設定を行うことで、解決する場合があります。
詳細は、ワークフロー伝票が削除できない場合の対処方法を知りたいをご確認ください。

（記事ID：1229）