Chillstack 「Stena Expense」用CSVデータの出力手順

概要

• 「楽楽精算」からCSV出力したデータを「Stena Expense」に取り込み、不正や不適切な利用がないかチェックすることができます。
• 「楽楽精算」の「伝票データ出力の設定」にて「Stena Expense」側で指定されたフォーマットを設定する必要があります。
• ご利用にあたってはChillstack社の「Stena Expense」のご契約が必要です。
  ご契約・仕様の詳細はChillstack社へお問い合わせください。※外部サイトへ遷移します
  あわせて二重申請などの不正経費を検知したいときは　不正経費自動検知クラウド
  「Stena Expense」もご確認ください。
  

利用イメージ

※上記は、手動取込時のフローイメージです。「伝票データ出力」の画面で「自動連携」を選択した場合、CSV出力／CSV取込が自動で実行されます。

「楽楽精算」のCSV出力項目

「Stena Expense」への取込には以下の項目が必要です。
連携用のCSVファイルは、「楽楽精算」の「伝票データ出力」より出力可能です。
※事前に「伝票データ出力の設定」より出力項目を設定し、「伝票データ出力」にて出力します。

「楽楽精算」の設定方法

CSV出力のための設定

1. 「管理」タブ >「伝票データ出力の設定」をクリック
2. 「新規登録」をクリック
3. メインデータ「複数伝票データの出力」を選択
   出力設定名やコメントは任意のものを設定
4. 「出力項目」の左側「出力する項目」に以下を設定。
   また、「項目名」には下表の「Stena Expnese取込項目」と同じものを設定。
   ※「Stena Expense」への取込はへッダ行が必須です。
   

   No.	Stena Expense 取込項目	「楽楽精算」出力項目	必須	設定内容・補足
   1	明細ID	空白		「楽楽精算」には明細IDがないため空白を出力し、Stena Expenseで自動付番します
   2	申請ID	ヘッダ情報：伝票No.	〇
   3	行番号	明細情報：明細No.	〇
   4	申請日	ヘッダ情報：申請日：yyyy/mm/dd	〇
   5	使用日	明細情報：明細日付：yyyy/mm/dd	〇
   6	所属部署	ヘッダ情報：申請者部門名	〇
   7	社員番号	ヘッダ情報：申請者CD	〇
   8	申請者名	ヘッダ情報：申請者名		空白の場合StenaExpense側で、 社員番号 （「楽楽精算」の社員コード）が表示されます
   9	勘定分類	明細情報:交通機関名/内訳名	〇
   10	支払い先	該当項目（※）		支払い先にあたる項目を設定
   11	申請金額	明細情報：金額	〇
   12	自社参加者一覧	ヘッダ情報：当方担当者名
   13	他社参加者一覧	ヘッダ情報：先方担当者名
   14	合計参加人数	該当項目（※）		明細情報：数量などが該当します
   15	出発地	明細情報：出発地
   16	到着地	明細情報：到着地
   17	往復	明細情報：往復
   18	出張開始日	ヘッダ情報：出張期間(開始)：yyyy/mm/dd
   19	出張終了日	ヘッダ情報：出張期間(終了)：yyyy/mm/dd
   20	交通費	空白
   21	タクシーの利用	空白
   22	交際費・会議費	空白
   23	日当	空白
   24	摘要	該当項目（※）
   25	勘定分類(補助分類)	該当項目（※）
   26	領収書	該当項目（※）		明細情報：証票（あり/なし、と出力されます） 明細情報：領収書/請求書_添付ファイル名
   27	申請者コメント	該当項目（※）

   ※「該当項目（※）」はお客様の設定により楽楽精算内の項目有無が変わる項目です。
   異常・不正検知にあたっては項目とその記載内容がある方が検知精度が上がります。
   現在該当する項目がない場合は項目を新設するか、「空白」として出力するかご検討ください。
   
   ※No12,13 についてはカンマ（,）区切りで参加した人（申請している本人を含む）の氏名を入力してください。フルネーム推奨です。
   （名字のみ、名前のみ、フルネームが混在する場合、別の人物として扱われます。）

5. 「確定」をクリック

≪完了≫

推奨設定　伝票データ自動連携のための設定

1. 「管理」タブ >「システム設定」>「その他」タブの「Stena Expenseの連携」を「有効」に設定
   ※本画面は、管理者ユーザー（ログインID：admin）でログインした場合のみ表示されます。
   
   
   
2. 「Stena ExpenseのAPIキー」を入力
   ※「Stena ExpenseのAPIキー」は、「Stena Expense」側で取得ください。
3. 「確定」をクリック

≪完了≫

推奨設定　伝票No.重複回避の設定

「伝票No.採番設定」で伝票No.が各申請種別ごとに一意の番号になるよう設定いただくことをおすすめいたします。

「Stena Expense」の「明細No.」は、「楽楽精算」の「伝票No.＋明細No.」です。
そのため、同一の明細No.は重複レコードとして認識され、「Stena Expense」に取り込みした際にエラーにならず、取り込みがされません。

上記回避策として、「楽楽精算」内で異なる申請種別に同じ伝票No.が採番されないよう
以下の設定手順に沿ってご設定ください。

設定手順

1. 「管理」タブ > 「伝票No.採番設定」をクリック
2. 申請種別ごとに伝票No.の書式、番号を編集
   ・伝票No.の書式を変更する場合は「書式の編集」をクリック
   　変更したい書式にラジオボタンを変更し、必要な項目を入力
   ・伝票No.の番号を変更する場合は「番号の編集」をクリック
   　変更後、最初に採番される番号を入力
   　※すでに発行済みの番号は設定できません。
   
3. 「確定」タブをクリック

「楽楽精算」のCSV出力手順

1. 「申請・承認」タブ > 「伝票データ出力(全部門)」をクリック
2. 伝票データ出力にて「伝票データ出力の設定」で設定した、「Stena Expense」用のテンプレートを選択
3. 「項目名を出力する」にチェックを入れる
4. 検索条件を入力（任意）
   ※検索条件を設定しない場合は、過去のすべてのデータが出力されます。
   ※データ数が膨大な場合、出力に時間がかかることがあります。しばらく経っても画面が更新されない場合は、期間などを区切って出力してください。
5. 「ファイル出力」をクリック
   ※API連携による「伝票データ自動連携のための設定」をしている場合は、この手順を実施することで該当のファイルが連携されます。
   
6. CSVファイルがダウンロードされる

≪完了≫

Stena Expense側の手順

1. 「Stena Expense」へログイン
2. ログイン後、左サイドバーの「アップロード」をクリック
3. 表示ページ右上の「新規アップロード」をクリック
4. ポップアップで表示されるウィンドウに「楽楽精算」から抽出したCSVファイルをドラッグ＆ドロップ
5. 検知結果を待ちます（通常15～30分程度かかります）
6. 検知完了後、左サイドバーの「検知済み明細」をクリックすると、検知結果の一覧が表示されます。

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