お役立ち情報の記事一覧

「楽楽精算」の運用開始後に会計ソフトの変更が決まった場合や、出力している仕訳データの内容を変更（出力情報の追加／削除など）をしたい場合は、仕訳データの設定や各種マスタの設定変更を行う必要があります。

本記事では、設定変更の流れや手順・変更にともなう考慮事項などをご案内します。

全体の流れ

設定は以下の流れで進めます。
本記事では、以下【事前準備】の詳細をご案内します。

会計ソフトの入替にあたり、全体の詳しい概要やスケジュールについては、「会計ソフト変更時の対応方法」のまとめ資料をご確認ください。

 

【事前準備】

1.連携する会計ソフトの仕訳データ取込フォーマットを入手する

まずは連携する会計ソフトのマニュアル（仕訳データの取込フォーマットがわかるもの）を入手し、内容を確認しましょう。

※取込フォーマットの入手方法は、会計ソフト提供元のサポート宛にお問い合わせください。

2.現在の仕訳データの設定と比較して、修正点を洗い出す

入手した会計ソフトへの仕訳データ取込フォーマットと、現在の「楽楽精算」からの仕訳データの出力設定を比較します。
仕訳データの出力項目や項目の並び順など、現状の設定から何を変更する必要があるかを洗い出しましょう。

• 仕訳に出力したい情報がない
• 伝票No.の桁数の変更が必要

など、比較した結果よくある変更点は、会計ソフトの変更・仕訳の設定変更にともなう考慮事項をあわせてご確認ください。

比較イメージ

会計ソフトの入替にあたり必要な事前準備の一部をご紹介します。
その他必要な準備事項については、「会計ソフト変更時の対応方法」のまとめ資料をご確認ください。

取込フォーマットと現状設定を比較して、どこを設定変更するのかわからない場合や、変更点が正しいかが不安な場合は、お気軽にサポートまでご相談ください。

ご相談の際には円滑なご案内のため、1.連携する会計ソフトの仕訳データ取込フォーマットを入手するで用意した取込フォーマットをあわせてご送付いただけますと幸いです。

※質問内容は「仕訳・支払処理」をご選択ください

 

会計ソフトの変更・仕訳の設定変更にともなう考慮事項

会計ソフトの変更や仕訳の設定変更を行う場合は、「仕訳データ出力の設定」以外にも設定変更が必要になる場合があります。

変更箇所・数によっては想定より時間がかかったり、伝票など申請者が見える範囲にも変更が入る可能性があることを考慮しておきましょう。

自社がどのような設定変更が必要になるかは、設定作業の事前準備として、
2.現在の仕訳データの設定と比較して、修正点を洗い出すを行うことで明確になります。

【例】会計ソフト変更時　よくある設定変更・マスタ変更点

自社の要件によって具体的な設定方法を知りたい方は、「会計ソフト変更時の対応方法」のまとめ資料をご確認ください。

 

【例】現在の仕訳データの修正を行う場合　よくある設定変更・マスタ変更点

仕訳データを「楽楽精算」から会計ソフトに自動連携する運用を検討している場合

現在「API連携オプション」を利用して会計ソフトへ仕訳の自動連携を行っている場合は、自動連携に影響が出ることが想定されます。
実際に設定変更作業を行うタイミングでは連携を停止してください。

また会計ソフトの変更をする場合は、新しい会計ソフトとの自動連携に必要な設定などを事前にご確認の上、設定変更に進んでください。

有償プレミアムサポートオプションのご案内

会計ソフト入替に伴い、設定変更の進め方などご不安な方へは「有償プレミアムサポートオプション」をご用意しています。

弊社のサポート担当がお電話やWEB会議で丁寧にサポートいたします。「お問い合わせフォームのサポートだけでは少し不安…」という方へおすすめのオプションです。

詳細は以下よりご確認ください。

 

会計ソフトのフォーマットを入手し、修正点を洗い出しなど、必要な事前準備が完了したら次は、準備した内容をもとに設定変更を行っていきましょう。

会計ソフトの変更／仕訳設定の追加・変更　②設定変更の手順に進んでください。

（記事ID:3804）

申請データ取込

伝票の明細情報を申請画面上でCSV取込できる機能です。
明細上で入力する情報を減らし、申請時間を短縮することができます。

 
取込可能なデータは「明細情報」のみです。
申請データ取込の機能を使用するには、伝票の入力画面を開き、「ヘッダ情報」を入力したうえで、CSVデータを取り込む必要があります。

詳細は、申請データ取込の設定をご確認ください。

こんな場合に便利です！

• CSV形式で保存したETCカードの利用明細を取り込みたい
• 発注管理システムから出力した支払明細を取り込みたい
• 現在資料している立替精算入力用のExcelファイルを取り込んで申請時に利用したい

伝票データ出力

申請者が入力した伝票データを、CSV形式で出力することができる機能です。
仕訳データとは別に、伝票画面で入力／選択した内容をそのまま出力することができます。

詳細は、以下ページをご確認ください。

• 伝票データ出力の設定
• 伝票データ出力
  
  

こんな場合に便利です！

• 会計ソフト以外のシステムに伝票入力したデータを、そのまま取り込みたい
• 期ごとにどの内訳マスタを利用したか集計を行いたい
• どの部門が経費利用額が高いのかCSV内で確認したい
• 支払データをCSV一覧で出力したい

 

一覧表出力

各種データをPDFで出力することができる機能です。

こんな場合に便利です！

• 従業員立替以外の支払方法で精算されている金額と明細を月ごとに確認したい
• 社員への振込件数や金額を確認したい
• 仮払金申請をした申請者が精算しているか確認したい
• 確定した仕訳を印刷して確認したい

【仕訳伝票出力】
「楽楽精算」で作成した仕訳を、帳票（PDF）で出力できます。

【支払一覧表】
「支払No.」や「支払日」ごとに、社員や支払先に支払った金額の一覧を出力できます。
給与合算される場合、経費精算額を確認する際に便利です。

【支払方法別支払一覧表】
「支払方法マスタ」で設定した支払方法を選択した伝票の一覧を出力できます。
社員ごとにどの支払方法で経費を利用しているか確認する際に便利です。

【振込明細表】　
「FBデータ出力」で出力したデータを帳票（PDF）で出力できます。
振込情報の確認をする際に便利です。

【FBデータエラーリスト】　
「FBデータ出力」を行った際の設定に不備がある場合、エラーリストが作成されます。
エラーの内容を確認してマスタを修正する際に便利です。

【仮払金未精算一覧表】　
仮払金を未精算のユーザーに対して、精算を催促する際などに活用できます。

CSV出力

現在登録されているマスタの情報を、CSV形式で出力することができる機能です。
出力する項目はあらかじめ「管理」タブ >「CSV出力の設定」よりご設定ください。

対応しているマスタは以下の通りです。

部門マスタ／役職マスタ／プロジェクトマスタ／社員マスタ／承認フロー初期値の設定
勘定科目マスタ／補助科目マスタ／税区分マスタ／交通機関マスタ／内訳マスタ
手当マスタ／支払先マスタ／共有目的地マスタ／定期支払マスタ／振込元マスタ

 
詳細は、CSV出力をご確認ください。

こんな場合に便利です！

• 定期的に「楽楽精算」に登録のあるマスタをバックアップとして残しておきたい
• 「楽楽精算」に登録のあるマスタを他のシステムに取り込みたい
• 人事異動がある際に、一括で設定変更を行いたい
  
  

CSV取込

マスタ情報をCSVファイルで一括更新（新規作成）することができる機能です。
取込を行う項目は「管理」タブ >「CSV取込の設定」より、自由に設定できます。

対応しているマスタは以下の通りです。

部門マスタ／役職マスタ／プロジェクトマスタ／社員マスタ／承認フロー初期値の設定
勘定科目マスタ／補助科目マスタ／交通機関マスタ／内訳マスタ／手当マスタ
支払先マスタ／共有目的地マスタ／定期支払マスタ／振込元マスタ／汎用マスタ


詳細は、CSV取込をご確認ください。

こんな場合に便利です！

• 外部システムで出力した社員データを、そのまま「楽楽精算」に取り込みたい
• 新入社員の入社に伴い、一括でマスタ更新を行いたい

 

親部門／子部門

部門を階層化することができる機能です。
詳細は、部門マスタの「親部門」の利用用途を知りたいをご確認ください。

こんな場合に便利です！

• 「伝票データ出力（自部門）」や「管理者用データ一覧（自部門）」にて、 親部門に所属するユーザーは、紐づく子部門の伝票データも確認することができる 
• 部門を選択する際に親部門を選択することで、紐づく子部門をすべて選択できる
• 「予算管理オプション」をご契約の場合、「集計・予算（自部門）」にて、 親部門に所属するユーザーは、紐づく子部門についても予算・実績の確認ができる 
  ※以下のイメージで親部門、子部門が表示されます。 
  
  

申請ルールの設定

自社のルールに違反した申請をした際に、警告やエラーを出すことができる機能です。
申請時の入力ミス削減や差戻しを減らすことができます。

詳細は、以下ページをご確認ください。

• 申請ルールの設定
• 申請ルールの設定でできないことを知りたい

 

こんな場合に便利です！

• 事業者登録番号の入力間違いを防止することができます。 
  
• タクシー代など領収書の添付漏れを防止することができます。
  

 

二重申請防止機能のご案内

領収書／請求書を新規登録・編集するときや領収書／請求書を紐づけた伝票を申請するときに、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、「楽楽精算」内で確認画面や警告メッセージを出すことができます。
※エラーとして、領収書／請求書を登録できないようにすることはできません。

 
詳細は、電子帳簿保存法オプション　二重申請防止機能の仕様（判定基準・タイミングなど）をご確認ください。

こんな場合に便利です！

• 同じ領収書を利用し申請してくる社員がいる
• 二重申請の可能性を削減したい

 

申請者へのメッセージ／お知らせ

「楽楽精算」では、コメント機能やポップアップ機能を利用し、申請者へメッセージを表示することができます。

【2種のお知らせ機能】

こんな場合に便利です！

• 設定完了して運用開始しているが、申請者の問い合わせが多い
• わからないことがあるとなんでも経理部に問い合わせがくるので、対応で忙しい

 

無料で使える申請メニュー全11種類

現在利用している申請種別のメニュー以外は見当たらないから利用できていない…
ということありませんか？
「楽楽精算」では無料で使える申請メニューが全部で11種類あります。

詳細は、ご存知でしたか？無料で使える申請メニューは全11種！をご確認ください。

便利なオプション機能のご紹介

「楽楽精算」では、お悩みに合わせた様々なオプション機能をご用意しています。

各オプションについての概要やダウンロードいただけるPDF資料は、オプション紹介資料をご確認ください。
ぜひ、貴社のさらなる業務効率化につながるよう、お役立ていただけますと幸いです。

 

（記事ID：3808）

「楽楽精算」で提供しているセキュリティ関連のオプションは以下の2つがあります。

• 「IPアドレス制限オプション」
• 「SSLクライアント認証オプション」

「2つのオプションの違いは何？自社の運用に適しているのはどちらかわからない…！」
というお声をよくいただきます。

ポイントとなるのは、パソコンからのアクセスのみ制限できればよいのか、スマートフォアプリやスマートフォンブラウザ版も含めて制限をかけたいのか、という点です。

「IPアドレス制限オプション」は、アクセス制限できる対象がパソコンのみです。
そのため、スマートフォアプリやスマートフォンブラウザ版も含めて制限したい！
というお客様は「SSLクライアント認証オプション」がおすすめです。

本記事ではこの2つのオプションそれぞれの概要とよくあるご質問についてご案内します。

概要

「IPアドレス制限オプション」

「楽楽精算」へのアクセスを許可するIPアドレスを登録し、許可したIPアドレス以外からはアクセスができないようにする仕組みです。
例えば漫画喫茶や、街中・カフェなどで接続できるフリーWi-Fiを経由した場合などの変動IPアドレスからのアクセスを制限することが可能です。

✅IPアドレス制限の特長：簡単にセキュリティ対策が可能！

• ID、PASSが流出しても、特定のIPアドレスからしかアクセスできないように制御可能
• 「楽楽精算」内で設定が完結！
• 設定箇所が少ないため、対策に工数をかける必要なし！

「SSLクライアント認証オプション」

利用する各端末（パソコンやスマートフォン）に証明書（鍵）をインストールし、証明書がない端末からはアクセスできないようにする仕組みです。

✅SSLクライアント認証の特長：スマートフォンもセキュリティ対策が可能！

• ID、PASSが流出しても、証明書をインストールした端末からしかアクセスできないように制御可能
• パソコン、スマートフォン両方のセキュリティ対策ができる！
• ユーザーごとに証明書をパソコンやスマートフォンにインストールする必要あり

IPアドレス制限とSSLクライアント認証の対応範囲

よくあるご質問

Q1：「IPアドレス制限オプション」と「SSLクライアント認証オプション」は併用できますか？

A1：
機能的には可能ですが、併用するメリットは少ないです。
「IPアドレス制限オプション」で許可されているIPアドレスからのアクセスの場合でも、クライアント証明書がインストールされていないと「楽楽精算」にアクセスできません。

そのため、結局利用したい端末すべてにクライアント証明書をインストールする必要があり、手間がかかります。
例えば、クライアント証明書がインストールされているノートパソコンであっても、従業員の自宅のネットワークに接続している場合は「楽楽精算」を利用させたくないという場合は併用が有効です。
※ただし、上記の場合も、クライアント証明書がインストールされているスマートフォンにおいてはIPアドレス制限の対象外のため、「楽楽精算」へアクセスができます。

Q2：「IPアドレス制限オプション」を設定している場合、出張先などの出先では
　　　パソコンから「楽楽精算」は使えないのでしょうか？

A2：
出先からリモートデスクトップなどで社内ネットワーク上の環境に接続できる場合は可能です。
そうではなく出先のインターネット環境から直接「楽楽精算」にアクセスしようとする場合、IPアドレスが変動するためアクセスができません。

Q3：それぞれのオプションをお試しすることはできますか？

A3：
はい、できます。
オプションによってお試しの方法が異なりますので以下ご確認ください。

• 「IPアドレス制限オプション」
  お客様の「楽楽精算」環境をコピーし、「IPアドレス制限オプション」の機能を付与した環境にてお試しいただけます。
  
  
• 「SSLクライアント認証オプション」
  上記のようなお客様の「楽楽精算」環境をコピーして機能を付与してのお試しはできません。共用のデモ環境にて使用感を確認いただけます。

それぞれのオプションの詳細は以下よりご確認ください。

• IPアドレス制限オプションの初期設定
• SSLクライアント認証オプションの初期設定

---

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3029）

「電子帳簿保存法オプション」で領収書にタイムスタンプが付与される（法制度に対応できる）ことはご存知の方が多いと思いますが、意外にあまり知られていないのが、「電子帳簿保存法オプション」は請求書にも対応できる！ということです。

「領収書の電子帳簿保存法対応のための運用は浸透してきたので、請求書の対応も始めたい」という方。
まずは請求書の電子保管から始めてみませんか？
※本記事は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

請求書も「楽楽精算」で電子帳簿保存法対応できます！

「管理」タブ >「システム設定」より、「電子帳簿保存対象データ」の「請求書」項目にチェックを入れれば、請求書データのアップロード時にタイムスタンプが付与されます。

※「支払依頼」機能をこれから使いたい場合は、支払依頼　概要・初期設定にて活用方法をご参照ください。

「楽楽請求」でもっと楽に！

「楽楽請求」は、受取請求書に関わる課題（内容確認、仕訳・支払処理、管理など）を一気通貫でラクにするサービスです。

「楽楽精算」のオプションではなく、請求書処理業務の効率化に特化した「楽楽クラウド」シリーズの単独サービスとしてご利用いただけます。
以下のページもぜひあわせてご参照ください。

「楽楽請求」ご紹介ページ
※外部サイトに遷移します

お問い合わせ

「電子帳簿保存法オプション」や「支払依頼」に関するご質問、お試し希望がございましたらお気軽にどうぞ！

※販売パートナー（販売代理店）経由でご契約されているお客様は、「楽楽請求」をご利用いただけない可能性があります。
　ご利用可否およびご利用料金などについてはご契約先の企業様へお問い合わせください。

---

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3007）

「楽楽精算」には承認者にも便利な機能がたくさんあります！
今回は、課長一郎さんのとある月末の1日を例に、「楽楽精算」がどのように活用できるか
見ていきましょう！

課長一郎さんの承認日記

とある月末の1日のスケジュール

8:00　経費精算の伝票確認・修正・承認

「楽楽精算」を導入するまでは、申請された精算伝票に「必要書類が添付されていない！」ということが多々あり、担当者がいるデスクまで確認に行ったり、電話で確認するなど朝から対応に追われていた。

社内規定では、出張時には出張報告書、物品購入時には稟議書の提出が必要なため、別途メールで送ってもらっている。送られてきたメールをさかのぼりながら、申請内容と突き合わせる手間も発生していた。

でも、今は「楽楽精算」があるから、かなり楽になった。申請内容と添付書類が紐づいているので、探し回らずに済むし、すぐに確認できるのが本当に助かる。

参考：複数のファイルを添付する場合の申請イメージ

 

 

9:00　自身の経費精算

承認業務に加え、自身の経費精算もこなさなければならない。物品購入の稟議書はメールに添付して提出するため、件数が多いと送付漏れが発生することもある。
申請者としても、経費精算にミスが出るのではないかと不安になるけど、「楽楽精算」の申請ルールを設定されているおかげで、申請ミスも減ったし、差し戻しや再申請にかかる時間もかなり減った！

出張報告書は「ワークフローオプション」を利用するようになって、メールのやり取りを気にしなくていい！もし出張報告書が添付されていない場合も「出張報告書は必ず添付してください。」とエラーが出るからうっかりしたミスが防げて安心！　　「出張報告書は必ず添付してください」とエラーが出るように申請ルールで制御。

詳細は、申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例をご確認ください。

 

10:00　経費精算にかかった実績の確認

今月の売上と請求書を最終確認。
「楽楽精算」で今月かかった経費の実績もこのタイミングであわせて確認。
 
今までは紙やエクセルで予算の管理をしていたから、手動のチェックに手間取っていたけど、「予算管理オプション」を導入してから、何のためにどのくらい予算が使われているか一目瞭然に！

プロジェクト別に予算・実績を確認可能

部門別やプロジェクト別の経費予算を設定し、それに対する実績を集計できるから経費の利用状況をぱっと視覚的に把握することができて便利。

13:00　部下の商談同行中に承認業務が発生

今日は外出中に承認業務が発生。外出先での承認業務は面倒だと思っていたけど「楽楽精算」をスマートフォンで使えるようになったおかげで、外でもサクサク対応できるようになった。
どこにいても簡単に承認できるので、本当に便利。

16:00　翌月の予算確認

そろそろ翌月の予算を確認。今までは月末にバタバタとしていたけど、「予算管理オプション」で月ごとの経費予算と実績を確認できるようになってから、予算の見通しもスムーズに立てられるように。

これで今日の業務は完了！お疲れ様でした！

 

 

---

今回ご紹介した便利機能で日々の承認業務はもちろん、自身の経費精算もより効率的に進めることができます。

課長一郎さんのように便利機能をフル活用すれば、月末の業務もストレスフリーに！
ぜひ、今後の業務改善にお役立てください。

（記事ID：3041）

2024年は「楽楽精算」のバージョンアップが4回実施されました。
（2月／5月／8月／11月）
こちらではリリースされた便利機能を一部ご紹介します！
※バージョンアップ全件は、バージョンアップ情報よりご確認ください。

1.「電子帳簿保存法オプション」二重申請防止のアラート機能を追加

領収書／請求書の二重申請防止に関する機能追加を行いました。

領収書／請求書を新規登録・編集するときや領収書／請求書を紐づけた伝票を申請するときに、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している可能性がある場合、「楽楽精算」内で警告メッセージを出すことができます！

※確認画面は、事業者登録番号の入力確認画面のあとに表示されます。

詳細は、電子帳簿保存法オプション　二重申請防止機能の仕様をご確認ください。

2.「電子帳簿保存法オプション」経費精算の承認時、領収書／請求書上の「事業者登録番号」修正機能の追加

承認時に「経費精算」伝票にて明細に添付された領収書／請求書上の「事業者登録番号」を修正できるようになりました！
※最終承認完了済の伝票では修正できません。

3.伝票データ出力に「二重申請チェック」のための項目を追加

「伝票データ出力」にて二重申請のチェック条件を絞り込んだ状態でデータを出力できるようになり、重複した伝票明細がないかをラクにチェックできるようになりました！

これにより、二重申請のチェックがさらにラクになります。

※出力されるCSVのソート順は「申請種別 → 伝票No. → 明細No.」となり指定できません。また、二重申請として判定されたデータ同士は、まとまって出力されません。

詳細は、伝票データ出力に「二重申請チェック」のための項目を追加をご確認ください。

4.「閲覧」タブ > 各種一覧画面に検索項目を追加

「閲覧」タブの「承認データ一覧」「管理者用データ一覧」画面に、「明細開始日」「明細終了日」「仮払金支払日」「支払日」が検索項目として追加されました！

これにより、今まで特定の「支払日（仮払金支払日）」や「明細日付」の伝票確認を1件ずつ行っていたところ、まとめて確認できるようになり、業務負担が軽減されます。

詳細は、「閲覧」タブ > 各種一覧画面に検索項目を追加をご確認ください。

5.事後精算時、「申請No.」の選択肢一覧上の「伝票No.」をリンク化

精算時に「申請No.」の選択肢一覧上で事前申請の伝票No.のリンクをクリックすることで、事前申請伝票が新規ウィンドウで表示され、ラクに事前申請の内容を確認できるようになりました！

詳細は、事後精算時、「申請No.」の選択肢一覧上の「伝票No.」をリンク化をご確認ください。

---

2024年にリリースした便利機能の一部をご紹介いたしました！
その他のリリース機能は、バージョンアップ情報をご確認ください。

「楽楽精算」はお客様から頂戴したご意見・ご要望をもとに、
よりよく、寄り添う経費精算システムを目指してまいります。

「こんな機能がほしい！」「ちょっと使いづらいな」などご意見がありましたら、
画面右上のお問い合わせ > 機能要望よりぜひお聞かせください。
これまでにお寄せいただきましたお声やご要望をもとに開発中の一部機能につきましては、
改善計画の一部をご紹介！をご確認ください。

（記事ID：3039）

「楽楽精算」を運用する中で、このようなケースが発生した経験はございませんか？
「楽楽精算」では、最終承認が完了した後、伝票を削除することができません...
※最終承認完了前であれば削除できます。

• 誤って最終承認してしまった伝票はどうしたらいい？
• 不要になった伝票はどうしたらいい？

そのような伝票は、「否認処理」を行うことで、その後の経理処理の対象外としていただくことができます。

今回は、サポートセンターによくお問い合わせをいただくお悩みと、「否認処理」機能について改めてご紹介します。

「否認処理」とは？

「否認処理」とは、誤った内容で最終承認をしてしまった伝票や不要になった伝票をその後の経理処理の対象外とすることができる機能です。

誤った内容での支払いや、誤った内容で仕訳を確定してしまうことを防止するための補助的な機能となります。

 

よくあるお問い合わせ例

申請内容に不備があるケース

• 最終承認完了後に、領収書／請求書の登録内容（金額など）に誤りが見つかった
  →申請者がアップロードした領収書／請求書の情報を承認者や経理担当者で修正できるか知りたいをご確認ください。
  
  
• 領収書／請求書の添付漏れや誤りに気づかずに最終承認をしてしまった
  →最終承認済みの伝票に領収書／請求書を添付できるか知りたいをご確認ください。
  
  
• 精算時に事前申請伝票の紐づけが漏れているのに最終承認をしてしまった
  →精算時に事前申請伝票との紐づけを忘れてしまった場合の対処方法を知りたいをご確認ください。
  
  
• 過去にすでに精算完了した申請内容と同じ伝票を、誤って最終承認してしまった
  →重複承認の可能性がある場合は、必要に応じて「否認処理」の対応をご検討ください。
  
  

伝票が不要になるケース

• 出張申請が承認されていたが、出張自体がなくなり伝票が不要になった
• 仮払金申請が承認されていたが、仮払金の利用がなくなり伝票が不要になった
  →あらかじめ事前申請をした費用が不要になった場合、事前申請の伝票はどうすればいいか知りたいをご確認ください。
  
  
• 請求書を紐づけて支払依頼をしたが支払自体が不要になり伝票が不要になった
  →請求書を紐づけて支払依頼をしたが支払自体が不要になった場合、申請済みの支払依頼の伝票はどうすればいいか知りたいをご確認ください。

その他お困りごとが発生した場合は以下、または画面右上のお問い合わせ > 機能・操作の質問よりお気軽にお問い合わせください。

 

さらに詳しく知りたい方へ：否認処理の関連記事

• 否認処理
  
• 否認処理の「否認」と「対象外」の違いを知りたい
• 「否認処理」を行う際、申請者／承認者へメール通知されるか知りたい
• 否認処理をした伝票について、削除や否認処理の取消はできるか知りたい

---

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3038）

外貨精算時の課題として多いのが、為替レートの確認や正確さ...
弊社へも多くの企業様からご相談をお寄せいただきます。

今回は、外貨の申請・確認をラクにするA社の活用事例をご紹介します。

外貨のレシートもそのままアップロードで金額計算をラクに！

領収書／請求書の登録は「円」だけではありません！
簡単な設定一つで、外貨の領収書や請求書に対応できます。

「管理」タブ >「レート管理マスタ」にて、「領収書/請求書」項目の「有効」にチェックを入れるだけです。これにより、領収書／請求書アップロード時に単位を選択し、金額登録ができるようになります。

精算画面では、レートをもとに金額を円換算して申請いただけます。
詳細は、海外出張再開！～外貨の領収書の金額登録方法～をご確認ください。
※本項目は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

 

A社の活用事例をご紹介

為替レート確認用の外部サイトのリンクを記載し申請者も承認者も確認しやすく！

申請画面右上、承認印欄の下に表示することができるコメント欄を有効活用。
申請時のルールの記載に加え、外国為替レート確認用の外部サイトのリンクを記載！

為替レートを確認する際の手段を社内で統一できるため、内部統制強化にも繋がりました。

コメント欄は「項目設定」より設定ができます。
詳細は、項目設定 > 申請画面の項目設定【編集】画面をご確認ください。

※コメント欄の文字数の上限は半角400文字です。

帰着日の為替レートのキャプチャを伝票に添付し、確認工数の削減に！

為替レート確認用のリンクから申請者に帰着した日のレートのキャプチャを撮影してもらい、「ファイル添付オプション」を利用して該当伝票に添付！

添付されたキャプチャと為替レート確認用のリンクへの導線もスムーズなので確認工数が大幅に削減されました！

※本項目は「ファイル添付オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

 

レートに応じた手当の計算も自動で！

「手当マスタ」と「レート管理マスタ」の項目を利用することで、手当の支給額も自動で計算！

明細のレート欄に適切なレートを入力いただくことで、手当を自動で計算してくれますので手当の計算が省け、業務効率がアップしました。

手当の設定例

【例】アメリカへの出張手当が60USD×帰着日のレート×出張日数の場合

　手当マスタの計算式は以下のように設定
　"60" * 申請データ.レート * 申請データ.出張日数

　※詳細は、手当の設定手順をご確認ください。

※上記の例は手当を明細項目に配置する場合の運用です。ヘッダ項目に配置する運用でも再現できます。手当に関する設定でご不明な点などございましたら、お問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。

---

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3037）

「人事異動があったので、すでに申請された伝票の承認者を新しい課長に変更したい…！」
「申請をしてほしい伝票があったのに、申請者が退職してしまった…。」
というケースはありませんか？

そんな時でも、「代理機能」を活用すれば、本来の担当者の代わりに申請や承認が可能になります。

本記事では、「代理申請」と「代理承認」の機能について、利用が想定されるシーンと、代理の担当者ができることをご紹介します。
人事異動や担当者不在の時でも、安心してご対応いただけるかと思います。

代理申請機能

代理申請を行うユーザーを設定することで、本来の申請者の代理で申請を行うことができます。
設定手順は、代理申請の設定手順をご確認ください。

利用が想定されるシーン

• 社長の申請は、社長自身ではなく、他の社員が代わりに申請できるようにしたい
• 特定の社員が不在となる間に、その社員の伝票を代わりに申請したい

代理申請の設定をすることで、代理申請者ができること

1. 代理申請者／代理申請者（入力のみ）
   ・申請者の伝票を入力して申請、精算
2. 代理申請者
   ・社員の申請データをコピーして伝票を作成
   ・承認関連の通知メールの受け取り
   ・申請者がアップロードした「領収書／請求書」を利用して伝票を申請

代理承認機能

代理承認を行うユーザーを設定することで、本来の承認者の代理で承認を行うことができます。
設定手順は、代理承認の設定手順をご確認ください。

利用が想定されるシーン

• 本来の承認者が不在の時などに急ぎ代理で承認する必要がある
• 人事異動があり、申請済みで旧課長の承認が終わっていない伝票を、新課長に承認してほしい
• 承認中の段階で、承認者が退職してしまった

代理承認の設定をすることで、代理承認者ができること

• 本来の承認者が承認するべき伝票の承認・差し戻し
• 承認関連の通知メールの受け取り
  ※代理承認者に通知を送る設定が必要となります。
  　詳細は、代理承認者に承認依頼の通知を送信する方法を知りたいをご確認ください。

---

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3035）

「楽楽精算」の導入をご検討いただいた理由の１つとして、「申請書類の差戻し業務を減らしたい！」という課題を多くお伺いします。

「楽楽精算」の導入を機に、差戻し業務は減少してきましたでしょうか。

本記事では、お客様からお伺いした、差戻しを減らすための工夫を申請者向け・承認者向けでそれぞれご紹介します！
経理部永遠の課題である「差戻し」を少しでも減らすヒントになれば幸いです。

差戻しを減らす工夫

申請ルールを活用する

最も活用されているのが、「申請ルール」で制御する事例です。

初期設定時に「申請ルール」を設定している場合でも、運用開始後に目立つミスがあることがわかってきたタイミングで「申請ルール」の追加をご検討いただくケースがございます。

「申請ルール」に関する内容については、下記ページをご確認ください。

関連記事

• 申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例
• 領収書の添付漏れとオサラバ！エラー設定で差戻しの手間をなくそう！
• この経路って最安値…？交通費も「申請ルール」で簡単にチェック！

 

申請画面の項目にポップアップを出す（申請者向け）

申請画面の明細の中に、操作の手順などのポップアップを出すことができます。

対象の項目にマウスポインタをかざした際に表示され、申請者が戸惑いやすい項目について、簡単な説明を記載することができます。

設定手順

1.「管理」タブ >「項目設定」をクリック

2.表示させたい「申請種別」の「項目設定」をクリック

3.「説明」に表示させたい内容を記載

4.「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

ポップアップに気付いてもらう工夫

また、マウスポインタをかざした際に説明が表示されることを申請者に気付いてもらうために、項目の「表示名」に「★」などの記号を付ける運用をされているケースもございました。

あわせてキャプチャのように、申請画面のコメント欄に説明が表示される旨を記載しているという工夫もお伺いしました！

差し戻しがあった際に、修正ポイントを分かりやすくする工夫

次に、差戻しが発生してしまった場合でも、

• 差戻しと修正のやり取りの回数を減らす
• 次回以降の申請～承認をする際に、気を付けるべき間違えやすいポイントを把握してもらう

ために工夫できることをご紹介します。

通知メールを活用する（申請者向け）

取下げや差戻しがされた際に、「通知メール」はご活用いただいておりますでしょうか。
実は、通知メールは文面を変更することができます。

通知メールの設定が初期設定のままになっている場合は、申請者・承認者の方が見やすいようにカスタマイズすることをおすすめしています。

詳細は、下記ページをご確認ください。

• 通知メールの文面変更手順
• 通知メール設定

差戻し時のコメントを活用する（承認者向け）

差戻し時のコメントはご活用いただいておりますでしょうか。
すでに活用されている場合でも、記載するコメントのルールを決め、浸透させることをおすすめします。
また、記載したコメントは「通知メール設定」の「承認履歴」にも表示されますので、あわせてご活用ください。

承認時や経理処理時に申請内容を修正する設定を有効にしている場合は、申請内容を修正する際のコメント入力を必須にする設定もおすすめです。
※「権限マスタ」より、「承認時の申請内容の修正」にチェックを入れている場合

設定手順

1.「管理」タブ >「システム設定」をクリック

2.「申請データ修正時のコメント入力」の「必須」を選択

3.「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

関連記事

伝票の修正

• 伝票を修正する手順

差戻し

• 差戻し
• 差戻しは取り消しできるか知りたい
• 差戻し、取下げが多い申請者を一覧表示したり、回数を集計したりすることはできるか知りたい
• 申請者が「承認依頼中」のデータを修正する方法を知りたい

取下げ

• 申請した伝票を取り下げる方法を知りたい

---

ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3034）