あらかじめ事前申請をした費用が不要になった場合、事前申請の伝票はどうすればいいか知りたい

「出張申請」や「経費申請」で、あらかじめ申請した費用が、何らかの事情で不要になった場合の処理方法について案内します。

仮払金があるか、事前申請伝票の処理がどこまで進んでいるかによって対応が異なります。

仮払金がある場合

まだ最終承認が完了していない場合

※伝票状態は「承認依頼中 X/X 」と表示されます。

申請者による「取下げ」、もしくは承認者による「差戻し」をしてください。

最終承認済みで、「仮払金支払確定」を行っていない場合

※伝票状態は「仮払金支払待」と表示されます。

「申請・承認」タブ > 「否認処理」から否認処理を実施してください。

「仮払金支払確定」は実施したが、「仮払金仕訳」「FBデータ出力」をどちらも行っていない場合

※伝票状態は「承認済（XXXX/XX/XX 仮払金支払）」と表示されます。

「経理処理」タブ > 「支払確定の取消」を行ったのち、「申請・承認」タブ > 「否認処理」を実施してください。

「仮払金支払確定」後、「仮払金仕訳」「FBデータ出力」いずれかを既に行っている場合

※伝票状態は「承認済（XXXX/XX/XX 仮払金支払）」と表示されます。

返金の精算を行う必要がありますので、0円の精算伝票を作成し、処理してください。
詳しくは、仮払金を使用しなかった場合の精算（返金）手順を知りたいをご確認ください。

仮払金がない場合

まだ最終承認が完了していない場合

※伝票状態は「承認依頼中 X/X 」と表示されます。

申請者による「取下げ」、もしくは承認者による「差戻し」をしてください。

最終承認まで完了している場合

※伝票状態は「承認済」と表示されます。

「申請・承認」タブ > 「否認処理」から否認処理を実施してください。

補足

「否認処理」した伝票は削除することはできません。
伝票を削除することができるのは、最終承認が完了していない場合のみです。

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