概要
- 「楽楽精算」でマスタを管理していると、次のような場面に直面することがあります。
- 「このマスタのレコード（選択肢）、もう使わないかも…削除しても大丈夫？」
- 「新しいレコード（選択肢）を追加したいけど、手順や注意点がよくわからない」
- 「定期的にマスタをメンテナンスして、整理を進めたい」
本マニュアルでは、こうした場面に対応するためのマスタの見直しステップ、よくある質問と対応策、運用ルールの工夫をまとめてご案内します。
マスタ見直しのステップ
「楽楽精算」の一部マスタでは作成したレコード（選択肢）を削除すると、各種精算および支払依頼で
すでに精算済みの申請画面・伝票・帳票レイアウトから名称が削除される仕様です。
また、マスタ上のレコード（選択肢）の修正を行った際は、現在設定されている最新の設定内容が、
過去伝票にも反映される仕様となっています。
修正や削除を行うと、過去伝票を印刷した際に、名称や用途が確認できなくなる場合があります。このため、前提として
既存のレコード（選択肢）の修正や削除は非推奨とご認識ください。「修正」ではなく別途新規でのレコード（選択肢）作成、「削除」ではなく「無効」や「使用範囲」のフラグを外すことで「非表示」とする対応を推奨いたします。
詳細は、
マスタ削除および修正時の注意点についてをご確認ください。
■マスタ管理の基本的な対応
| 対応 |
説明 |
推奨度 |
| 新規追加 |
必要なレコードを新しく追加する |
〇 |
| 非表示 |
不要なレコードを非表示にする
（利用不可にする） |
〇 |
| 修正 |
既存のレコードを修正する |
△（非推奨） |
| 削除 |
既存のレコードを削除する |
×（非推奨） |
レコードを新しく追加する
Step1：現状のマスタ登録状況を確認する
現在登録されているマスタの状況を確認します。登録状況の確認方法は、以下の2通りです。
- CSV出力：マスタをCSVで出力して一覧で確認したい場合
- 「楽楽精算」画面から直接確認：各マスタの「一覧画面」で直接確認したい場合
※CSV出力の手順やCSV出力に対応しているマスタの詳細は、
マスタをCSV出力する手順をご確認ください。
Step2：レコード（選択肢）を新しく追加する
新たに必要なレコード（選択肢）を追加します。設定方法は以下の2通りです。
登録する件数に応じて、方法を選択してください。（※記載の件数は目安です）
- CSV取込 ：登録件数が10件以上の場合
- 「楽楽精算」画面から直接入力：登録件数が10件以下の場合
※CSV取込の手順の詳細は、マスタへのCSV取込手順をご確認ください。
※一部のマスタはCSV取込ができません。詳細は、マスタテンプレートに記載していますのでご確認ください。
※「楽楽精算」画面から直接入力は、各マスタの「新規登録」ボタンから直接入力してください。（【例】勘定科目マスタの「新規登録」手順は、勘定科目マスタ > 直接入力をご確認ください。）
※各マスタの操作手順の詳細は、管理タブからご確認ください。
レコードを非表示にする
Step 1：現状のマスタ登録状況を確認する
現在登録されているマスタの状況を確認します。登録状況の確認方法は、以下の2通りです。
- CSV出力：マスタをCSVで出力して一覧で確認したい場合
- 「楽楽精算」画面から直接確認：各マスタの「一覧画面」で直接確認したい場合
※CSV出力の手順やCSV出力に対応しているマスタの詳細は、マスタをCSV出力する手順をご確認ください。
Step2：不要なレコード（選択肢）を特定する
以下の手順で、不要なレコード（選択肢）を整理します。
- 整理対象のレコード（選択肢）を特定する
「伝票データ出力の設定」で設定したフォーマットを使って、 伝票データをCSVで出力します。
- 現在利用されているマスタデータを把握する
出力したCSVデータをピボット集計し、現在利用されているマスタデータを確認します。
- 不要なレコード（選択肢）の整理
ピボット集計で利用頻度の低いレコード（選択肢）を特定したら、不要なレコード（選択肢）を整理します。
≪完了≫
Step 3：レコード（選択肢）を非表示にする
レコードを修正する（非推奨）
Step 1：現状のマスタ登録状況を確認する
現在登録されているマスタの状況を確認します。登録状況の確認方法は、以下の2通りです。
- CSV出力：マスタをCSVで出力して一覧で確認したい場合
- 「楽楽精算」画面から直接確認：各マスタの「一覧画面」で直接確認したい場合
※CSV出力の手順やCSV出力に対応しているマスタの詳細は、マスタをCSV出力する手順をご確認ください。
Step2：レコード（選択肢）を修正する
レコード（選択肢）を修正します。設定方法は以下の2通りです。
修正する件数に応じて、方法を選択してください。（※記載の件数は目安です）
- CSV取込 ：修正件数が10件以上の場合
- 「楽楽精算」画面から直接入力：修正件数が10件以下の場合
※CSV取込の手順の詳細は、マスタへのCSV取込手順をご確認ください。
※一部のマスタはCSV取込ができません。詳細は、マスタテンプレートに記載しておりますのでご確認ください。
※「楽楽精算」画面から直接入力は、各マスタの「編集」ボタンから直接入力してください。
レコードを削除する（非推奨）
Step 1：現状のマスタ登録状況を確認する
現在登録されているマスタの状況を確認します。登録状況は、以下の2通りです。
- CSV出力：マスタをCSVで出力して一覧で確認したい場合
- 「楽楽精算」画面から直接確認：各マスタの「一覧画面」で直接確認したい場合
※CSV出力の手順やCSV出力に対応しているマスタの詳細は、
マスタをCSV出力する手順をご確認ください。
Step 2：レコード（選択肢）を削除する（非推奨）
レコード（選択肢）の削除手順については、マスタ情報の削除手順をご確認ください。
よくある質問と対応策
- 「承認依頼中」の伝票がある状態で「交通機関マスタ」「内訳マスタ」のレコード（選択肢）を修正してしまった
「交通機関マスタ」「内訳マスタ」のレコード（選択肢）を修正した場合、承認依頼中も含めすべての伝票に内容が即時反映されます。
過去伝票の表示内容はそのまま確認できるよう状態にしておく必要がある場合は、一度、各マスタを元の登録内容に戻していただいた上で、必要に応じてマスタ上のレコード（選択肢）を「新規追加」してください。
- 使用していない「交通機関マスタ」「内訳マスタ」のレコード（選択肢）を削除しても過去の仕訳に影響がないか知りたい
「交通機関マスタ」や「内訳マスタ」のレコード（選択肢）を削除した場合、そのレコード（選択肢）が選択されていた伝票の明細項目は空欄になります。
過去の伝票から情報が消えてしまうため、レコード（選択肢）の削除はせずに「無効」や「使用範囲」のフラグを外すことで「非表示」とする対応を推奨します。
詳細は、使用していない「内訳マスタ」を削除しても過去の仕訳に影響がないか知りたいをご確認ください。
おすすめの対応・運用ルール
マスタ更新前にバックアップを取る
「楽楽精算」に登録のあるマスタのバックアップを取得しておくことで、誤操作やトラブルがあった場合でも、元の状態に戻すことができ、運用の安全性と効率が向上します。
マスタ情報のバックアップは、「楽楽精算」からCSVで出力して貴社にて保存をお願いします。詳細は、「楽楽精算」にバックアップ機能があるかを知りたいをご確認ください。
メンテナンス履歴を確認する
マスタのレコード（選択肢）の新規登録や変更、CSVによるデータの出力など、操作のログ（履歴）を確認できます。「誰が、いつ、何を変更したか」を把握でき、トラブル発生時の原因追跡に役立ちます。
各マスタにおける修正および削除の記録につきましては、「管理」タブ > ログ関連 > 「操作ログ」の「操作内容」項目で「マスタ更新」あるいは「マスタ削除」にして検索し、確認ができます。
詳細は、操作ログをご確認ください。
マスタの更新や設定変更を行う際、ユーザーのログインを制御（ロック）する
「排他ロック」機能を利用することで、指定した部門に所属するユーザー以外のユーザーの
ログインを制御することができます。詳細は、排他ロックをご確認ください。
マスタメンテナンス時の社内周知方法
【例1】「楽楽精算」画面上でお知らせ
「楽楽精算」画面上の「申請・承認」タブの「メッセージ欄」や「お知らせ」で告知。
【例】「申請・承認」タブの「メッセージ欄」でメンテナンス時期をお知らせする
詳細は、社内問い合わせを削減！申請者向けに注意書き・お知らせを載せようをご確認ください。
【例2】メールでお知らせ
社内向けに毎月送付している締日のお知らせメールなどの中に変更内容を掲載。
マスタ管理における「ワークフローオプション」活用例
例えば、新規取引先のレコード（選択肢）を「支払先マスタ」に追加する際、申請者から「ワークフローオプション」を使った申請書で追加したい取引先を申請する運用事例があります。
承認者が確認・承認することで口頭やメールでの依頼が不要になり、管理が簡単になるとともにコミュニケーションコストも削減できます。
※「ワークフローオプション」を使った新規取引先申請書のイメージ図です。
詳細は、ワークフローオプションご利用検討中の方へをご確認ください。
手作業でのメンテナンス作業が面倒な方へ
手動でのマスタ更新に時間がかかっている方には、「API連携オプション」を使った自動連携がおすすめです。実際に株式会社ラクスでは、毎月100分かかっていた支払先マスタの手動連携を、「API連携オプション」の導入で0分に短縮しました！
「API連携ってなんだか難しそう…」導入のハードルが高いと感じられた方へ
「API連携オプション」とあわせて「楽楽コネクタオプション」を導入いただくことで、
個別のプログラム開発が不要になり、簡単な設定だけでスムーズにシステム間のデータ自動連携を実現できるオプションをご用意しております。
詳細は、楽楽コネクタオプションご利用検討中の方へをご確認ください。
まとめ
作業に不安がある場合や操作方法で迷ったときは、まずは「楽楽精算サクセスナビ」画面右下に表示されている「フムフム」 で質問を投げかけてみましょう。
また、必要に応じてお電話やWEB会議でのサポートもご利用いただけます。
「何かあったときにすぐ解決したい…」
「メールのやりとりでは聞きたいことが伝えにくいから電話で相談したい！」という方は、
「有償プレミアムサポートオプション」をご検討くださいませ。
サポートの詳細や利用方法については、以下よりご確認ください。
安心してマスタメンテナンスを進めるために、ぜひご検討ください。
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