外貨精算時の課題として多いのが、為替レートの確認や正確さ...
弊社へも多くの企業様からご相談をお寄せいただきます。
今回は、外貨の申請・確認をラクにするA社の活用事例をご紹介します。
外貨のレシートもそのままアップロードで金額計算をラクに！
領収書／請求書の登録は「円」だけではありません！
簡単な設定一つで、外貨の領収書や請求書に対応できます。
「管理」タブ >「レート管理マスタ」にて、「領収書/請求書」項目の「有効」にチェックを入れるだけです。これにより、領収書／請求書アップロード時に単位を選択し、金額登録ができるようになります。
精算画面では、レートをもとに金額を円換算して申請いただけます。
詳細は、海外出張再開！～外貨の領収書の金額登録方法～をご確認ください。
※本項目は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。
A社の活用事例をご紹介
為替レート確認用の外部サイトのリンクを記載し申請者も承認者も確認しやすく！
申請画面右上、承認印欄の下に表示することができるコメント欄を有効活用。
申請時のルールの記載に加え、外国為替レート確認用の外部サイトのリンクを記載！
為替レートを確認する際の手段を社内で統一できるため、内部統制強化にも繋がりました。
コメント欄は「項目設定」より設定ができます。
詳細は、項目設定 > 申請画面の項目設定【編集】画面をご確認ください。
※コメント欄の文字数の上限は半角400文字です。
帰着日の為替レートのキャプチャを伝票に添付し、確認工数の削減に！
為替レート確認用のリンクから申請者に帰着した日のレートのキャプチャを撮影してもらい、「ファイル添付オプション」を利用して該当伝票に添付！
添付されたキャプチャと為替レート確認用のリンクへの導線もスムーズなので確認工数が大幅に削減されました！
※本項目は「ファイル添付オプション」をご契約のお客様向けの内容です。
レートに応じた手当の計算も自動で！
「手当マスタ」と「レート管理マスタ」の項目を利用することで、手当の支給額も自動で計算！
明細のレート欄に適切なレートを入力いただくことで、手当を自動で計算してくれますので手当の計算が省け、業務効率がアップしました。
手当の設定例
【例】アメリカへの出張手当が60USD×帰着日のレート×出張日数の場合
手当マスタの計算式は以下のように設定
"60" * 申請データ.レート * 申請データ.出張日数
※詳細は、手当の設定手順をご確認ください。
※上記の例は手当を明細項目に配置する場合の運用です。ヘッダ項目に配置する運用でも再現できます。手当に関する設定でご不明な点などございましたら、お問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
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