マニュアルの記事一覧

概要

このページでは「管理」タブ >「権限マスタ」の画面と機能を説明します。

• 「承認」や「承認完了後の申請内容の修正」などの処理の権限を設定します。
• 「交通費精算」などの申請アイコンや「計上仕訳」などのメニューの表示／非表示を設定します。
• 「申請権限」「承認権限」「経理権限」など、パターンごとに権限や使用できるメニューを
  設定します。
• 作成した「権限」は「社員マスタ」で各ユーザーに付与します。
  【例】営業太郎は「申請権限」、営業一郎は「承認権限」、経理花子は「経理権限」など

イメージ図

 

設定が反映される画面

社員マスタ

「社員マスタ」の「権限」項目の選択肢として表示されます。
さらに「社員マスタ」で各ユーザーに権限を付与すると以下の画面に反映されます。

【例】ログイン直後トップ画面のメニュー

ユーザーごとに、各メニューの表示／非表示が変わります。
権限マスタでチェックの入っていないメニューは表示されません。
※「申請・承認」タブだけでなく、「閲覧」「管理」など他のタブ内のメニューも同様に
制御できます。
※「お知らせ」タブはユーザーごとの表示／非表示の切り替えはできません。
環境全体での表示／非表示は「管理」タブ >「お知らせ設定」にて変更できます。

【例】社員マスタ

例えば「社員マスタ」の「代理申請者」の選択肢に表示されるユーザーは、「代理申請」の権限を保有しているユーザーのみです。
この他にも「承認者」を選択する画面などで「権限マスタ」の設定が関連します。

設定方法

「管理」タブ >「権限マスタ」にて、1件ずつ「新規登録」画面を開いて入力をします。
※CSVでの取込はできません。

設定画面の説明

権限

承認
伝票を承認する権限です。
承認者として登録あるいは、承認を行うにはこちらにチェックがあり、
かつ「使用可能メニュー」の「承認」（各申請種別ごと）にチェックが必要です。

承認時の申請内容の修正
承認時に申請伝票を修正する権限です。
対象の伝票の承認者でないと修正はできません。

一括承認
一括承認をする権限です。
権限を付与されたユーザーは、未承認伝票を一括で承認することができます。
詳細は、複数の未承認伝票を1度にまとめて承認する方法を知りたいをご確認ください。

仮払金担当
「承認フローマスタ」にて「仮払金担当者」の設定が必要な場合に利用する権限です。
詳細は、仮払金あり伝票の承認フローの設定手順【繰越する／しない共通】をご確認ください。

代理申請
「代理申請者」を設定する際に必要な権限です。権限を付与されたユーザーは「社員マスタ」> 基本情報 > 代理申請者の選択肢として表示されます。
実際に「代理申請者」として処理するためには、「社員マスタ」で「代理申請者」として設定される必要があります。詳細は、代理申請　概要をご確認ください。


承認完了後の申請内容の修正
最終承認が完了した伝票内容を修正する権限です。
「計上仕訳」「支払確定」「仮払金支払確定」画面で伝票の修正ができます。

使用可能メニュー

チェックのあるメニューのみ表示されます。
また、「申請・承認」や「経理処理」など各カテゴリのチェックボックスにて、各機能を一括でチェックすることができます。




1.　「権限 > 承認」にチェックがない状態では、「使用可能メニュー > 承認」の項目に
チェックを入れることはできません。

2.　「権限 > 仮払金担当」にチェックがない状態では、「使用可能メニュー > 仮払金精算確認処理」の項目にチェックを入れることはできません。

（記事ID：1556）

概要

「管理」タブおよび「申請・承認」タブ >「定期区間マスタ」メニューの画面と機能を説明します。乗換案内を利用する際、定期区間にあたる運賃の自動控除を希望する場合に登録が必要です。

• 「乗換案内」を利用できる申請種別は以下の通りです。
  交通費精算／出張申請／出張精算／海外出張申請／海外出張精算
• 「乗換案内」を起動して経路検索を行った場合に、「定期区間マスタ」に登録された情報を利用して控除が起こります。
• 定期区間の登録は、定期区間マスタに定期区間を直接入力する方法と、申請者が定期区間を設定する方法の2種類があります。詳細は、定期区間の設定手順をご確認ください。
  ※「申請者が設定する」場合、申請後に管理者が「確定」するまでは交通費系の申請・精算を行うことができません。

 

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定や全体の流れについて知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

• 定期区間の設定手順

イメージ図

関連のあるメニュー

設定が反映される画面

申請画面

「定期区間」にカーソルを合わせると「定期区間マスタ」に登録されている情報を確認できます。

乗換案内画面

「定期区間マスタ」に登録された経路を利用すると、運賃から自動控除されます。

設定画面の説明

一覧画面

1．CSV出力
マスタに登録されたデータをCSV形式で出力できます。

2．状態
定期区間のステータス（「未確定」「確定済み」「終了」）を表示します。
※「未確定」のステータスのユーザーは「乗換案内」を利用する申請種別で申請を行えません。

3．確定／クリア
チェックを入れたレコードを確定もしくはクリアできます。

編集画面

1．期間
登録する定期区間を適用する期間を設定します。「終了日を設定」をクリックすると、その定期区間が控除される期間の終了日を設定できます。
※終了日を設定しない場合は、その定期区間が控除され続けます。

2．区間
乗換案内を利用し、定期区間を設定します。

3．検索結果
利用する経路を選択します。

4．決定
クリックすると定期区間マスタに区間及び金額が反映されます。

よくある質問

• 定期区間マスタの「終了日」が到来するとどうなるか知りたい
• 登録している定期区間で、駅名・経路変更、廃駅が発生した場合の対応方法を知りたい
• 定期区間の運賃が自動控除されなくなった原因と対応方法を知りたい
• 登録している定期区間で、運賃改定が発生した場合の対応方法を知りたい

（記事ID：1555）

概要

このページでは「管理」タブ >「CSV取込」メニューの画面と機能を説明します。

• 「CSV取込の設定」で設定したフォーマットでCSVファイルを取り込みます。
• 取込を行うには、事前に「CSV取込の設定」が必要です。

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定について知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

• CSV取込の設定
  
  

イメージ図

関連のあるメニュー

設定画面の説明

1．CSV取込設定
「CSV取込の設定」に設定したフォーマットが表示されます。

2．取込方法

 

3．CSVファイル
「参照」をクリックして、対象のファイル選択

4．CSVファイルのプレビュー
クリックすると、CSVファイルの取込を行う先頭5行分の取込状況のプレビューが確認できます。ピンクに反転している項目は、フォーマットとCSVファイルの項目が一致していない項目です。CSVファイルを修正するか、「CSV取込の設定」でフォーマットを修正してください。

5.エラー
プレビューに表示された5行内で発生している、エラー内容が表示されます。

6．取込開始
クリックすると取込が開始されます。
取込状況は「CSV取込状況」を確認してください。

（記事ID：1554）

概要

このページでは「管理」タブ >「CSV出力」メニューの画面と機能を説明します。

• 「CSV出力の設定」で設定したフォーマットで各マスタ情報を出力できます。
• 出力する項目は、「CSV出力の設定」で自由に設定できます。

 

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定について知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

• マスタをCSV出力する手順
• 「楽楽精算」にバックアップ機能はあるかを知りたい

イメージ図

関連のあるメニュー

処理画面の説明

1．CSV出力の設定
「CSV出力の設定」で設定したフォーマットが表示されます。

2．検索条件
出力フォーマットを選択すると、選択内容に合わせて検索条件が表示されます。

3．ファイル出力
ファイルが出力されます。

処理手順

1. 「管理」タブ >「CSV出力」をクリック
2. 「CSV出力」をクリック
3. 「CSV出力設定」からフォーマットを選択
4. 検索条件を登録して「ファイル出力」をクリック

≪完了≫

（記事ID：1553）

概要

このページでは「管理」タブ > 「汎用マスタ」の画面と機能を説明します。

• 任意の内容でマスタを作成できます。
• 使用用途は以下の通りです。
  • 申請画面上で選択肢として使用できます。
    ※虫眼鏡ボタンをクリックして選択肢を表示する項目です。
    
    
  • 申請ルールの設定の条件としてて使用できます。
    【例】申請時に「汎用マスタ」の「選択肢１」を選択している場合は、「目的地」の入力は必須　など
    
    
  • 手当の計算式の条件として使用できます。
    【例】申請時に「汎用マスタ」の「選択肢１」を選択している場合は、手当額2,000円「選択肢２」を選択している場合は、手当額3,000円　など
    
    
  • 仕訳データの計算式の条件として使用できます。
    【例】申請時に「汎用マスタ」の「選択肢１」を選択している場合は、コード「001」を出力「選択肢２」を選択している場合は、コード「002」を出力　など
    
    
• 「楽楽精算」の一部マスタでは作成したレコードを削除すると、各種精算および支払依頼ですでに精算済みの申請画面・帳票レイアウトから名称が削除される仕様です。削除だけでなく、修正の場合も対応によっては過去伝票を印刷した際などに名称などを確認できなくなることがあります。詳細は、マスタ削除および修正時の注意点についてをご確認ください。

 

設定が反映される画面

「汎用マスタ」の虫眼鏡ボタンをクリックすると、「汎用マスタ」に登録されている内容の一覧が表示されます。
※「汎用マスタ」の配置箇所、項目名称は変更できます。詳細は、申請画面・帳票レイアウトをご確認ください。

設定方法

「CSV取込」と「直接入力」の2つの方法があります。

CSV取込

テンプレートにデータを入力して、一括で取り込みます。一括で取り込むことができるため、登録件数が多数ある場合に有効な方法です。

テンプレートは「資料ライブラリ」よりダウンロードいただけます。詳細は、マスタへのCSV取込手順をご確認ください。

直接入力

1件ずつ「新規登録」画面を開いて入力をします。登録件数が数件の場合に有効な方法です。
「管理」タブ >「汎用マスタ」から設定してください。

項目一覧

「汎用マスタ」で設定を行う項目の一覧です。
こちらを参照してテンプレートやマスタの入力を行ってください。

 

設定画面の説明

名称設定画面

「名称設定」をクリックすると、マスタ名称を設定する画面が表示されます。
登録する内容に合わせて自由にマスタ名称を設定してください。

一覧画面

1．新規作成
「新規登録」画面を開いて「選択肢」のコードと名称を登録します。

2．CSV出力
マスタに登録されたデータをCSV形式で出力できます。

3．削除
チェックを入れたレコードを削除できます。

4．カテゴリ設定
チェックを入れたレコードのカテゴリを設定します。
詳細は、マスタの内容やワークフローのカテゴリ設定手順をご確認ください。

5．カテゴリの追加
階層化する為のカテゴリを登録します。
詳細は、マスタの内容やワークフローのカテゴリ設定手順をご確認ください。

（記事ID：1552）

概要

このページでは「管理」タブ > 「申請ルールの設定」メニューの画面と機能を説明します。自社のルールに違反した申請をした際に、警告やエラーを出すことができます。

【例】
・出張期間外の日付で申請されたら、エラーを出したい。
・交通機関で「タクシー」を選択したら、ヘッダの「備考」に理由を必ず入力させたい。
・単価が「5,000円以上」の場合、内訳に「交際費」以外が選択された場合にエラーを出したい。
・経費精算で「支払方法3」が選択されていたらエラーを出したい。

設定例

【例】
交通機関で「タクシー」を選択したら、「備考」に理由を必ず入力させたい。
「違反条件」には、明細の交通機関が「タクシー」かつヘッダの備考が空欄の場合にはエラーのように設定します。

その他よくある設定の例は、申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例より
ご確認ください。

設定画面の説明

1.ルール名
ルール内容がわかるような名称を設定します。
※設定画面でのみ表示されます。申請者には表示されません。

2.違反条件
エラーや警告と判定する条件を設定します。
※詳細は下記の「違反条件」を参照

3.違反時の判定
エラー、警告のいずれかを設定します。
エラーと警告の違いは以下の通りです。

4.違反時のメッセージ
違反があった際に申請画面上に表示するメッセージを設定します。

5.申請種別
設定した申請ルールを適用する申請種別を設定します。

違反条件

1.設定する条件の一致条件を選択します。
それぞれは以下の場合にエラーや警告を表示します。

2.エラーや警告と判定する条件を設定します。

3.設定する条件を追加します。条件は5つまで追加できます。

 

違反条件の項目説明

伝票データ（ヘッダ）、伝票データ（明細）、申請データ（ヘッダ）

項目名の対応

伝票データ（ヘッダ）、伝票データ（明細）、申請データ（ヘッダ）で設定できる項目と
伝票画面上の項目との対応は、「申請画面の項目設定」画面で確認できます。

伝票データ（ヘッダ）、申請データ（ヘッダ）

伝票データ（ヘッダ）、申請データ（ヘッダ）で設定できる項目は以下を参照してください。
※分かりづらいと思われる項目のみ、説明を記載しています。
※（-）の項目は設定できません。
※「汎用マスタ１～５」は使用されていない場合は表示されません。

伝票データ（明細）

伝票データ（明細）で設定できる項目は以下を参照してください。
※分かりづらいと思われる項目のみ、説明を記載しています。
※「汎用マスタ１～５」は使用されていない場合は表示されません。

申請者、申請者の所属部門、申請者の役職、負担部門、プロジェクト、勘定科目

1.申請者
申請者についての項目を設定します。
社員マスタの項目を設定できます。

2.申請者の所属部門
申請者の所属部門についての項目を設定します。
「部門マスタ」の項目を設定できます。

3.申請者の役職
申請者の役職についての項目を設定します。
「役職マスタ」の項目を設定できます。

4.負担部門
申請内容の負担部門についての項目を設定します。
「部門マスタ」の項目を設定できます。

5.プロジェクト
申請内容に紐づけられているプロジェクトについての項目を設定します。
「プロジェクトマスタ」の項目を設定できます。

6.勘定科目
申請された内訳（交通機関マスタ／内訳マスタ）に紐づいている勘定科目の項目を設定します。「勘定科目マスタ」の項目を設定できます。
※「手当マスタ」に紐づいている勘定科目は「申請ルールの設定」の適用対象外です。

帳票への表示

警告を修正せずに申請した場合、違反時のメッセージを帳票にも表示することができます。
設定は「管理」タブ >「申請画面・帳票レイアウト」にて行います。

申請ルールの削除方法

「申請ルールの設定一覧」画面にて、削除が可能です。

削除したい申請ルールの左端のチェックボックスにチェックを入れ、画面下部の「選択したレコードを削除」のボタンをクリックすることで削除できます。

 

お役立ち情報

申請ルールを設定することで申請ミスは防げても、以下の課題は残っていませんか？

• 申請金額と実際の精算額が合わない
• 規定金額を上回る申請が発生する

そこでおすすめなのが 「予算管理オプション」です。
部門やプロジェクトごとの予算超過を未然に防ぐ仕組みを整えることができます。

「予算管理オプション」で、予算を意識した経費管理を実現しませんか？
詳細は、予算管理オプション ご利用検討中の方へをご確認ください。

 

（記事ID：1560）

概要

このページでは「管理」タブ > 「伝票データ出力の設定」メニューの画面と機能を説明します。

• 「楽楽精算」に保存されている伝票データをCSV形式で出力するための設定をします。
  ※出力は「伝票データ出力」にて行います。
• 出力する項目を自由に設定できます。
• 伝票データを集計した状態で出力できません。
  ※集計が必要な場合は、出力したCSVデータを直接編集していただく必要があります。
  
  

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定について知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

設定マニュアル

• 伝票データをCSV出力する手順

関連するメニューのマニュアル

• 伝票データ出力
  
  

イメージ図

 

関連のあるメニュー

設定が反映される画面

「申請・承認」タブ > 伝票データ出力（自部門）」と、「申請・承認」タブ >「伝票データ出力（全部門）」の選択肢に表示されます。

CSV形式で出力する伝票データに反映されます。
※文字コードは「MS932」で固定で出力され、「楽楽精算」上で変更できません。

設定画面の説明

一覧画面

1．新規登録
新しい設定を登録できます。

2．表示順の変更
登録済みのレコードの表示順を変更できます。
この画面で設定した内容が、「伝票データ出力」の並び順に反映されます。

3．削除
チェックを付けた項目を削除できます。

新規登録画面

1．メインデータ
出力の対象とする伝票種別を選択します。
※「複数伝票データの出力」を選択すると、1度の出力で伝票種別を跨いで出力ができます。

また「項目名を設定する」チェックボックスが表示されます。チェックを入れると、各項目の名称を編集し出力できます。
※「支払データ」は「伝票データ出力（全部門）」でのみ使用できます。

2．出力設定名
出力の内容がわかるような名称を設定します。
「伝票データ出力」を行う際の選択肢です。

3．項目の種類
プルダウンを切り替えると「4．未配置データ」で選択できる項目が切り替わります。
選択肢は以下の通りです。
・ヘッダ情報　※伝票のヘッダに配置されている項目を出力したい場合に使用します。
・明細情報　　※伝票の明細に配置されている項目を出力したい場合に使用します。
・固定値　　　※伝票にある情報とは別に、任意の文字列を出力したい場合に使用します。
・空白　　　　※空白のセルを出力したい時に使用します。

4．未配置データ
出力する項目を選択して、左側の「出力する項目」欄に移動します。
移動の方法は2種類あります。

• 右側のセルから出力したい項目にチェックを付けて「追加」ボタンをクリック
• ドラッグ＆ドロップで移動
  
  

5．出力内容
「出力する項目」欄に設定された順番で、伝票データが出力されます。

伝票データを出力するには

実際に伝票データを出力する際は、「申請・承認」タブ >「伝票データ出力（自部門／全部門）」から行います。詳細は、伝票データ出力をご確認ください。

概要

このページでは「管理」タブ >「CSV取込の設定」メニューの画面と機能を説明します。

• マスタ情報をCSVファイルで一括更新（新規作成）するためのフォーマットを作成します。
• 取込を行う項目は自由に設定できます。
• 設定した内容はテンプレートとして登録されます。
• 設定した内容は「CSV取込」の「CSV取込設定」に反映されます。

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定について知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

• CSV取込
  
  

イメージ図

関連のあるメニュー

設定が反映される画面

1．CSV取込設定
「管理」タブ >「CSV取込」の「CSV取込設定名」に設定した名称が表示されます。

設定画面の説明

CSV取込の設定一覧　画面

1．新規登録
新しいCSV取込口を登録できます。

2．表示順変更
登録済みのレコードの表示順を変更できます。
この画面で設定した内容が、「CSV取込」画面の並び順に反映されます。

3．テンプレートダウンロード
「CSV取込の設定」で設定したフォーマットがテンプレートとしてダウンロードできます。

4．削除
チェックを付けた項目を削除できます。

CSV取込の設定【新規登録】　画面

1．メインデータ
対象のマスタを選択します。

2．CSV取込設定名
「CSV取込」を行う際に、選択する名称になります。

3．取り込みする項目
CSV取込の対象となる項目です。
取り込みをしたい項目のみ「取り込みする項目」欄にある状態にしてください。

4．未配置データ
CSV取込の対象外の項目が表示されます。

5．追加／削除／すべて追加／すべて削除
「3．取り込みする項目」と「4．未配置データ」で項目を移動させる際に使用します。
対象の項目にチェックを入れて、「追加」や「削除」をクリックします。
※ドラッグ＆ドロップでも移動できます。

CSVを取り込むには

実際にマスタ情報をCSVで取り込む際は、「管理」タブ >「CSV取込」から行います。
詳細は、CSV取込をご確認ください。

（記事ID：1550）

概要

このページでは「管理」タブ >「CSV出力の設定」メニューの画面と機能を説明します。

• 「楽楽精算」の各マスタに登録されている情報をCSVで出力できます。
• 「CSV出力の設定」では、CSVで出力するマスタの項目を任意に設定できます。

CSVの出力は「CSV出力」というメニューで行います。

関連する設定マニュアル

本マニュアルでは画面・機能説明を主な目的としています。
設定について知りたい場合は、以下マニュアルをご参照ください。

• CSV出力
• マスタをCSV出力する手順
• 「楽楽精算」にバックアップ機能はあるかを知りたい
  
  

イメージ図

 

関連のあるメニュー

設定が反映される画面

1．CSV出力設定
「管理」タブ >「CSV出力」の「CSV出力設定」に表示されます。

設定画面の説明

1．新規登録
新しい設定を登録できます。

2．表示順変更
登録済みのレコードの表示順を変更できます。
この画面で設定した内容が、「CSV出力」の並び順に反映されます。

3．削除
チェックを付けた項目を削除できます。

 
1．メインデータ
出力するマスタを選択します。

2．CSV出力設定名
「CSV出力」の「CSV出力設定名」に表示される名称を設定します。

3．項目の種類
プルダウンを切り替えることで「4」に表示されているマスタの項目が切り替わります。

4．未配置データ
出力項目を選択して右側のセルから選択したデータを左側の「出力する項目」欄に移動
させます。右側のセルから出力したい項目にチェックを付けて「追加」ボタンかドラッグ＆ドロップで移動します。

５．出力内容
「出力する項目」欄に上から並んだ順にCSV出力時の列の順番になります。

 

CSVを出力するには

実際に「楽楽精算」内に登録されているマスタ情報をCSV出力する際は、「管理」タブ >「CSV出力」から出力します。詳細は、CSV出力をご確認ください。

（記事ID：1549）

概要

• 源泉税額計算を行う場合の税率を設定します。
• 源泉税計算は「支払依頼」でのみ行うことができます。
• 「内訳マスタ」で「源泉徴収の対象とする」と設定した内訳に対して、源泉税が計算されます。
• 明細に入力した金額から「源泉税額」を計算して控除します。

イメージ図

 

関連のあるメニュー

設定が反映される画面

申請画面（支払依頼）

1. 源泉税額
   源泉税対象の金額に「源泉税設定」で設定した源泉税率を掛けた金額が表示されます。
2. 支払額
   伝票の合計額から「源泉税額」を引いた金額が表示されます。
   「源泉税額」「支払額」の項目名称は変更することができます。
   （詳細は申請画面・帳票レイアウトをご確認ください。）

設定画面の説明

上記の設定を行った場合、以下のような計算を行います。
なお、1伝票内で源泉税に該当する明細の合計金額を合算したうえで計算されます。

１.該当明細の合計が100万円以下の場合

【例】500,000円と150,000円の明細が作成された場合

650,000　　×　0.1021　＝ 66,365円
――――――――――――――――――――――
源泉徴収額 66,365円

2.該当明細の合計が100万円を超える場合

明細の合計金額を合算したうえで、以下の例のように100万円と100万円を超えた金額に分け、それぞれに税率を掛けてから両者を合計します。

【例】840,000円と420,000円の2つの明細が作成された場合

1,000,000　×　0.1021　＝ 102,100円
260,000　　×　0.2042　＝ 53,092円
――――――――――――――――――――――
源泉徴収額 155,192円

【例】1,200,000円と420,000円の2つの明細が作成された場合

1,000,000　×　0.1021　＝ 102,100円
620,000　　×　0.2042　＝ 126,604円
――――――――――――――――――――――
源泉徴収額 228,704円

3.課税対象と非課税のものが混在している場合

消費税抜金額を計算してから税率を掛けて両者を合計します。

【例】540,000円（8％課税）と300,000円（非課税）の費用が、2明細に分けて入力された場合

消費税抜金額：540,000円（8％課税）÷ 1.08＝500,000円
500,000　×　0.1021　＝　51,050円
300,000　×　0.1021　＝　30,630円
――――――――――――――――――――――
源泉徴収額 81,680円

（記事ID：1545）