マニュアルの記事一覧

概要

• 「管理」タブ >「排他ロック」メニューの画面と機能を説明します。
• 一部のユーザーを除いて「楽楽精算」にアクセスできないようにできます。
  「排他ロック」実行→解除するまで任意の期間、ロックをかけることが可能です。
  そのため、日や月をまたいでの排他ロック設定も行うことができます。
• アクセスを許可するユーザーは、部門単位で1つ設定できます。
  【例】「経理部所属のユーザーのみアクセスを許可する」など
• admin（管理者ID）は「排他ロック」の対象からは外れます。
  ※常にアクセスできます。
• 組織変更や異動などで「社員マスタ」「承認フロー」の設定変更の必要がある際に、ユーザーのログインを制御する際に利用すると便利です。
  
  

イメージ図

設定が反映される画面

「排他ロック」が設定されている状態で、アクセスを許可されていないユーザーがログインした場合、上記のようなアラートが表示されます。
ログイン中に「排他ロック」がかかった場合は、次の作業を行った瞬間に上記のアラートが表示されます。

設定画面の説明

「排他ロック」の実行

1．操作可能部門
排他ロック中にログインを可能にする部門を選択します。設定は任意です。
「操作可能部門」を未選択の状態で確定すると、「admin」（管理者ID）と「排他ロックの実行者」以外はログインできなくなります。

2．排他ロックを実行
「排他ロック実行」をクリックすると、「排他ロック」が開始されます。

「排他ロック」の解除

1．排他ロック解除
「排他ロック解除」を行うと、「排他ロック」が解除されます。

（記事ID：1517）

 

概要

• 「楽楽精算」に登録されているデータを一括で削除できます。
• 削除の対象は以下の通りです。
  申請データ ／ 経理データ ／ マスタデータ ／ ログデータ
• 主に本番運用前のテストデータを削除する際に使用します。
  本番運用開始前に必ず、「データ全削除」を行ってください。
• 管理者用のIDである「admin」でログインした場合のみ、「管理」タブにデータ全削除のメニューが表示されます。その他の権限では、データ全削除を行えません。

処理画面の説明

１．申請データ
各申請種別ごとに伝票データを削除できます。「ワークフローオプション」をご契約している場合、「振替伝票」の下に表示されます。

2．電子帳簿保存法

• 「電子帳簿保存法オプション」をご契約の場合のみ表示されます。
• 「スキャンデータ」の項目は、「複合機連携 キヤノンオプション」をご契約の場合のみ表示されます。
  アップロードされた領収書／請求書データをすべて削除したい場合のみ、チェックを入れてください。
  伝票への紐づけ有無にかかわらず、すべてのデータが削除されます。

３．カタログ連携
「Amazonビジネス連携オプション」をご契約の場合のみ表示されます。
Amazonビジネスから連携したカタログ連携データをすべて削除したい場合のみ、チェックを入れてください。伝票への紐づけ有無にかかわらず、すべてのデータが削除されます。

４．経理データ
経理データの一括削除ができます。
経理データに含まれるのは、下記のとおりです。

• 仕訳データ
  計上仕訳、支払仕訳、仮払金仕訳（支払・返金）、振替仕訳、
  仕訳データ出力、仕訳伝票出力、仕訳No.
  
  
• 支払データ
  支払確定（社員）、支払確定（支払先）、仮払金支払確定、
  支払一覧表、支払方法別支払一覧表、伝票データ出力、支払No.
  
  
• 振込データ
  FBデータ出力、振込明細表、FBデータエラーリスト、振込No.
  
  
• 返金データ
  仮払金返金確定
  「管理」タブ > 仕訳の基本設定 にて「仮払金の繰越」を「許可する」にしている場合のみ表示されます。

５．予算管理
「予算管理オプション」をご契約の場合のみ表示されます。
「予算管理オプション」をご利用する場合は、「データ全削除」>「予算管理」>「実績データ（全申請種別）」にチェックを入れてください。
「データ全削除」>「申請データ」のみ削除しても、「集計・予算タブ」の集計結果の実績の数字は「0」になりません。

６．マスタデータ
各マスタごとにデータの一括削除ができます。

７．ログデータ
ログデータの一括削除ができます。
「自動ファイル出力履歴」は「API連携オプション」をご契約の場合のみ表示されます。

処理手順

1. 管理者用のIDである「admin」でログイン
2. 「管理」タブ >「データ全削除」をクリック
   「データ全削除」は「admin」でログインした場合のみ、表示されます。
3. 一覧画面から削除をする対象のマスタを選択
4. 左下の「確定」をクリック
5. チェックボックスにチェック
6. 「削除」をクリック

≪完了≫

（記事ID：1518）

 

概要

このページでは「管理」タブ >「eセールスマネージャー設定」メニューの画面と機能を説明します。

• 「eセールスマネージャー連携オプション」（無料）のお申込が必要です。
  連携先のサービスでは利用料金が発生する場合があります。必ずご確認ください。
• eセールスマネージャー連携に必要な「設定URL」「管理者ID」「パスワード」の設定と、eセールスマネージャーから取得するスケジュール種別を選択することができます。
  
  

イメージ図

設定画面の説明

eセールスマネージャー設定

1．設定URL／管理者ID／パスワード
eセールスマネージャーとの連携に必要な項目です。
「設定」をクリックすると以下の画面が表示されるので、必要な項目を入力してください。

2．取得スケジュール
eセールスマネージャーから取得したいスケジュール種別にチェックを入れます。

（記事ID：1519）

概要

• 「経理処理」タブ >「仮払金未精算一覧表」メニューの画面と機能を説明します。
• 「楽楽精算」内の伝票の情報をPDFで出力できます。
• 仮払金を未精算のユーザーに対して、督促などを行う際に活用できます。

対象となるデータ

仮払金ありの申請伝票のうち「仮払金支払確定」済み、かつ「精算伝票との紐づけが未実施の伝票」を閲覧できます。

仮払金未精算一覧表

• 出力する項目やレイアウトの変更はできません。

• 一度に出力できる上限件数は、伝票単位で10,000件です。
  

仮払金の繰越を「許可しない」設定の場合

仮払金の支払いの処理（= 仮払金支払確定）が完了していて、かつ「精算伝票の「仮払金精算確認処理」が完了していない伝票」を伝票単位で抽出できます。

仮払金の繰越を「許可する」設定の場合

仮払金の支払いの処理（= 仮払金支払確定）が完了していて、かつ「精算伝票の最終承認が完了していない伝票」を伝票単位で抽出できます。

※詳細は実際にPDFを出力してご確認ください。

処理画面の説明

1.  仮払金支払希望日
   申請者が申請時に指定した「仮払金支払希望日」で検索できます。
   
   
2.  支払確定日
   「仮払金支払確定」にて確定した「支払確定日」で検索できます。
   
   
3.  支払日
   「仮払金支払確定」にて確定した「支払日」で検索できます。
   
   
4.  プレビュー
   検索条件を入力して「プレビュー」ボタンを押すことで、該当する仮払金未精算一覧表（PDF）を生成できます。
   
   

（記事ID：1520）

 

• ユーザーに向けてお知らせを掲載できます（お知らせ設定）

（記事ID:1500）

 

概要

• 「楽楽精算」のオプションによっては併用できない、または併用する際に注意が必要な組み合わせが存在します。オプションの追加をご希望の際には、現状ご契約いただいているオプションをご確認の上ご検討をお願いいたします。
  
  
• 以下に記載のないオプションの組み合わせについても、ご契約内容によっては制約がある可能性もございます。詳細につきましてはサポートセンターへお問い合わせください。
  
  

併用ができないオプションの組み合わせ

以下のオプションは併用ができない組み合わせとなるため、ご注意ください。

• SSLクライアント認証　×　楽楽コネクタ
• IPアドレス制限　×　楽楽コネクタ
• SSLクライアント認証　×　伝票作成AIエージェント 

併用する際に注意が必要なオプションの組み合わせ

• クレジットカード連携　×　Amazonビジネス連携
  「楽楽精算」と連携しているクレジットカードを利用し「Amazonビジネス」を通して商品を購入した場合、それぞれの購入データが連携されます。
  
  「Amazonビジネス」を利用した場合、該当の経費精算の明細にクレジットカードの利用明細を紐づけることができません。利用しないクレジットカードの利用明細は対象外にするなどの処理が必要です。
  詳細は、Amazonビジネス連携オプション　ご利用検討中の方へ > 利用時の注意事項をご確認ください。
  
  
• クレジットカード連携　×　AI Travel連携
  AI Travel連携で作成した明細には、「楽楽精算」へ連携されたクレジットカードの利用明細を紐づけることができません。
  詳細は、AI Travel連携オプションの初期設定をご確認ください。
  
  
• 電子帳簿保存法　×　AI Travel連携
  AI Travel連携で作成した明細には、「電子帳簿保存法オプション」でアップロードした領収書／請求書を添付することができません。
  詳細は、AI Travel連携オプションの初期設定をご確認ください。
  
  
• SSLクライアント認証　×　複合機連携キヤノン
  「SSLクライアント認証」をご契約いただいている場合、「複合機連携キヤノン」の初期設定（管理者：連携手続き）、初期設定（スキャンを行うユーザー：接続）に関しての設定手順は通常と異なります。
  詳細は、複合機連携 キヤノンオプションの初期設定 > 初期設定手順（uniFLOW Online）をご確認ください。
  
  
• API連携　×　IPアドレス制限　×　SSLクライアント認証
  「IPアドレス制限」および「SSLクライアント認証」はそれぞれ「楽楽精算」へのアクセスを制限するオプションのためAPI連携の実行プログラムが「楽楽精算」にアクセスできるようにするために以下の設定を行う必要があります。
  詳細は、API連携オプション　ご利用検討中の方へ > 利用時の注意事項をご確認ください。
  
  ・IPアドレス制限：
  　→アクセス元となるサーバーのIPアドレスを登録しておく
  
  ・SSLクライアント認証：
  　→アクセス元となるサーバーにSSLクライアント証明書をインストールしておく

• 英語対応　×　クレジットカード連携／ICカード以外の各オプション
  「クレジットカード連携」および「ICカード」以外の各オプション画面については、英語対応をしておりません。詳細は、英語対応オプションの設定手順 > 英語対応の対象になる画面をご確認ください。
  
  

（記事ID：1224）

通知メール一覧

承認関連の通知メール

通知 メール	内容	初期設定 ※注１	送信先
			申請者	代理申請者 (入力のみ)	代理申請者	承認者	代理承認者
承認依頼 メール	承認をお願いします	受信する	×	×	×	○ ※注２	○
差戻し メール ※注３	差戻しました	受信する	○	×	○	○ ※注３	○ ※注３
取下げ メール ※注３	取下げしました	受信する	×	×	×	○ ※注３	○ ※注３
承認通知 メール	承認しました	受信する	○	×	○	×	×
否認 メール	否認しました	受信する	○	×	○	×	×
支払確定 メール ※注４	支払確定しました	受信する	○	×	×	×	×

• 注１
  代理承認者への通知メールの初期値のみ「受信しない」です。
  受信するためには設定が必要です。
  （詳細は、代理承認者に承認依頼の通知を送信したいをご確認ください。）
  
  
• 注２
  承認ポイントが「部門グループ」の場合は、該当の部門に所属しているかつ「権限マスタ」>「承認」にチェックが入っているユーザー全員に通知メールが送信されます。
  
  
• 注３
  詳細は、承認者として受信する「通知メール」「プッシュ通知」の、「差戻し／取下げ」の通知先を知りたいをご確認ください。
  
  
• 注４
  「受信する」の場合「支払確定の取消」時にも通知メールを送信します。

再度支払確定を行うと、支払確定の通知メールが送信されます。
また、「仮払金支払確定」時にも通知メールを送信します。

催促メール

 

アラートメール

未確定の支払依頼データがある場合や、FBデータが未出力のデータ（社員／支払先）がある場合に、アラートメールを送信することができます。

• アラートメールは任意のメールアドレス1つに対して送信できます。
• アラートメールは指定した送信日のAM3:00頃に送信されます。
  
  

ログイン関連の通知メール

通知メール		初期設定	送信先
パスワード設定（変更）通知メール	admin	ー	「システム設定」で設定した「管理用E-MAIL」
	admin以外	ー	各ユーザー ※「社員マスタ」で設定したメールアドレス
アカウントロック通知メール		通知しない	以下のいずれか 各ユーザー 「社員マスタ」で設定したメールアドレス 管理者 「システム設定」で設定した「管理用E-MAIL」

• 「アカウントロック通知メール」は「ロック設定」がされている、かつ「ロック通知メール設定」でチェックが入っている場合に送信されます。
  
  

設定手順

通知メールの設定手順は、通知メールの設定手順をご確認ください。

（記事ID：1223）

 

概要

「楽楽精算」ではマスタなどの入力時に、全角から半角へ自動変換される文字種が存在します。ここでは、自動変換される対象箇所と文字種をご案内します。

【例】
「社員マスタ」の「振込先名義カナ」項目で、「ケイリタロウ」と入力すると「ｹｲﾘﾀﾛｳ」に自動変換されます。

自動変換される対象箇所と文字種は以下のとおりです。

対象箇所

• 「銀行マスタ」の「銀行名カナ」項目
• 「支店マスタ」の「支店名カナ」項目
• 「支払先マスタ」の「名義カナ」項目
• 「支払依頼ヘッダ」の「口座名義」項目
• 「支払確定（支払先）振込先変更ダイアログ」の「口座名義」項目
• 「社員マスタ」の「振込先名義カナ」項目
• 「振込元マスタ」の「名義カナ」項目
• 「FBデータ出力の設定」の固定値

文字種

対象の文字種は以下資料をご確認ください。

• 自動変換される文字種別一覧（PDF資料）

（記事ID：1222）

概要

• 本機能は「電子帳簿保存法オプション」をご契約中のお客様が追加申込なしでご利用いただける機能・設定です。
• 領収書／請求書を新規登録・編集するときや領収書／請求書を紐づけた伝票を申請するときに、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、「楽楽精算」内で確認画面や警告メッセージを出すことができます。
• エラーとして、領収書／請求書を登録できないようにすることはできません。

イメージ図

※領収書B・C・Dの「該当する」というフラグをクリックすると、二重申請と判定されるもとになった領収書／請求書の情報が表示されます。
本イメージでは「領収書A／伝票No.100」が該当します。

判定のタイミング

二重申請の判定を行うタイミング

 二重申請の判定を行うタイミングは以下の通りです。

• 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を新規登録・編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
• 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき

二重申請の判定機能を有効にするためには、「管理」タブ >「システム設定」にて、「電子帳簿保存法対応」を「対応する」、かつ「二重申請の検知」を「有効にする」に設定している必要があります。

二重申請の警告メッセージが表示されるタイミング

 二重申請の警告メッセージが表示されるタイミングは以下の通りです。
※重複して申請している可能性のある領収書／請求書に該当する場合のみ表示されます。

• 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
• 承認者が承認一覧画面「承認」ボタンをクリック、または承認時の伝票画面を開いたとき
• 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき
• 承認者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票を修正し、「確定」ボタンをクリックするとき

警告メッセージの表示例

※警告メッセージの詳細は後述いたします
※スマートフォンアプリでも確認画面が表示されます

判定基準

領収書／請求書を新規登録・編集するときに二重申請と判定される基準

過去に登録済みの領収書／請求書の中に、以下すべての条件に該当するものが存在する場合は、二重申請の恐れがあると判定され、確認画面が表示されます。
判定基準は変更できません。

• 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
• 版が「最新版」
• 申請者が同一
• 取引日が同一
• 金額の単位が同一
• 合計金額が同一
• 領収書／請求書のステータスが「申請済み」

申請時に二重申請と判定される基準

以下すべての条件に該当する領収書／請求書は、二重申請の恐れがあると判定され、警告メッセージが表示されます。判定基準は変更できません。

• 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
• 版が「最新版」
• 申請者が同一
• 取引日が同一
• 金額の単位が同一
• 合計金額が同一
• 領収書／請求書のステータスが「申請済み」

初期値／チェック対象期間

初期値

各初期値は以下の通りです。

• 「管理」タブ >「システム設定」>「基本情報」タブ >「二重申請の検知」項目
  →「無効にする」
  
  
• 「二重申請の検知」項目を「有効にする」に変更した場合の「チェック対象期間」
  →「1ヶ月前の月初～現在」

チェック対象期間

新規登録／編集した領収書／請求書が、「チェック対象期間」に含まれるかどうかは、領収書／請求書の「アップロード日」の月で判定されます。

判定例

「チェック対象期間」を「1ヶ月前の月初～現在」に設定している場合

• パターン１
  4/5　領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
  5/22　領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
  →二重申請の恐れがあると判定される
  
  ※4/1以降に新規登録／編集された領収書／請求書がチェック対象になります。
  
  
• パターン２
  3/5　領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
  5/22　領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
  →二重申請の恐れがあると判定されない

（記事ID：1221）

概要

「管理」タブ >「仕訳データ出力設定」の「仕訳データ：仕訳日」は「計上仕訳」や「支払仕訳」など、仕訳の種類ごとに初期値が異なります。

以下、初期値を仕訳の種類ごとに記載いたします。

「仕訳データ：仕訳日」の初期値

計上仕訳

各伝票の「明細日付」

※設定により、「明細日付」以外が出力される場合は以下の通りです。

「計上仕訳の設定」>「集計の設定」： 「明細」の場合	「計上仕訳の設定」>「集計の設定」： 「負担部門」or「プロジェクト」の場合
▶ヘッダの手当の仕訳 ・明細が1つもない場合 「申請日」 ・明細が1つ以上ある場合 「明細終了日」 ▶仮払金の繰越なしの返金の仕訳 精算伝票を申請した日 ▶仮払金が不足した場合の追加の仕訳 仮払金が不足した原因の仕訳の日付に依存 ▶源泉税の仕訳 仕訳日の初期値は「申請日」	▶明細から作られる仕訳 「明細終了日」 ▶ヘッダの手当の仕訳 ・明細が1つもない場合　：「申請日」 ・明細が1つ以上ある場合：「明細終了日」 ▶明細の手当 「明細終了日」 ▶仮払金の繰越なしの返金の仕訳 精算伝票を申請した日 ▶仮払金が不足した場合の追加の仕訳 仮払金が不足した原因の仕訳の日付に依存

 

支払仕訳

「支払確定」で確定した支払日

仮払金仕訳（支払）

「仮払金支払確定」で確定した支払日

仮払金仕訳（返金）

「仮払金返金確定」を実行した日

振替仕訳

振替仕訳伝票の「明細日付」

 

 

（記事ID：1220）