お役立ち情報の記事一覧

仕訳データ上で、貸方の仕訳を手修正で集計する手間は発生していませんか？

「楽楽精算」では、集計した状態で仕訳データを出力可能です！
本記事では、貸方のみ集計する方法を2パターンご紹介します。

貸方を集計すると、どのように出力される？

「仕訳データ出力の設定」で貸方に集計条件を設定することにより、以下イメージのように、集計前に比べ出力行数を減らすことができます。

集計方法は、借方／貸方を同じ行で出力する方法と、借方／貸方の行を分けて出力する方法の2つのパターンがあります。

イメージ

集計前：伝票明細1行に対して、仕訳1行が出力されている状態

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集計後：申請者単位で貸方科目、金額が集計されている状態

• パターン１：借方／貸方を同じ行で出力する場合

• パターン２：借方／貸方の行を分けて出力する場合
  ※借方の情報が入っている行は貸方部分が空白、貸方の情報が入っている行は借方の部分が空白となります。

※借方の情報が入っている行は貸方部分が空白、貸方の情報が入っている行は借方の部分が空白となります。

設定方法

パターン１：借方／貸方を同じ行で出力

「仕訳データ出力の設定」画面にて、仕訳の方法を「複合仕訳」とし、借方／貸方の出力で「借方／貸方を同じ行で出力する（弥生会計）」を選択します。
そのうえで「貸方の集計条件」を設定します。

※設定手順の詳細・注意事項は、仕訳の貸借をN：Nで出力する手順（複合仕訳） をご確認ください。

パターン２：借方／貸方の行を分けて出力

借方／貸方の出力で「借方／貸方の行を分けて出力する」を選択し、「項目情報２」に貸方の集計条件を設定します。
※「項目情報2」を貸方用として利用する前提です。

※設定手順の詳細・注意事項は、仕訳の貸借をN：Nで出力する手順（複合仕訳）をご確認ください。

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本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。

（記事ID：3010）

サポートセンターでは、お客様からの日々のお問い合わせで「電子帳簿保存法オプション、契約したけれどまだ活用できていない」「実は設定もできていない…」というお悩みを時折いただいています。

2023年はインボイス制度の対応も必要ですが、電子帳簿保存法の「電子取引」対応も進めなければなりません。
（法制度の概要は、電子帳簿保存法の概要をご確認ください。）

準備は今からでも間に合います！
法制度対応に向けて、改めて設定・運用検討してみませんか？

設定は何から始めればいい？

「電子帳簿保存法オプション」の設定は、簡単2STEPで完了！
また「電子帳簿保存法オプション」の設定だけでなく、「楽楽精算」外で必要な準備も、まるっとマニュアルでご案内しています！
まずは、はじめに｜電子帳簿保存法対応に向けて必要なことからご確認ください。

どこまで何をしたらいいのか、分からない…

マニュアルのほかに、対応すべき内容をリスト化した「チェックリスト」もご用意しています！
チェックリストを活用し、効率よく準備を進めていきましょう。

▼電帳法チェックリスト（電子取引のみ）

▼電帳法チェックリスト（電子取引＆スキャナ保存）

 

電子帳簿保存法オプションはインボイス制度対応にも使える！

「電子帳簿保存法オプション」を利用すれば、インボイスに記載される「適格請求書発行事業者番号」もスマートフォンアプリ「楽楽精算」で自動で読取→伝票に反映！

「電子帳簿保存法オプション」でインボイス制度対応も楽楽に！

お問い合わせ

「電子帳簿保存法オプション」に関するご質問は、お気軽にどうぞ！

まだ「電子帳簿保存法オプション」を契約していないけれど、どんな機能か実際に試してみたい、という方はぜひ無料お試しをお申し込みください。

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（記事ID：3009）

「申請ルールの設定」機能であらかじめ設定した「社内の申請ルール」に違反した場合、エラーや警告メッセージを表示し、申請ミスを事前に防止できます！

本記事では、以下内容をご紹介します。

• 知っておきたい「申請ルール」の前提条件
• よく使われる「申請ルール」の設定事例

※設定の詳細は、「申請ルールの設定」をご確認ください。

知っておきたい「申請ルール」の前提条件

「申請ルール」は、承認時や経理処理時にも適用されます。
そのため、承認者や経理担当者が伝票を修正し「確定」ボタンをクリックした際にも違反条件に合致する場合、エラーや警告メッセージが表示されます。

申請ルールでできないこと

「申請ルールの設定」では実現できないこともあります。
例えば「出張期間」を違反条件に設定することや、「●●日以降／以内」などの任意の日数を組み込むことはできません。

あわせて、申請ルールの設定でできないことを知りたいもご確認ください。

よく使われる「申請ルール」の設定事例

選択した交通機関・内訳によって〇〇をしたい

• 特定の交通機関／内訳を選択した場合のみ、「領収書/請求書」の添付を必須にしたい
• 特定の内訳が選択された場合、事前申請を必須にしたい
• 交通機関で「‐‐」を選択された場合、エラーにしたい
• 交通機関で「タクシー」を選択された場合、理由を必須にしたい
• 交通機関で「電車」を選択された場合、乗換案内以外の申請を禁止したい
• 課税項目ではない内訳を選択した場合に、免税事業者フラグのチェックボックスにチェックをするとエラーにしたい

日付によって〇〇をしたい

• 出張期間外の日付で申請された場合、エラーにしたい
• 未来の日付で申請された場合、エラーにしたい

金額によって〇〇をしたい

• 単価が特定の金額を超えた場合、特定の内訳を選択させたい
• 申請金額に上限を設定したい
• 事前申請額より精算額が上回る場合、エラーにしたい
• 特定の金額以上の精算があった場合、事前申請を必須にしたい

インボイス関連

• 事業者登録番号の入力漏れがないようにしたいが必須項目にはできない場合の対応方法を知りたい
• 事業者登録番号の有効性判定が有効でない場合にエラーにしたい
• 交際費／会議費に関わる申請ルールを設定する際、インボイス制度に関する注意点を知りたい
• 事前申請の際に「適格請求書発行事業者」からの購入となるよう制御したい
• 領収書がない場合、特例または領収書の紛失の可能性があるが、アラートを出すことが可能か知りたい

その他

• 事前申請がないと精算できないようにする方法を知りたい
  
• 申請者の所属部門に関連するプロジェクト以外が選択された場合、エラーにしたい
• 自身の役職以外の手当を選択した場合、エラーにしたい
• 明細追加を必須にしたい
• 禁止文字の入力を制御したい
• 振替伝票に申請ルールを設定できるか知りたい

「申請ルール」については、設定パターンが広いため、「こんなルールを設定したいけどどうすれば良いかな？」という場合には、画面右上のお問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。

お役立ち情報

申請ルールを設定することで申請ミスは防げても、

• 申請金額と実際の精算額が合わない
• 規定金額を上回る申請が発生する

といった課題は残っていませんか？

そこでおすすめなのが 「予算管理オプション」です。
部門やプロジェクトごとの予算超過を未然に防ぐ仕組みを整えることができます。
 

「予算管理オプション」で、予算を意識した経費管理を実現しませんか？
 詳細は、予算管理オプション ご利用検討中の方へをご確認ください。

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（記事ID：3006）

領収書添付漏れの伝票、申請があがってくるたびに差戻しが発生しウンザリ…
そんなお悩みを解消する便利な設定をご案内します！
※本記事は「電子帳簿保存法オプション」をご契約のお客様向けの内容です。

必ず「領収書／請求書」を添付させたい場合

社内規定で「領収書なしの経費精算は不可」など、どんな場合も添付必須にしたい場合は「項目設定」メニューで「領収書／請求書」項目を「必須」の設定にしましょう。

添付がないまま申請しようとすると、エラー表示（申請ができない状態）になるため、添付漏れ防止になります。

なお、項目の入力設定（任意／必須／非表示）は、申請種別（メニュー）ごとに設定できます。
例えば、『「交通費精算」は任意で良いが、「経費精算」では領収書を必須にしたい』といったケースにも対応可能です！

設定手順

1. 「管理」タブ > 「項目設定」 > 「項目設定」明細項目の「OP：領収書/請求書」の
　 編集ボタンをクリック

2. 入力設定を「必須」に設定

3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

特定の交通機関や内訳を選んだ場合のみ「領収書／請求書」を添付させたい場合

例えば、タクシーや新幹線利用、ホテル宿泊など、特定の交通機関／内訳を選択した場合のみ「領収書／請求書」の添付を必須にしたい場合などは、「申請ルールの設定」が便利です！

「申請ルールの設定」にて、「特定の交通機関／内訳を選んでおり、かつ領収書／請求書の添付が無ければエラーを出す」という設定ができます。

設定手順の詳細は、特定の交通機関／内訳を選択した場合のみ、「領収書/請求書」の添付を必須にする方法を知りたいをご確認ください。

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（記事ID：3005）

「楽楽精算」の設定を終えて無事に運用をスタートしたけれど、まだ社内にルールが浸透せず、問い合わせが多くて困っている…
そんな日々のお悩みに使える機能をご紹介します！

伝票上の「コメント欄」に注意書きやお知らせを掲載

伝票画面の右上（承認欄の下）に、テキストを表示できる「コメント欄」をご用意しています。

• 申請種別ごとに設定できます
  交通費精算の注意書き、経費精算の注意書き、とそれぞれに設定可能です。
  
  
• URLは自動でハイパーリンク形式になります
  参照させたいWEBサイトは、URLを記載すれば自動でリンクに！
  ※画像掲載、文字装飾はできません。

設定手順

1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票レイアウト」>「申請画面の項目設定」編集ボタンをクリック
   ※「管理」タブ > 「項目設定」 > 「項目設定」ボタンからも同じ画面に入れます。
2. 「コメント」欄に、表示したいテキストを記載
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

項目ごとに「説明」テキストを設定

「この項目は何？」「どれを選べばいいの？」というような「項目に関する疑問」については、その項目にカーソルを合わせるとポップアップ表示される「説明」テキストの設定がおすすめです。

• 申請種別ごとに設定できます
  同じ「内訳」項目でも、経費精算用の説明、支払依頼用の説明とそれぞれ設定可能です。
  
  
• ヘッダ項目、明細項目どちらも設定できます
  ※URLのハイパーリンク、画像掲載、文字装飾はできません。

設定手順

1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票レイアウト」>「申請画面の項目設定」編集ボタンをクリック
   ※「管理」タブ > 「項目設定」 > 「項目設定」ボタンからも同じ画面に入れます。
2. 各項目の最右「説明」欄に、表示したいテキストを記載
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

全体ルールは、2種類のお知らせ機能を活用

ここまでは、各申請種別ごとに設定できる機能でした。
全体に関わるお知らせを掲示したい場合は、以下2種類の「お知らせ機能」をご活用ください！

「申請・承認」タブ：ログイン後必ず目に触れる「メッセージ欄」

申請種別アイコンの下に表示される、最も目に付く「メッセージ欄」です。

ログイン後必ず表示される部分ですので、大事なお知らせはぜひこちらをご利用ください。
文字の装飾（色、大きさ、下線など）やハイパーリンク、ファイルダウンロードも可能です！

設定手順

詳細は、「申請・承認」メニューのメッセージを編集する方法を知りたいをご確認ください。

「お知らせ」タブ：画面丸ごとでお知らせ表示可能！

各タブの最も右側に表示される「お知らせ」タブです。

「メッセージ欄」と比べるとあまり目立ちませんが、困ったときの参照用マニュアルや問い合わせ先など、いざというときに必要な情報の置き場所として利用するケースが多い場所です。

設定手順

詳細は、お知らせ設定をご確認ください。

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（記事ID：3003）

 

運用開始前の最終確認や、人事異動が発生してマスタの登録変更をしたとき…
「全員に正しく承認フロー・承認者を設定できたかな？」と心配になる場面では、ぜひこちらの機能をご利用ください！

承認者の設定状況をCSVで出力する

「承認者の設定」メニューにて、「すべての社員」または「承認者が未設定の社員」の設定状況をCSV出力し、一覧で確認することができます！

社員別だけではなく、所属部門ごとの出力形式にすることも可能です。

また、特定の承認フローが設定されている社員の一覧を出力することもできますので、例えば、古い承認フローで設定されている社員がいないか？といったチェックも簡単に行うことができます。
※伝票種別ごとに出力されます。
「伝票種別」項目で出力したい種別を選択し、CSV出力してください。

出力手順

1.「管理」タブ > 「承認者の設定」をクリック

2.「CSV出力」タブをクリック

3.各項目を選択し、「CSV出力」ボタンをクリック

≪完了≫

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（記事ID：3001）

交通費精算や出張精算画面で使う「交通機関マスタ」の項目。
プルダウン仕様のため、どこに何の選択肢があるか見つけづらい…

この記事では、「交通機関マスタ」の選択肢が多いお客様にご案内している方法を
ご紹介します。

「交通機関マスタ」の選択肢に、表示用の区切りを設定する

「交通機関マスタ」に登録する選択肢の一つとして、「区切り線」や「カテゴリ名」を設定しておくことで、正しい選択肢を見つけやすくなります。

勘定科目や税区分の設定は必要ですが、画像のようにダミーを設定するイメージになります。

「交通機関」の選択肢の並び順は、「表示順変更」ボタンから自由に変更できます。

後から作った区切り線を「表示順変更」で該当の箇所に入れることができます。
よく使われる選択肢を上に持ってきておくのもおすすめです。

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（記事ID：3002）

このようなお悩みには、「ファイル添付オプション」のご利用がおすすめです！
精算に関連する資料が複数ある場合も、まとめて伝票に添付させることができます。

※領収書／請求書の添付には、別途「電子帳簿保存法オプション」をご利用ください。

ヘッダで5つ、各明細行ごとに5つのファイル添付可能！

1ファイル5MB以下のファイルであれば、ヘッダに最大5つ、1明細行に最大5つのファイルを添付できます。

例えば、1伝票に30ファイル添付したい場合、
・ヘッダに5ファイル
・各明細行に5ファイル×5行
とすると、1伝票に30ファイルもの添付が可能になります！

本オプションを既にご利用中のお客様も「そんなに添付できるなんて知らなかった！」と後から驚かれることが多い機能です。

設定手順

1. 「管理」タブ >「項目設定」> ヘッダ・明細いずれかの「＋項目の追加」ボタンをクリック
2. 項目タイプ「添付ファイル」を選択し、その他必要事項を設定
3. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

※項目の設定後、画面レイアウトを設定すると伝票に反映されます。

なお「ファイル添付オプション」をご契約中かわからない場合は、上記設定手順をご確認ください。
項目タイプ「添付ファイル」が選択できれば、本オプションをご契約済みです。

ExcelやWordの資料も添付OK！

領収書・請求書のPDFデータのみ添付可能な「電子帳簿保存法オプション」とは異なり、一般的なファイル拡張子（Excel、PPT、Word、PNGなど）のデータであればそのまま添付いただけます！

「電子帳簿保存法オプション」との詳細比較は、電子帳簿保存法オプションとファイル添付オプションの違いを知りたいをご確認ください。

お問い合わせ

「ファイル添付オプション」が、日々の業務のお役にたてれば幸いです。
ご質問やお試し希望がございましたら、お気軽にどうぞ！

 

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（記事ID：3004）

こんなときにおすすめなのは「伝票データ出力」です！

この機能を使うと、過去に申請した伝票内容をCSVデータとして出力し、申請内容の可視化ができます！

「伝票データ出力」では、出力項目を自由に設定できるため用途に応じたフォーマットを複数作成したり、申請された伝票データを一覧化し、各部門へ共有することで社内への注意喚起に活用したりすることもできます。

よくあるミスのパターンを発見して申請ルールの設定に活かしたり、申請画面のコメント欄に注意文を記載したりするためにも有効です。

「楽楽精算」の運用をこれから始められるお客様も、長くご利用いただいているお客様も「伝票データ出力」の機能をうまく活用し、少しでも業務の改善にお役立てください！

シーン別の活用方法

経理担当者で修正を行った伝票の一覧を出力したい

申請内容のミスが多く、最終承認完了後に経理担当者にて修正するケースが頻発…。
少しでもミスを減らしたい！

そんなとき、「伝票データ出力」では修正時のコメントを出力し、これまでどのくらい修正を行っているのか、一覧で出力することができます。

申請時に多いミスにはどんな内容があるのかを可視化し、社内へ注意喚起いただく際に活用できます。

伝票データ出力の設定画面

 
伝票データの修正時

【伝票データ出力時】

承認完了後に否認処理を行った伝票の一覧を出力したい

承認完了後に、内容に誤りがあったり、不要になったため「否認処理」を行うことはありませんか？

そんなときも「伝票データ出力」で否認処理した伝票の一覧と否認処理時のコメントを出力でき、これまでどのくらい否認処理を行っているのかを確認することができます。

伝票データ出力の設定画面

伝票データ出力時

不要な経費が使われていないか確認したい

本当に必要な経費なのか、必要以上に過剰な費用がかかっていないか、不要な経費を削減できないかなど考えたことはありませんか？

「伝票データ出力」でデータを出力後、「通信費」や「消耗品費」などの勘定科目ごとに必要以上に過剰な精算や不要な経費を削減できないかなどの検討にお役立ていただけるかもしれません。

伝票データ出力の設定画面

伝票データ出力時

以上のように、「伝票データ出力」で一覧化したデータを定期的に各部門の上長へ共有することで社内へ注意喚起をする場合や、運用の改善などにお役立ていただけること間違いなしです！ 

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（記事ID：3043）

こんなお悩みはありませんか？
今回は「ワークフローオプション」の便利な活用方法について、他社の事例を用いてご紹介します！

【X社】新規サプライヤーやベンダー・取引先の登録申請を実施

【Before】取引先ごとに様々なフォーマットでのやり取りが発生、確認作業の負担増…

X社では新しく取引を開始する企業を登録する場合、「ワークフローオプション」を利用して各担当者から取引先の情報の申請を行ってもらいます。
そして、申請が承認されると同時に、「支払先マスタ」へも追加登録を実施しています。

「ワークフローオプション」で運用する前は、取引先情報の取得方法の統一ができておらず、各担当者が取引先からの案内文書をスキャンして経理担当者宛てにメールで送付したり、案内文書の原本を郵送したり、申請方法も様々でした。

また、取引先から取得したフォーマットのまま経理担当者宛てに共有を行っていたため、取得できる情報も統一されていない状況でした。

【After】フォーマットの統一により、確認作業の時間短縮！

「ワークフローオプション」で運用を始めてからは「支払先マスタ」に登録する情報も同時に取得するフローができ、支払時に口座情報が一部わからない…！
などの状況もなくなりました。

支払依頼時に「支払先マスタ」に登録のある支払先以外は選択できない運用も実現でき、内部統制の強化にも繋がりました。

【Y社】メールのやり取りも専用のフォーマットに切替！

【Before】過去のメールを遡って確認する手間が毎月発生…

Y社では、店舗でイレギュラーが発生し費用がかかった際に、担当者から本部へメールにて報告を行っていました。

月次の費用計上の処理を行う際に、過去のメールを遡って確認していましたが、メールを探すのに時間がかかり、費用計上の作業には手間が発生していました。

【After】メールでの報告内容を専用フォーマットに切替！検索の手間削減に成功！

報告内容は決まったフォーマットに基づいているため、「契約しているワークフローオプションで運用できるのでは…！？」と考え、専用フォーマットを作成して運用を始めました。

「ワークフローオプション」で運用をすることによって、過去のメールを遡って報告内容を探す手間がなくなりました。
さらに、申請した伝票は「ワークフローオプション」の検索機能ですぐに見つけられるため、確認作業の時間も大幅に削減できました。

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ここまでお読みいただきありがとうございました！
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「ワークフローオプション」について詳細を知りたい方は以下をご確認ください。

 

（記事ID：3042）