TOP よくある質問 FAQ よくある質問の記事一覧 ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。「楽楽精算」では交通費の履歴データのみ、取込と利用ができます。「物販」と呼ばれる履歴データ（タクシーや買い物時の利用）も取り込まれますが、データは非表示となり、精算に利用することはできません。 また、「ICカード自体に保存されている履歴データの上限件数」が19件となるため、19件より前のデータは「楽楽精算」にも取り込むことができません。 （記事ID：2011） ICカード取込時にタクシーなどの履歴データが表示されず、利用できない原因を知りたい QA：オプション QA：ICカード ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。ICカードの利用履歴を取り込んだ際、「楽楽精算」側で駅情報を取得できていない駅の場合に、「駅情報が取得されませんでした」と表示されます。なお駅名は反映されませんが、運賃と利用日は正しく反映されます。 解除方法 精算時に駅名を反映したい場合は、お手数ではございますが、ICカード履歴を利用せず「乗換案内」を使って検索いただくか、手入力で精算いただきますようお願いいたします。 ※新しい駅の場合、「乗換案内」にも駅情報が未反映の場合がございますのでご了承ください。 ※乗換案内および手入力で精算された場合は、ICカード履歴は「対象外」に変更し、重複申請を行わないようご注意ください。 取得できていない駅情報は、弊社にて要否および取得時期を検討の上、反映してまいります。駅情報の反映時期などの詳細は、ご案内ができませんのでご了承ください。 （記事ID：2010） ICカード取込時に「駅情報が取得されませんでした」と表示された原因を知りたい QA：オプション QA：ICカード ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。ICカード取込で、特定区間の取込ができていない原因は、以下が考えられます。 ICカード内に特定区間の履歴データは存在するが、取込ができていない ICカード内に特定区間の履歴データが存在していない ICカード内に特定区間の履歴データが存在していない場合は、履歴データが増えたことで過去の履歴データがICカード内から消えてしまった可能性が高いと考えられます。 補足 ICカード内に該当区間の履歴データが存在するかどうかは、以下の確認手順があります。 ・駅の券売機などに設置されている端末を利用する ・SONY社の「SF Card Viewer2」ソフトで確認する ※外部サイトへ遷移します ※上記サイトに掲載されている「ご注意」や「免責事項」などをご確認の上、ご利用ください。 ICカード内に特定区間のデータは存在するが、取り込みができていない場合は、「ICカード取込時に取り込めないデータを知りたい」をご確認ください。 （記事ID：2009） ICカードで特定区間の取込ができない原因を知りたい QA：オプション QA：ICカード ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。ICカード取込で、取り込めないデータは以下のとおりです。 直近19件以内に含まれていないデータ（※） 物販（チャージ含む）のデータ ICカードに登録されている定期区間内で乗降したデータ すでに取込済みのデータ（他のIDで取込済みの場合も含む） ICカードの電子マネーと現金を併用して支払った場合の電子マネーの支払い履歴 【例】ICカードの電子マネー残額が足りず、現金で残りの電車賃を支払った場合 など ※「ICカード自体に保存されている履歴の上限件数」が19件となるため、19件より前のデータは「楽楽精算」にも取り込むことができません。 注意 モバイルSuica／PASMO／ICOCAの読取は、動作保証対象外です。 詳細は以下をご確認ください。 ・モバイルSuicaをICカードリーダーで読み取ることはできるか知りたい ・モバイルPASMOをICカードリーダーで読み取ることはできるか知りたい ・モバイルICOCAをICカードリーダーで読み取ることはできるか知りたい （記事ID：2008） ICカード取込時に取り込めないデータを知りたい QA：オプション QA：ICカード ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。私用（プライベート）で利用した履歴を取り込まない設定そのものはできません。取り込んだ後に「楽楽精算」で精算を行わない履歴データのステータスを「対象外」とすることにより、精算時に選択できないようにすることができます。 ※取り込んだ履歴データの削除はできません。 手順 「ログイン直後右上 > ICカード取り込み」をクリック※ログインしているIDに紐づくICカードの履歴データが表示されます。 ステータスを変更したい履歴データにチェック 「対象外にする」をクリック※同様の方法で対象外の履歴データを「未申請に戻す」こともできます。なお、未申請に戻せるのは「ユーザー自身が対象外に変更した履歴データのみ」です。 「申請済みの履歴データ」を未申請に戻すことはできません。 ≪完了≫ 補足 管理者側で、ユーザーが取り込んだ履歴データの閲覧やステータス変更を行うことはできません。 取込を行ったユーザー自身のみが、閲覧・変更を行うことができます。 （記事ID：2007） 私用で使ったICカードの履歴を取り込まない方法を知りたい QA：オプション QA：ICカード ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。 ICカードから取り込める履歴の件数は、19件までです。※ICカード自体に保存されている履歴の上限件数です。19件を超えたICカードの履歴については「楽楽精算」に取込を行えません。こまめに取込作業を行っていただくようお願いいたします。なお、一度取り込んだ履歴は、「楽楽精算」上で最大300件まで保存できます。 （記事ID：2006） ICカードから取り込める履歴の件数は何件までか知りたい QA：オプション QA：ICカード 「管理 」タブ >「レート管理マスタ」にて、レートの有効期間を設定すると、明細日付を基準に該当する期間のレートを自動的に反映します。 手順 「管理」タブ >「レート管理マスタ」をクリック 設定したい単位名の「操作」欄の「編集」ボタンをクリック 「レートの追加」をクリック 「終了日」にレートが適用される期間を登録 「追加」ボタンをクリック※期間が複数ある場合は、上記をくりかえしてください。 「確定」ボタンをクリック ≪完了≫ 上記の設定で、申請・精算画面の明細日付と単位のレートが連動します。 【レート設定例】【終了日】 【レート】 2013年1月1日 20 2013年2月28日 30 上記の例の場合 2012年12月2日付で明細を登録する→レート「20」が適用されます。 2013年1月20日付で明細登録する →レート「30」が適用されます。 ※「管理」タブ >「項目設定」にて「単位」を表示する設定にしていない場合、 「単位」欄は各申請・精算に表示されません。 （記事ID：2005） 「明細日付」と「レート管理マスタ」に登録したレートを対応させる方法を知りたい QA：管理 QA：マスタ関連 いいえ、できません。「楽楽精算」の機能では差戻し・取下げの多い申請者を一覧化したり、差戻し回数などを集計したりすることはできません。 お手数ですが、「楽楽精算」のシステム外で別途カウントするなどの管理をお願いいたします。 補足 伝票データ出力機能を使用すれば「伝票状態」をCSV出力することは可能ですが、あくまで出力時の「伝票状態」を反映するのみで、「過去に差戻しや取下げがあったか」という情報は出力できません。 （記事ID：2004） 差戻し、取下げが多い申請者を一覧表示したり、回数を集計したりすることはできるか知りたい QA：承認 QA：承認フロー設定 ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。最終承認完了前の伝票であれば、承認者や承認者として設定されている経理担当者が領収書／請求書のPDFデータを差し替えることができます。 ※差し替えができるのは、領収書／請求書の原本が同一である場合のみです。 バージョン管理の観点から原本が異なる領収書／請求書に差し替えることはできません。 （詳細は【承認者】申請された領収書／請求書付き伝票を修正する手順>承認時PDFファイル差し替え機能をご確認ください。） 補足 原本が異なる領収書／請求書に変更したい場合は、PDFデータの差し替えで対応できません。 そのため、申請者本人または代理申請者に伝票を差し戻し、正しい領収書／請求書を新たにアップロード、明細に添付したうえで、再度申請・承認を実施してください。 最終承認完了後の伝票は、領収書／請求書の差し替えを行うことができません。何らかの事情で差し替えが必要な場合は、該当の伝票の「否認処理」を行ったうえで、精算したい領収書／請求書を紐づけた伝票を新たに作成してください。 伝票の最終承認前に承認者や経理担当者が差し替えを行う場合 差し替えの手順は以下です。 ※経理担当者でも計上仕訳や支払仕訳などの経理処理時に差し替えを行うことはできません。経理担当者が承認時に対応する場合を指しています。 手順 修正したい伝票の承認画面を開き「修正」をクリック 修正したい領収書／請求書の「鉛筆マーク」をクリック 差し替えるPDFファイルを選択しアップロードを行い、「一時保存」をクリック 伝票画面の「確定」をクリックし、必要に応じてコメントを入力し「確定」をクリック ≪完了≫ 注意 差し替えたPDFファイルには、手順4.で「確定」をした際にタイムスタンプが付与されます。 そのため、PDFファイルを差し替えたい場合は、必ず手順4.の伝票画面での「確定」まで行ってください。手順3.や手順4.の状態で画面を閉じたり、キャンセルしたりすると差し替えた情報は保存されませんので、ご注意ください。 （記事ID：2002） 承認者や経理担当者が、伝票に紐づけられている領収書／請求書のPDFデータを差し替える方法が知りたい QA：法制度 QA：電子帳簿保存法 ※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。いいえ、できません。最終承認が完了した伝票に領収書／請求書を添付することはできません。 領収書／請求書を添付できるタイミングは申請時のみです。申請済みの場合は、申請者本人も、管理者も領収書／請求書を添付できません。 最終承認前の場合は、「取下げ」または「差戻し」を行い、申請者にて領収書／請求書を添付してください。最終承認が完了している場合は、経理担当者にて「否認処理」を行い、その後再度申請者にて否認処理を行った伝票をコピーして、領収書を添付し、申請してください。 ※最終承認後の伝票の処理状況によっては「否認処理」ができません。 補足 経理担当者にて伝票の「否認処理」を行った後、申請者が再度申請を行う場合に同じ領収書／請求書を再利用するためには、申請者が以下の処理を行う必要があります。 手順 1.ログイン画面右上の「領収書／請求書」をクリック 2.ステータスで「対象外」にチェックを入れて「検索」をクリック 3.対象の領収書の「閲覧」ボタンをクリック 4.「再利用」をクリック ≪完了≫ （記事ID：2001） 最終承認済みの伝票に領収書／請求書を添付できるか知りたい QA：法制度 QA：電子帳簿保存法 12 13 14 15 16
