Step3の概要
Step1、2を終えたら設定面はほぼ準備完了です。
本Stepでは、「楽楽精算」の各種設定と電子帳簿保存法との関係上注意すべき点や、運用開始後の注意点、社内展開の準備など、実際に運用開始するまでに知っておいていただきたい内容についてご案内いたします。
運用テスト
実際に「楽楽精算」に領収書／請求書をアップロードし、申請から承認までのテストを行いましょう。
「電子帳簿保存法オプション」の操作イメージは、以下の動画でパソコン版／スマートフォンアプリともにご紹介しておりますのでぜひご確認ください。
電子帳簿保存法対応をする上での「楽楽精算」の設定における
注意点
「楽楽精算」の各種設定と電子帳簿保存法との関係上注意すべき点をご案内します。
すでに設定しているマスタなどの設定内容についても、再度ご確認いただくことをおすすめします。
社員マスタ・承認フロー関連（入力者／電磁的記録の保存を行う者と監督者）
電帳法の保存要件では運用にて「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を
確認することができるようにしておくこと」が必要とされています。
※電子取引においては、「入力を行う者」を「電磁的記録の保存を行う者」と読み替えてください。
出典：国税庁HP 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第2条第6項第3号（外部サイトへ遷移します）
「楽楽精算」の運用においては、以下の定義となることが多いです。
- 「入力を行う者」／「電磁的記録の保存を行う者」＝ 申請者（※）
- 「監督する者」 ＝ 承認者
※「領収書/請求書」を受領・アップロードし、取引日、受領日、金額、取引先など、必要な情報を入力するまでを想定。
そのため、上記のどちらも不明になるような運用の場合、保存要件を満たすことができない可能性がありますので、ご注意ください。
【例】
「〇〇営業所」「△△部門」のような個人を特定できない形で社員マスタを登録する場合など、申請者が特定できない場合は、監督する者（=承認者）が特定できるような承認フローをご検討ください。
仕訳データ出力の設定（帳簿書類間の関連性の確保について）
※電子取引にのみ対応される場合は本項目はスキップしてください。
電子帳簿保存法「スキャナ保存」の保存要件では、帳簿書類間の関連性の確保（※）が
求められています。
※帳簿（会計ソフト）から、スキャンされた領収書／請求書データをたどることができる状態。
そのため、仕訳データ出力時に「伝票No.」を出力するなどのご対応が必要です。
例として「管理」タブ >「仕訳データ出力の設定」で「摘要」に「伝票No.」を出力する設定があります。かつ、帳簿（会計ソフトなど）側にて上記の情報が検索できる必要があります。
仕訳データ集計について
仕訳データを集計する場合、集計条件によっては「摘要」や「伝票No.」も集計されてしまい、スキャンされたデータと帳簿との関連性が持てなくなる可能性があります。
そのため、以下の対応などもご検討ください。
- 集計条件に「伝票No.」も設定し、集計した場合でも摘要の「伝票No.」に影響が出ないようにする
- 集計は行わない
なお、仕訳データを集計する方法の詳細は、仕訳を集計して出力する手順をご確認ください。
運用開始後の注意点
ここまでの内容について対応が完了すれば、準備は万全です！
今一度、Step1でご案内してしている電子帳簿保存法対応のためのチェックリストを用いて、必要な準備が漏れなく完了できているか確認しておくと安心です。
さて、ここでは電帳法に対応するにあたり、運用開始後にご注意いただきたい点をご案内します。
- 運用開始後のマスタ削除・修正における注意点
- 運用開始後の「データ全削除」機能の利用
運用開始後のマスタ削除・修正における注意点
「楽楽精算」ではマスタ上のレコード（選択肢）を削除すると、各種精算および支払依頼ですでに精算済みの申請画面・帳票レイアウトから名称が削除される仕様となっています。
削除の挙動はマスタによって異なりますが、例えば「交通機関マスタ」および「内訳マスタ」のマスタを削除すると伝票上から交通機関名や内訳名がブランクになります。
また、マスタ上のレコード（選択肢）の修正を行った際は、現在設定されている最新の設定内容が過去伝票にも反映される仕様です。
そのため、修正・削除の対応によっては過去伝票を印刷した際などに用途などを確認できなくなりますので、ご注意ください。
詳細は、
マスタ削除および修正時の注意点についてをご確認ください。
運用開始後の「データ全削除」機能の利用
「楽楽精算」の機能に「
データ全削除」があります。
運用開始後はこの「データ全削除」を行わないようご注意ください。
「データ全削除」 > 「電子帳簿保存法」 > 「領収書/請求書」を実行すると、それまでアップロードしていた領収書／請求書のデータが
すべて削除され、検索することも復旧することもできません。その他、領収書／請求書のデータ以外にも、領収書／請求書を紐づけていた「申請データ」を削除すると、紐づけていた伝票の内容が確認できなくなります。
そのため、
運用開始後は基本的に「データ全削除」は行わないようご認識ください。
社内展開の準備
社内展開の準備を進めましょう。
- 経費精算、領収書・請求書の扱いに関するマニュアルの用意
- 想定されるQ＆Aの用意
- 各部への説明会の実施有無を検討
- 電帳法対応に関する相談があった際の社内の問い合わせ先を周知する など
参考 ：スマートフォンブラウザ版／アプリでの電子帳簿保存法対応
スマートフォンブラウザ版の「楽楽精算」、スマートフォン「楽楽精算」アプリからも
領収書のアップロードならびに申請、承認などが行うことができます。
なお、スマートフォンブラウザ版／アプリでの登録の際は、以下の前提があります。
その他、スマートフォンからのご利用詳細は別途マニュアルをご用意しておりますので、
スマートフォンからご利用される場合はぜひご確認ください。
番外編 ：よくある質問集の活用
電子帳簿保存法に関する、よくある質問をカテゴリごとにまとめています。
運用開始後に「こういうときはどうしたらいいんだろう？」「エラーが出て困った…」
というときなど、まずはこの質問集でお困りの内容がないかご確認ください。
電子帳簿保存法関連よくある質問一覧
「楽楽精算」における電子帳簿保存法の対応準備（Step1～3）は以上となります。
対応準備に際してのご質問やお困りごとがございましたら、お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください！
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