マニュアルの記事一覧

概要

• 「チャットディーラー for 楽楽精算」は、有料オプションです。
• 「チャットディーラー for 楽楽精算」は、お客様の「楽楽精算」環境に設置する、社内問い合わせ用のチャットボットです。
• 本マニュアルでは、実際にチャットボットを運用してから行う、効果測定（振り返り）～見直し・改善方法を記載します。
  初期設定の手順は、チャットディーラー for 楽楽精算オプション　初期設定をご確認ください。

運用開始後の振り返り

初期設定後、チャットボットの運用開始から1か月を目安に効果測定を行いましょう。

運用開始後1回目の効果測定で安定的に使われていることが分れば、それ以降は3か月～6か月の周期で効果測定を行うと安心です。
本マニュアルでは効果測定の方法と、見直し・改善方法をご案内します。

1. チャットボットの効果測定
2. チャットボットの見直し・改善

1.チャットボットの効果測定

「チャット数」を確認

まずは「全体レポート」で「チャット数」を確認しましょう。

「全体レポート」では、チャットウィンドウを設置したサイト（「楽楽精算」）への訪問者数やチャット数を、任意の期間で集計することができます。

目標値目安

「チャット数」に注目しましょう。

「楽楽精算」のユーザー数にもよるため具体的な目安値はありませんが、「チャット数」が極めて少ない場合や、社内で「楽楽精算」に関する電話やメールでのお問い合わせが発生している場合は、十分にチャットボットが使われていない可能性があります。

確認手順

1. 画面上部「レポート」をクリック
2. 左メニュー「レポート解析」 > 「全体レポート」をクリック
3. 集計する「期間」を指定
   ※「期間」は1か月や2か月など、まとまった期間での集計をおすすめいたします。
4. 集計結果を確認
   
   

「選択肢表示率」と「回答率」を確認

次に「検索全体レポート」で、検索に対して適切に選択肢・回答を表示できているかを確認しましょう。

目標値目安

• 選択肢表示率　60%以上
• 回答率　50%以上

※チャットボットは、「こんにちは」のような挨拶など「楽楽精算」と関係のない質問も多く検索されやすく、その分「選択肢表示率」や「回答率」は下がります。
そのため、上記の目安値を超えていれば多くの場合適切に選択肢・回答を表示できていると見てよいでしょう。

確認手順

1. 画面上部「レポート」をクリック
2. 左メニュー「レポート解析」 > 「検索型」 > 「検索全体レポート」をクリック
3. 集計する「期間」を指定
   ※「期間」は1か月や2か月など、まとまった期間での集計をおすすめいたします。
4. 集計結果を確認
   

 

2.チャットボットの見直し・改善

効果測定の結果をもとに、さらに社員の自己解決を促進できるようにチャットボットを改善していきましょう。

チャット数の改善

「チャット数」が極めて少ない場合や、社内で「楽楽精算」に関する電話やメールでのお問い合わせが発生している場合は、社内でチャットディーラーに関する認知度が低いために、十分に使われていない可能性があります。

全社メールや社内掲示板などで周知を行い、利用率をアップさせていきましょう。

社内周知用のメール文面サンプルをご用意しておりますので、必要に応じてチャットディーラー for 楽楽精算オプション　社内周知メール文面サンプルより、ダウングレードください。

「選択肢表示率」の改善

「検索全体レポート」で「選択肢表示率」や「回答率」が低かった場合は、「検索文レポート」で選択肢・回答を表示できなかった検索文を確認しましょう。

選択肢を表示できなかった検索文の確認手順

1. 「レポート」 > 「検索型」 > 「検索文レポート」をクリック
2. 集計する期間を指定
3. 「検索結果」で「選択肢表示0件」を選択
4. 「検索文」の一覧を確認

 

「回答率」の改善

回答を表示できなかった検索文の確認手順

1. 「レポート」 > 「検索型」 > 「検索文レポート」をクリック
2. 集計する期間を指定
3. 「検索結果」で「回答0件」を選択

検索文に該当する「回答」を登録できていない場合、該当する「回答」を登録しましょう。

修正手順

1. 「チャット設定」＞「ボット対応」＞「検索型」＞「回答」をクリック
2. 「新規登録」＞「質問」「回答」を入力
3. 「保存」をクリック
   
   

Bad評価が多い回答の改善

回答評価でGood数よりもBad数の方が多く押されている場合、せっかく回答を表示しても解決できなかった人が多いと考えられるため、回答の見直しが必要です。

Bad評価が多い回答の確認手順

1. 「レポート」 > 「検索型」 > 「回答レポート」をクリック
2. 集計する期間を指定
3. Bad評価の列項目を一度クリック
   ※Bad評価が多くつけられた回答から順に表示されるようソートをかける

 Bad評価のコメントの確認手順

1. 「レポート」 > 「検索型」 > 「回答評価コメント」をクリック
2. 集計する期間を指定
3. 「回答評価コメント」の一覧を確認

 回答の見直し

Bad評価のコメントがあった場合は、コメントを参考にして回答を見直しましょう。
Bad評価のコメントが無かった場合は、以下をポイントにお見直しください。

 

参考資料

• チャットディーラーサポートサイト　※外部サイトへ遷移します
  「チャットディーラー for 楽楽精算」の機能や仕様の詳細は、サポートサイトをご確認ください。

※サポートサイトは、「チャットディーラー for 楽楽精算」の管理画面にログイン後、
画面上部の「環境設定」「チャット設定」などの画面右上や、サイドメニューの「環境管理」などの画面右上からも遷移できます。

（記事ID：1311）

設定した仕訳データを「楽楽精算」から出力し、実際に会計ソフトへ取り込めるか確認しましょう。

取込時のエラーが出なくなり、かつ出力したい情報が正しい項目／内容で出力されるまで「連携テスト → 設定の修正」をくりかえしてください。

運用テストの流れ

経理処理を実施したあと、「楽楽精算」から仕訳データを出力し、ご利用の会計ソフトに
仕訳データを取り込みできるかを確認します。

※仕訳データを出力する前までの手順は経理処理の手順をご確認ください。

手順

1. 「経理処理」タブ > 「仕訳データ出力」をクリック
2. 「仕訳区分」は出力したいデータのみにチェックが入っている状態にする
   ※「項目名」「再出力」は必要に応じてチェック 
3. 「検索」をクリック
4. 対象の仕訳データにチェック
5. 「次へ」をクリック
   
   
6. 「ファイル出力」をクリック
   
   
7. 出力した仕訳データを任意の場所に保存
8. 7.で保存したCSVを会計ソフトに取り込む
9. 会計ソフトでエラーが出た場合、エラー内容を確認する
10. エラーが出た該当の設定箇所を「楽楽精算」側で修正
11. 修正後、再度1.～9.を実施

12.エラーが出なくなったら設定は完了

≪完了≫

確認ポイント

以下、仕訳データをテスト連携したときに確認しておいた方がよいポイントです。

上記確認ポイントがクリアできましたら、運用テストは完了です。

確認時の対処法がわからない際や今後運用していく中で修正したい箇所が出てきた際は、以下、【対処法】をご確認ください。

【対処法】こんなときは？

1.摘要に出力する内容を変更したい

仕訳データの摘要内に出力したい情報は、仮払金仕訳の設定／計上仕訳の設定／支払仕訳の設定／振替仕訳の設定で設定できます。

詳細は、仕訳の摘要欄を設定する手順をご確認ください。

2.伝票にあるが未配置データにない項目を出力したい

伝票上にあるが、未配置データにない項目を仕訳データ上に出力したい場合、
「計上仕訳の設定／支払仕訳の設定／仮払金仕訳の設定／振替仕訳の設定」にある「フリー」項目を利用します。

詳細は、「仕訳データ出力の設定」の「未配置データ」内に無い項目を仕訳データに出力したいをご確認ください。

3.条件により、異なる値を出力したい（計算式）

条件により出力したい情報が異なる時は、未配置データにある「計算式」で対応できます。

詳細は、仕訳の出力値を任意の値に変更する手順（「仕訳データ出力の設定」の計算式）をご確認ください。

4.出力されたCSVデータを任意の項目で集計したい（集計条件）

集計条件を設定することで、対応できます。
※電子帳簿保存法に対応する場合は、注意が必要です。

詳細は、仕訳を集計して出力する手順をご確認ください。

5.出力されたCSVデータを任意の順番に並び替えたい（ソート条件）

ソート条件を設定することで、対応できます。
詳細は、仕訳データをソートして出力する手順をご確認ください。

6.出力されたCSVデータの貸借をN：1またはN：Nの形式で出力したい（複合仕訳）

複合仕訳の設定をすることで、対応できます。
詳細は、仕訳の貸借をN：Nで出力する手順（複合仕訳）をご確認ください。

よくある質問

• 摘要が途中で改行されてしまい、会計ソフトに取り込めない
• 「計上仕訳の設定」で「摘要」「フリー」欄に設定した「支払日」が計上仕訳に出力されない理由を知りたい
  
• 「仕訳データ出力の設定」の「未配置データ」内に無い項目を計算式に組み込む方法を知りたい
• 仕訳データで出力される文字数を制限したい
• 「仕訳データ出力」のプレビュー画面で複数伝票の明細が、伝票単位で並ばない原因を知りたい
• 「手当マスタ」や「仕訳データ出力設定」の計算式をコピーする方法を知りたい
• 「仕訳データ出力の設定」の項目にある、所属部門CDと負担部門CDの違いを知りたい
• 「仕訳データ出力の設定」の「未配置データ」内に無い項目を仕訳データに出力したい
• 支払先マスタの事業者登録番号の項目を「仕訳データ出力の設定」の計算式の条件に利用することができるか知りたい

※質問内容は「仕訳・支払処理」をご選択ください

（記事ID：1310）

概要

• 「チャットディーラー for 楽楽精算」は、有料オプションです。
• 「チャットディーラー for 楽楽精算」は、お客様の「楽楽精算」環境に設置する、社内問い合わせ用のチャットボットです。
• チャットボットにそのまま設定可能なサンプル文面や、質問／回答テンプレート（CSV）をご用意しています。

イメージ図

設定手順

設定は以下の手順で進めていきます。
初期設定の所要時間目安は、1時間程度です。

1.入力エリアの設定

1. 「チャットディーラー for 楽楽精算」にログインし、管理画面を開く
2. 管理画面上部「チャット設定」をクリック
3. サイドメニュー「チャット表示」 > 「表示内容」をクリック
   「チャット中」タブを開く > 入力エリアの表示で「常に表示」を選択し、「保存」をクリック

≪完了≫

2.チャットボットのタイプを「検索型」に設定

1. 「チャットディーラー for 楽楽精算」にログインし、管理画面を開く
2. 管理画面上部「チャット設定」をクリック
3. サイドメニュー「ボット対応」 > 「ボット設定」をクリック
4. ボットタイプで「検索型」を選択 >「保存」をクリック

≪完了≫

3.チャットボットに質問／回答を登録

「チャットディーラー for 楽楽精算」では、CSV取込で質問と回答を設定できます。

「楽楽精算」 をご利用のお客様がよく設定されている、よくある質問／回答のCSV取込用テンプレートをご用意しております。
お客様の運用に合わせて内容を取捨選択・内容修正の上、そのままご活用いただけます。

• チャットディーラー for 楽楽精算オプション　質問／回答CSV取込用テンプレート

1. 「チャットディーラー for 楽楽精算」にログインし、管理画面を開く
2. 管理画面上部「チャット設定」をクリック
   
3. サイドメニュー「ボット対応」 > 「検索型」 > 「回答」をクリック
4. 画面左上の「CSV」ボタンをクリックし、「取込」を選択
   
   
5. 「ファイルをアップロード」をクリックし、質問／回答用CSVファイルを選択して「開く」
6. 「次へ」をクリック
7. 「1行目を除いて取込む」にチェックが入った状態で「登録」をクリック
8. 質問／回答がチャットボットに登録される

≪完了≫

4.応答メッセージの設定

チャットボットの初期表示となる「あいさつ」文面などの設定を行います。

1. 「チャットディーラー for 楽楽精算」にログインし、管理画面を開く
2. 管理画面上部「チャット設定」をクリック
3. サイドメニュー「ボット対応」 > 「検索型」 > 「応答メッセージ」をクリック
4. 以下それぞれの応答メッセージを設定
   ※それぞれのサンプル文面をコピー＆ペーストして設定してください。
   
   ▼応答メッセージ
   ・あいさつ
   ・該当なしの選択肢が選ばれた場合
   ・選択肢の候補がない場合
   
   
   
5. 「保存」をクリック

≪完了≫

5.「楽楽精算」の設定

1. 「チャットディーラー for 楽楽精算」にログインし、管理画面を開く
2. 管理画面上部「環境設定」 をクリック
3. サイドメニュー「公開」>「設置先パターン」をクリック
4. 「同一画面内で表示（タブ）」> HTMLコードの「コピー」をクリック
   
   
5. 「楽楽精算」にログインし、「管理」タブを開く
6. 「管理」タブ > 「システム設定」をクリック
7. 「基本情報」タブ内の一番下の「チャットディーラー連携」 > 「コード」欄に
   4.でチャットディーラー管理画面でコピーした HTMLコードを貼り付ける
   
   
8. 「確定」をクリック

※チャットボットは、次の6.「チャットディーラー for 楽楽精算」の設定 が完了したタイミングで表示されます。

≪完了≫

6.「チャットディーラー for 楽楽精算」の設定

1. 「チャットディーラー for 楽楽精算」管理画面にログイン
2. 管理画面上部「環境設定」> サイドメニュー「公開」 >「設置先ドメイン」をクリック
3. 以下2点を設定する
   ・チャットを作成した環境名　（【例】「環境（１）」など）
   ・「楽楽精算」のURLのドメイン部分（●●●●.rakurakuseisan.jp）
   
   
4. 「保存」をクリック
5. 「楽楽精算」のログイン後画面にチャットボットが表示されます。

≪完了≫

ここまで設定できたら、「チャットディーラー for 楽楽精算」の初期設定は完了です。

参考資料

応答メッセージ　サンプル文面

チャットディーラー for 楽楽精算オプション　サンプル文面（応答メッセージ）

CSV取込用テンプレート

チャットディーラー for 楽楽精算オプション　質問／回答CSV取込用テンプレート

チャットディーラーサポートサイト

チャットディーラーサポートサイト　※外部サイトへ遷移します
「チャットディーラー for 楽楽精算」の機能や仕様の詳細は、サポートサイトをご確認ください。
※サポートサイトは、「チャットディーラー for 楽楽精算」の管理画面にログイン後、
画面上部の「環境設定」「チャット設定」などの画面右上や、サイドメニューの「環境管理」などの画面右上からも遷移できます。

お問い合わせ先

「チャットディーラー for 楽楽精算」に関するお問い合わせは、
「楽楽精算サクセスナビ」の「お問い合わせ」メニューよりお問い合わせください。

（記事ID：1308）

概要

社員によって支払方法を変更する場合は、「振込元マスタ」と「社員マスタ」を設定をすることで、「支払確定」の画面で、特定の支払方法の伝票を絞り込んで処理ができます。

設定手順

以下の順番で設定を行います。

1. 「振込元マスタ」の登録
2. 「社員マスタ」の設定
   
   

1.「振込元マスタ」の登録

「楽楽精算」では、振込・現金といった支払方法の判別を「振込元マスタ」を用いて行います。「振込」にあたる振込元と、「現金」にあたる振込元をそれぞれ登録します。

「銀行振込」用のマスタ登録手順

1. 「管理」タブ >「振込元マスタ」をクリック
2. 「新規登録」をクリック
3. マスタの新規登録画面で以下の情報を入力する
   

   登録項目	備考
   振込元コード	任意のコード（登録後の変更はできません。）
   振込元名	任意の名称（推奨：銀行振込、〇〇銀行 など）
   精算区分	振込 を選択
   支払日、振込元 振込元銀行と同一銀行扱いする銀行	振込元となる銀行の情報を入力
   勘定科目 補助科目 税区分 負担部門	「振込」を選択した場合の「支払仕訳」の「貸方」にあたる勘定科目、補助科目、税区分、負担部門を設定（振込元によって負担部門を固定しない場合は負担部門は空欄）

   
   
   
4. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

「現金支払」用のマスタ登録手順

1. 「管理」タブ >「振込元マスタ」をクリック
2. 「新規登録」をクリック
3. マスタの新規登録画面で以下の情報を入力する
   

   登録項目	備考
   振込元コード	任意のコード（登録後の変更はできません。）
   振込元名	任意の名称（推奨：現金支払 など）
   精算区分	現金 を選択
   支払日	任意の支払日
   勘定科目 補助科目 税区分 負担部門	「現金」を選択した場合の「支払仕訳」の「貸方」にあたる 勘定科目、補助科目、税区分、負担部門を設定 （振込元によって負担部門を固定しない場合は負担部門は空欄）

   
   
   
4. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

2.「社員マスタ」の設定

社員への支払方法は、伝票の最終承認が完了した後に、「経理処理」タブ >「支払確定」で決定します。

「支払確定」画面では、「振込」対象のデータと「現金」対象のデータが混在して表示されます。そのため、「社員マスタ」に絞り込み用のワードを登録しておくことで、振込対象者と現金支払対象者を絞り込んで、それぞれ処理をすることができます。

「社員マスタ」へを登録する手順

1. 「管理」タブ >「社員マスタ」をクリック
2. 「振込」対象の社員の「編集」ボタンをクリック
3. 「基本情報」タブの「フリー1」欄に検索用ワードを入力（「現金」など）
   ※すでに「フリー1」欄を使用している場合は、「フリー2」「フリー3」欄に入力
   
4. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

「支払確定（社員）」での絞り込み～確定手順

1. 「経理処理」タブ >「支払確定（社員）」をクリック
2. 「申請者」欄の「+」ボタンをクリック
3. 「社員マスタ」のフリー欄に登録した検索用ワードを入力して検索をクリック
   ※表示される入力欄「フリー1～3」は、「社員マスタ」の「フリー1～3」と連動しています。
   
4. 「現金」ユーザーの支払待ちデータのみが抽出される
5. 支払確定を行うデータにチェックを入れて、画面下部の「振込元」から「現金」にあたる振込元を選択
6. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

上記にて現金支払の対象社員のデータのみを確定することでできます。

※質問内容は「仕訳・支払処理」をご選択ください

（記事ID：1307）

概要

• 申請した伝票を承認するための「承認フロー」を設定します。
• 設定方法は以下の2種類があります。設定したい内容に当てはまる方法で設定を進めてください。
  
  設定方法１： 詳細設定
  設定方法２： 簡易設定(CSV取込)

動画マニュアル

承認フロー設定の概要を案内した動画もございます。ぜひご覧ください。

設定方法の選び方

複雑な承認フローの場合は「詳細設定」で設定（金額により承認フローが変わる、仮払金の有無により承認フローが変わるなど）、シンプルな承認フローの場合は「簡易設定」での設定となります。

以下、具体的にご案内いたします。

詳細設定がおすすめのケース

こんな場合はこちら！

• 金額によって承認フローを変えたい
  【例】30万円以上の場合のみ、通常フローに加えて取締役の承認を追加したい
  
  
• 勘定科目によって承認フローを変えたい
  【例】勘定科目が「交際費」の場合のみ、通常フローに加えて取締役の承認を追加したい
  
  
• 所属部門と負担部門が違う場合に承認フローを変えたい
  【例】申請者の所属部門は「営業部」だが負担部門が「企画部」の場合に、通常フローに
  加えて企画部の承認を追加したい
  
  
• プロジェクトによって承認フローを変えたい
  【例】Xプロジェクトが選択された場合、プロジェクトの責任者Xを承認者として追加したい
  
  
• 管理者側で承認者を予め設定せず、申請者が都度承認者を選択する形式にしたい
  
  
• 承認通知メールを任意のポイントで送りたい
  【例】最終承認完了後ではなく、途中の承認者となる上長の承認時点で申請者への
  承認通知メールを送りたい
  
  
• 仮払金の有無で承認フローを変えたい
  【例】事前申請で仮払金希望の場合のみ、通常フローに加えて経理Aさんの承認を追加したい
  
  

簡易設定がおすすめのケース

こんな場合はこちら！

• 上記の「詳細設定」にあるようなパターンには該当しない（条件フローがない）
• 社員ごと、申請種別ごとに固定の承認フローがあり、金額やプロジェクトなどによってフローが変わることはない
  →CSV取込で直接承認フローを設定できます。
  
  

設定の全体像

• 詳細設定
  詳細設定は「承認フローマスタ」→「社員マスタ」→「承認者の設定」／「承認者の一括設定」の順番で行います。
  
  
• 簡易設定
  CSVでの取込、もしくは「楽楽精算」上で直接承認者を設定します。
  
  設定手順の詳細は「詳細設定」「簡易設定」それぞれのマニュアルにてご確認ください。
  
  
• 承認フローの設定手順（詳細設定）
• 承認フローの設定手順（簡易設定）

参考

自己承認の制御

「管理」タブ >「システム設定」にて、自己承認の制御の設定を行うことができます。
詳細は、自己承認を禁止する方法を知りたいをご確認ください。

承認フロー関連のQ＆A一覧

• 「承認者」や「承認フロー」を変更した場合の影響範囲が知りたい
• 申請画面で承認者を追加する方法を知りたい
• 「承認フローマスタ」の「部門」と「部門グループ」の違いを知りたい
• 承認フローで自己承認の自動スキップはできるか知りたい
• 承認フローの自己承認を禁止する方法を知りたい
• 「管理」タブ >「承認者の設定」にて承認者の選択画面が表示されない原因を知りたい
• 「承認フローマスタ」の「仮払金担当者」でできることが知りたい
• 承認ポイント「部門」「役職」に複数名の承認者を設定できるか知りたい
• 申請者宛ての承認通知メールを最終承認のタイミング以外で送付する方法を知りたい
• 回覧のみを目的とする承認フローを設定できるか知りたい
• 申請者ではなく任意の承認ポイントに宛てて「差戻し」できるか知りたい
• 「承認フローマスタ」に登録した承認経路の一覧を出力する方法を知りたい
• 「交通機関」「内訳」に応じて承認フローの分岐ができるか知りたい
• 役職を兼務している場合、承認者の自動スキップはできるか知りたい
• 取下げ・差戻し後に再申請する際、承認フローは途中の承認者からになるのか知りたい
• 承認時に「負担部門に、申請者が所属していない部門が選択されています」と表示された
• 人事異動で承認者が承認を行う際に伝票を修正できなくなった原因と対応方法を知りたい

 

（記事ID：1303）

概要

• 会社決済型（法人決済型）のクレジットカードを利用して精算を行った場合の仕訳のパターン、設定手順をご案内します。
  ※個人決済型の仕訳は、通常の仕訳と同一のため省略します。
• クレジットカードの仕訳（後日クレジットカード会社から請求される未払分の負債科目）の消込方法は、以下の2通りあります。
  
  ・会計ソフトで直接消し込む
  ・「楽楽精算」の支払依頼の機能を使って消し込む

※設定後、実際のクレジットカードでの精算手順は、クレジットカード精算の精算手順をご確認ください。
※「クレジットカード連携オプション」の設定手順は、クレジットカード連携オプションの初期設定をご確認ください。

イメージ図

フロー図

設定手順

消込の方法により、設定内容が異なります。

会計ソフトで消込を行う場合

「支払方法マスタ」の設定

「支払方法マスタ」の「支払方法1～10」に、クレジットカードを利用した際に申請画面で選択させる支払方法の名称や、勘定科目などを設定します。
「支払方法マスタ」に設定された内容は、「計上仕訳」「支払仕訳」の貸方に反映されます。

「楽楽精算」で消込を行う場合

「楽楽精算」の支払依頼の機能を使って消し込みます。

「支払方法マスタ」の設定

「支払方法マスタ」の「支払方法1～10」に、クレジットカードを利用した際に申請画面で選択させる支払方法の名称や、勘定科目などを設定します。
「支払方法マスタ」に設定された内容は、「計上仕訳」「支払仕訳」の貸方に反映されます。

 

「内訳マスタ」の設定

クレジットカードの請求書が届いた際に、「支払依頼」の「内訳」で選択する選択肢を作成します。

• 内訳名　 ：「支払依頼」の申請画面で表示される名称です。
• 勘定科目 ： 計上仕訳の借方に表示される勘定科目です。
• 税区分　 ： 計上仕訳の借方に表示される税区分です。
  
  

精算手順

実際の精算手順は、クレジットカード精算の精算手順 をご確認ください。

（記事ID：1301）

概要

「AI Travel」からCSV出力した出張情報を、「楽楽精算」にCSVで取り込み、申請ができます。
なお、取り込むにあたって、「楽楽精算」の「申請データ取込の設定」にて「AI Travel」側で指定されたフォーマットを設定する必要があります。

「AI Travel」とは

「AI Travel」は法人向けの出張予約、管理、分析ができるクラウドサービスです。
出張にまつわる業務を煩雑に感じている、業務効率化を検討したい、出張費の適正化を図りたい、という企業様に企業規模、業種問わずご利用いただいています。
出張旅費の立替が不要になり、営業だけでなく経理の業務効率化も実現されます。

「AI Travel」のCSV出力項目

連携用のCSVファイルは、「AI Travel」の「旅程・履歴一覧画面」より出力可能です。
※「AI Travel」のCSV出力項目は固定であり、変更することはできません。

No.	項目	No.	項目
1	日付	8	プロジェクトコード
2	時刻（開始）	9	金額
3	時刻（終了）	10	商品種別
4	出発地	11	旅程番号
5	到着地	12	商品番号
6	備考	13	支払方法
7	費用負担部署コード

「楽楽精算」の事前設定

「AI travel」から出力したCSVの取込を行うにあたり、「楽楽精算」で事前に「申請データ取込の設定」が必要です。

1. 「管理」タブ >「申請データ取込の設定」をクリック
2. 取込を行う申請種別の「編集」をクリック
3. 「有効／無効」項目が「無効」になっている場合は、ラジオボタンを「有効」に変更
4. 「取込項目」の左側「取り込みする項目」に以下を設定
   ※取り込む項目は一例です。お客様の設定により、必要な項目が異なりますのでご注意ください。
   

   No.	項目	No.	項目
   1	明細情報：日付	8	明細情報：プロジェクト
   2	明細情報：時刻（開始）	9	明細情報：金額
   3	明細情報：時刻（終了）	10（※）	明細情報：交通機関
   4	明細情報：出発	11	AI Travelの「旅程番号」にあたる項目
   5	明細情報：到着	12	AI Travelの「商品番号」にあたる項目
   6	AI Travelの「備考」にあたる項目	13（※）	AI Travelの「支払方法」にあたる項目
   7	明細情報：負担部門

   
   ※No.10の交通機関は、「AI Travel」側の「商品種別」と「楽楽精算」の「交通機関マスタ」の選択肢を合致させる必要があります。
   
   ※No.13の支払方法は、「AI Travel」側の「支払い方法」と「楽楽精算」の「支払方法マスタ」の選択肢を合致させる必要があります。
5. 「確定」をクリック

≪完了≫

手順

「AI Travel」からのCSV出力手順

1. 「旅程・履歴一覧画面」で、該当する旅程番号を含む旅程カードの「CSVダウンロード」ボタンをクリック
2. フォーマットで「楽楽精算」を選択し、「ダウンロード」ボタンをクリック
3. デスクトップなどパソコン上のわかりやすい場所に保存

≪完了≫

「楽楽精算」へのCSV取込手順

1. 「申請・承認」タブのCSV取込を行う申請種別のアイコンをクリック
2. 画面右端の「CSV取込」ボタンをクリック
3. 「申請データファイル」項目にて、「ファイルを選択」で取り込むファイルを選択し、「読込」をクリック
4. 取り込む内容が反映される。問題なければ「次へ」ボタンをクリック
5. 明細の入力画面が表示される。必要事項を入力し、「明細追加」をクリック
6. 明細に追加される。その他申請情報を入力の上、「申請」ボタンをクリック

≪完了≫

（記事ID：1282）

概要

「申請・承認」画面の申請メニュー（アイコン）の「表示」／「非表示」を設定する方法を
ご案内します。設定の方法は2種類あります。

• すべてのユーザーで共通して設定する方法
• ユーザーごとに表示するメニューを設定する方法

本マニュアルでは、後者の「ユーザーごとに表示するメニューを設定する手順」をご案内します。

「すべてのユーザーで共通して設定する方法」は、利用しないメニューや機能を非表示にする手順をご確認ください。

イメージ図

設定の流れ

設定の流れは以下となります。

1. ユーザーごとに、以下の権限を「権限マスタ」にて作成する
   →各申請・精算メニュー（アイコン）の制限、各機能の制限
2. 「社員マスタ」でユーザーごとに作成した権限を紐づけをする

設定手順

権限マスタの作成

1. 「管理」タブ >「権限マスタ」をクリック
2. 設定を変更したい権限の「編集」をクリック
3. 「使用可能メニュー」で表示させたい項目にチェック
   ※非表示としたい項目はチェックを外します。
   
4. 「確定」をクリック

≪完了≫

社員マスタへの紐づけ

1. 「管理」タブ >「社員マスタ」をクリック
2. 権限を変更したいユーザーの「編集」をクリック
3. 「権限」をプルダウンから選択
   ※権限の設定はCSVでの取込が可能です。詳細は、社員マスタをご確認ください。
   
4. 「確定」をクリック

≪完了≫

（記事ID：1281）

概要

• 「AI Travel連携オプション」（有料）のお申込が必要です。
  ご希望のお客様はお問い合わせフォームよりお問い合わせください。
• あわせて別途「AI Travel」のご契約が必要になります。
• 「AI Travel」で手配した出張情報を「楽楽精算」に連携し、その出張情報データを利用して「出張精算」の伝票を作成できるオプションです。

利用時の注意事項

本オプションを利用する際に以下の注意事項がございます。

• 「出張精算」のみで利用できるオプションです。
  「海外出張精算」や事前申請にあたる「出張申請」など、「出張精算」以外の申請種別では利用できません。
  
  
• AI Travel連携で作成した明細には、「電子帳簿保存法オプション」の領収書／請求書を添付できません。
  
  
• AI Travel連携で作成した明細には、「クレジットカード連携オプション」のクレジットカード利用明細を紐づけできません。
  
  
• 代理申請者によるAI Travel明細を利用した精算は行えません。
  
  
• スマートフォンブラウザ版およびスマートフォンアプリでは対応しておりません。パソコン版でご利用ください。
  
  
• AI Travelの操作方法については、トランスファーデータ社へお問い合わせをお願いいたします。

事前の作業

連携にあたり、「社員マスタ」の「社員コード」を連携条件として利用します。
そのため、AI Travelから連携される社員番号と「楽楽精算」の「社員マスタ」の社員コードは一致している必要があります。事前にご確認ください。

なお、AI Travelの社員番号と「楽楽精算」の社員マスタが一致していない場合、「利用者名」がブランクで連携されます。
あとから社員と紐づけすることはできませんので、ご注意ください。

AI Travelへ申込を行う

「楽楽精算」の「AI Travel連携オプション」のほか、AI Travelのご契約が必要です。
既存でアカウントをお持ちのお客様はトランスファーデータ社へ連携ご希望の旨をご連絡ください。

AI Travelにて社員番号が登録されていることを確認

連携にあたりAI Travel側で社員番号の登録が必須です。あらかじめご確認ください。
※AI Travelの設定は、トランスファーデータ社へお問い合わせください。

「楽楽精算」とAI Travelの連携処理を待つ

※ラクス社にて作業を行います。

「AI Travel連携オプション」のお申込後、ラクス社にて連携の作業を行います。

こちらの作業が完了すると、「楽楽精算」上にAI Travel関連のメニューが表示されます。
メニューが表示されたら、以下の設定を実施してください。

「楽楽精算」に「AI Travel」の「企業コード」情報を登録

連携にあたり「楽楽精算」上に「企業コード」の登録が必要になります。「企業コード」とは、「AI Travel」との連携にあたり企業を特定するために使用するコードです。
準備ができ次第、トランスファーデータ社よりお客様へ通知されます。

ご不明な場合はお手数ですが、トランスファーデータ社へお問い合わせをお願いいたします。

「企業コード」の登録手順

1. 「管理」タブ >「BTM連携設定」をクリック
2. 「BTM連携設定一覧」画面内の「AI Travel」の「編集」をクリック
3. 「企業コード」項目に入力
4. 「支払方法」項目を選択
   ・固定 ⇒ 申請者は「支払方法」を選択できません。
   ・精算時に選択 ⇒ 申請者が「支払方法」を選択できます。
   
   ※「支払方法」に「従業員立替」が表示されるようになりますが、会社で立替を行う場合は「従業員立替」以外を選択するようにお願いいたします。
   ※「支払方法」の選択肢は「支払方法マスタ」で設定します。
5. 「確定」をクリック

≪完了≫

申請画面および帳票の設定確認

「AI Travel連携オプション」をご契約いただくと、自動的に「管理」タブ >「項目設定」の明細に「予約番号」および「商品番号」項目が表示されます。

申請画面

申請画面には自動で「予約番号（AI Travelの旅程番号）」「商品番号」が表示されます。
項目の名称変更を行いたい場合は、以下の手順にて実施してください。

≪項目名の変更手順≫

1. 「管理」タブ >「項目設定」をクリック
2. 明細にある「予約番号」あるいは「商品番号」の「編集」をクリック
3. 出張精算にある「表示名」の欄を修正し、「確定」をクリック

≪完了≫

帳票レイアウト

帳票に「予約番号」および「商品番号」を表示したい場合、帳票レイアウトでどの位置に
表示するかの設定が必要です。以下の手順にて実施してください。

≪帳票レイアウトの変更手順≫

1. 「管理」タブ > 「申請画面・帳票レイアウト」をクリック
2. 「帳票レイアウト」の列で出張精算の「編集」をクリック
3. 画面下部の明細の「未配置項目」にある「予約番号」および「商品番号」を
   「配置済み項目」の任意の位置にドラッグ&ドロップで配置
4. 「確定」をクリック

≪完了≫

トランスファーデータ社へのお問い合わせ

※サポート営業時間：10時～18時（土日祝日を除く）

■メール宛先
contact@aitravel.jp

■問い合わせフォーム
AI Travelにログイン後、サイト下部にある問い合わせフォームをご利用ください。

AI Travel連携の運用手順

以上でAI Travel連携を利用するための準備は完了です。

AI Travelから連携したデータを利用して出張精算伝票を起票することが可能です。
詳細は、AI Travel連携オプションの運用手順をご確認ください。

（記事ID：1280）

概要

プロジェクトの選択に応じて、承認フローにそのプロジェクトの承認者を自動的に追加する設定ができます。設定は以下の順に行います。

1. 承認フローの設定
   「プロジェクトの承認者」を追加した承認フローを作成します。
2. 社員マスタの設定
   作成した承認フローをユーザーごと、申請種別ごとに登録します。
3. 承認者の設定
   「プロジェクトの承認者」を設定します。
   ※「プロジェクトの承認者」はプロジェクトごとに1名設定できます。

イメージ図

※上記はイメージであり、前後に他の承認ポイントが必須というわけではありません。

設定手順

承認フローの設定

「プロジェクトの承認者」を承認フローに追加します。
※承認フローの設定は「承認フローマスタ」から行います。

設定手順

1. 「管理」タブ >「承認フローマスタ」をクリック
2. 「新規登録」または「編集」をクリック
3. プロジェクトの承認ポイントを追加

4.「登録」をクリック

≪完了≫

社員マスタの設定

承認フローマスタで作成した承認フローを、ユーザーごと、かつ申請種別ごとに登録します。
※CSV取込で設定することもできます。詳細は、マスタへのCSV取込手順をご確認ください。

設定手順

1. 「管理」タブ > 「社員マスタ」をクリック
2. 「編集」をクリック
3. 「所属1」～「所属3」タブの「申請種別の承認フロー」で、承認フローの虫眼鏡ボタンをクリック　※承認フローの一覧が表示されます。
4. 承認フローを選択
5. 「確定」をクリック

≪完了≫

プロジェクトの承認者の設定

プロジェクトごとに承認者を設定します。

設定手順

1. 「管理」タブ > 「プロジェクトマスタ」をクリック
2. 承認者を設定するプロジェクトの「編集」をクリック
3. 承認者の虫眼鏡ボタンをクリック
   ※設定可能な承認者の一覧が表示されます。
   
4. 承認者を選択
5. 「確定」をクリック
   ※CSV取込で設定することもできます。詳細は、マスタへのCSV取込手順をご確認ください。
   　テンプレートにデータを入力して、一括で取り込みます。
   　一括で取り込むことができるので、登録件数が多数ある場合に有効な方法です。
   　テンプレートは、マスタテンプレートよりダウンロードできます。

≪完了≫

処理手順

プロジェクト項目の表示場所（ヘッダか明細か）によって、処理手順が異なります。
※項目の表示設定については、項目設定をご確認ください。

プロジェクト欄がヘッダに表示されている場合

申請手順

1. 申請画面を開く
2. プロジェクトの虫眼鏡ボタンをクリックし、プロジェクトを選択
   ※ヘッダの「プロジェクトの承認者」が、自動的に承認フローに追加されます。
   

≪完了≫

プロジェクト欄が明細に表示されている場合

申請手順

1. 申請画面を開く
2. プロジェクトの虫眼鏡ボタンをクリックし、プロジェクトを選択
3. 「明細追加」ボタンをクリック
   ※明細の「プロジェクトの承認者」が、自動的に承認フローに追加されます。
   

4.他の明細にもプロジェクトを設定する場合、同様の手順で設定
 
≪完了≫

（記事ID：1279）