過去の伝票データの機能制限（閲覧・出力・伝票処理）の仕様

概要

  • 各伝票は作成された時点からの経過年数により3つの伝票のステータスに分類され、一定期間経過した伝票の処理や検索、出力における機能制限がかかります。
  • 伝票の年数によって、伝票更新の可能／不可能が変わります。
  • 「古い伝票（3年以上前の伝票）」になった際に「取下げ」「差戻し」のステータスの伝票は削除されます。

イメージ図

1202_image_02_20251223※上記イメージは2026年時点

伝票データステータス

各伝票データは以下3つです。

伝票データ
ステータス名		 該当伝票年 該当伝票年例
（2026年時点）		 機能制限
通常伝票 直近2年の伝票 2026年、2025年 なし
更新不可伝票 2年前の伝票 2024年 「伝票処理」に制限があります
古い伝票 3年前以上の伝票

2023年、2022年、2021年、2020年～

 「閲覧・出力」「伝票処理」ともに制限があります

伝票データステータス変更のタイミング

伝票データのステータスの変更のタイミングは、毎年「1月1日」です。

【例】
申請日付が【20XX年 4月15日】の伝票データのステータスは【20XX+2年 1月1日】に「更新不可伝票」になります。
【20XX+3年 1月1日】になると上記伝票は「古い伝票」となります。
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ステータスの判定基準日

伝票データの「申請日」が属する「年」です。

補足

  • 「差戻し」や「取下げ」された伝票の伝票データステータスの判定日は「差戻し日」「取下げ日」になります。
  • 再申請した伝票の判定日は「再申請日」が基準日となります。
  • 「差戻し日」「取下げ日」は、該当伝票右上の「承認履歴」から確認することができます。「申請一覧」や「閲覧」タブの一覧からは確認できません。

「伝票処理」の仕様

すべての処理ができなくなる伝票

「更新不可伝票（2年前の伝票）」と「古い伝票（3年以上前の伝票）」で「申請・承認」や「経理処理」タブで未処理のままとして残っている伝票は、原則一切の処理ができなくなります。

「申請・承認」タブの仕様

該当伝票は以下の処理ができなくなります。
  • 申請
  • 取下げ
  • 削除
  • 承認
  • 精算伝票への紐づけ
  • 否認処理

1202_seihin_04_20251223※例えば「承認依頼中」の伝票でも「取下げ」をすることができません。

また、「古い伝票（3年以上前の伝票）」の「差戻し」「未承認」の伝票は、
「申請・承認」タブの「差戻し」「未承認」には表示されません。

「更新不可伝票（2年前の伝票）」については、以下の通りです。
  • 「差戻し」伝票
    「申請・承認」タブの「差戻し」に表示されます。
    「催促メール送信」> 差戻し伝票 には表示されません。

  • 「未承認」伝票
    「申請・承認」タブの「未承認」、「催促メール送信」> 未承認伝票ともに表示されません。

1202_seihin_02_20251223

※例えば「未承認」の伝票でも「申請・承認」タブの「未承認」に表示されません。」
（上記の例では3件未承認の伝票がありますが、2022年と2021年の伝票が更新不可伝票ならびに古い伝票となるため、「申請・承認」タブでの表示は1件となっています。）

「経理処理」タブの仕様

該当の伝票は以下の処理ができなくなります。
  • 計上仕訳
  • 支払確定（社員）
  • 支払確定（支払先）
  • 支払確定の取り消し
  • 支払仕訳
  • 振替仕訳
  • 仮払金支払確定
  • 仮払金支払確定の取り消し
  • 仮払金仕訳（支払）
  • 仮払金精算確認処理

なお、確定データの出力は仕様変更後も行うことができます。1202_seihin_03_20251223※「経理処理」タブで未処理の伝票やデータがあっても検索条件に引っかからず、表示されません。

注意

仮払金の繰越をしている場合の返金について
  • 「仮払金返金確定」「仮払金仕訳（返金）」については処理ができます。
    「更新不可伝票（2年前の伝票）」と「古い伝票（3年以上前の伝票）」で申請した仮払金の残高が残っている場合、「仮払金返金確定」で該当社員のデータを確定することで仮払金の残高を0円に変更することができます。
ただし、以下のいずれかの状態になっている場合は、返金対象の金額に含まれないため返金処理をすることができなくなります。

・仮払金を申請した事前申請伝票が、精算伝票への紐づけを行わないまま「更新不可伝票（2年前の伝票）」または「古い伝票（3年以上前の伝票）」になった場合

・精算伝票への紐づけは行ったが「支払確定（社員）」を完了しないまま、精算伝票が「更新不可伝票（2年前の伝票）」または「古い伝票（3年以上前の伝票）」になった場合
  • 「経理処理」タブにおいて、「更新不可伝票（2年前の伝票）」と「古い伝票（3年以上前の伝票）」は検索しても表示されません。
    また、通常伝票と更新不可伝票が同一の支払Noに含まれている場合、該当の支払Noの以下の経理処理は行えません。
※検索しても該当の支払データは表示されません。
-支払仕訳
-仮払金仕訳（支払）

補足

  • 一時保存伝票
    一時保存伝票は処理を進めることができます。

  • 伝票のコピー
    「更新不可伝票（2年前の伝票）」「古い伝票（3年以上前の伝票）」の伝票をコピーして新規伝票作成することはできます。

未処理のデータで削除される伝票（一部）

「古い伝票（3年以上前の伝票）」のステータスとなる際に「取下げ」「差戻し」のステータスの伝票は削除されます。
そのため、削除される前に処理が必要な場合、処理を進めていただく必要があります。

なお、削除対象の伝票に紐づいたクレジットカード明細のステータスは、対象伝票が削除されたタイミングで「申請済み」に変更されます。

注意

2023年1月時点では、「古い伝票（3年以上前の伝票）」のステータスの「取下げ」「差戻し」伝票は削除されません。翌年以降以下のように削除がされます。
  • 2021年8月頃（本仕様変更時）
    古い伝票対象・・・2018年以前の伝票：削除されません
  • 2022年1月1日時点
    古い伝票対象・・・2019年以前の伝票：削除されません
  • 2022年8月頃
    古い伝票対象・・・2019年以前の伝票：段階的に削除
  • 2023年1月1日時点
    古い伝票対象・・・2020年の伝票：段階的に削除
  • 2024年1月1日時点
    古い伝票対象・・・2021年の伝票：段階的に削除
  • 2025年1月1日時点
    古い伝票対象・・・2022年の伝票：段階的に削除
  • 2026年1月1日時点
    古い伝票対象・・・2023年の伝票：段階的に削除

「2023年1月1日」以降、新しく「古い伝票」のステータスとなった伝票が段階的に削除されます。

古いICカード取込履歴、クレジットカード利用明細の再利用不可

「更新不可伝票（2年前の伝票）」あるいは「古い伝票（3年以上前の伝票）」のステータスになった時点で、紐づいているICカード取込履歴あるいはクレジットカード利用明細は再利用不可となります。
そのため、再利用が必要な履歴や利用明細が紐づいている場合、お早めに精算処理を行ってください。

予算管理オプションの集計データの対象範囲

確定前の「古い伝票（3年以上前の伝票）」は予算管理の集計に含まれません。
なお、予算管理の集計の対象とならないステータス（確定前）は伝票種別ごとに異なります。

各伝票種別ごとの予算管理の集計の対象とならないステータス
  • 精算伝票
    最終承認完了後～支払確定前の伝票

  • 事前申請伝票
    最終承認完了後～精算伝票と紐づけていない伝票

  • 振替伝票
    最終承認完了後～振替仕訳前の伝票

確定後の「古い伝票」は集計に含まれます。
「古い伝票」で処理途中の伝票は処理を進めることができないため、集計に含める必要がある場合は、「古い伝票」のステータスとなる前に確定作業をしていただく必要があります。

「閲覧・出力」の仕様

伝票データの検索・出力・閲覧を同時に行える範囲

伝票の申請日時によって同時に閲覧できる範囲が変更になります。
  • 「通常伝票（直近2年間の伝票）」と「更新不可伝票（2年前の伝票）」は同時に検索できます。
  • 「古い伝票（3年以上前の伝票）」は各年ごとの確認となります。

紐づけ先の「古い伝票(3年以上前の伝票)」の伝票No.が一部非表示になります

伝票データと関連づけられるデータ（ICカード履歴、クレジットカード利用明細、領収書／請求書、AI Travel連携、Amazonビジネス連携）の一覧画面において、「古い伝票」と関連づけられている場合、「伝票No」や閲覧画面へのリンクは非表示になります。

なお、「領収書／請求書」は「古い伝票」の閲覧画面へのリンクは非表示となりますが、「伝票No.」は非表示にならず、今まで通り確認することができます。1202_seihin_01_20251223

※ICカード利用履歴を紐づけた伝票が「古い伝票」の場合、伝票No.が「－－－」と表示されます。

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