マニュアルの記事一覧

通知メール一覧

承認関連の通知メール

通知 メール	内容	初期設定 ※注１	送信先
			申請者	代理申請者 (入力のみ)	代理申請者	承認者	代理承認者
承認依頼 メール	承認をお願いします	受信する	×	×	×	○ ※注２	○
差戻し メール ※注３	差戻しました	受信する	○	×	○	○ ※注３	○ ※注３
取下げ メール ※注３	取下げしました	受信する	×	×	×	○ ※注３	○ ※注３
承認通知 メール	承認しました	受信する	○	×	○	×	×
否認 メール	否認しました	受信する	○	×	○	×	×
支払確定 メール ※注４	支払確定しました	受信する	○	×	×	×	×

• 注１
  代理承認者への通知メールの初期値のみ「受信しない」です。
  受信するためには設定が必要です。
  （詳細は、代理承認者に承認依頼の通知を送信したいをご確認ください。）
  
  
• 注２
  承認ポイントが「部門グループ」の場合は、該当の部門に所属しているかつ「権限マスタ」>「承認」にチェックが入っているユーザー全員に通知メールが送信されます。
  
  
• 注３
  詳細は、承認者として受信する「通知メール」「プッシュ通知」の、「差戻し／取下げ」の通知先を知りたいをご確認ください。
  
  
• 注４
  「受信する」の場合「支払確定の取消」時にも通知メールを送信します。

再度支払確定を行うと、支払確定の通知メールが送信されます。
また、「仮払金支払確定」時にも通知メールを送信します。

催促メール

アラートメール

未確定の支払依頼データがある場合や、FBデータが未出力のデータ（社員／支払先）がある場合に、アラートメールを送信することができます。

• アラートメールは任意のメールアドレス1つに対して送信できます。
• アラートメールは指定した送信日のAM3:00頃に送信されます。

ログイン関連の通知メール

通知メール		初期設定	送信先
パスワード設定（変更）通知メール	admin	ー	「システム設定」で設定した「管理用E-MAIL」
	admin以外	ー	各ユーザー ※「社員マスタ」で設定したメールアドレス
アカウントロック通知メール		通知しない	以下のいずれか 各ユーザー 「社員マスタ」で設定したメールアドレス 管理者 「システム設定」で設定した「管理用E-MAIL」

• 「アカウントロック通知メール」は「ロック設定」がされている、かつ「ロック通知メール設定」でチェックが入っている場合に送信されます。

設定手順

通知メールの設定手順は、通知メールの設定手順をご確認ください。

（記事ID：1223）

概要

「楽楽精算」ではマスタなどの入力時に、全角から半角へ自動変換される文字種が存在します。ここでは、自動変換される対象箇所と文字種をご案内します。

【例】
「社員マスタ」の「振込先名義カナ」項目で、「ケイリハナコ」と入力すると「ｹｲﾘﾊﾅｺ」に自動変換されます。

自動変換される対象箇所と文字種は以下のとおりです。

対象箇所

• 「銀行マスタ」の「銀行名カナ」項目
• 「支店マスタ」の「支店名カナ」項目
• 「支払先マスタ」の「名義カナ」項目
• 「支払依頼ヘッダ」の「口座名義」項目
• 「支払確定（支払先）振込先変更ダイアログ」の「口座名義」項目
• 「社員マスタ」の「振込先名義カナ」項目
• 「振込元マスタ」の「名義カナ」項目
• 「FBデータ出力の設定」の固定値

文字種

対象の文字種は以下資料をご確認ください。

• 自動変換される文字種別一覧（PDF資料）

（記事ID：1222）

概要

• 本機能は「電子帳簿保存法オプション」をご契約中のお客様が追加申込なしでご利用いただける機能・設定です。
• 領収書／請求書を新規登録・編集するときや領収書／請求書を紐づけた伝票を申請するときに、過去に申請した領収書／請求書と内容が重複している恐れがある場合、「楽楽精算」内で確認画面や警告メッセージを出すことができます。
• エラーとして、領収書／請求書を登録できないようにすることはできません。

イメージ図

※領収書B・C・Dの「該当する」というフラグをクリックすると、二重申請と判定されるもとになった領収書／請求書の情報が表示されます。
本イメージでは「領収書A／伝票No.100」が該当します。

判定のタイミング

二重申請の判定を行うタイミング

 二重申請の判定を行うタイミングは以下の通りです。

• 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を新規登録・編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
• 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき

二重申請の判定機能を有効にするためには、「管理」タブ >「システム設定」にて、「電子帳簿保存法対応」を「対応する」、かつ「二重申請の検知」を「有効にする」に設定している必要があります。

二重申請の警告メッセージが表示されるタイミング

 二重申請の警告メッセージが表示されるタイミングは以下の通りです。
※重複して申請している可能性のある領収書／請求書に該当する場合のみ表示されます。

• 申請者が領収書／請求書を「1件ずつアップロード」から新規登録し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を 「一括アップロード」から新規登録し、「登録して次へ」ボタンまたは「登録して完了」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を編集し、「確定」ボタンをクリックするとき
• 申請者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票の「申請」ボタンをクリックするとき
• 承認者が承認一覧画面「承認」ボタンをクリック、または承認時の伝票画面を開いたとき
• 承認者が領収書／請求書を修正し、「一時保存」をクリックするとき
• 承認者が領収書／請求書を紐づけた精算伝票を修正し、「確定」ボタンをクリックするとき

警告メッセージの表示例

※警告メッセージの詳細は後述いたします
※スマートフォンアプリでも確認画面が表示されます

判定基準

領収書／請求書を新規登録・編集するときに二重申請と判定される基準

過去に登録済みの領収書／請求書の中に、以下すべての条件に該当するものが存在する場合は、二重申請の恐れがあると判定され、確認画面が表示されます。
判定基準は変更できません。

• 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
• 版が「最新版」
• 申請者が同一
• 取引日が同一
• 金額の単位が同一
• 合計金額が同一
• 領収書／請求書のステータスが「申請済み」

申請時に二重申請と判定される基準

以下すべての条件に該当する領収書／請求書は、二重申請の恐れがあると判定され、警告メッセージが表示されます。判定基準は変更できません。

• 「アップロード日」が「二重申請の検知」の「チェック対象期間」に含まれるとき
• 版が「最新版」
• 申請者が同一
• 取引日が同一
• 金額の単位が同一
• 合計金額が同一
• 領収書／請求書のステータスが「申請済み」

初期値／チェック対象期間

初期値

各初期値は以下の通りです。

• 「管理」タブ >「システム設定」>「基本情報」タブ >「二重申請の検知」項目
  →「無効にする」
  
  
• 「二重申請の検知」項目を「有効にする」に変更した場合の「チェック対象期間」
  →「1ヶ月前の月初～現在」

チェック対象期間

新規登録／編集した領収書／請求書が、「チェック対象期間」に含まれるかどうかは、領収書／請求書の「アップロード日」の月で判定されます。

判定例

「チェック対象期間」を「1ヶ月前の月初～現在」に設定している場合

• パターン１
  4/5　領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
  5/22　領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
  →二重申請の恐れがあると判定される
  
  ※4/1以降に新規登録／編集された領収書／請求書がチェック対象になります。
  
  
• パターン２
  3/5　領収書Aを新規登録／編集し、伝票に紐づけて申請
  5/22　領収書Aと同じ内容の領収書Bをアップロード
  →二重申請の恐れがあると判定されない

（記事ID：1221）

概要

「管理」タブ >「仕訳データ出力設定」の「仕訳データ：仕訳日」は「計上仕訳」や「支払仕訳」など、仕訳の種類ごとに初期値が異なります。

以下、初期値を仕訳の種類ごとに記載いたします。

「仕訳データ：仕訳日」の初期値

計上仕訳

各伝票の「明細日付」

※設定により、「明細日付」以外が出力される場合は以下の通りです。

「計上仕訳の設定」>「集計の設定」：「明細」の場合	「計上仕訳の設定」>「集計の設定」：「負担部門」or「プロジェクト」の場合
▶ヘッダの手当の仕訳 ・明細が1つもない場合 「申請日」 ・明細が1つ以上ある場合 「明細終了日」 ▶仮払金の繰越なしの返金の仕訳 精算伝票を申請した日 ▶仮払金が不足した場合の追加の仕訳 仮払金が不足した原因の仕訳の日付に依存 ▶源泉税の仕訳 仕訳日の初期値は「申請日」	▶明細から作られる仕訳 「明細終了日」 ▶ヘッダの手当の仕訳 ・明細が1つもない場合　：「申請日」 ・明細が1つ以上ある場合：「明細終了日」 ▶明細の手当 「明細終了日」 ▶仮払金の繰越なしの返金の仕訳 精算伝票を申請した日 ▶仮払金が不足した場合の追加の仕訳 仮払金が不足した原因の仕訳の日付に依存

支払仕訳

「支払確定」で確定した支払日

仮払金仕訳（支払）

「仮払金支払確定」で確定した支払日

仮払金仕訳（返金）

「仮払金返金確定」を実行した日

振替仕訳

振替仕訳伝票の「明細日付」

（記事ID：1220）

概要

「仕訳データ出力」で出力される下記項目は、仕訳の種類と伝票種別によって、出力される内容が異なります。

• 伝票データ：申請者CD／支払先CD
• 伝票データ：申請者名／支払先名
• 伝票データ：支払先CD
• 伝票データ：支払先名

以下、出力内容を仕訳の種類ごとに記載いたします。

出力される内容

「計上仕訳する」設定の場合

計上仕訳

※「経費精算」のみ、申請画面の項目表示名の初期値が「支払先」ではなく「購入先」です。

支払仕訳

支払仕訳は「管理」タブ >「支払仕訳の設定」の集計の設定が、「支払先ごとにまとめる」か「計上仕訳の仕訳区分を利用する」かによって結果が異なります。
※「支払仕訳の設定」の集計設定の初期値は「計上仕訳の仕訳区分を利用する」です。

【「支払仕訳の設定」の集計の設定：計上仕訳の集計区分】

	出力項目
	申請者CD／支払先CD（名）	支払先CD（名）
交通費精算 出張精算・海外出張精算	申請者CD（名）	空欄（※）
経費精算・交際費精算	申請者CD（名）	支払先CD（名） （※1.2）
支払依頼	申請者CD（名） 振込手数料の仕訳の場合は、支払先CD（名）	支払先CD（名）

※1　仮払金の繰越で相殺する仕訳の場合は、申請者CD(名)が出力されます。
※2　「経費精算」のみ、申請画面の項目表示名の初期値が「支払先」ではなく「購入先」です。

【「支払仕訳の設定」の集計の設定：支払先ごと】

	出力項目
	申請者CD／支払先CD（名）	支払先CD（名）
交通費精算 出張精算・海外出張精算	申請者CD（名）	申請者CD（名）
経費精算・交際費精算	申請者CD（名）	申請者CD（名）
支払依頼	支払先CD（名）	支払先CD（名）

「計上仕訳しない」設定の場合

	出力項目
	申請者CD／支払先CD（名）	支払先CD（名）
交通費精算 出張精算・海外出張精算	申請者CD（名）	空欄
経費精算・交際費精算	申請者CD（名）	支払先CD（名）（※）
支払依頼	申請者CD（名）	支払先CD（名）

※「経費精算」のみ、申請画面の項目表示名の初期値が「支払先」ではなく「購入先」です。

（記事ID：1219）

概要

預り金及び支払手数料の仕訳は計上仕訳の有無と、「管理」タブ >「支払仕訳の設定」>「集計の設定」により、作成される仕訳が異なります。
以下にそれぞれのパターンを記載します。
預り金と支払手数料の設定についてはそれぞれ以下をご確認ください。

• 預り金
  源泉税の設定（詳細は、源泉税設定をご確認ください。）
  
  
• 支払手数料の設定（詳細は、振込手数料マスタをご確認ください。）
  

預り金

【例】
100万円の支払いで以下の設定を行った場合の預り金（源泉税）の仕訳

税率　100万円以下：10.21％
税率　100万円超　：20.42％
端数処理　　　　　：切捨て

計上仕訳する
「支払仕訳の設定 > 集計の設定」が「支払先ごとにまとめる」設定の場合

	借方		貸方
計上仕訳	支払報酬	1,000,000	未払金	1,000,000
	未払金	102,100	預り金	102,100
支払仕訳	未払金	897,900	当座預金	897,900

計上仕訳する
「支払仕訳の設定 > 集計の設定」が「計上仕訳の集計区分を利用する」設定の場合

	借方		貸方
計上仕訳	支払報酬	1,000,000	未払金	1,000,000
	未払金	102,100	預り金	102,100
支払仕訳	未払金	1,000,000	当座預金	1,000,000
	当座預金	102,100	未払金	102,100

計上仕訳しない

	借方		貸方
計上仕訳	なし
支払仕訳	支払報酬	1,000,000	当座預金	1,000,000
	当座預金	102,100	預り金	102,100

支払手数料

【例】
10,000円の支払いで525円の先方負担の支払手数料があった時

計上仕訳する
「支払仕訳の設定 > 集計の設定」が「支払先ごとにまとめる」設定の場合

	借方		貸方
計上仕訳	消耗品費	10,000	未払金	10,000
支払仕訳	未払金	9,475	当座預金	9,475
	未払金	525	支払手数料	525

計上仕訳する
「支払仕訳の設定 > 集計の設定」が「計上仕訳の集計区分を利用する」設定の場合

	借方		貸方
計上仕訳	消耗品費	10,000	未払金	10,000
支払仕訳	未払金	10,000	当座預金	10,000
	当座預金	525	支払手数料	525

計上仕訳しない

	借方		貸方
計上仕訳	なし
支払仕訳	消耗品費	10,000	当座預金	10,000
	当座預金	525	支払手数料	525

（記事ID：1218）

概要

• 各マスタ・メニューの登録件数には上限があります。
• 登録件数の上限を超えて登録することはできません。上限を超過する場合は マスタ情報を削除をしてください。
• 登録件数は、有効／無効、在職／退職に関わらずカウントされます。

上限件数

社員マスタ

「在職」で登録できる上限数は、ご契約いただいているユーザー数です。

※ご契約ユーザー数を大幅に上回る社員数を「退職」で登録した場合、予期しないエラーが発生する可能性があります。

部門マスタ

 登録マスタ上限：2万件

上記マスタ以外

登録マスタ上限：30万件

• 「汎用マスタ」は5つありますが、それぞれにつき30万件までとなります。
• 「申請ルールの設定」「伝票データ出力の設定」「予算チェックのルール設定」も同じく30万件まで登録が可能です。

（記事ID：1217）

概要

• 各種申請画面の明細にある換算前額、レート、小計、単価、人数など、自動計算される項目のロジック（仕組み）、関係性について、申請種別ごとに記載します。
• この自動計算されるロジックを任意に変更することはできません。
• 申請画面に表示される項目名は設定で変更できます。以下は変更前の項目名にてご案内します。

交通費精算／出張申請／出張精算／海外出張申請／海外出張精算

• 「金額・km」×「片道／往復」＝「換算前額」
• 「換算前額」×「レート」 ＝「小計」

経費申請／経費精算／支払依頼

• 「単価」×「数量」＝「換算前額」
• 「換算前額」×「レート」＝「小計」

交際費申請／交際費精算

• 「換算前額」×「レート」＝「小計」
• 「小計」÷「人数」＝「単価」

（記事ID：1216）

概要

手当の仕訳データ出力形式は、手当項目が「ヘッダ」「明細」のどちらに配置されているかにより異なります。

「ヘッダ」に配置されている場合

1つの手当の項目で1行分仕訳が増えます。

【例】
<ヘッダ>
日当：90,000円

<明細>
12/17 電車　　　1,500円
12/18 タクシー  11,035円

上記申請内容の場合、仕訳は以下のように出力されます。

12/17　旅費交通費  　1,500円　電車
12/18　旅費交通費　90,000円　日当
12/18　旅費交通費　11,035円　タクシー

※ヘッダに配置されている手当の仕訳日は、明細が1つもない場合は「申請日」。
　明細が1つ以上ある場合は、「明細終了日」です。

「明細」に配置されている場合

明細に追加した手当の数だけ仕訳が増えます。

【例】
<明細>
12/4 タクシー 1,110円　宿泊手当　12,000円　日当　5,000円
12/5 電車　 　167円

上記申請内容の場合、仕訳は以下のように出力されます。

12/4　旅費交通費　  1,110円　タクシー
12/4　旅費交通費      5,000円　日当
12/4　旅費交通費　12,000円　宿泊手当
12/5　旅費交通費　      167円　電車

（記事ID：1215）

概要

• 「楽楽精算」では標準機能として、伝票明細に入力された「事業者登録番号」と国税庁のデータベースを照合し、有効性の判定ができます。
  
• 本機能を利用するにあたり特別な設定は不要です。
  「事業者登録番号」項目を配置すれば機能が利用できるようになります。
• 「電子帳簿保存法オプション」をご契約の場合、領収書／請求書の登録時、または編集時にも「事業者登録番号」の有効性を判定します。
• 「事業者登録番号」に紐づく事業者名も表示されるため、「事業者登録番号」入力間違いがないかを確認しやすくなります。また、申請者自身が「事業者登録番号」の有効性を手作業で確認する負担を軽減できます。

標準機能：伝票に入力された「事業者登録番号」の有効性判定

入力された「事業者登録番号」は、伝票明細の「日付」を基準日とし自動で有効性を判定されます。
「事業者登録番号」に紐づく事業者名も表示されるため、「事業者登録番号」の入力に間違いがないかを確認しやすくなります。

判定タイミング

明細追加時

１）「事業者登録番号」が入力済みかつ、明細日付が変更される場合

• 手入力 or 日付選択ダイアログで入力後、入力枠からフォーカスを外した時
  領収書／請求書が添付されている場合は除く
• 乗換案内の反映時
  領収書／請求書が添付されている場合は除く

２）「事業者登録番号」が変更される場合

• 手入力で「事業者登録番号」を入力後、入力枠からフォーカスを外した時
• 「伝票から反映」ボタンをクリック後、入力枠からフォーカスを外した時
• 入力履歴の反映時

追加済み明細の場合

１）伝票確定時（領収書／請求書が添付されている明細を除く）

• 一時保存
• 申請
• 修正

２）事前申請伝票の反映時
３）伝票コピー時
４）支払依頼 > 日付の一括変更時（領収書／請求書が添付されている明細を除く）

電子帳簿保存法オプション：「事業者登録番号」の有効性判定

領収書／請求書の登録時、または編集時にも「事業者登録番号」と国税庁のデータベースを照合し、有効な「事業者登録番号」か否かを自動で判定します。

照合時には「取引日」を基準日とし「事業者登録番号」と組み合わせて自動で有効性を判定します。

判定タイミング

１）パソコンから領収書／請求書を登録・編集する場合（以下のいずれかを契機に判定）

• ファイルを選択し、自動読取が完了したとき
• 「取引日」の入力枠からフォーカスを外した時
• 「事業者登録番号」の入力枠からフォーカスを外した時
• 「確定」ボタンのクリック時
  

２）スマートフォンから領収書／請求書を登録・編集する場合（以下のいずれかを契機に判定）

• 領収書の自動読取が完了したとき　（※スマートフォンアプリのみ）
• 「取引日」の入力枠からフォーカスを外した時
• 「事業者登録番号」の入力枠からフォーカスを外した時
• 「確定」ボタンのクリック時

精算伝票に紐づけた場合の確認方法

領収書／請求書を紐づけ精算する場合は、明細に紐づけられたタイミングでの有効性判定は行わず、領収書／請求書の登録時（編集時）に保存した有効性判定結果を反映します。

※領収書／請求書を紐づけた場合、「事業者登録番号」欄はグレーアウトし、変更はできません。

判定パターン一覧

状態	表示されるメッセージ
日付が空欄	日付を入力してください
日付形式が不適切	日付は日付形式で入力してください
日付は正しい＆事業者登録番号が存在しない	存在しない番号です
入力された取引日時点で 事業者登録番号が未登録	取引日時点では未登録の番号です
入力された取引日時点で 事業者登録番号が失効している	失効した番号です 失効年月日: （事業者番号データベースの失効年月日）
入力された取引日時点で 事業者登録番号が取消されている	取消された番号です 取消年月日: （事業者番号データベースの取消年月日）
入力された取引日時点で 事業者登録番号が有効	有効 事業者番号データベースの「氏名又は名称」 登録年月日:（事業者番号データベースの登録年月日）

※国税庁のデータベース上、2023年10月1日（日）より前に「事業者登録番号」を登録していたとしても、登録日が「2023年10月1日」で登録されているため、明細日付もしくは取引日が2023年10月1日（日）より前の場合、全て「取引日時点では未登録の番号です」と表示されます。

「存在しない番号です」と表示される場合の対処方法

「事業者登録番号」が登録済みであると想定されるにもかかわらず、「存在しない番号です」と表示される場合、いくつかの原因が考えられます。

原因

• 入力した事業者登録番号に誤りがある
• 現在、適格請求書発行事業者の登録申請中である（取引先が申請済みでも、登録完了に至っていない）
• 登録自体は完了しているが、「楽楽精算」が取得するデータに反映されていない

対処方法

• 入力した事業者登録番号に誤りがないかどうか確認する
• 国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で登録番号を検索する
• 数日程度時間をおいて、再度確認する
• 取引先に適格請求書発行事業者の登録申請を行っているか確認する

（記事ID：1213）