【申請者】「楽楽電子保存」自動連携の運用手順

概要

本機能は、「電子帳簿保存法オプション」（有料）および「楽楽電子保存」（有料版）をご契約中のお客様が、追加申込なしでご利用いただける機能です。
パソコン版「楽楽精算」から経費申請や支払依頼を行う際、領収書／請求書だけでなく、「見積書」「注文書（発注書）」「契約書」「納品書」「検収書」「支払通知書」などの証憑ファイルを添付して申請・承認し、「楽楽電子保存」へデータ連携・保存できます。
アップロードされたファイルはAI-OCR機能により自動読取され、伝票の「申請」ボタンをクリックした時点でデータ連携が行われます。
経費申請や支払依頼のヘッダ項目に、「楽楽電子保存」の項目を配置することで、対象のPDFファイルをアップロードして運用できます。
本記事では初期設定後の運用手順について説明します。本機能を利用するための設定手順については、「楽楽電子保存」自動連携の初期設定をご確認ください。

利用時の注意事項

「経費申請」および「支払依頼」の伝票のみが対象です。
スマートフォンアプリおよびスマートフォンブラウザ版からは、証憑ファイルの追加、選択、編集操作はできません。添付されたファイルの閲覧のみ可能です。
アップロード可能なファイル形式はPDFのみです。
1ファイルあたりのサイズ上限は20MBです。1伝票あたり最大10件、かつ1回のアップロードあたり合計100MBまで添付可能です。
本機能によりアップロードされた証憑ファイルは、他伝票に重複して紐づいていないかをチェックする「二重申請チェック」の対象外となります。
「楽楽電子保存」へのデータ連携は、伝票の「申請」ボタンをクリックした際に自動で行われ、通常数分以内に完了します。
そのため、申請直後にファイルを編集・変更しようとした場合、タイミングによっては連携待ちのエラーとなる場合があります。その場合は時間をおいて再度操作をお試しください。

注意

連携エラー時の自動通知はありません
連携ステータスが「再送信待ち」「連携エラー」「タイムスタンプエラー」となった場合、システムから管理者への自動通知機能はありません。
法令上のタイムスタンプ付与期限を超過するリスクを低減するため、「管理」タブ > 「楽楽電子保存連携状況」画面を定期的にご確認いただき、エラーが発生している場合はステータスに応じて手動での再送信や、伝票の差戻し・ファイルの差し替えなどを行ってください。
「楽楽電子保存」の保管枚数カウント仕様について
電子保存連携によって連携された証憑は、「楽楽電子保存」の保管枚数（課金対象）としてカウントされます。
※ファイルを差し替えて再申請した場合、「楽楽精算」側で削除された古いファイルも「楽楽電子保存」側には無効なファイルとして残るため、差し替え前のファイルも保管枚数（課金対象）としてカウントされます。

申請者の運用手順

証憑ファイルを添付する手順

伝票のヘッダに設置した「楽楽電子保存」のファイル添付項目に、証憑ファイルを添付する手順をご案内します。

「経費申請」または「支払依頼」の伝票画面を開く
伝票ヘッダの「楽楽電子保存」項目にある「添付」ボタンをクリック
※「項目設定」で設定した表示名が表示されます。
「一括アップロード」画面が開くため、「自動読取」項目を選択
「ファイルを選択」（またはドラッグ&ドロップ）にて、対象のPDFファイルを選択
※1伝票あたり最大10件までアップロードが可能です。

補足

1ファイルあたりのサイズ上限は20MBです。
1つの伝票につき最大10件まで添付可能で、1回のアップロードあたり合計100MBまでアップロード可能です。
アップロード後にエラーが表示された場合
エラーが発生しているファイル右端の「×」ボタンまたは「全てのファイルをクリア」をクリックして、エラーを解消してください。
エラーが発生する主な原因は以下の通りです。

- PDF以外の拡張子のファイルをアップロードしている
- 10件を超えるファイル数をアップロードしようとしている
- 1ファイルあたりのファイルサイズが上限の20MBを超えている
- 全ファイルの合計サイズが上限の100MBを超えている
- PDFファイルにパスワードがかかっている
- ファイル名に使用不可文字（ / \ : * ? " < > | ）が含まれている
- ファイル名が200文字、取引先名が40文字、備考が200文字を超えている

5.「アップロード」ボタンをクリック
※自動読取の完了までに数秒かかります。自動読取中は、「AIが項目を読み取っています。」と表示されます。
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6.AI-OCRの読取完了後、自動入力された「書類区分」「取引日」「取引先名」「金額」などの内容を確認し、必要に応じて修正
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注意

「書類区分」を変更すると、プレビューのハイライト箇所や「取引書類区分（受領／発行）」が自動的に切り替わります。
また、「取引書類区分」（受領／発行）に応じて、AI-OCRの読取項目が切り替わります。
※すでに手動で「取引先名」を書き換えている場合は自動上書きされません。
書類情報に入力する日付において、以下を入力した場合はエラーとなります。
- 受領日：保存日（ファイルを登録する日）よりも未来の日付、または2020年1月1日以前の日付を入力した場合
- 取引日：2020年1月1日以前の日付、または2099年12月31日以降の日付を入力した場合

7.入力が終わったら「登録して次へ」をクリック
※複数のファイルを同時にアップロードした場合は、次のファイルの登録画面へ遷移します。

8.伝票画面に戻り、その他必須項目を入力して画面右下の「申請」をクリック
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≪完了≫

補足

伝票の「申請」ボタンを押した後の「楽楽電子保存」への連携処理は、バックグラウンドで自動的に行われるため、処理の完了を待たずにそのまま次の画面へ操作を進めることができます。
スマートフォンアプリ／スマートフォンブラウザ版からは、ファイルの追加や編集は行えません。
※アップロードした証憑ファイルの閲覧が可能です。

証憑ファイルの修正・削除手順

申請者がアップロードしたファイルの書類情報を修正する手順、およびファイルを削除・差し替える手順をご案内します。
最終承認完了前の伝票データ内のファイルを申請者自身で変更したい場合は、伝票の「取下げ」または承認者からの「差戻し」を行ってください。
※承認者側で修正することもできます。詳細は、【承認者】「楽楽電子保存」自動連携の運用手順 > 証憑ファイルの修正・削除手順をご確認ください。

注意

対象ファイルが「楽楽電子保存」への「連携処理中（連携待ち／連携中／再送信待ち）」である場合は、修正・削除操作を行うことができません。エラーが表示された場合は、しばらく時間をおいてから操作してください。