「楽楽電子保存」自動連携の初期設定

概要

本機能は、「電子帳簿保存法オプション」（有料）および「楽楽電子保存」（有料版）をご契約中のお客様が、追加申込なしでご利用いただける機能です。
パソコン版「楽楽精算」から経費申請や支払依頼を行う際、領収書／請求書だけでなく、「見積書」「注文書（発注書）」「契約書」「納品書」「検収書」「支払通知書」などの証憑ファイルを添付して申請・承認し、「楽楽電子保存」へデータ連携・保存できます。
アップロードされたファイルはAI-OCR機能により自動読取され、伝票の「申請」ボタンをクリックした時点でデータ連携が行われます。
経費申請や支払依頼のヘッダ項目に、「楽楽電子保存」の項目を配置することで、対象のPDFファイルをアップロードして運用できます。
本記事では初期設定手順について説明します。本機能の運用手順については、「楽楽電子保存」自動連携の運用方法をご確認ください。

利用時の注意事項

「経費申請」および「支払依頼」の伝票のみが対象です。
スマートフォンアプリおよびスマートフォンブラウザ版からは、証憑ファイルの追加、選択、編集操作はできません。添付されたファイルの閲覧のみ可能です。
アップロード可能なファイル形式はPDFのみです。
1ファイルあたりのサイズ上限は20MBです。1伝票あたり最大10件、かつ1回のアップロードあたり合計100MBまで添付可能です。
本機能によりアップロードされた証憑ファイルは、他伝票に重複して紐づいていないかをチェックする「二重申請チェック」の対象外となります。

注意

連携エラー時の自動通知はありません
連携ステータスが「再送信待ち」「連携エラー」「タイムスタンプエラー」となった場合、システムから管理者への自動通知機能はありません。
法令上のタイムスタンプ付与期限を超過するリスクを低減するため、「管理」タブ >「楽楽電子保存連携状況」画面を定期的にご確認いただき、エラーが発生している場合は手動での再連携処理を行ってください。
「楽楽電子保存」の保管枚数カウント仕様について
「楽楽電子保存」へ連携されたファイルは保管枚数（課金対象）としてカウントされます。
「楽楽精算」側でファイルの削除や差し替えを行った場合、古いファイルは「楽楽電子保存」側に無効なファイルとして残り、カウント対象から除外されませんのでご注意ください。

連携状況の確認手順の詳細については、【管理者】「楽楽電子保存」自動連携の運用手順をご確認ください。

設定手順概要

「楽楽電子保存」自動連携機能を利用するためには、以下の手順に沿って設定を行う必要があります。

手順１ 「楽楽電子保存」での連携設定　：連携URL・ワンタイムパスワードの発行
手順２ 「楽楽精算」での連携設定　　　：外部システム連携の有効化
手順３　項目設定とレイアウト設定　　：申請画面に項目を表示
手順４　権限マスタの設定　　　　　　：管理者へのメニュー権限付与

手順1：「楽楽電子保存」での連携設定

「楽楽電子保存」の「ラベル管理」画面を開き、「楽楽精算」用のラベルを新規追加する
【例】ラベル名「楽楽精算連携」
「楽楽電子保存」の「楽楽精算連携設定」画面を開き、「新規追加」ボタンをクリック
「連携設定名」に任意の名称を入力し、手順1.で追加した「ラベル」を選択
「楽楽精算」に設定するための「連携URL」と「ワンタイムパスワード」が表示されるためコピー
「楽楽精算連携設定」一覧に設定が追加される

≪完了≫

補足

ワンタイムパスワードの有効期限は発行から60分です。有効期限を過ぎた場合は、再度「楽楽電子保存」でワンタイムパスワードを再取得してください。

手順2：「楽楽精算」での連携設定

「楽楽精算」の「管理」タブ >「楽楽電子保存連携の設定」をクリック
「楽楽電子保存連携」で「有効」を選択
手順1で確認した「楽楽電子保存URL」と「楽楽電子保存ワンタイムパスワード」を入力
「書類区分設定」の「編集」ボタンをクリックし、「楽楽電子保存」に連携したい書類区分の設定を変更する
※初期値では主要な書類区分が「有効」に設定されています。利用しないものは「無効」にし、不足している項目は「＋追加」ボタンから登録してください。必要に応じて並び替えを行います。
「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

注意

「楽楽電子保存連携の設定」や「楽楽電子保存連携状況」などのメニューは、「電子帳簿保存法オプション」をご契約いただいている場合に表示されます。
ワンタイムパスワードは、URLを更新する場合に都度必要となるため、必ず「楽楽電子保存」側で発行される最新のパスワードを入力してください。
「書類区分の編集」画面にて、初期登録されている書類区分（見積書、注文書（発注書）、契約書、納品書、検収書、支払通知書）は、名称変更および削除できません。
追加できる書類区分の上限は20件ですが、有効に設定できる書類区分の上限は10件です。上限に達している場合は新たな書類区分を有効化できません。
「楽楽電子保存」に連携済みの書類区分を削除、または無効化した場合でも、「楽楽精算」上で過去の伝票データを確認する場合は、連携した際に設定されていた書類区分名が表示されます。