株式会社千趣会は、通信販売事業を主たる事業とし、法人向けのサービスを提供する法人事業、ベルメゾン会員を中心にサービスを提供する保険事業、その他として子育て支援事業を営んでいます。
通信販売事業のブランドであるベルメゾンでは「愛、のち、アイデア。」をブランドスローガンに掲げ、お客様目線でのマーケティング、商品力、提案力の強化に取り組み、多くの会員様に支持されています。
2022年1月以降、自社開発システムの運用を終了しERPを中心とした新システムへ移行。
しかし、新システムの機能不足によりExcelを使った非効率な運用を余儀なくされ、大きな負荷が発生していました。
特に、仕訳取り込み時のExcelチェック作業には月100時間以上を要し、その多くを外部へ委託せざるを得ない状況でした。
この課題を解消するため、同年5月に「楽楽精算」を急遽導入。
これにより、外部委託を不要とするとともに、併せてペーパーレス化も図ることで、大幅な経理業務の効率化を実現しました。
本記事では、同社がどのように「楽楽精算」を活用し、どのような経理業務の課題を解決してきたのか、その背景と具体的な取り組みについてご紹介します。
会社名 株式会社千趣会
事業内容 通信販売事業、法人事業、
保険事業、子育て支援事業
社員数 871名
導入時期 2022年5月
URL
https://www.senshukai.co.jp/
※外部サイトに遷移します
旧システムからの移行。非効率な手作業運用に区切りを
「楽楽精算」導入の背景と、以前の課題についてお聞かせください。
2022年1月に弊社では自社開発システムの運用を廃止し、ERPを中心とした新しいシステムへ移行しました。
この移行で直面したのが、
機能不足を補う運用の想定以上の負荷の高さです。
新システムでは会計機能が不十分であることはあらかじめ分かっていたため、Excelを使った手間のかかる運用を採用せざるを得ませんでした。
しかし実際に運用してみると、
システムへ仕訳を取り込む際のExcelチェック作業に月100時間もの追加工数がかかることが判明しました。
この背景には、勘定科目や消費税区分などの証憑との突合はもちろんのこと、勘定科目によって必要な補助コードが過不足なく入力されている必要があり、不足していれば担当者へ確認、不要な内容があれば手作業で削除するといった運用がありました。
この
膨大な作業を一時的に外部へ委託せざるを得ない状況でした。
新システム導入後の混乱が落ち着いたとしても、Excelを使った運用では大幅な工数削減は難しいと判断され、
弊社の機能要件に合致するシステムの導入が喫緊の課題となっていました。
月100時間のチェック作業を削減し、経理業務を効率化
「楽楽精算」導入後、以前の課題はどのように解決されましたか？
特に経理業務の効率化についてお聞かせください。
先ほどのExcelへの入力内容確認に加え、各業務部門から提出されるExcelに記載された摘要、科目コード、消費税区分などの情報が証憑と照合して正しいかを確認する作業も外部委託していました。
「楽楽精算」導入後は、この
外部委託そのものが不要となり、大幅なコスト削減と経理業務の効率化を同時に実現できました。
システム上で自動的に多くの規定違反チェックが行われるようになったため、経理部門での手作業によるチェック作業が大幅に軽減されました。
これにより、
ミスの削減にも繋がり、業務の正確性が向上したと感じています。
さらに、弊社では、勘定科目マスタの会計連携項目と「申請ルールの設定」を組み合わせた運用も行っています。
具体的には、
勘定科目マスタの会計連携項目へ各補助コードの「必須／任意／不要」がわかるように情報を登録。「申請ルールの設定」で、勘定科目の会計連携項目が○○の場合に、補助コードが空欄の場合はエラーで申請不可…というような設定をしています。
これにより、
申請時に補助コードが不足なく入力される状態を実現。
一方で、過剰に入力されるケースもあるため、そのような場合、仕訳出力の条件式で、不要な補助コードが仕訳データに出力されないよう制御しています。
この「過不足なく」入力される状態の実現により、
当初の大きな課題であった補助コードが入力されているかのチェックがほぼ不要になりました。
申請ルールと勘定科目マスタの連携による工夫は、経理業務の正確性を高め、承認者の確認作業を大幅に削減することに貢献しています。
柔軟な承認フローと「汎用マスタ」の活用で、経理業務の質を向上
「楽楽精算」導入後、承認フローはどのように効率化されましたか？
「楽楽精算」の導入により、経費精算の承認フローは大幅に効率化され、柔軟な運用が可能になりました。
基本的にはダブルチェックを必須としていますが、交通費精算においては乗換案内機能を
活用することで、
「早」「安」「楽」といったアイコン表示で、申請されたルートがどのような入力区分で選択されたかがひと目で分かります。
そのため、
経理部門での確認作業が簡素化され、交通費に限ってはシングルチェックでの対応も可能になりました。
高額な申請や特定の科目については、部長承認を必須にするなど、内容に応じた細かな承認フローを設定しています。
「汎用マスタ」はどのように活用されていますか？
特に取引先コードを「支払先マスタ」ではなく「汎用マスタ」で運用されている理由について教えてください。
「汎用マスタ」には、管理会計のための費用の細目管理コード、未収入金や未払金など債権債務科目の相手先管理を目的とした取引先コード、連結会計のための関係会社コードの3種類を登録しています。
取引先コードを「支払先マスタ」だけではなく「汎用マスタ」にも登録しているのは、「振替伝票」を活用しているためです。
経理以外のユーザーが未収入金や未払金を相手先の情報と紐づけて仕訳起票する運用をしていますが、「振替伝票」では「支払先マスタ」を呼び出すことができません。
そのため、「汎用マスタ」にも同じ情報を登録して対応しています。
これにより、各部門が取引先の情報や金額などを把握して伝票を計上できるため、経理が起票するよりも効率的であり、内部統制面でも有効だと考えています。
また、「支払先マスタ」の名称には工夫を凝らしています。口座番号で検索できない点を補うため、
「支払先名／口座番号7桁／10日、20日、末日払い」といった支払情報を支払先名に組み込んで検索性を高めています。
さらに個人の相手で源泉徴収が必要な取引を行う可能性がある場合は
支払先名に「_源泉」といった単語を入れることで、申請ルールと連携しやすいようにしています。
運用定着を支えた社内マニュアル＆運用の工夫とは？
社内マニュアルやFAQはどのように作成・管理されていますか？
また、バージョンアップ情報などの社内共有はどのように行っていますか？
社内マニュアルやFAQは、パワーポイントで作成したものを中心に整備し、
「申請・承認」タブの各申請メニュー下のメッセージ欄にリンクを記載しています。
バージョンアップに合わせて適宜更新もしています。バージョンアップ情報は経理部門内で共有している場合が多く、
申請者や承認者への影響が大きい場合のみ、毎月の入力締切日の案内メールに詳細を記載して社内に発信しています。
その他のイレギュラーな問い合わせについては、Googleフォームで受け付けています。
問い合わせ窓口もマニュアルと同様、「申請・承認」タブのメッセージ欄からアクセスできるようにしています。
Googleフォーム経由の問い合わせ件数は、
導入初年度（2022年）に328件、2023年度は332件、2024年度は301件、2025年度は7月末時点で164件 と、年々減少傾向にあります。
問い合わせの多くは、パスワードリセットや代理申請の権限付与・解除に関する内容であり、対応負荷はそれほど高くない状況です。
入力ミスを減らす申請ルールの活用と確認作業の効率化
「楽楽精算」を契約中の皆様に「楽楽精算」の機能でおすすめするとしたらどのような点を挙げられますか？
「申請ルールの設定」の活用をおすすめしたいです。
弊社では
約70種類の申請ルールを設定しています。
たとえば、
郵便局での切手やレターパック購入に関して、消費税の取り扱いルールを申請時に警告メッセージとして表示するよう設定しています。
これらの購入は、税務上は消費税がかからない非課税取引であり、領収書も非課税と記載されるため、経理申請時に非課税で申請されることが多いです。
しかし、実際に使用して発送した時点では「課税仕入れ」として計上する必要があるため、簡便な処理として弊社では、購入時に「課税仕入れ」として計上してもらえるよう、警告メッセージを表示しています。
このように「申請ルールの設定」を活用することで、
申請者の入力ミスと承認者の確認漏れを大きく削減し、精算業務の効率をあげることができています。
また、
出張日までに出張申請が行われていない場合に警告メッセージを表示するよう設定したところ、
事前申請率が大きく改善するなど、
内部統制面の改善も図ることができています。
今後の「楽楽精算」への期待についてお聞かせください。
「楽楽精算」の導入により経理業務は大きく効率化されましたが、今後は申請者の負担軽減をさらに進め、全体の生産性向上を図りたいと考えています。
たとえば、領収書が不要な交通費の申請時に、乗換案内が自動で立ち上がるような仕組みがあれば、手入力に慣れている申請者でも迷わず、正確かつスムーズに情報を入力できるようになると考えています。
こうした機能が実現すれば、申請の手間を感じることなく運用できるようになり、結果として会社全体の業務効率がさらに高まることを期待しています。
株式会社千趣会の皆様、お忙しい中インタビューへご協力いただきありがとうございました！
（記事ID：3606）
会社名 オタフクホールディングス株式会社 
