よくある質問の記事一覧

社員マスタの社員コードは、一度設定すると修正できません。
そのため社員番号の変更などにより、社員コードを修正したい場合は、以下いずれかの代替方法にてご対応ください。

①新たに社員マスタを作成する

社員マスタにて、新しい社員コードで新規作成ください。
旧社員コードの社員マスタは、使用しなくなった時点で在職区分を「退職」に変更いただくことをおすすめいたします。
※在職区分が「在職」の場合、ライセンスユーザー数としてカウントされます。

 

②社員コードを社員マスタのフリー欄に設定する

社員マスタ内のフリー欄に社員コードを設定してください。

 

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• 「社員マスタ」で退職にした社員はライセンス（ユーザー数）にカウントされるか知りたい
  

（記事ID：2471）

申請画面の「負担部門」の初期値は「所属部門」で固定されているため、空白にすることはできません。

 

（記事ID：2350）

「管理」タブ >「システム設定」にて設定できます。

設定手順

1. 「管理」タブ >「システム設定」をクリック
2. 「精算方法」の初期値にて「振込」または「現金」を選択
3. 画面左下の「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

（記事ID：2349）

ヘッダ部分の「精算方法」を「振込」のみとすることはできません。

代替案として、「精算方法」の初期値を「振込」に設定し、伝票画面ヘッダの「精算方法」の項目を非表示にすることで、「振込」に固定することができます。

以下に手順をご案内します。

設定手順

1. 「管理」タブ >「システム設定」をクリック
2. 「精算方法の初期値」の「振込」にチェック
3. 「確定」ボタンをクリック
4. 「管理」タブ >「項目設定」をクリック
5. 設定を行いたい各申請種別の「編集」をクリック
   ※「精算方法」の表示／非表示の選択は、各申請画面ごとに設定できます。
6. 「精算方法」の「入力なし（非表示）」にチェック
7. 「確定」をクリック

≪完了≫

（記事ID：2348）

「管理」タブ >「申請データ取込の設定」にて変更が可能です。

「申請データ取込の設定」にて項目を変更したい申請種別の「編集」をクリックし、ご希望の取込項目に変更します。

（記事ID：2477）

「項目設定」にて新規項目の作成と、申請画面への項目の追加配置ができます。
以下に手順をご案内します。

設定手順

1. 「管理」タブ >「項目設定」をクリック
2. ヘッダもしくは明細の「項目の追加」をクリック
3. 「項目設定【新規登録】」画面にて、追加する項目の詳細を設定
4. 「確定」をクリック
5. 「項目設定」画面に戻り、「！」が表示され赤くなっている申請種別の「レイアウト」をクリック
   ※追加した項目を表示する申請種別ごとに、追加した項目のレイアウト設定が必要です。
6. 「未配置項目」内からドラッグ＆ドロップで表示させたい箇所に移動
7. 「確定」をクリック

≪完了≫

（記事ID：2347）

※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。

以下のようなケースの対応方法についてご案内します。

対応方法１：「楽楽精算」外で保存する

後日受領した領収書などは「楽楽精算」外（例えば「楽楽電子保存」）で保存する運用です。

【電子取引の場合】
電子帳簿保存法対応ができるシステムに自社で定めた入力期間内にアップロードすれば、対応が完了します。

【紙で届いた場合】
・スキャナ保存の運用を行っていなければそのまま紙で保存する対応が可能です。
・スキャナ保存を行いたい場合は、電子帳簿保存法対応ができるシステムに、自社で定めた入力期間内にアップロードし、帳簿（会計ソフト）との相互関連性が確保できるような対応をしていただければ問題ございません。

対応方法２：「楽楽精算」にアップロードし、未申請のデータとして残しておく

「楽楽精算」では承認完了後の伝票に領収書／請求書のデータを追加添付することが
できません。
そのため、後から届いた領収書／請求書は「電子帳簿保存法オプション」を利用して新規登録するが、申請伝票には紐づけず、未申請データとして残しておく運用です。

【電子取引の場合】
「電子帳簿保存法オプション」を利用して「楽楽精算」に、自社で定めた入力期間内にアップロードすれば対応が完了します。

【紙で届いた場合】
「電子帳簿保存法オプション」を利用して「楽楽精算」に、自社で定めた入力期間内にアップロードし、帳簿（会計ソフト）との相互関連性が確保できるような対応をしていただければ問題ございません。

（記事ID：2436）

※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。

いいえ、法的な問題はありません。

領収書／請求書データをアップロードする際に選択できる保存形式（スキャナ保存、電子取引、未指定）については、電子帳簿保存法に沿った運用をしやすくるための補助機能です。

そのため、誤って「スキャナ保存」のものを「電子取引」と選択して保存している場合でも罰則の対象になる、などはございません。

必要に応じて保存形式は管理者にて変更することが可能です。
詳細は、【管理者】領収書／請求書の管理方法 > 保存形式の指定・変更をご確認ください。

（記事ID：2435）

ETCカードの種類によって対応が異なりますのでご利用のETCカードにあった対応方法をご確認ください。

ETCカードの種類

ETCカードは大きく2種類に分けられます。

• ETCコーポレートカード／ETCパーソナルカード
  高速道路会社が発行するカード
  
  
• ETCクレジットカード
  クレジットカード会社がETCシステムの利用のために交付するカード

 

対応方法

ETCコーポレートカード／ETCパーソナルカード

会社に送付される請求書がインボイス対応した形式となりますので、受領後「楽楽精算」にアップロードいただき、支払依頼の対応をいただく想定です。

ETCクレジットカード

原則、高速道路会社が運営するホームページ（ETC利用照会サービス）から通行料金確定後に利用証明書をダウンロードし、それを保存する必要があります。
（出典：国税庁HP一問一答 > 問103）※外部サイトへ遷移します。

 

ETCクレジットカードの場合の想定運用パターン

上記にも記載の通り、ETCクレジットカードの場合、通行料金確定後の利用証明書を保存する必要があります。
タイミングによっては費用計上したい時点で通行料金確定後の利用証明書がダウンロードできないケースが想定されます。
以下にパターン別に対応方法をご案内いたします。

①料金確定を待って費用計上する　（弊社推奨）

通行料金“確定時”に費用計上する方法
通行料金が確定するまで待ち、確定次第、利用証明書を添付して申請・承認を行う。

②料金確定まで待てない、かつ確定後の利用証明書を「楽楽精算」に保存しなくてもよい場合（仮計上したい場合）

【②ー1】

料金確定前の利用証明書を添付し「楽楽精算」で精算
↓
料金確定後の利用証明書は「楽楽電子保存」など「楽楽精算」外に保存
※もし、確定前後で金額に差異がある場合は会計ソフト上で修正

【②－2】

料金確定前／後は特に気にせず、申請時点でダウンロードできる利用証明書を添付し「楽楽精算」で精算
↓
料金確定後の利用証明書は「楽楽電子保存」など「楽楽精算」外に保存

③料金確定まで待てない、かつ確定後の利用証明書を「楽楽精算」に保存したい場合（仮計上したい場合）

【③ー1】

精算時点で料金が確定後のものは通常通り、伝票に添付して申請
精算時点で料金が確定前のものは一時的に確定前の利用証明書を添付して申請
↓
後日、料金確定した利用証明書を「楽楽精算」にアップロードする。
※先の伝票に紐づけることはできないため「未申請」で残り続けます。

【③ー２】

精算時点で料金が確定後のものは通常通り、伝票に添付して申請
精算時点で料金が確定前のものは一時的に確定前の利用証明書を添付して申請
↓
後日、料金確定した利用証明書を「楽楽精算」へアップロードし、新たな伝票に添付して再申請
↓
仮計上していたデータを会計ソフト上で消し込む

（記事ID：2433）

「管理」タブ >「システム設定」にてスマートフォンからのアクセス可／不可を切り替えることができます。

設定手順

1. 「管理」タブ >「システム設定」をクリック
2. 「セキュリティ」タブ >「スマートフォン設定」>「スマートフォン」を「無効にする」にチェック
   ※初期値は「有効にする」となっています。
3. 「確定」をクリック

≪完了≫

（記事ID：2430）