精算／支払処理完了後に領収書／請求書を受領した場合の保存方法を知りたい
以下のようなケースの対応方法についてご案内します。
想定されるケース①請求書を添付して支払依頼を行った後に領収書が届いた。承認完了している支払依頼の伝票に紐づけたいが添付ができないのでどうすればよい？ |
対応方法１：「楽楽精算」外で保存する
後日受領した領収書などは「楽楽精算」外（例えば「楽楽電子保存」）で保存する運用です。
【電子取引の場合】
電子帳簿保存法対応ができるシステムに自社で定めた入力期間内にアップロードすれば、対応が完了します。
【紙で届いた場合】
・スキャナ保存の運用を行っていなければそのまま紙で保存する対応が可能です。
・スキャナ保存を行いたい場合は、電子帳簿保存法対応ができるシステムに、自社で定めた入力期間内にアップロードし、帳簿（会計ソフト）との相互関連性が確保できるような対応をしていただければ問題ございません。
注意
販売パートナー（販売代理店）経由でご契約されているお客様は、「楽楽電子保存」をご利用いただけない可能性があります。
ご利用可否およびご利用料金などについてはご契約先の企業様へお問い合わせください。
対応方法２：「楽楽精算」にアップロードし、未申請のデータとして残しておく
「楽楽精算」では承認完了後の伝票に領収書／請求書のデータを追加添付することが
できません。
そのため、後から届いた領収書／請求書は「電子帳簿保存法オプション」を利用して新規登録するが、申請伝票には紐づけず、未申請データとして残しておく運用です。
【電子取引の場合】
「電子帳簿保存法オプション」を利用して「楽楽精算」に、自社で定めた入力期間内にアップロードすれば対応が完了します。
【紙で届いた場合】
「電子帳簿保存法オプション」を利用して「楽楽精算」に、自社で定めた入力期間内にアップロードし、帳簿（会計ソフト）との相互関連性が確保できるような対応をしていただければ問題ございません。
補足
未申請のデータとして残り続ける状況を解消したい場合
未申請で残っている状態を解消したい場合は、なんらか伝票に紐づけて申請から最終承認まで完了させる必要があります。
最終承認まで完了させた後、経理側で「否認処理」を行うことで経理処理の対象から外すことができます。
※「否認処理」を行った伝票に紐づく領収書／請求書のステータスは「対象外」となります。
詳細は、状態（ステータス）一覧（「伝票」「領収書/請求書」「ICカード履歴」「クレジットカード明細」）をご確認ください。
補足
想定されるケース①のように請求書も領収書も両方あるという場合、会計税務上のルールでは請求書の保存のみで問題ないと考えられます。
そのため、領収書を保存しない、もしくは不要な領収書であれば送付を止めてもらうという手段もあり得ます。
なお、上記は弊社の見解となりますので、まず両方とも保存する必要があるのかという点については管轄の税務署や税理士へご相談ください。
（記事ID：2436）
