概要
- 「AI Travel連携オプション」（有料）のお申込が必要です。
- あわせて別途「AI Travel」のご契約が必要になります。
- 「AI Travel」で手配した出張情報を「楽楽精算」に連携し、その出張情報データを利用して「出張精算」の伝票を作成できるオプションです。
利用時の注意事項
本オプションを利用する際に以下の注意事項がございます。
- 「出張精算」のみで利用できるオプションです。
「海外出張精算」や事前申請にあたる「出張申請」など、「出張精算」以外の申請種別では利用できません。 - AI Travel連携で作成した明細には、「電子帳簿保存法オプション」の領収書／請求書を添付できません。
- AI Travel連携で作成した明細には、「クレジットカード連携オプション」のクレカ利用明細を紐づけできません。
- 代理申請者によるAI Travel明細を利用した精算はできません。
- スマートフォンブラウザ版およびスマートフォンアプリでは対応しておりません。
パソコン版でご利用ください。 - AI Travelの操作方法については、トランスファーデータ社へお問い合わせをお願いいたします。
申請手順
出張精算にてAI Travelの情報を利用した精算を行うことができます。
AI Travelのデータは利用した日の翌々日を目安に連携されます。
以下の手順で明細を追加します。
- 「申請・承認」タブにて「出張精算」アイコンをクリック
- 画面中ほどにある「BTM連携」ボタンをクリック
※「AI Travel連携オプション」をご契約の場合、すべてのユーザーに「BTM連携」ボタンが表示されます。 - 申請者に紐づく利用明細が表示されるため、精算する明細にチェックを付与し、
左下の「明細の追加」をクリック
- 明細の入力画面が表示されるため、必要事項を入力して「明細追加」をクリック
追加された状態で申請画面が表示されるため、その他に必要事項を入力して「申請」ボタンをクリック
※AI Travelの利用明細から作成した明細には「BTM」アイコンが付与されます。
※利用明細の「備考」項目にある情報は明細内の「フリー１」項目にあたる項目に転記されます。修正や追記はできません。なお、「フリー１」の項目タイプが「ラジオボタン」「プルダウン」の場合は転記されません。
≪完了≫
利用明細の確認・出力
管理者にて、AI Travelより連携された明細を「管理」タブ >「BTM利用明細」で確認できます。また、明細一覧は出力して確認作業などに利用することが可能です。
出力方法
- 「管理」タブ >「BTM利用明細」をクリック
- 検索ボックスの「利用日」や「ステータス」などを入力し、「検索」ボタンをクリック
※「CSV出力」を行う前に必ず「検索」を行ってください。
特に「利用日」項目の入力は必須です。
また、6か月を超える期間をまとめて出力することはできません。 - 「CSV出力」ボタンをクリック
≪完了≫
出力できる項目
- 利用日
- 予約番号
- 社員コード
- 社員名
- 備考
- 税込金額（円）
- 種別
- 支払方法
- ステータス
- 伝票No.
その他
キャンセル時の連携
出張終了日前までにAI Travelを経由してキャンセルした場合、キャンセル実費およびキャンセル手数料などのデータは「楽楽精算」に取り込まれません。このため、キャンセル費用などの申請を行いたい場合は、申請者にて伝票作成を行う必要があります。
【例】
8月23日に以下を予約
・8月31日 宿泊 Aホテル 10,000円
・8月31日 新幹線 15,000円
8月24日にホテルをキャンセル
・キャンセル手数料 1,000円が発生
9月1日に AI Travelから「楽楽精算」へ以下がデータ連携される
・9月1日 新幹線 15,000円
共同で利用した明細の按分
レンタカーなど、1つの予約に対して複数人で利用した場合、「楽楽精算」へは按分された状態で連携されます。なお、按分で端数が出た場合は、代表者の利用明細の金額に反映されます。（合計は利用した金額のとおりとなります）
【例】1万円（税込）のレンタカーを3人で利用した場合の利用明細
（イメージ図のため項目は割愛します）
| ID | 予約番号 | 利用者 | 利用日 | 金額 | 種別 |
| 00000001 | 10000 | 営業太郎 | 2020/9/18 | 3,334 | レンタカー |
| 00000002 | 10000 | 営業次郎 | 2020/9/18 | 3,333 | レンタカー |
| 00000003 | 10000 | 営業花子 | 2020/9/18 | 3,333 | レンタカー |
実際に利用できなかった場合の連携
例えば、電車遅延で飛行機に乗れず、実際に利用しなかった場合でも、キャンセルされない限りは予定通りの内容が利用日の翌々日を目安に連携されます。ホテルなどで予約した内容以外を追加利用した場合
例えば、AI Travel上の予約金額が1万円のホテルにて、夕食などで追加注文をした場合、追加注文分を含む実際に使った金額は連携されません。あくまでも当初予約した金額が連携されます。トランスファーデータ社へのお問い合わせ
サポート営業時間：10時?18時（土日祝日を除く）
■メール宛先
contact@aitravel.jp
■問い合わせフォーム
AI Travelにログイン後、サイト下部にある問い合わせフォームをご利用ください。
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