仕訳を集計して出力する手順

概要

  • 仕訳データを集計して出力するための設定手順です。
  • 「仕訳データ出力の設定」で集計設定をします。

注意

電子帳簿保存法に対応する場合

※「電子帳簿保存法オプション」のご契約が必要です。

電子帳簿保存法の 「スキャナ保存」 では、帳簿書類間の関連性の確保 （※）が法制度として求められています。
※スキャンされた「領収書/請求書」データを、帳簿（会計ソフト）からたどることができる状態

仕訳データを集計する場合、集計条件によっては、「摘要」や「伝票No.」も集計されてしまい、スキャンされたデータと帳簿との関連性を持たせられなくなる可能性がございます。

集計条件に「伝票No.」も設定し集計をした場合でも、「摘要」や「伝票No.」に影響が出ないようにする対応や、集計は行わない判断なども、ご検討いただけますと幸いです。

 

イメージ図

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※以上がイメージ図です。

設定手順

「仕訳データ出力の設定」を利用して設定します。

  1. 「管理」タブ > 「仕訳データ出力の設定」をクリック
  2. 「集計条件」の「仕訳データを集計する」にチェック
  3. 集計条件を設定
    「集計条件」に設定した項目すべてに一致している明細を集計できます。
    【例】以下画像の「集計設定」の場合は、
    　　　「伝票No.」「借方：勘定科目コード」「伝票種別」が同じ明細を集計します。

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  4. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

補足

  • 集計して合算された値が出力される項目は、
    借方・貸方それぞれの「金額」「税額」「税抜額」です。
    その他の項目（「摘要」など）は、最も文字コードが若いデータが出力されます。
     
  • ソート条件を設定している場合は、集計条件にも同じ項目を設定する必要があります。
     
  • 集計条件、ソート条件、絞り込み条件、計算式などを複数設定している場合は、以下の順番に適用されデータに反映されます。 

    　1．集計条件
    　2．ソート条件
    　3．絞り込み条件
    　4．伝票内連番
    　5．計算式で変換

    なお、上記は「単一仕訳」で設定している場合の順番です。
    「複合仕訳」で設定している場合は別の順番になります。

集計設定 例

① 申請種別、申請者、勘定科目ごとに集計したい場合

下記の集計条件を設定してください。

  • 集計条件1　伝票データ：伝票種別
  • 集計条件2　伝票データ：申請者CD/支払先CD
  • 集計条件3　仕訳データ：借方：勘定科目コード

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② 支払仕訳を１行にまとめて出力したい場合

計上仕訳とは違う条件で、支払仕訳を集計したい場合は、
「仕訳データの出力の設定」で支払仕訳の「個別設定」を設定する必要があります。

「支払仕訳」の設定で下記の集計条件を設定してください。

  • 集計条件1　仕訳データ：仕訳No.

③ 申請種別ごとに集計条件を分けたい場合


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「仕訳データ出力の設定」の「ファイル」機能を利用し、
「絞り込み条件」を利用することで、申請種別ごとに仕訳データを分けて出力できます。

分けたファイルごとにそれぞれ集計条件を設定することで、申請種別ごとに異なる集計条件の仕訳データを出力できます。

【例：集計条件】
「交通費精算」は「伝票No.」「借方：勘定科目」が合致する仕訳を1行に集計、
「交通費精算」以外は「伝票No.」「借方：勘定科目」「プロジェクト」が合致する仕訳を1行に集計したい場合

設定手順

  1. 「管理」タブ >「仕訳データ出力の設定」をクリック
  2. 「標準設定」あるいは設定する仕訳区分の「編集」をクリック
  3. 「ファイル1」の「出力項目」に交通費精算の仕訳データとして出力したい項目を設定

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  4. 「絞り込み条件」にて交通費精算のデータのみを出力するように、以下の画像通りに設定

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  5. ファイル1（交通費精算）の仕訳は、「伝票No.」「借方：勘定科目」が合致する仕訳を1行に集計したいため、以下の「集計条件」を設定

    ・集計条件1　伝票データ：伝票No.
    ・集計条件2　仕訳データ：借方：勘定科目コード
    ・集計条件3　伝票データ：伝票種別（※）

    ※「絞り込み条件」に設定した条件は、「集計条件」にも設定する必要があります。

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    ここまでの設定で、「交通費精算」を「伝票No.」「借方：勘定科目」が合致する仕訳を
    1行に集計する設定完了です。

    6.からは「交通費精算」以外の仕訳データの設定を行います。
  6. 「ファイルを追加する」の「＋」をクリック

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  7. 「ファイル2」の「出力項目」に、交通費精算以外の仕訳データとして出力したい項目を設定
  8. 「絞り込み条件」で交通費精算以外のデータを出力するように、以下の画像の通りに設定

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  9. ファイル2（交通費精算以外）は、「伝票No.」「借方：勘定科目」「プロジェクト」が
    合致する仕訳を1行に集計する設定にしたいため、集計条件に以下を設定

    ・集計条件1　伝票データ：伝票No.
    ・集計条件2　仕訳データ：借方：勘定科目コード
    ・集計条件3　伝票データ：プロジェクトコード
    ・集計条件4　伝票データ：伝票種別（※）
  10. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

④貸方を集計したい場合

「複合仕訳」を利用することで、貸方を集計できます。
詳細は、仕訳の貸借をN：Nで出力する手順（複合仕訳） をご確認ください。

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