まずは「楽楽精算」の設定に入る前に、事前に準備が必要な内容をご案内します。
1.利用する申請種別の検討
「楽楽精算」で利用できる申請・精算のメニューを「申請種別」と呼びます。
「交通費精算」、「出張申請／精算」など、ご利用用途によって全11種別あります。
貴社の運用に合わせて、利用する申請種別を決めましょう。
※利用しない申請種別は、表示／非表示の設定ができます。
「楽楽精算」で利用できる申請種別一覧の詳細については、「楽楽精算」で利用できる申請種別一覧をご確認ください。
また、現在ご利用の経費精算用の申請書フォーマットもご用意の上、お差し支えなければ専任サポート担当へご共有ください。
2.各マスタ登録用のCSVの準備
「楽楽精算」では、経費の申請や、申請に対しての承認、経費の仕訳作成などを行うにあたり、部門・社員・勘定科目などの基となる情報が必要です。
「楽楽精算」に登録する際には、CSVで一括登録ができます。
まずは部門・社員・勘定科目などの情報を整理していただくことをおすすめします。
部門マスタ
申請時に申請者の「所属部門」や「負担部門」として利用するマスタです。
部門コード、部門名、部門略名を登録します。
登録した部門名や部門コードを仕訳に記載して、会計ソフトに連携することもできます。
主に社員情報の一つの要素として、「社員マスタ」に紐づけて利用します。
役職マスタ
役職を利用した承認フローを作成したり、手当の設定で、日当金額を役職ごとに変更させる際に利用するマスタです。
役職コード、役職名を登録します。
主に社員情報の一つの要素として、「社員マスタ」に紐づけて利用します。
社員マスタ
「楽楽精算」を利用するユーザーとして社員の情報を登録します。
会計ソフトで利用している社員コードや社員名の他に、事前に登録した「部門マスタ」「役職マスタ」の情報を社員の所属情報として登録します。
これにより、どの部門の／どの役職の社員かを「楽楽精算」上で判断できます。
「社員マスタ」に登録した情報を仕訳データに出力して、会計システムに連携することもできます。
勘定科目マスタ
勘定科目コード、勘定科目の情報を登録するマスタです。
仕訳データの勘定科目として利用します。会計ソフトに連携することも可能です。
主に「交通機関マスタ」「内訳マスタ」に紐づけて利用します。
※この後に設定する税区分も同様です。
補助科目マスタ
補助科目コード、補助科目の情報を登録するマスタです。
勘定科目に紐づく補助科目として利用します。会計ソフトに連携することも可能です。
主に「交通機関マスタ」「内訳マスタ」に、「勘定科目マスタ」とセットで紐づけて利用します。
なお、「補助科目マスタ」は任意設定項目です。
会計ソフトで補助科目にあたる情報を利用していない場合は、設定不要です。
交通機関マスタ
申請時に選択する、経費の使用用途（「電車」「バス」「タクシー」など）を登録するマスタです。
内訳マスタ
申請時に選択する、経費の使用用途（「備品」「飲食代」「雑費」など）を登録します。
※「交通機関マスタ」と基本の考え方は同じです。
手当マスタ
出張時の日当や宿泊手当などを登録するマスタです。
固定の金額を登録しておく方法と、条件によって計算式を組み、金額を自動算出する方法の2つの設定方法があります。
事前に日当や宿泊手当などの社内規定のご準備をお願いいたします。
その他
登録するマスタによっては上記以外にもテンプレートをご用意しています。
必要に応じて資料ライブラリのマスタテンプレートをご確認ください。
3.会計ソフトの仕訳データ情報の準備
「楽楽精算」から会計ソフトへ仕訳データのCSV連携を行う場合、会計ソフトへ取り込むためのフォーマットを記載したマニュアルをご用意ください。
手元にご用意がない場合は、会計ソフトのサポートセンターへお問い合わせください。
※会計ソフトへ仕訳データ連携を実施しない場合は不要です。
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次は、「事前準備 電子帳簿保存法編」へ進みましょう！
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