電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしている場合、法令上はスキャン後すぐに紙原本を破棄できます。 しかし、運用上の観点から、すぐに破棄しないお客様が多いです。
いくつか運用パターンをご紹介しますので、ご参考になれば幸いです。
※法制度に関する内容のため、管轄の税務署や税理士へもご確認ください 。
①受領者が原本は保管し、最終承認まで完了したことを確認してから破棄する運用
受領者が原本を保管し、最終承認まで完了したことを確認してから破棄する運用です。
承認されているため、内容不明などの不備は発生しないことを前提に破棄を行います。
②受領者が原本は保管し、支払処理まで完了したことを確認してから破棄する運用
最終承認後、経理にて支払処理を行う際にデータを確認し、不備がないかチェックを行い、念のため支払処理完了まで原本を保存する運用です。
①の運用に不安が残る場合などにご検討ください。
【例】何件かランダムにデータを開き不備が無いかを確認するなど
③経理に原本を送付し、所定の期間保存をした後に破棄
二重申請を防ぐ目的も兼ねて、原本に「楽楽精算」の「申請No.」を記載の上、経理へ集約します。経理では原則として原本と照合する承認などは行いませんが、手元に原本を保存しておき、任意のタイミング（決算処理完了後など）で破棄します。
※運用開始後直後の場合、トラブルなどを想定して運用が定着するまでの1～2年間の原本については、紙原本を7年間保存している企業様もいらっしゃいます。
貴社の状況に応じて、運用をご検討ください。
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