定期区間の設定手順

概要

  • 「定期区間マスタ」にて各社員の定期区間を予め登録することで、申請時に「乗換案内」を利用した際に、定期区間の料金が自動控除されます。
  • 定期区間の登録は「管理者が設定する」方法と「申請者が設定する」方法があります。
    ※「申請者が設定する」場合、申請後に管理者が「確定」するまでは交通費系の申請・精算を行うことができません。
  • 登録した定期区間に有効期間を指定でき、転居などによる定期区間の変更も事前に行うことができます。

注意

  • バス区間を含む定期区間は自動控除の保証対象外です。
  • 「ICカード／ICカードAI補助オプション」（有料）を利用した場合、「定期区間マスタ」に登録された情報を利用した控除は起こりません。
    ※ICカードに定期情報が登録されている場合は、ICカード上で控除が起こります。

管理者が設定する方法

  • 管理者が申請者の定期区間を設定することができます。
  • CSVでの登録は出来ません。一件ずつ登録が必要です。

設定手順

  1. 「管理」タブ >「定期区間マスタ」をクリック
    定期区間を登録したい社員の「編集」ボタンをクリック

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  2. 「区間」に定期区間を入力して「乗換案内」をクリック
    ※期間の設定をする場合は「期間」を入力。
    　終了日を設定しない場合はその定期区間で控除され続けます。

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  3. 利用する経路を選択
    「決定」ボタンをクリック

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  4. 「定期区間マスタ【編集】」の 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

注意

新しい定期区間を登録する場合は、古い定期区間の「期間」項目に「終了日」を入れる必要があります。
終了日を入れない場合、新旧の定期区間両方で定期区間控除が行われてしまいますので、ご注意ください。

補足

期間が終了した定期区間は自動的に削除されます。
自動削除までの期間は、「管理」タブ >「システム設定」>「基本情報」タブ内の「終了した定期区間の削除」項目で【40日・60日・90日・180日】から選択します。

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終了した定期が削除されるまでの間に、その定期の有効期間に該当する明細日付で申請が行われた場合は、定期区間控除が適用されます。

【例】定期区間終了日：7/31、終了した定期の削除：40日後の場合
　・8/31に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除が適用される
　・9/30に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除は適用されない
　（終了から40日が経過し、定期区間が削除されているため。)

 

申請者が設定する方法

  • 各申請者が自身の定期区間を申請することができます。
  • 定期区間の申請を管理者が「確定」することにより、定期区間の控除ができます。

注意

定期区間を申請すると、管理者にて「確定」されるまで以下の申請・精算が利用できません。
対象：交通費精算、出張申請、出張精算、海外出張申請、海外出張精算

 

設定手順

システム設定

各申請者に定期区間の申請を許可する設定を「システム設定」にて行います。

  1. 「管理」タブ >「システム設定」をクリック
  2. 「基本情報」タブの「定期区間」の欄にて、「個人による定期区間の申請」項目を「許可する」に設定

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補足

期間が終了した定期区間は自動的に削除されます。
自動削除までの期間は、「終了した定期区間の削除」項目で【40日・60日・90日・180日】から選択します。

終了した定期が削除されるまでの間に、その定期の有効期間に該当する明細日付で申請が行われた場合は、定期区間控除が適用されます。

【例】定期区間終了日：7/31、終了した定期の削除：40日後の場合
　・8/31に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除が適用される
　・9/30に、7/30の明細日付で申請→定期区間控除は適用されない
　（終了から40日が経過し、定期区間が削除されているため）

≪完了≫

申請者による定期区間の申請

申請者による定期区間の申請は「個人設定」から行います。

  1. 「個人設定」>「定期区間」をクリック

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  2. 「編集」をクリックし、申請者自身の定期区間を登録して「申請」をクリック

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  3. 「申請」をクリックすると、以下のユーザーに申請通知メールが送付されます。
    ・「定期区間マスタ」の権限が付与されているユーザー
    （詳細は、権限マスタをご確認ください）
    ・「管理」タブ >「システム設定」の「管理者用E-MAIL」に登録されているメールアドレス
    ※管理者IDである「admin」のメールアドレスです。
    　（詳細は、「システム設定」の「管理者用E-MAIL」の用途を知りたいをご確認ください）
    ※「admin」のメールアドレスを申請通知メールの宛先から削除することはできません。

≪完了≫

注意

新しい定期区間を登録する場合は、古い定期区間の「期間」項目に「終了日」を入れる必要があります。
終了日を入れない場合、新旧の定期区間両方で定期区間控除が行われてしまいますので、ご注意ください。
※終了日の設定は、管理者が確定作業を行う時でもできます。

管理者による定期区間の確定

申請者から申請された定期区間は管理者が「確定」する必要があります。

  1. 「申請・承認」タブ > 「定期区間の確認」の「定期区間マスタ」をクリック

    1263_seihin_08_20251223※「定期区間申請の確認」は、付与されている権限に「定期区間マスタ」が含まれているユーザーに自動的に表示されます。

    ■「定期区間申請の確認」を表示させたい場合の手順
    「管理」タブ > 「権限マスタ」>該当の権限を「編集」>「管理」の「会社・社員情報」の左にある「+」ボタンをクリックし、下に展開される「定期区間マスタ」にチェックを入れます。

  2. 該当の社員の定期区間を確認し、一覧画面上もしくは「閲覧」「編集」をクリック
  3. 定期区間を確認し、「確定」ボタンをクリック
    ※以下の画像は「閲覧」画面上で確定しています。
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≪完了≫

注意

  • 未確定の定期区間がある場合、確定されるまで該当の申請者は乗換案内を利用する申請種別は利用できません。
  • 新しい定期区間を登録する場合は、確定時に「終了日」を入れる必要があります。
    終了日を入れない場合、新旧の定期区間両方で定期区間控除が行われてしまいます

■通知されるメール

▼申請通知メール（管理者宛）

  • 件名：【楽楽精算】定期区間の申請通知
-----------------------------
※ 本メールは「楽楽精算」からの自動送信メールです。
-----------------------------
＜楽楽精算ログインURL＞
https://XXXXXXXXXXX.jp/xxxxxxxxxxxa/

営業太郎さんが定期区間を申請しました。
定期区間マスタより確定処理をおこなってください。

申請日：2018/01/16
営業太郎(10004)
========================================================
●定期区間(1)
状態 ： 未確定
期間 ： 2018/01/16 ～
備考 ： 新しく申請します（電車）
経路 ： 東京 - <中央線> - 新宿
定期代 ： 1ヶ月5,820円　3ヶ月16,580円　6ヶ月27,920円
========================================================

補足

　申請通知メールは以下に送付されます。

  • 「定期区間マスタ」の権限が付与されているユーザー
    （詳細は、権限マスタをご確認ください）
    ※権限付与状況は、「権限マスタ」で「会社・社員情報」の左にある「+」ボタンをクリックした際に展開される「定期区間マスタ」にチェックが入っているかどうかで確認できます。
     
  • 「管理」タブ >「システム設定」の「管理者用E-MAIL」に登録されているメールアドレス
    ※管理者IDである「admin」のメールアドレスです。（詳細は「システム設定」の「管理者用E-MAIL」の用途を知りたいをご確認ください）
    ※「admin」のメールアドレスを申請通知メールの宛先から削除することはできません。

▼確定通知メール（申請者宛）

  • 件名：【楽楽精算】定期区間の確定通知
-----------------------------
※ 本メールは「楽楽精算」からの自動送信メールです。
-----------------------------
＜楽楽精算ログインURL＞
https://XXXXXXXXXXX.jp/xxxxxxxxxxxa

申請していた定期区間が確定されました。
乗換案内を使う申請・精算を利用できるようになりました。
========================================================
●定期区間(1)
状態 ： 確定済み
期間 ： 2018/01/16 ～
備考 ： 新しく申請します（電車）
経路 ： 東京 - <中央線> - 新宿
定期代 ： 1ヶ月5,820円　3ヶ月16,580円　6ヶ月27,920円
========================================================

警告文の表示

定期区間の有効期間の日付をまたぐ明細登録がなされた場合、警告文が表示されます。

警告文の内容

警告文の内容は以下の2つです。
※どちらの場合も乗換案内を再度呼び出すことで、警告文を解消できます。

乗換案内上にて日付を変更した場合の警告文

「明細の日付と乗換案内で実行された日付が異なるため、定期区間控除の判定ができませんでした。もう一度、乗換案内を呼び出してください。」
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乗換案内で金額確定後に明細上で日付を変更した場合の警告文

(自動保存、一時保存、差戻し、取下げ、承認途中の修正、管理者の修正、伝票コピー時も含む）
「乗換案内の使用後に、明細の日付が変更されたため、定期区間控除の判定ができませんでした。もう一度、乗換案内を呼び出してください。」

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警告文の表示条件

警告文の表示条件は以下の4パターンがございます。

（前提）
明細日付を2022/07/11とする 。
定期はA～Dの以下のいずれか1件のみ登録しているとする 。

定期A　2022/04/01～　　　　　　　東京―新宿
定期B　～2022/08/31　　　　　　　東京―新宿
定期C　2022/04/01～2022/08/31   東京―新宿
定期D　　　　　　　　　　　　　　   東京―新宿

パターン1.　定期Aは2022/04/01より過去の明細日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン2.　定期Bは2022/08/31より未来の明細日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン3.　定期Cは2022/04/01より過去の明細日付に変更した時または、
　　　　　　2022/08/31より未来の日付に変更した時に、警告文を表示します。
パターン4.　定期Dは明細日付を変更しても、警告文は表示されません。

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