TOP よくある質問 FAQ よくある質問の記事一覧 「申請ルールの設定」にて設定ができます。 設定手順 「管理」タブ >「申請ルールの設定」をクリック 「新規登録」ボタンをクリック 設定する申請ルールの「ルール名」を入力 違反条件を以下の画像のように設定・違反条件 すべての条件に一致 伝票データ（明細）／単価／＞（大きい）／（直接指定）／金額を入力伝票データ（明細）／内訳CD／≠（等しくない）／（直接指定）／コードを入力 「違反時のメッセージ」を設定【例】単価が税込5,500円を超えた場合は「食事代（客先含む1人5,500円超）／交際費」を選択してください。 このルールを適用する「申請種別」にチェック 「確定」ボタンをクリック ≪完了≫ （記事ID：2209） 単価が特定の金額を超えた場合、特定の内訳を選択させる方法を知りたい QA：管理 QA：申請ルール 「申請ルールの設定」にて設定できないことの一例を記載いたします。よく設定される申請ルールの設定事例は、申請ミスを防ごう！よくある「申請ルール」の設定事例におまとめしておりますので、ぜひご確認ください。 事前申請の金額より●●円以上（●●%以上）精算額が超過していた場合、エラーとしたい 例えば、「事前申請の金額より精算額が○％以上の場合エラーとする」などは設定できません。 特定の金額やパーセントを違反条件に設定することはできません。 「事前申請の金額より精算額が超過している場合エラーとする」設定は可能です。詳細は、事前申請額より精算額が上回る場合、エラーにしたいをご確認ください。 「●●日以降／以内」などの任意の日数を組み込みたい 例えば、「利用日から申請日が3日以内か」などは設定できません。 違反条件に日数の指定をすることはできません。※日付の直接指定は可能ですので、指定する日付をこまめに更新して運用いただくことは可能です。 「曜日」や「休日」を条件として設定したい 例えば、「明細日付が土日祝日か」などは設定できません。※日付の直接指定は可能ですので、指定する日付をこまめに更新して運用いただくことは可能です。 利用日から●か月以上の精算はエラーとしたい 例えば、「利用日から3か月以上経過した精算をエラーとする」などは設定できません。 「締め日」を設定すると、締め日処理した日付以前の申請・精算はできなくなります。※日付の直接指定は可能ですので、指定する日付をこまめに更新して運用いただくことは可能です。 承認者が追加されたときにエラーとしたい 例えば、「承認者を追加したときチェックするために警告を表示させたい」などは設定できません。 違反条件に承認者をチェックする条件を設定することはできません。 承認者の追加自体を制御したい場合は、「システム設定」タブより「承認者の追加」を「許可しない」に設定してください。 承認者を追加しなかったときにエラーとしたい 例えば、「●●の精算があったときに、手動で承認者の追加がない場合エラーとする」などは設定できません。 違反条件に承認者をチェックする条件を設定することはできません。 金額や勘定科目によって条件分岐する承認フローを作成することができます。 「出張期間」や「宿泊日数」を違反条件として設定したい 例えば、「ヘッダに入力された出張期間の日数以内で明細で手当の精算があるか」などは設定できません。 違反条件に「出張期間」や「宿泊日数」を組み込むことはできません。 複数明細を対象として違反条件を設定したい 例えば、「明細1と明細2で〇〇が入力された場合」などは設定できません。一つでも当てはまる明細がある場合エラー判定となります。 その他の例として、「複数明細がある場合に月をまたいだ明細がある場合」（4月〇日の明細と5月〇日の明細がある場合）などは設定できません。 補助科目を違反条件として設定したい 例えば、「勘定科目：旅費交通費 補助科目：出張の交通機関が選択された場合」などは設定できません。 違反条件に勘定科目を利用することはできますが、補助科目を利用することはできません。 再申請伝票の場合に違反条件を設定したい 例えば、「再申請した伝票で、かつ〇〇に入力がなかった場合」などは設定できません。 伝票の再申請有無（初回申請または再申請）を、違反条件として設定することができません。 「すべての条件に一致」と「いずれかの条件に一致」を混在させて設定したい 「すべての条件に一致」と「いずれかの条件に一致」は混在できません。 そのため、例えば、「交通機関で〇〇を選択し、かつ△△か■■のいずれかの項目が空欄の場合」という条件は以下のように設定内容を工夫する必要があります。※「いずれか」に該当する項目が「すべて空欄」の場合、を条件に設定します。すべての条件に一致伝票データ（明細）／ 交通機関 ／ 等しい ／ ○○伝票データ（明細）／ △△ ／ 等しい ／ 値なし伝票データ（明細）／ ■■ ／ 等しい ／ 値なし 月次予算の超過をエラーとして設定したい 例えば、「月ごとに設定している予算を超えている場合はエラーとしたい」といった条件は設定できません。 月次単位の合計予算超過を違反条件として設定することはできません。 このような場合は 「予算管理オプション」をご利用いただくことをおすすめいたします。✅リアルタイムに経費予算に対する実績更新が可能✅経費予算が超過する前に、警告やエラーの表示が可能✅部門別、プロジェクト別に経費予算の設定・実績の集計が可能 詳細は、予算管理オプション ご利用検討中の方へをご確認ください。 （記事ID：2208） 申請ルールの設定でできないことを知りたい QA：管理 QA：申請ルール 「申請ルールの設定」にて設定ができます。 注意 プロジェクトによる費用按分をした場合、この申請ルールは正しく適用されずそのまま申請されてしまうのでご注意ください。登録がある部門の数だけ申請ルールの設定が必要となります。「部門種別」を利用することによって、表示するプロジェクトを申請時の負担部門によって変えることができます。詳細は、部門に応じて申請画面の選択肢を出し分ける設定手順をご確認ください。 設定手順 「管理 」タブ >「申請ルールの設定」をクリック 「新規登録」ボタンをクリック 設定する申請ルールの「ルール名」を入力 違反条件を以下のように設定・違反条件 すべての条件に一致 申請者の所属部門／部門コード／＝（等しい）／（直接指定）／該当する部門 プロジェクト／プロジェクトコード／次のいずれかを含む／自部門のプロジェクト以外を選択 「違反時のメッセージ」を設定【例】自部門に関連するプロジェクトを選択してください。 このルールを適用する「申請種別」にチェック 「確定」ボタンをクリック ≪完了≫ （記事ID：2207） 申請者の所属部門に関連するプロジェクト以外が選択された場合、エラーにする方法を知りたい QA：管理 QA：申請ルール 「申請ルールの設定」にて設定ができます。 設定手順 「管理」タブ >「申請ルールの設定」をクリック 「新規登録」ボタンをクリック 設定する申請ルールの「ルール名」を入力 「違反条件」「違反時の判定」を以下のように設定・違反条件 伝票データ(ヘッダ) ／ 合計 ／ ＞(大きい) ／ (直接指定) 100,000・違反時の判定 エラー(ルール違反が解消されない限り申請できません) 「違反時のメッセージ」を設定 このルールを適用する「申請種別」にチェック 「確定」ボタンをクリック ≪完了≫ 申請ルールを設定することで申請ミスは防げても、 申請金額と実際の精算額が合わない 規定金額を上回る申請が発生する といった課題は残っていませんか？そこでおすすめなのが 「予算管理オプション」です。部門やプロジェクトごとの予算超過を未然に防ぐ仕組みを整えることができます。 「予算管理オプション」で、予算を意識した経費管理を実現しませんか？ 詳細は、予算管理オプション ご利用検討中の方へをご確認ください。 （記事ID：2206） 申請金額に上限を設定する方法を知りたい QA：管理 QA：申請ルール 「申請ルールの設定」にて設定ができます。※ヘッダにある「出張期間」の日付と明細の日付で判断します。 設定手順 「管理」タブ >「申請ルールの設定」をクリック 「新規登録」ボタンをクリック 設定する申請ルールの「ルール名」を入力 違反条件を以下のように設定・違反条件いずれかの条件に一致伝票データ(明細) ／ 明細日付 ／ ＜ (より前) ／ 伝票データ(ヘッダ) ／出張期間(開始)伝票データ(明細) ／ 明細日付 ／ ＞ (より後) ／ 伝票データ(ヘッダ) ／出張期間(終了) 「違反時のメッセージ」を設定【例】明細日付が出張期間外です。 このルールを適用する「申請種別」にチェック 「確定」ボタンをクリック ≪完了≫ （記事ID：2205） 出張期間外の日付で申請された場合、エラーにする方法を知りたい QA：管理 QA：申請ルール 「申請ルールの設定」にて設定ができます。 設定手順 「管理」タブ >「申請ルールの設定」をクリック 「新規登録」ボタンをクリック 設定する申請ルールの「ルール名」を入力 違反条件を以下のように設定・違反条件すべての条件に一致伝票データ(明細)／手当１CD／＝(等しい)／(直接指定)／日当(国内/一般職)申請者の役職／役職コード／≠(等しくない)／(直接指定)／一般 「違反時のメッセージ」を設定【例】手当の選択が異なっています。自身の役職の手当を選択してください。 「確定」ボタンをクリック ≪完了≫ （記事ID：2204） 自身の役職以外の手当を選択した場合、エラーにする方法を知りたい QA：管理 QA：申請ルール 「定期区間マスタ」に登録している区間で「乗換案内」の駅名・経路の変更（乗り入れ運行の変更含む）、廃駅や延伸が発生した場合は、正しい運賃で定期代の自動控除が行われなくなる可能性があるため、定期区間情報を更新をする必要があります。「定期区間マスタ」を更新をすることで、定期区間が最新版の情報で再登録され正しく自動控除されます。 定期区間の更新方法（管理者による更新） 「管理」タブ >「定期区間マスタ」をクリック 該当のユーザーの「編集」をクリック 該当の定期区間の「乗換案内」をクリック 該当の経路を選択し「決定」をクリック 「確定」をクリック ≪完了≫ 「乗換案内」の料金改定／駅名変更／路線変更／廃駅／延伸の情報は、「乗換案内」画面内のヘルプの「変更履歴」をご確認ください。 補足 「定期区間マスタ」に登録している区間で「乗換案内」の運賃改定のみが発生した場合は、定期代の自動控除には改定後の料金が自動反映されるため、「定期区間マスタ」を更新しなくても自動控除に影響はありません。ただし、「楽楽精算」の「定期区間マスタ」の「定期区間」に表示される「定期代」の表示金額は自動反映されません。最新の金額に更新したい場合は、上記更新手順で定期区間の更新を行ってください。 関連記事 定期区間の運賃が自動控除されなくなった原因と対応方法を知りたい （記事ID：2203） 登録している定期区間で、駅名・経路変更、廃駅が発生した場合の対応方法を知りたい QA：管理 QA：マスタ関連 「定期区間マスタ」に登録している区間で「乗換案内」の運賃改定が発生した場合、定期代の自動控除には改定後の料金が自動反映されます。 そのため、手動で「定期区間マスタ」の更新を行わなくても、自動控除に影響はありません。 ただし、「楽楽精算」の「定期区間マスタ」の「定期区間」 に表示される「定期代」の表示金額は自動反映されません。 最新の金額表示にしたい場合は、管理者にて「定期区間マスタ」の定期区間情報の更新を行ってください。 定期区間の更新方法（管理者による更新） 「管理」タブ >「定期区間マスタ」をクリック 該当のユーザーの「編集」をクリック 該当の定期区間の「乗換案内」をクリック 該当の経路を選択し「決定」をクリック 「確定」をクリック ≪完了≫ 「乗換案内」の料金改定／駅名変更／路線変更／廃駅の情報は、「乗換案内」画面内のヘルプの「変更履歴」をご確認ください。 注意 定期区間に設定している区間で、料金改定以外に、駅名・経路の変更、廃駅が発生した場合は、正しく運賃が控除されない場合があるため、「定期区間マスタ」を上記手順で情報を更新する必要があります。 （記事ID：2202） 登録している定期区間で、運賃改定が発生した場合の対応方法を知りたい QA：管理 QA：マスタ関連 「交通機関マスタ」の「使用範囲」を設定することで実現できます。 下記に手順をご案内いたします。 手順 「管理」タブ >「交通機関マスタ」をクリック 変更したい「交通機関名」の「操作」欄の「編集」をクリック 「使用範囲」の「機能」欄にて、「交通費」「国内出張」「海外出張」の使用する 申請にチェック 画面左下の「確定」をクリック ≪完了≫ 補足 「国内出張」：「出張申請」「出張精算」が対象です。 「海外出張」：「海外出張申請」「海外出張精算」が対象です。 （記事ID：2198） 「交通機関マスタ」の選択肢を「交通費精算」「出張申請／精算」「海外出張申請／精算」ごとに変える方法を知りたい QA：管理 QA：マスタ関連 いいえ、できません。「交通機関マスタ」「レート管理マスタ」「共有目的地マスタ」「定額支払マスタ」のIDは、システム上での自動採番となり、任意のIDを設定したり編集することはできません。 なお、IDは登録した順の連番となります。 そのため、マスタを削除した場合は、そのマスタに付与されていた番号が抜けてしまいますのでご注意ください。 （記事ID：2197） 「交通機関マスタ」「レート管理マスタ」「共有目的地マスタ」「定額支払マスタ」のIDを編集できるか知りたい QA：管理 QA：マスタ関連 8 9 10 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