ETCカード利用時の対応について知りたい

ETCカードの種類によって対応が異なりますのでご利用のETCカードにあった対応方法をご確認ください。

ETCカードの種類

ETCカードは大きく2種類に分けられます。

  • ETCコーポレートカード／ETCパーソナルカード
    高速道路会社が発行するカード

  • ETCクレジットカード
    クレジットカード会社がETCシステムの利用のために交付するカード

 

対応方法

ETCコーポレートカード／ETCパーソナルカード

会社に送付される請求書がインボイス対応した形式となりますので、受領後「楽楽精算」にアップロードいただき、支払依頼の対応をいただく想定です。

ETCクレジットカード

原則、高速道路会社が運営するホームページ（ETC利用照会サービス）から通行料金確定後に利用証明書をダウンロードし、それを保存する必要があります。
（出典：国税庁HP一問一答 > 問103）※外部サイトへ遷移します。

補足

注意

利用料金が確定前の状態でETC利用照会サービスから発行される利用証明書は、インボイス対象外となりますのでご注意ください。

 

ETCクレジットカードの場合の想定運用パターン

上記にも記載の通り、ETCクレジットカードの場合、通行料金確定後の利用証明書を保存する必要があります。
タイミングによっては費用計上したい時点で通行料金確定後の利用証明書がダウンロードできないケースが想定されます。
以下にパターン別に対応方法をご案内いたします。

①料金確定を待って費用計上する　（弊社推奨）

通行料金“確定時”に費用計上する方法
通行料金が確定するまで待ち、確定次第、利用証明書を添付して申請・承認を行う。

補足

  • 利用料金がクレジットカード会社に連携されるのは料金確定後となります。
    そのため、クレジットカード連携オプションを利用されている場合、クレジットカード利用明細が「楽楽精算」に連携されるのも、料金確定後数日以内となります。

  • ETCクレジットカード以外の「支払金額の確定が翌月になる取引」と同様の処理になるイメージです。

②料金確定まで待てない、かつ確定後の利用証明書を「楽楽精算」に保存しなくてもよい場合（仮計上したい場合）

【②ー1】

料金確定前の利用証明書を添付し「楽楽精算」で精算
↓
料金確定後の利用証明書は「楽楽電子保存」など「楽楽精算」外に保存
※もし、確定前後で金額に差異がある場合は会計ソフト上で修正

補足

本運用の場合、月内に確定が間に合ったものについては「楽楽精算」に保存され、確定が間に合わなかったものは別システムに保存されることになりますので、ご注意ください。

なお、運用回避方法として、別システムに保存する確定後の利用証明書は申請時の確定未／済に関わらず、すべて保存する運用とすることをおすすめします。


【②－2】

料金確定前／後は特に気にせず、申請時点でダウンロードできる利用証明書を添付し「楽楽精算」で精算
↓
料金確定後の利用証明書は「楽楽電子保存」など「楽楽精算」外に保存

③料金確定まで待てない、かつ確定後の利用証明書を「楽楽精算」に保存したい場合（仮計上したい場合）

【③ー1】

精算時点で料金が確定後のものは通常通り、伝票に添付して申請
精算時点で料金が確定前のものは一時的に確定前の利用証明書を添付して申請
↓
後日、料金確定した利用証明書を「楽楽精算」にアップロードする。
※先の伝票に紐づけることはできないため「未申請」で残り続けます。

補足

未申請のデータとして残り続ける状況を解消したい場合

未申請で残っている状態を解消したい場合は、なんらか伝票に紐づけて申請から最終承認まで完了させる必要があります。
最終承認まで完了させた後、経理側で「否認処理」を行うことで経理処理の対象から外すことができます。

※「否認処理」を行った伝票に紐づく領収書／請求書のステータスは「対象外」となります。
ステータスの詳細は、「状態（ステータス）一覧（「伝票」「領収書/請求書」「ICカード履歴」「クレジットカード明細」）」をご確認ください。


【③ー２】

精算時点で料金が確定後のものは通常通り、伝票に添付して申請
精算時点で料金が確定前のものは一時的に確定前の利用証明書を添付して申請
↓
後日、料金確定した利用証明書を「楽楽精算」へアップロードし、新たな伝票に添付して再申請
↓
仮計上していたデータを会計ソフト上で消し込む

補足

本運用では、同じ申請を二度行う必要があります。
かつ、申請者側で処理が漏れないように、経理側で料金確定前の利用証明書で申請されたものを控えておくなどの対応をされることをおすすめします。

（記事ID：2433）