承認者や経理担当者が、伝票に紐づけられている
領収書／請求書のPDFデータを差し替える方法が知りたい

※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。

最終承認完了前の伝票であれば、承認者や承認者として設定されている経理担当者が領収書／請求書のPDFデータを差し替えることができます。
※差し替えができるのは、領収書／請求書の原本が同一である場合のみです。

バージョン管理の観点から原本が異なる領収書／請求書に差し替えることはできません。
　（詳細は【承認者】申請された領収書／請求書付き伝票を修正する手順>承認時PDFファイル差し替え機能をご確認ください。）

補足

  • 原本が異なる領収書／請求書に変更したい場合は、PDFデータの差し替えで対応できません。
    そのため、申請者本人または代理申請者に伝票を差し戻し、正しい領収書／請求書を新たにアップロード、明細に添付したうえで、再度申請・承認を実施してください。

  • 最終承認完了後の伝票は、領収書／請求書の差し替えを行うことができません。何らかの事情で差し替えが必要な場合は、該当の伝票の「否認処理」を行ったうえで、精算したい領収書／請求書を紐づけた伝票を新たに作成してください。

伝票の最終承認前に承認者や経理担当者が差し替えを行う場合

差し替えの手順は以下です。
※経理担当者でも計上仕訳や支払仕訳などの経理処理時に差し替えを行うことはできません。経理担当者が承認時に対応する場合を指しています。

手順

  1. 修正したい伝票の承認画面を開き「修正」をクリック
  2. 修正したい領収書／請求書の「鉛筆マーク」をクリック
  3. 差し替えるPDFファイルを選択しアップロードを行い、「一時保存」をクリック
  4. 伝票画面の「確定」をクリックし、必要に応じてコメントを入力し「確定」をクリック
≪完了≫

注意

差し替えたPDFファイルには、手順4.で「確定」をした際にタイムスタンプが付与されます。

そのため、PDFファイルを差し替えたい場合は、必ず手順4.の伝票画面での「確定」まで行ってください。手順3.や手順4.の状態で画面を閉じたり、キャンセルしたりすると差し替えた情報は保存されませんので、ご注意ください。

（記事ID：2002）