※本機能はオプションのため、ご利用にはお申込が必要です。
以下のキャプチャのように原本保存の項目が「要保存」になる条件と必要な対応についてご案内します。
「要保存」と表示される条件
| 保存形式：スキャナ保存 | 保存形式：電子取引 | 保存形式：未指定 | |
|
入力期間判定： |
保存不要 | 対象外 | 保存不要 |
| 入力期間判定： 期間超過 |
要保存 | 対象外 | 要保存 |
上記の表に記載のように、入力期間判定が「期間超過」かつ、保存形式が「電子取引」以外の場合に「要保存」となります。
※「入力期間判定」を「判定しない」に設定している間に登録された領収書／請求書の原本保存のステータスは以下のようになります。
保存形式：スキャナ保存 →要保存
保存形式：電子取引 →対象外
保存形式：未指定 →要保存
そのため、「判定しない」から「判定する」に変更した場合は、すでにアップロードしている領収書／請求書の原本保存ステータスは「要保存」「対象外」のいずれかとなります。
必要な対応
くりかえしとなりますが、本機能は、あくまでも電子帳簿保存法に沿った運用をしやすくするための補助機能です。そのため「要保存」となっている＝必ず紙（原本）保存が必要、というわけではありません。
しかしながら、「要保存」となっているものは本来定めた入力期間内に「楽楽精算」にアップロードする必要があったにもかかからず、期間内にアップロードがなされていない可能性のあるデータとなります。
そのため、状況をご確認いただき必要に応じて原本（紙）を保存ください。
期間内にアップロードされているはずなのに「要保存」と表示されている場合
①領収書／請求書アップロードに登録された「受領日」が本来登録されるべき日付でないケースが想定されます。
【例】取引日 ：2023年10月20日
受領日 ：2023年10月23日
「楽楽精算」へアップロードした日：2023年10月25日
上記の場合は、入力期間は超過していないはずです。
稀に、AI-OCRの自動読取で記載されている日付とは異なる日付を読み込み、受領日が「2022年10月23日」となりそのまま修正せずに登録されているケースがございます。
申請前のデータであれば、受領日の修正が可能ですので正しい受領日に修正することで「保存不要」のステータスとすることが可能です。
また、申請済みのデータの場合も、管理者が確認した結果、受領日が誤っているだけで実際は期間内にアップロードができている、となった場合管理者にて「原本保存」のステータスを変更することが可能です。
詳細は、【管理者】領収書／請求書の管理方法 > 原本保存の要否を変更をご確認ください。
②入力期間の設定が誤っているケースが想定されます。
業務サイクル方式で運用を行っているが、「楽楽精算」の設定がそのようになっていない、というケースです。
【確認方法】
「管理」タブ > システム設定 > 電子帳簿保存法 > 入力期間判定 にて自社で定めている入力期間と相違のない設定になっているかをご確認ください。
設定を変更した場合に、すでに「入力期間判定」が行われた結果が自動的に更新されるわけではありません。
変更した入力期間で再度入力期間判定を行いたい場合は、以下の手順でご対応ください。
1.ログイン直後右上の「領収書/請求書」をクリック
2.「入力期間判定」を行いたいファイルの「編集」を開き、「確定」をクリック
※入力内容を変更する必要はございません。
≪完了≫
※申請済みのデータは「編集」ができないため、必要に応じて管理者にて「原本保存」のステータスを変更してください。
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