「楽楽精算」から会計ソフトに仕訳を連携していない
場合は「楽楽精算」の設定変更が必要ないか知りたい

いいえ、「楽楽精算」の設定変更が必要な可能性が高いです。

「楽楽精算」で交通費精算や経費精算などを行っているが、会計ソフトに仕訳を連携せずに、別途入力しているといった場合でも、「楽楽精算」の設定変更が必要、もしくは設定変更をすることで業務効率化できる場合があります。

1.設定変更が必要となる理由

インボイス制度開始後は、最終的に会計ソフト側で「インボイス制度対応のために必要な情報が正しく入っている状態」にする必要があります。

最終的に納付消費税額を計算する際に、
  • 適格請求書発行事業者との取引
  • 免税事業者などの非適格請求書発行事業者との取引
とを分けて計算をしていきます。

そのため、「楽楽精算」で行っている交通費精算や経費精算などの仕訳の情報を会計ソフト上で確認する際に「適格請求書発行事業者との取引なのか」「免税事業者との取引なのか」「インボイスはないが特例にあたる」といった情報がわかるようにする必要があります。

ただ、今まで通りの「楽楽精算」の設定では、上記の情報が存在しない状態になるため、「楽楽精算」の伝票上で上記の情報を確認できるようにするために設定変更が必要です。
具体例は本ページ下部にてご案内いたします。

※会計ソフトに入力する際に一つ一つ提出された領収書や請求書を確認しながら上記のような情報を持たせていくという運用の場合は、「楽楽精算」上に情報がなくとも対応ができると考えられます。

考えられる設定例（運用に応じて任意で設定が必要です）

  • 申請画面上に「事業者登録番号」の入力欄を配置する 
    →伝票上で「事業者登録番号」があれば「適格請求書発行事業者との取引」と判断ができます。

  • 「交通機関マスタ」や「内訳マスタ」に「適格請求書発行事業者」 「免税（=非適格請求書発行事業者）」 それぞれの選択肢を追加する 
    →伝票上で選択されている交通機関や内訳より「インボイスによる取引」か否かが判断できます。 
    　【例】Before : 「タクシー」の選択肢のみ 
    　　　  After：「タクシー」／「タクシー（免税）」の2種類

  • 申請画面上に特例選択用のプルダウンを作成し、申請者が選択できるようにする 
    →伝票上で選択された項目により「インボイスはないが特例にあたる」と判断できます。 
    【例】プルダウンで以下のような項目を作成
    「公共交通機関特例」「3万円未満の自販機／自動サービス機からの購入」「郵便ポストからの差出」など
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2. 設定変更することでインボイス制度対応を「楽」にする

冒頭でも記載のとおり、インボイス制度開始後は、「適格請求書発行事業者との取引」か否かをわかるようにしておく必要があります。

そして、適格請求書発行事業者との取引であればOKというわけではなくインボイスに記載された「適格請求書発行事業者登録番号」（※）が、正しいものなのか、国税庁に届け出されている有効なものであるのかなどのチェックが必要です。
※「楽楽精算」の項目名は「事業者登録番号」です。

この確認を手動で1件ずつ、国税庁のデータベースから検索して行うのは非常に手間と時間がかかります。

しかし、「楽楽精算」の各伝票に「事業者登録番号」項目を配置すると、このチェックの手間を大幅に削減できます。

各伝票に入力された「事業者登録番号」は、伝票明細の「日付」を基準日として自動で有効性を判定します。
「事業者登録番号」に紐づく事業者名も表示されるため、「事業者登録番号」の入力間違いがないかを確認しやすくなります。

画面イメージ

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