Step1：「楽楽精算」外で必要な対応

Step1の概要

「電子帳簿保存法オプション」を契約して、利用するだけでは電子帳簿保存法に対応できません。本Stepでは「楽楽精算」外での必要な対応をご案内します。

「楽楽精算」外で、対応いただく内容となるため「電子帳簿保存法オプション」ご契約前でもご準備を進めていただけます。
電子帳簿保存法対応に向けて、取り組めるところから進めていきましょう！

必要な対応は、「電子取引」にのみ対応したいのか、あるいは「スキャナ保存」にのみ対応　／　「電子取引」「スキャナ保存」の両方にしたいのか、によって異なります。それぞれ詳しくみていきましょう。

補足

本Stepの所要期間目安：2週間ほどを想定
※マニュアルや規定の作成に時間がかかる可能性がございますので、あくまでも目安としてお考えください。 

電子取引にのみ対応したい場合

「楽楽精算」外で必要な対応２点

電子帳簿保存法の「電子取引」に対応するにあたり、「楽楽精算」外の準備として以下2点の対応を進めましょう。

①見読可能装置の備付け：条件を満たすディスプレイ・プリンタの用意

「楽楽精算」上で管理している領収書／請求書を、以下の状態で表示・印刷できる必要があります。

  • 当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと

補足

「整然とした形式及び明瞭な状態」の程度については、明文の規定はありません。
一般的には、記録項目の名称とその記録内容の関連付けが明らかであるなど、書面の帳簿書類に準じた規則性をもった出力形式や、容易に識別することができる程度の文字間隔、文字ポイント及び文字濃度をもった出力状態が確保される必要があると考えられます。

出典（国税庁HP）：令和３年７月９日付課総10－10ほか7課共同「『電子帳簿保存法取扱通達の制定について』の一部改正について」（法令解釈通達）等の趣旨説明について 4-8
※外部サイトへ遷移します

 

②業務フローの整備：「楽楽精算」へのアップロード完了までの業務フロー整備

下記のいずれかの方式で、「楽楽精算」へアップロードが行える業務フローを整えましょう。

  • 書類受領後、おおむね7営業日以内（早期入力方式）
  • 書類受領後、最長2か月+おおむね7営業日以内（業務サイクル方式）

補足

✅入力期間の制限を「業務サイクル方式」で運用する場合
領収書／請求書を受領後、「楽楽精算」にアップロードするまでの期間を「最長2か月＋おおむね7営業日以内」 （＝業務サイクル方式）で運用する場合、「各事務処理に関する規程」の備付けが必要です。

サンプルは以下をご確認ください。
国税庁HP > スキャナによる電子化保存規程
※外部サイトへ遷移します
※電子取引の場合のサンプルはございませんので、上記サンプルを書き換えてご作成ください。

 

電子帳簿保存法対応のためのチェックリスト（電子取引のみ）

「電子帳簿保存法オプション」を利用して、電子帳簿保存法対応する場合にご活用いただける「電子帳簿保存法 対応チェックリスト」をご用意しています。

求められている要件に対応するために何を準備すればよいか、が各要件ごとにひと目でわかります。ダウンロードし、確認しながら対応の準備を進めていきましょう！

▼電子帳簿保存法チェックリスト(電子取引のみ）

 

スキャナ保存にのみ対応したい もしくは電子取引／スキャナ保存 の両方に対応したい場合

「楽楽精算」外で必要な対応５点

電子帳簿保存法の「スキャナ保存」に対応するにあたり、「楽楽精算」外の準備として以下の5点の対応を進めましょう。

①見読可能装置の備付け：条件を満たすカラーディスプレイの用意

以下の条件を満たすカラーディスプレイをご用意ください。

確認ポイント

「楽楽精算」上で管理している領収書／請求書を以下を満たすディスプレイで速やかに表示できる状態か

  • サイズ: 14inch（35cm）以上
  • カラー: RGB256階調以上
  • 4ポイントの大きさの文字を認識できる
  • 分割せずにディスプレイに表示できる
  • 原稿データを拡大または縮小して表示できる
  • 想定する最大サイズの原稿で1ページ全体を画面に表示できる

②整然・明瞭出力：条件を満たすカラープリンタの用意

以下の条件を満たすカラープリンタをご用意ください。

確認ポイント

「楽楽精算」上で管理している領収書／請求書を以下の状態で印刷できる状態か

  • 解像度: 200dpi以上
  • カラー: RGB256階調以上
  • 4ポイントの大きさの文字で紙に印刷できる
  • 原稿サイズのまま分割せずに紙に印刷できる
  • 等倍のまま、200dpi+RGB256階調以上で紙に印刷できる
  • レシート大の原稿について、市販のプリンタで最小用紙サイズまで拡大して紙に印刷できる
  • 想定する最大サイズ（例：A3）の原稿を市販のプリンタを使って、ページ全体を明瞭さを
    保ったまま１枚の紙に印刷できる

③業務フローの整備：「楽楽精算」へのアップロード完了までの業務フロー整備

下記のいずれかの方式で「楽楽精算」へのアップロード完了を行える業務フローを整える。

  • 書類受領後、おおむね7営業日以内（早期入力方式）
  • 書類受領後、最長2か月+おおむね7営業日以内（業務サイクル方式）

補足

✅入力期間の制限を「業務サイクル方式」で運用する場合
領収書／請求書を受領後、楽楽精算にアップロードするまでの期間を「最長2か月＋おおむね7営業日以内」（＝業務サイクル方式）で運用する場合、「各事務処理に関する規程」の備付けが必要です。

サンプルは以下をご確認ください。
国税庁HP > スキャナによる電子化保存規程　※外部サイトへ遷移します
※電子取引の場合のサンプルはございませんので、以下のサンプルを書き換えてご作成ください。

 

④電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け

以下の書類をお客様にてご準備いただく必要があります。

  • 必須　事務の手続きを明らかにした書類
    責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続きを明確に表現したもの。
    書類の受領→スキャン→保存までの一連の流れを記した手順書のようなイメージです。
    ※サンプルは、以下をご確認ください。
    国税庁HP > 国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類
    ※外部サイトへ遷移します

  • 必須　システムの操作説明書
    申請者・承認者用マニュアル、経理用マニュアルなどを指します。社内展開用マニュアルをダウンロードの上、カスタマイズしてください。
    ※マニュアルのひな形は、社内説明資料よりダウンロードください。

⑤読み取り解像度・階調の担保：条件を満たす機器での読み取り

以下の条件を満たす機器での読み取りが必要となります。
ご利用予定の複合機の設定確認や、スキャン時／カメラでの撮影時での注意点をマニュアルに記載するといった対応を行いましょう。

  • 解像度: 200dpi以上
  • カラー: RGB256階調以上

注意

令和6年1月1日以後の取扱いに関するものは、以下の要件は廃止されています。
あくまでも「情報の保存」の要件が廃止されるのであって、読み取り時の上記要件は継続されおりますのでご注意ください。

  • 解像度及び階調情報の保存
  • 大きさ情報の保存


※「楽楽精算」にアップロードする際に、解像度や階調の条件を満たしているかをシステム的に判定する機能はございません。
※スマートフォンアプリ／スマートフォンブラウザ版の「楽楽精算」から撮影を行う場合に、画素数が低いなどの理由で560万画素数に満たない場合はアラートとして「お知らせメッセージ」が表示されます。詳細は、以下をご確認ください。

補足

4ポイントの大きさの文字を認識できるかは、JIS X6933またはISO12653-3準拠スキャナ評価用テストチャートを読み取り、アップロードしたものを確認することなどで判断できます。 

電子帳簿保存法対応のためのチェックリスト（電子取引＆スキャナ保存）

「電子帳簿保存法オプション」を利用して、電子帳簿保存法対応する場合にご活用いただける「電子帳簿保存法 対応チェックリスト」をご用意しています。

求められている要件に対応するために何を準備すればよいか、が各要件ごとにひと目でわかります。ダウンロードし、確認しながら対応の準備を進めていきましょう！

▼電子帳簿保存法チェックリスト（電子取引＆スキャナ保存）



「楽楽精算」外で必要な対応が確認できましたら、
次は、Step2：「楽楽精算」内で必要な対応　～電子帳簿保存法オプションの設定～
に進みましょう。

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