仮払金ありの場合に事前申請を必須にできるか知りたい

いいえ、仮払金ありの場合のみに限定して、事前申請の紐づけを必須にすることはできません。

「申請ルールの設定」は、1つの伝票内の入力内容のみを判定する仕様です。
そのため、過去の事前申請データを参照して「仮払金ありの事前申請があるか」を判定したり、事前申請（申請No.）が紐づけられていない状態を条件に指定して制御することはできません。

代替案として、以下の運用をご検討ください。

補足

「管理」タブ>「申請画面・帳票レイアウト」 の「申請画面の項目設定」より、申請種別ごとに事前申請を必須に設定することは可能です。詳細は、事前申請がないと精算できないようにする方法を知りたいをご確認ください。

 

紐づけ忘れを防止する運用方法

申請画面のコメント欄で注意喚起して紐づけを促す

申請者が精算伝票を作成する際、画面上に表示される「コメント」欄を活用し、事前申請伝票（申請No.）の紐づけを促す方法です。

設定手順

  1. 「管理」タブ >「申請画面・帳票レイアウト」をクリック
  2. 設定したい申請種別の「申請画面の項目設定」の「編集」をクリック
  3. 画面上部の「コメント」欄に注意書きを入力
    入力例：仮払金を含む事前申請を行っている経費の精算を行う場合は、必ず「申請No.」の虫眼鏡ボタンから該当の事前申請伝票を紐づけてください。
  4. 「確定」ボタンをクリック

≪完了≫

詳細は、社内問い合わせを削減！申請者向けに注意書き・お知らせを載せよう > 伝票上の「コメント欄」に注意書きやお知らせを掲載をご確認ください。

 

紐づけ忘れや二重申請の可能性がある伝票を確認する方法

「仮払金未精算一覧表」と「催促メール」を活用する

未精算の事前申請データを抽出し、対象者へ精算を促すメールを一括送信する方法です。

※「仮払金未精算一覧表」は「仮払金あり」の事前申請伝票のみが対象です。「催促メール送信」は仮払金の有無にかかわらず利用できます。

確認手順

  1. 「経理処理」タブ >「仮払金未精算一覧表」をクリック
  2. 検索条件を指定し、「プレビュー」をクリック
  3. プレビュー表示されたPDFデータにて、仮払金未精算の事前申請データを確認
  4. 「申請・承認」タブ >「催促メール送信」>「未精算伝票」をクリック
  5. 検索条件で対象の伝票を絞り込み、対象の伝票にチェックを入れる
  6. 「選択した伝票の申請者に催促メールを送信する」をクリック

≪完了≫

 

「伝票データ出力」の「二重申請チェック」機能を活用する

「伝票データ出力」の検索条件を活用し、事前申請の紐づけ忘れなどにより、二重で申請されている恐れがある伝票（日付や金額などが一致する精算データ）を抽出・確認する方法です。

確認手順

  1. 「申請・承認」タブ >「伝票データ出力（全部門）」をクリック

  2. 「伝票データ出力」で出力する対象をプルダウンより選択
    ※「伝票データ出力の設定」の事前設定が必要です。詳細は、伝票データをCSV出力する手順をご確認ください。

  3. 検索条件の「二重申請チェック」項目にて「小計を選択」にチェックを入れる

  4. 「ファイル出力」をクリック
  5. 出力されたCSVデータから、重複している伝票（同日・同金額など）がないかを確認

≪完了≫

 

関連記事

（記事ID：2636）