「夢のある安くておいしいお菓子を創造する企業」を目指し、流通、観光、直販、海外の事業を展開している有楽製菓株式会社では、主力商品である「ブラックサンダー」において、味・価格・ボリュームの三拍子が揃った魅力でポケットチョコレートという新しい食のシーンを作り出し、従来のチョコレートとは一線を画す新たなマーケットを開拓しました。
企業理念に基づき、社員一人ひとりがワクワクする気持ちでお菓子作りに取り組み、お客様に「夢のあじ」を楽しんでいただくことを目指しています。
同社では、事業の急成長に伴い、バックオフィスの効率化を目指して2019年4月に「楽楽精算」を導入しました。
従来の紙と手作業に依存した経理業務を一新し、経理DXの推進に成功し、月次決算業務を15営業日から3営業日に短縮するという大きな成果を上げました。
本記事では、同社がどのようにして業務改革を進め、クラウドシステムへの移行を果たしたのか、その背景と現在の取り組みについてご紹介します！
会社名 有楽製菓株式会社
事業内容 菓子製造業
社員数 458名
導入時期 2019年4月
URL https://www.yurakuseika.co.jp/
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事業の急成長に追いつけ！紙・手作業からの脱却
「楽楽精算」を導入された背景について教えてください。
当時、抱えていた経費精算業務での課題やお悩みは何でしたか？
「楽楽精算」導入前の2018年頃は、「ブラックサンダー」の大ヒットにより事業は急速に成長する一方でバックオフィスの業務体制は以前から変わっておらず、これまでのやり方を変えていく必要を強く感じていました。
当時は、各事業所にいる経理担当者がそれぞれ会計処理や支払手続きを行う業務体制でした。
立替経費精算であれば、従業員が紙の申請書に手書きで記入し領収書の原本を添えて提出。
各事業所の経理が目視で確認した上で、現金で手渡し。
請求書の支払処理は取引先から届けられる紙の請求書を基に会計ソフトへ手入力し、仕訳データやFBデータを出力するという具合です。
このため、各事業所で発生した経費の精算や支払を行うために、各事業所から本社へ資金を送金する必要がありました。
この資金送金には資金送金資料を作成し、本社へ提出する必要があり、その作業負荷が大きかったです。
すでに会計ソフトは導入されていましたが、仕訳データの手入力と現金残高突合が必要で、業務の非効率さが問題でした。
私は前職で別の経費精算システム（他社製品）の導入経験があり、現職へ転職するタイミングで当時から気になっていた「楽楽精算」の導入を検討しました。
しかし、社内では管理部門だけでなく、営業や製造部門からも強い抵抗感をもたれました。
そこで、導入の合意を得るために今の会計ソフトで理想の状態を実現する場合の見積もりを取得し、クラウドサービスを導入することのコストメリットや、自動で新しい機能にバージョンアップされるといった優位性を整理し、働きかけていくということを地道に続けました。
最終的に社内の合意を得るまでに約1年を要しました。
主力商品である「ブラックサンダー」
月次決算が15営業日→3営業日に短縮！
「楽楽精算」導入後、課題がどのように解決されたのかお伺いできますでしょうか？
まずは、手始めに事前申請と事後精算を含めた社員立替精算の運用を開始しました。
その後「ワークフローオプション」で作成した稟議書の申請を開始するようになってから、
徐々に社員の抵抗感も薄まり、「楽楽精算」を受け入れてもらえるようになりました。
しかし、請求書の支払処理については、従来の経理手法に対する執着感が強く、社内導入の調整に苦労しました。
2019年末、経営状況の不透明さを懸念する経営陣から「月次決算の早期化」の要請がありました。このタイミングを「千載一遇のチャンス」と捉え、請求書支払処理のシステム化が月次早期化の決定打となることを経営陣に強く訴えました。
その結果、社内で抵抗していた方々の意識を変えることができ、「支払依頼」による請求書の支払処理が実現しました。
今では、「楽楽精算」をフル機能で活用できています。
また、導入当初は事業所ごとに分散していた経理組織を本社へ集約し、事業所経理部員を適切に配置転換しました。
その結果、経理部門の人員が最大10名から5名へと人材リソースを最適化することができ。より生産性の高い組織体制を実現しました。
さらに、本社からの事業所資金の送金も不要となり、銀行口座も15口座から6口座に集約されました。
導入当初は「楽楽精算」の申請書を紙に印刷、押印する運用からスタートしましたが、「楽楽精算」というシステム上での電子承認が定着し、リモート業務の必要性、電子帳簿保存法やインボイス制度の追い風を受け、全社的なペーパーレス・キャッシュレス化を実現しました。
最終的に経営陣から要請されていた「月次決算の早期化」は、月次決算の締め切りを15営業日から3営業日に短縮し、5営業日には損益ミーティングが開催できるようになりました。
申請書フォーマットの統一と承認フロー整備に試行錯誤…
全社導入までの道のり
「楽楽精算」導入時に特に苦労されたことをお伺いできますでしょうか。
導入前は
事業所ごとに異なる申請書のフォーマットが使われていたため、「楽楽精算」の導入を機に、
全社共通のフォーマットを新たに作成することにしました。
承認フローも同様に規定が遵守されていなかったため、一から整備を進めました。
この規定整備では、自社内のマネジメントラインとの折り合いをつけることに非常に苦労しました。
この規定の整備を行った後も、導入初期は私一人でマスタなどの初期設定を進めていたため、
項目設定不足や承認フローの不備が発生し、社内から不満の声が上がりました。
「楽楽っていっても、ちっとも楽にならないじゃないか！」という厳しい声もあり、
一人ひとりの改善要望を丁寧にヒアリングしながら調整を行っていきました。
70通り以上の申請ルールでミス削減！
「楽楽精算」の活用ポイント
「楽楽精算」で特に役立っている機能や、気になるオプションについて教えてください。
「申請ルールの設定」では、70通りを超えるルールを設定しています。
主に、日付、金額、内訳マスタ、支払先マスタ、添付ファイル、消費税やインボイスに関するチェックを「申請ルールの設定」で行っています。これにより、差し戻しや修正の工数を削減され、会計ソフトへ取込後に修正をすることはほとんどありません。
さらに、入力漏れはもちろん二重申請などの複雑な条件でもルールの設定が可能で、非常に柔軟に設定ができて便利だと思います。
実際の申請ルールの設定画面：日当の二重申請を防止するルール
社員立替精算の次に着手した「ワークフローオプション」では、現在25種類の申請書を部門ごとに使い分けています。
それぞれの申請書は「楽楽精算」上で簡単に設定できるため、さまざまな部門で広く活用できています。
また、「楽楽精算」そのものではないですが、サポートサイト「楽楽精算サクセスナビ」も役立っています。不明点が出た際には、「楽楽精算サクセスナビ」の 「画面メニュー別マニュアル」 をよく活用しています。
具体的に知りたい機能が決まっている場合、メニュー名をクリックするだけで関連ページがすばやく見つかるため、不明点や操作方法の確認がスムーズに行うことができます。
導入初期の設定時はもちろん、運用を続ける中で機能や仕様を再確認したいときにも非常に便利だと思います。
画面メニュー名別マニュアルはこちら
さらなる業務効率化を推進
今後、さらに取り組んでいきたいことがあれば教えてください。
「楽楽精算」の導入後をきっかけに、経理業務が大幅に改善されただけではなく、今までオンプレミスシステム一択だった選択肢がクラウドシステムへとシフトし、
全社的な業務意識改革にもつながりました。
さらに、ExcelやAccessに依存し
各部門で属人化した現状業務から脱却する起爆剤にもなっていると感じています。
経理業務だけでなく、各部門業務においても
「楽楽精算」機能を活用した改善提案が増えてきており、社員の視点が着実に変化しつつあると認識しています。
この流れをさらに加速させるため、「楽楽精算」の導入を土台に、
会計ソフトを中心と連携した経営管理ERPシステムやBIツールとの連携を強化し、全社俯瞰的な視点で経理DX化に取り組んでいきたいと考えています。
そしてより一層
「経営に貢献できる経理部」を目指していきます。
有楽製菓株式会社の皆様、お忙しい中インタビューにご協力いただきありがとうございました！
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