ソース・酢・たれ・その他調味料の開発・製造・販売を行うオタフクソース株式会社や、天かす、青のり、粉などのお好み焼関連食材を開発・製造・販売するお好みフーズ株式会社を含む8社のOtafukuグループを統括管理するオタフクホールディングス株式会社。
2014年に「楽楽精算」を導入し、経費精算業務の効率化とペーパーレス化を推進されてきました。
特に、2021年に導入した「ファイル添付オプション」の活用は業務の利便性向上に貢献しています。
本記事では、オタフクホールディングス株式会社がどのように「楽楽精算」を活用し、どのような経費精算業務の課題を解決してきたのか、その背景と具体的な取り組みについてご紹介します。
会社名 オタフクホールディングス株式会社
事業内容 Otafukuグループの事業企画立案
各事業会社の統括管理
社員数 940名
導入時期 2014年8月
URL https://www.otafuku.co.jp/
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「スマートフォン対応」から始まった、利便性追求の第一歩
「楽楽精算」導入の背景と、以前の課題についてお聞かせください。
以前使っていたシステムには機能上の設定に不備があり、既存システムではその不備の解消が難しく、将来的な変更事案に対応できるクラウド型を検討していました。
新たなシステムを選定するにあたり、外せなかった条件は、
「スマートフォンで使えること」「今後の規定やルール変更に柔軟に対応できること」「複雑すぎないシンプルな精算画面」でした。
当時、スマートフォン対応が可能なサービスは限られていましたが、その中で
複数社を比較検討した結果、最も自社の運用方針にフィットしたのが「楽楽精算」でした。
オンプレミスで自由度の高かった旧システムから、標準機能で運用を回すという方針転換も
費用対効果を重視した結果でした。
申請ルールの設定の工夫で600名がスムーズな運用を実現
「楽楽精算」導入から約10年。
特に工夫されている運用方法や、効率化のポイントがあれば教えてください。
「楽楽精算」を利用している約600名の社員数のうち、特に移動や出張の多い営業担当者には、スマートフォンから申請・承認を行ってもらっています。隙間時間に処理できるため、パソコンに向かう時間を取らずに済み、現場の負担軽減につながっています。
特に
「電子帳簿保存法対応オプション」を導入してからは、スマートフォンからの利用率が さらに高まり、業務効率化が加速しました。
600名もの方が利用されるとなると、申請ミスなども気になりますが、何か対策はされていますか？
申請ミスの防止には
「申請ルールの設定」機能を活用し、あらかじめ不備や不正が起きないよう
50個以上の様々なルールを設けています。
例えば、適格事業者番号が未入力の場合は、軽減税率と標準税率で申請できないように
制御するなど、チェック項目を細かく設定しています。
日付や金額、内訳、支払先、添付ファイルの有無、消費税、インボイスに関するチェックなどを自動で行い、差し戻しや修正の工数を大幅に減らせています。
その他にも、
会食の申請時には「誰と行ったか」の入力がないとエラーになるように設定していたり、
出張や会食の経費精算は事前申請が必須になるように制御を行っています。
入力漏れはもちろん、二重申請のような複雑な条件でも柔軟にルール設定が可能なので助かっています。
ペーパーレス化を加速！
「ファイル添付オプション」がもたらした変化
2021年に導入された「ファイル添付オプション」について、導入目的と導入に至った背景を教えてください。
経費精算では、領収書や請求書のほか、海外出張の経路情報や味覚調査レポートなど、多様な補足資料が必要でした。
これらは別システムで管理していたため、承認時には都度確認に行く必要があり、
申請者・承認者双方にとって手間や確認漏れのリスクが大きな負担になっていました。
こうした
「業務上の煩雑さ」や「確認にかかる見えないコスト」を解消し、経費精算の中ですべての情報が完結する理想の運用を実現したいと考えていたタイミングで、電子帳簿保存法への対応も急務となっていました。
法対応の一環として「電子帳簿保存法オプション」の導入を検討するなか、業務課題の解決にもつながる「ファイル添付オプション」の導入も同時に決定。
金額面でのコストよりも、「確認の手間・情報の分断・属人対応」といった非効率を解消できることに価値を感じ、
「今後の経費精算において欠かせない選択」として導入を決めました。
「ファイル添付オプション」導入後の具体的な利用用途と効果について、詳しくお聞かせください。
導入前は、Excelデータや味覚調査レポートを紙に印刷して、「楽楽精算」と一緒に提出する運用を行っていました。
導入後は「楽楽精算」上でそれらの資料を1件の申請内に添付できるようになり、印刷や資料提出の手間が削減され、確認作業もすべて「楽楽精算」上の精算画面にて一元管理で閲覧。
業務の利便性が大きく向上しました。
特に、以前は別システムで管理していた味覚調査レポートなども「楽楽精算」で一元管理できたことで、申請者・承認者のストレスが軽減。
確認漏れの防止や、申請内容修正に伴うやり取りの削減にもつながっています。
また、海外出張時の経路情報の入力についても、従来は「楽楽精算」画面上で詳細な情報を1件ずつ記入していましたが、現在は詳細な経路をファイルとして添付することで、入力は最低限の内容に。手間のかかる入力作業を大きく削減できています。
ペーパーレス化による印刷費やインク代の削減効果は限定的ですが、保管スペースの削減、ユーザー利便性の向上、そして電子帳簿保存法への対応といった観点から、“定量化しにくいけれど確実に効いている”導入効果を強く感じています。
なお、導入前には約2週間のトライアルを実施し、実際の操作性や利便性を確認。
経費精算に必要な情報が「楽楽精算」内で完結する理想的な運用が実現できると確信し、本導入に踏み切りました。
業務改善のカギは、“運用の見直し”と“社内への浸透”にあり
最後に、「楽楽精算」をすでに導入されている皆様に向けて、活用のポイントやアドバイスはありますか？
申請ルールのような基本機能の活用はもちろん大切ですが、業務改善の観点からは必要に応じてオプション機能の検討もおすすめします。
本日お話しした「ファイル添付オプション」は、
申請に必要な関連資料を一元管理できるため、紙の印刷や確認作業を大幅に削減できます。
自社の運用課題に合わせて、基本機能やオプションの活用方法を見直してみると、
作業負担軽減や業務効率向上につながると思います。
また、オプションはじめ新しい機能を導入する際は、
社内マニュアルの更新や運用ルールの見直しを丁寧に行い、社内説明会などで全社員への周知を徹底することも大切です。
（ちなみに、バージョンアップの都度のマニュアル更新対応は行っておらず、申請者・承認者の方の操作、体験が大きく変わるかによって更新有無を判断されていらっしゃるそうです。）
オタフクホールディングス株式会社の皆様、お忙しい中インタビューにご協力いただきありがとうございました！
（記事ID：3604）
会社名 有楽製菓株式会社 
主力商品である「ブラックサンダー」
実際の申請ルールの設定画面：日当の二重申請を防止するルール
