経費精算時の課題として多いのが、提出書類の管理の煩雑さや確認の手間…
多くの企業様から書類の管理についてのご相談をお寄せいただきます。
今回は、経費精算時の提出書類の管理や確認をラクにし、書類の提出漏れをほとんどゼロにすることができたZ社の活用事例をご紹介します。
Z社の活用事例をご紹介
メール検索と催促の日々…「ファイル添付オプション」導入前の課題
出張時や交際費を利用する際に、必要な提出書類を事前申請書とともにメールで提出する運用を実施。
事前申請時に必要な書類が漏れていないか確認するために、申請種別ごとに必要な書類の一覧を見ながら該当のメールがあるか検索しており、時間がかかっていました。
誰が書類を提出していて、誰が提出していないかを探すだけでも大変なのに、催促の連絡をするのも精神的な負担になっていました。
当たり前の業務が実は非効率だった…「ファイル添付オプション」導入のきっかけ
当初はあまり課題として認識していなかったのですが、ラクスの営業担当やカスタマーサクセス担当から話を聞いて、経費精算の際に書類を別途提出させていることが非効率だということに気づきました。（慣れもあり、当たり前の業務だと思っていました…）
それに、自社の運用を見直している際に、各部署で独自で運用している書類なども含めると
何種類もの書類があることを改めて認識しました。
申請者・承認者・経理担当者、それぞれにとって少しでも運用をラクにするために「ファイル添付オプション」があることを知り、管理や確認がラクになりそうという期待から導入を検討しました。
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✅POINT |
「あの書類は届いてる？」がゼロに！「ファイル添付オプション」導入後の変化
メールで書類を提出する運用は「ファイル添付オプション」の導入をきっかけに廃止し、メールから書類を探すという手間が大幅に削減！
必要な書類が添付されていない精算伝票は申請ルールの設定で注意喚起＆差戻しができるようになったため、書類の提出漏れがほとんどゼロに。
承認時の添付書類の確認もラクになりました！
✅POINT
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「ファイル添付オプション」で導入当初の期待値をさらに上回る結果に
経費精算時に必要な書類に加えて、Excel形式の事前申請書も添付。
「楽楽精算」の標準機能である事前申請機能はあえて使わず、「ファイル添付オプション」で、使い慣れたExcel形式の事前申請書を添付してもらっています。
もともと経費使用前に事前申請書を提出してもらえることが少なく、標準機能の運用をするには申請者にとってハードルが高いと判断。
まずは経費発生後でも申請書を提出してもらうことを優先しました。
「ファイル添付オプション」導入後の今では、ほとんどの申請者が事前申請書を添付して提出！従来のExcel形式の事前申請書をメールで提出するフローに近い形を保てており、精算時に一緒に申請書も添付できるため、申請者にとっても手間が少なく、自然な流れで対応できています。
当初の導入目的だった書類提出漏れなどの確認の手間削減はもちろん、事前申請書を書くことで経費の使い過ぎを減らすという本質にも一歩近づくことができました！
今後も徐々に理想的な運用に近づけていきたいと考えています。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。「ファイル添付オプション」について詳細を知りたい方は、以下もあわせてご確認ください。
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