こんなお悩みはありませんか？
今回は「ワークフローオプション」の便利な活用方法について、他社の事例を用いてご紹介します！
【X社】新規サプライヤーやベンダー・取引先の登録申請を実施
【Before】取引先ごとに様々なフォーマットでのやり取りが発生、確認作業の負担増…
X社では新しく取引を開始する企業を登録する場合、「ワークフローオプション」を利用して各担当者から取引先の情報の申請を行ってもらいます。
そして、申請が承認されると同時に、「支払先マスタ」へも追加登録を実施しています。
「ワークフローオプション」で運用する前は、取引先情報の取得方法の統一ができておらず、各担当者が取引先からの案内文書をスキャンして経理担当者宛てにメールで送付したり、案内文書の原本を郵送したり、申請方法も様々でした。
また、取引先から取得したフォーマットのまま経理担当者宛てに共有を行っていたため、取得できる情報も統一されていない状況でした。
【After】フォーマットの統一により、確認作業の時間短縮！
「ワークフローオプション」で運用を始めてからは「支払先マスタ」に登録する情報も同時に取得するフローができ、支払時に口座情報が一部わからない…！
などの状況もなくなりました。
支払依頼時に「支払先マスタ」に登録のある支払先以外は選択できない運用も実現でき、内部統制の強化にも繋がりました。
【Y社】メールのやり取りも専用のフォーマットに切替！
【Before】過去のメールを遡って確認する手間が毎月発生…
Y社では、店舗でイレギュラーが発生し費用がかかった際に、担当者から本部へメールにて報告を行っていました。
月次の費用計上の処理を行う際に、過去のメールを遡って確認していましたが、メールを探すのに時間がかかり、費用計上の作業には手間が発生していました。
【After】メールでの報告内容を専用フォーマットに切替！検索の手間削減に成功！
報告内容は決まったフォーマットに基づいているため、「契約しているワークフローオプションで運用できるのでは…！？」と考え、専用フォーマットを作成して運用を始めました。
「ワークフローオプション」で運用をすることによって、過去のメールを遡って報告内容を探す手間がなくなりました。
さらに、申請した伝票は「ワークフローオプション」の検索機能ですぐに見つけられるため、確認作業の時間も大幅に削減できました。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
「ワークフローオプション」について詳細を知りたい方は以下をご確認ください。
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