「申請者の伝票記入の負担を減らしたい…」
「自社ならではの決まった情報を伝票に持たせたい」といったお悩みありませんか？
そのお悩み、申請者が手入力している項目に「汎用マスタ」を活用することで、解決できるかもしれません！
「汎用マスタ」とは、申請項目の選択肢を自由に設定できる汎用性の高いマスタです。
また、その選択肢は「申請ルール」「手当の計算式」「仕訳データの計算式」の条件としても活用できます。
自社の運用に沿った申請ルールの設定や計算式の作成においても、とても便利なマスタです。
本記事では、お客様からお伺いした「汎用マスタ」の3つの活用例をご紹介します！
活用例 ①出張エリア（都道府県など）
「出張精算」や「海外出張精算」において、出張先の都道府県やエリアによって手当の金額を決めたい、伝票の明細で出張先を判断したいときにおすすめの方法です。
また、出張エリアだけでなく「出張用途」の選択肢を作成する事例もございます。
「汎用マスタ」で設定した内容と、申請ルールをかけ合わせることができます。
【例】出張先で東北エリアを選択した場合は、東北エリアの日当のみ選択可とする
- 違反条件
伝票データ（ヘッダ）／ 汎用マスタ ／ 次のいずれかを含む ／ 東北エリアの県を選択
伝票データ（ヘッダ）／ 手当1CD ／ ＝（等しい）／ 東北エリアの日当を選択 - 違反時の判定
エラー（ルール違反が解消されない限り申請できません）
※上記はあくまで一例となりますので、貴社の設定内容に合わせて修正してください。
活用例 ②拠点／店舗など
どの拠点の伝票であるのかを区別したいときにも「汎用マスタ」はご活用いただけます。
「部門マスタ」とは別に、拠点や店舗を選択させたい場合にご利用いただく事例です。
活用例 ③資格の取得
社内に教育制度があり、資格の受験費用を経費精算したい、といった場合に、資格をあらかじめ登録しておくことで、決められた選択肢から申請者が選択することができます。
「手当マスタ」の計算式を組み合わせて、宅地建物取引士の場合は○○円、ファイナンシャルプランナーの場合は△△円といった設定をすることも可能です。
よくある活用シーン
「汎用マスタ」は、以下のような場合にご活用いただくことが多いです。
- 申請者の記入ミスを減らすため、自由記述ではなく選択肢にしたい
- 「支払先マスタ」や「プロジェクトマスタ」などを既に使っているが、同じような内容を登録したい
自由度は高いですが、すでにあるマスタを活用するのが適切な場合もございます。
もし「汎用マスタ」を使うべきか悩んでいる場合や、より便利にしたいが設定にお悩みの方は、お問い合わせ > 機能・操作の質問よりお問い合わせください。
項目変更時の注意点
既に「楽楽精算」の運用を開始されている場合に、現在申請画面に設定している項目を「非表示」にすると、すでに作成済みの伝票や過去に最終承認済みの伝票のレイアウトにも変更内容が反映されます。新たに「汎用マスタ」をご利用いただく場合は、申請画面の項目・レイアウトの変更手順 > レイアウト変更の影響範囲を事前にご確認のうえ、ご対応ください。
ここまでお読みいただきありがとうございました！
本記事が「楽楽精算」活用のヒントになれば幸いです。
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