※本記事は、「電子帳簿保存法オプション」（有料）をご契約の方向けの内容です。
前提
「電子帳簿保存法オプション」を利用している場合、領収書データを明細に紐づけると、領収書に紐づけた金額で明細が作成される。
かつ、「領収書の金額＝明細の金額」以外ではエラーになる。
【例】
- 12,000円の領収書を「楽楽精算」に12,000円で登録
- 出張精算の明細に①の領収書を紐づけると明細に自動的に12,000円と反映される。
※明細の金額を10,000円などに変更しようとするとエラーとなる。
- この状態で「手当マスタ」の機能を利用し、宿泊費を自動計算する場合、
「手当マスタ」で設定され呼び出された金額は「手当」欄へ反映される。
- 上記1,2の両方が同時に伝票の合計額に反映され、二重に精算される状態になる
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上記の前提に基づき、運用例を2パターンご案内いたします。
パターン①：「手当マスタ」を活用せず、「交通機関マスタ」に「宿泊費」を作成し過不足金額を追加精算する
手当の自動計算を活用せず、領収書データから反映された金額を利用します。
領収書データから反映された金額の用途を「交通機関マスタ」より選択し（宿泊費など）、過不足のある金額分の明細を手入力します。
メリット
電子帳簿保存法上の保管ルールは満たせている ・ 上限金額での支払いが可能
デメリット
- 差分金額を申請者が計算し入力する必要がある
- 手当マスタを利用しないため、役職ごとなどの自動計算機能が利用不可
- 仕訳データを出力した際にマイナス金額の仕訳が作成されるケースがある。
※会計ソフトの仕様によっては、マイナスの金額を受け付けない場合がございますので、ご注意ください。
【例1】宿泊費上限は12,000円、実際にかかった費用は8,000円（領収書金額）だが、
上限の12,000円で精算したい。
【例2】宿泊費上限は7,500円、実際にかかった費用は8,000円（領収書金額）のため、
上限の7,500円で精算したい。（上限を超過した500円は社員の自己負担）
→この場合、超過金額を明細で追加せずとも領収書登録時に
マイナス金額を下記例のように入力することで対応が可能です。
領収書登録時に以下のように登録。
金額１： 8,000円（領収書金額）
金額２：－500円（超過した自己負担分）
合計 ： 7,500円
※検索時には領収書の金額である8,000円、会社として支払っている7,500円のどちらでも検索が可能です。
パターン②：領収書を添付、かつ手当の自動計算機能は活用した上で相殺明細を作成する
領収書データから反映された金額と同じマイナス金額を入力した相殺明細を作成し、「手当マスタ」で自動計算された金額で精算します。
メリット
- 電子帳簿保存法上の保管ルールは満たせている
- 上限金額での支払いが可能
デメリット
- 同じ金額の相殺明細を入力する手間がある
- 仕訳データを出力した際にマイナス金額の仕訳が作成される
※会計ソフトの仕様によっては、マイナスの金額を受け付けない場合がございますので、ご注意ください。
【例1】宿泊費上限は12,000円、実際にかかった費用は8,000円（領収書金額）だが、
上限の12,000円で精算したい。
【例2】宿泊費上限は7,500円、実際にかかった費用は8,000円（領収書金額）のため、
上限の7,500円で精算したい。（上限を超過した500円は社員の自己負担）
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