「楽楽ビジネスカード」において「未確定データ」を申請後、「確定データ」で差額が発生した場合の対応方法を知りたい

QA：楽楽ビジネスカード

※本機能のご利用には、「楽楽ビジネスカード」のお申込が必要です。

「楽楽ビジネスカード」の「未確定データ」を添付した申請が最終承認まで完了し、その後「確定データ」で差額が発生した場合、申請済みのデータ（伝票明細、クレジットカード利用明細）は自動で修正されません。
そのため、差額が発生した場合は、「確定データ」のクレジットカード利用明細を添付した伝票を新たに作成し、追加の申請を行ってください。

※最終承認が完了していない場合は、伝票の差戻しを行い、実際の金額と合うように差額分の「確定データ」を添付した明細を追加し再申請を行ってください。
なお、「未確定データ」と差額分の「確定データ」は同一の「決済ID」ですが、検索項目に無いため、パソコンの画面検索などを活用してご確認いただきますようお願いします。

補足

トラブル防止のため、「未確定データ」と領収書などに差額がある場合は、「確定データ」が連携されてから申請いただく運用を推奨します。
月末の締め処理などにより「未確定データ」で申請を進める必要がある場合は、状況に応じて、以降に記載のいずれかの方法でご対応ください。
仕様の詳細は、「楽楽ビジネスカード」のクレジットカード利用明細の仕様をご確認ください。

「未確定データ」より「確定データ」が高くなった場合

為替レートなどにより、「未確定データ」より「確定データ」の方が金額が高くなる場合があります。
この時、「未確定データ」とは別に差額分の「確定データ」が連携されるため、「確定データ」のクレジットカード利用明細を添付して、差額分の申請を追加で行ってください。

【例】為替レートの変動により確定金額が150円 ➔ 160円になった場合
7/1 ：「未確定データ」のクレジットカード利用明細を添付した伝票1を申請　150円
7/19：「確定データ」のクレジットカード利用明細が連携される
7/20：「確定データ」のクレジットカード利用明細を添付した伝票2を申請　　10円

※外貨の場合は、クレジットカード利用明細の「備考」にレートが表示されます。

「未確定データ」より「確定データ」が安くなった場合

全額または一部キャンセルなどにより、「未確定データ」より「確定データ」が安くなる場合があります。
この時、「未確定データ」とは別に差額分の「確定データ」が連携されるため、「確定データ」のクレジットカード利用明細を添付して、差額（マイナス金額）分の申請を追加で行ってください。

【例】一部キャンセルにより1,000円 ➔ 600円になった場合
7/1 ：「未確定データ」のクレジットカード利用明細を添付した伝票1を申請　1,000円
7/19：「確定データ」のクレジットカード利用明細が連携される
7/20：「確定データ」のクレジットカード利用明細を添付した伝票2を申請　　-400円

※キャンセル情報のクレジットカード利用明細の連携には、通常よりも時間がかかる場合があります。
※会計ソフトの仕様によっては、マイナス金額の仕訳を受け付けない場合があります。ご注意ください。

補足

「未確定データ」のクレジットカード利用明細を添付した伝票に、差額分（クレジットカード利用明細の添付無し）の明細を追加して申請している場合、あとから連携される差額分の「確定データ」のクレジットカード利用明細は、未処理のまま残ってしまいます。
その場合は、管理者にて「確定データ」のクレジットカード利用明細を該当の伝票明細に関連付けることができます。
関連付け手順の詳細は、クレジットカード連携の運用手順 > 精算済みのデータと未精算のクレジットカード利用明細を紐づけるをご確認ください。
以下のような場合に「未確定データ」と「確定データ」で差額が発生します。
【例】
・外貨での決済時　　　　：為替レートが変動した場合
・サブスクリプション契約：プラン変更などにより請求額が変わった場合
・ECサイトなどの利用　：一部商品をキャンセルした場合
・ホテル／予約サービス　：予約変更や一部キャンセルがあった場合

注意

「未確定データ」で一度申請を完了すると、後から差額分のクレジットカード利用明細が追加された際、以下の対応や操作はできません。

クレジットカード利用明細が紐づけされた伝票の金額の自動書き換え
申請ステータスが「申請済み／一時保存／取り下げ／差戻し／関連づけ済／対象外」のいずれかであるクレジットカード利用明細が紐づく伝票は、「確定データ」の金額に合わせて自動で伝票上の金額が上書きされることはありません。
申請された伝票の証跡を維持するためです。
同じ領収書の再添付
「電子帳簿保存法オプション」をご利用の場合、「未確定データ」の申請で領収書を添付して申請すると、その領収書はシステム上で「申請済み」ステータスになります。
そのため、後から追加された「確定データ」を添付した伝票に、同じ領収書を添付することはできません。
承認フローや申請ルールなどを意図せず回避する可能性について
差額分の伝票明細は「追加の別の伝票明細」として独立して申請されます。
そのため、「1回あたり1万円以上の場合は部長承認」といった金額ベースの承認ルートを設定していても、差額分の小さな金額（例：数百円）だけで承認ルートが判定されてしまい、本来通るべき高額用の承認フローをすり抜けてしまう可能性があります。